Qu'est-ce que la gouvernance des données ?
Par définition, la gouvernance des données d'entreprise englobe les politiques et les procédures mises en œuvre pour garantir que les données d'une entreprise sont exactes dès le départ, puis qu'elles sont traitées correctement lors de leur saisie, de leur stockage, de leur manipulation, de leur accès et de leur suppression. Les responsabilités en matière de gouvernance des données comprennent l'établissement de l'infrastructure et de la technologie, la mise en place et la gestion des processus et des politiques, et l'identification des personnes (ou des postes) au sein d'une entreprise qui ont à la fois l'autorité et la responsabilité de traiter et de sauvegarder des types de données spécifiques.
La gouvernance des données est un élément clé de la conformité. Les systèmes s'occupent des mécanismes de stockage, de manipulation et de sécurité. Mais c'est le côté humain (l'organisme chargé de la gouvernance) qui garantit que les données sont définies, que les procédures sont sûres, que les technologies sont correctement gérées et que les données sont protégées. Ces données doivent être traitées correctement avant d'être saisies dans le système, pendant leur utilisation et lorsqu'elles sont extraites du système pour être utilisées ou stockées ailleurs.
Alors que la gouvernance des données définit les politiques et les procédures pour établir l'exactitude, la fiabilité, l'intégrité et la sécurité des données, la gestion responsable des données constitue la véritable mise en œuvre de ces procédures. Les personnes chargées de la gestion responsable des données gèrent et supervisent les procédures et les outils utilisés pour traiter, stocker et protéger les données.
Avantages de la gouvernance des données
À une époque où les entreprises dépendent de plus en plus des données pour chaque aspect de leur activité, il est vital d'avoir un plan d'action en matière d'information. Les données sont au cœur de toutes les fonctions informatiques et technologiques, y compris la comptabilité et la finance, la planification et le contrôle, la gestion des commandes, le service client, l'ordonnancement, le contrôle des processus, l'ingénierie et la conception, etc. Des données précises et fiables sont essentielles au bon fonctionnement de ces systèmes et fonctions.
Les données (bonnes et fiables) étant indispensables à l'activité, les entreprises doivent veiller à la création, à la qualité, au traitement et à la sécurité de ces données. Et lorsqu'elles le font, leurs systèmes et leurs bases de données peuvent être utilisés pour refléter véritablement la réalité et soutenir efficacement la prise de décision et la réussite de l'entreprise.
La gouvernance centrale des données fournit une vue centralisée et fiable de vos données.
Les avantages de la gouvernance des données sont les suivants :
- Des données meilleures et plus fiables : bien entendu, c'est là tout l'intérêt. Les utilisateurs et les décideurs auront davantage confiance dans les données et, par conséquent, dans les décisions fondées sur ces données. Et ces décisions seront, en effet, meilleures parce qu'elles reposent sur des informations précises.
- Une version unique de la vérité : l'avantage de voir toutes les parties de l'entreprise et tous les décideurs travailler à partir des mêmes informations est inestimable. Plus de temps passé à se disputer pour savoir quelle feuille de calcul ou quel plan est le « meilleur » ou le plus à jour. Toutes les parties de l'entreprise sont coordonnées.
- Conformité réglementaire, juridique et sectorielle : des procédures solides de gestion des données sont la clé de la conformité. En réalité, les auditeurs et les représentants de la surveillance réglementaire ne regarderont pas tant les données que la façon dont elles ont été générées, traitées et protégées.
- Réduction des coûts : non seulement les audits deviendront rapides et faciles, mais les opérations quotidiennes deviendront aussi plus efficaces. Vous pouvez ainsi réduire les pertes causées par des décisions prises sur la base d'informations erronées ou obsolètes. Et vous pouvez également améliorer le service client en ayant connaissance du statut exact des activités en cours, des stocks et de la disponibilité de la main-d'œuvre.
Les entreprises se développent grâce à des données précises, cohérentes et fiables qui, par définition, ne peuvent être obtenues qu'à l'aide d'une bonne gouvernance des données.
Quel est le cadre de la gouvernance des données ?
Un cadre de gouvernance des données désigne le modèle qui pose les bases de la stratégie et de la conformité des données. Partant du modèle de données qui décrit les flux de données (entrées, sorties et paramètres de stockage), le modèle de gouvernance superpose ensuite les règles, activités, responsabilités, procédures et processus qui définissent la manière dont ces flux de données sont gérés et contrôlés.
Considérez le modèle comme une sorte de modèle de fonctionnement de la gouvernance des données dans une entreprise particulière. En outre, il est important de souligner que ce cadre de gouvernance sera propre à chaque entreprise, reflétant les spécificités des systèmes de données, des tâches et des responsabilités organisationnelles, des exigences réglementaires et des protocoles sectoriels.
Votre cadre doit inclure les éléments suivants :
- Portée des données : données de base, transactionnelles, opérationnelles, analytiques, Big Data, etc.
- Structure organisationnelle : rôles et responsabilités entre le propriétaire responsable, le responsable des données, l'informatique, l'équipe commerciale et le cadre délégué.
- Normes et politiques en matière de données : des balises décrivant ce que vous gérez et gouvernez, ainsi que les résultats escomptés.
- Supervision et métriques : paramètres de mesure de l'exécution et du succès de la stratégie.
Processus de gouvernance des données
La gouvernance des données doit être intégrée dans les processus de création, de gestion et de protection des données de l'entreprise. Voici quelques-uns des éléments de procédure et des lignes directrices :
- Procédures et documentation : plus qu'une simple exigence pour satisfaire les auditeurs, la documentation doit décrire clairement tous les processus. Les procédures doivent également être renforcées par des formations et des incitations à la motivation.
- Intégrité des données : l'intégrité des données doit être prise en compte dans les procédures conformément au modèle et au cadre de gouvernance des données. Il faut s'attendre à ce que ces ajouts exigent un peu plus d'attention et de discipline procédurale de la part des collaborateurs et qu'ils affectent l'efficacité (en ajoutant quelques secondes à un processus, peut-être). Un peu d'automatisation pourrait être utile à cet égard. Des technologies éprouvées et relativement peu coûteuses, comme les lecteurs de codes à barres et les écrans tactiles, peuvent rendre la collecte de données plus rapide et plus précise, notamment lorsqu'elles sont couplées à des capteurs IIoT (l'Internet industriel des Objets) et associées aux systèmes de pilotage des processus existants.
- Audits et contrôle qualité : intégrez des contrôles périodiques de la validité des données dans toutes les procédures afin de vérifier les processus et la conformité des procédures. Un programme régulier de contrôles effectués par une équipe qualité est la meilleure solution.
Quels sont les principaux défis en matière de gouvernance des données ?
Les problèmes organisationnels et de personnel peuvent constituer le plus grand défi. Toute transformation de l'entreprise nécessite des rôles et des responsabilités bien définis, ainsi qu'un promoteur pour mener le changement. Cela nécessite également de procéder à un changement de culture, afin que la gestion des données ne soit plus considérée comme un travail ennuyeux et de bas niveau, mais comme un travail d'une extrême importance. Si les collaborateurs traitent des données, en particulier des données critiques, et s'ils les créent, les modifient, les utilisent ou les déplacent d'une manière ou d'une autre, ils doivent comprendre le rôle qu'ils jouent dans la bonne préservation de ces données et en assumer la responsabilité.
Un autre grand défi est la prolifération rapide des données qui ne fait que s'accroître au fil du temps. Une grande partie de ces nouvelles données sont soit non structurées, soit différentes de celles que nous avons vues ou avec lesquelles nous avons travaillé par le passé. Non seulement cette situation pèse sur les systèmes et les bases de données existants, mais elle rend également nécessaires de nouvelles procédures et des exigences supplémentaires en matière de gouvernance.
Outils et technologies de gouvernance des données
La création du cadre de gouvernance des données ne nécessite pas d'outils supplémentaires. Cependant, les technologies peuvent aider à collecter, gérer et sécuriser les données. Voici quelques exemples :
- Les applications de gestion responsable de l'information facilitent le profilage des données et le suivi des performances de la politique de gouvernance des données de l'entreprise. Elles favorisent l'exécution d'initiatives de gouvernance de l'information dans les unités commerciales, l'application de normes de qualité avec la validation des données, et la mesure de l'amélioration des processus de qualité des données.
- Les solutions de gestion des métadonnées, souvent appelées EMM (gestion des métadonnées d'entreprise), permettent de catégoriser et d'organiser de manière cohérente les ressources d'information d'une entreprise et revêtent une importance croissante à l'ère du Big Data. Les informations relatives à l'actif de données géré incluent le type, les balises, la source et les dates.
- Les technologies de gestion du cycle de vie de l'information et du contenu permettent de contrôler les volumes de données et de gérer les risques grâce à des politiques automatisées d'archivage, de conservation et de destruction des informations. Les fonctionnalités spécifiques à la gestion de contenu peuvent également rationaliser les processus de gestion en numérisant les documents et en intégrant le contenu pertinent aux transactions et aux workflows.
- La gestion des données améliorée, ou l'intégration des données améliorée, optimise les données d'entreprise existantes avec des informations obtenues à l'aide de nouvelles technologies telles que l'IA et le Machine Learning. L'objectif est d'améliorer la prise de décision et d'aider certaines applications à s'auto-adapter.
5 bonnes pratiques en matière de gouvernance des données
Les experts s'accordent généralement à dire que les cinq premières « bonnes pratiques » en matière de gouvernance des données sont les suivantes :
- Réfléchir avec une vue d'ensemble, mais commencer petit. De bons conseils. Si vous partez de zéro (et que vous n'avez jamais eu affaire à un processus de gouvernance des données), vous êtes en terrain inconnu. Il est toujours prudent d'y aller petit à petit : testez vos idées et votre compréhension d'une manière limitée pour apprendre, développer des compétences et valider l'approche avant de vous lancer dans un effort global. En même temps, il est important de garder la vue d'ensemble à l'esprit. Il est souvent trop facile de se perdre dans les détails et de s'éloigner de l'objectif global. Ainsi, documentez les objectifs de haut niveau de votre projet (ce à quoi ressemblera votre processus de gouvernance des données), choisissez-en une petite partie qui pourra être votre zone d'essai, et validez votre approche grâce à cet essai « pilote ».
- Désigner un cadre délégué. Comme pour tous les projets interentreprises, il est important de trouver un cadre délégué qui sera le promoteur de la stratégie de gestion des données. Il défendra activement la stratégie et la communiquera à l'ensemble de l'entreprise. Le délégué veillera également à la responsabilisation, définira l'état d'esprit souhaité en matière de données et aidera à arbitrer les problèmes de données entre les divisions.
- Élaborer une analyse de rentabilité. Les systèmes de gouvernance des données ne sont pas gratuits. Même s'il n'est pas nécessaire de disposer d'un équipement spécial pour développer le cadre et en remplir les détails, il reste néanmoins du travail à faire : cela mobilisera des ressources, et en particulier le temps des collaborateurs.
Élaborer une analyse de rentabilité est une bonne idée pour un tel projet. L'analyse de rentabilité doit contenir une description détaillée du projet, un énoncé des buts et des objectifs, les avantages attendus et un calendrier avec des jalons et des mesures (indicateurs) d'avancement et de réussite. Ces indicateurs permettent de maintenir le projet sur la bonne voie lorsque l'équipe de projet évalue les progrès réalisés par rapport au calendrier et aux jalons prédéterminés. L'analyse de rentabilité rappelle également aux membres de l'équipe les raisons pour lesquelles vous réalisez ce projet et pourquoi il est important pour l'entreprise de le réaliser correctement et dans les délais impartis. - Développer les bonnes métriques. Mesurer est essentiel, mais plus n'est pas toujours synonyme de mieux. Même lorsqu'elles sont automatisées, les mesures demandent du temps et des efforts : quelqu'un doit examiner les résultats, les interpréter et éventuellement prendre des actions correctives. Trop de mesures, ou des mesures peu ou pas significatives, peuvent s'avérer contre-productives. Les utilisateurs, les opérateurs et les travailleurs comprendront rapidement quand les mesures ne sont pas importantes et risquent, par conséquent, d'accorder moins d'attention aux mesures réellement significatives. De même que pour les indicateurs de performance clés (KPI), il est préférable de disposer d'un nombre raisonnable (généralement 6 à 10) de mesures utiles et significatives plutôt que de 50 ou 100 mesures qui ne permettent pas de savoir comment les systèmes fonctionnent réellement et si les objectifs sont atteints.
- Communiquer. La plupart des gens ont une aversion innée pour le changement, fondée sur la peur de l'inconnu, mais le meilleur remède est l'information. Soyez ouvert avec ceux qui seront concernés par les nouveaux processus et les nouvelles procédures, qu'ils participent activement ou non au processus. Expliquez ce que vous faites et pourquoi. Dites-leur comment cela va changer leur vie professionnelle (il peut s'agir d'un changement subtil) et pourquoi il est important de coopérer et de soutenir les changements. Impliquez les personnes qui seront les plus touchées dans la planification et la mise en œuvre des nouvelles procédures. Ils sont les mieux placés pour voir comment les changements affecteront la productivité, comment ils pourraient être modifiés pour être moins intrusifs, et comment le processus pourrait être amélioré pour fournir de meilleures données.
Il est préférable de disposer d'un nombre raisonnable (généralement 6 à 10) de mesures utiles et significatives plutôt que de 50 ou 100 mesures qui ne permettent pas de savoir comment les systèmes fonctionnent réellement et si les objectifs sont atteints.
N'oubliez pas que la gouvernance des données est un processus continu, et non un projet ponctuel. Certes, la mise en place du système nécessite un travail en amont, mais ces processus feront partie de la vie quotidienne de votre entreprise. Et les processus eux-mêmes doivent être continuellement surveillés et réévalués à la lumière de l'évolution du volume, des types et de la nature des données gérées par votre entreprise.
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FAQ sur la gouvernance des données
La gestion des données désigne toutes les fonctions nécessaires à la collecte, au contrôle, à la sauvegarde, au traitement et à la livraison des données. La gouvernance des données concerne la qualité et la fiabilité des données. Elle englobe les politiques et les activités qui établissent l'infrastructure. Elle désigne également les personnes (ou les postes) au sein d'une entreprise qui ont à la fois l'autorité et la responsabilité du traitement et de la sauvegarde de types et de catégories spécifiques de données.
La gouvernance des données établit les processus et les procédures et désigne les personnes ou les postes qui sont responsables de l'exactitude et de la fiabilité des données. La gestion responsable des données, quant à elle, est la mise en œuvre de ces procédures. Les personnes chargées de la gestion responsable des données gèrent et supervisent les procédures et les outils utilisés pour traiter, stocker et protéger les données.
La gestion des données de référence et la gouvernance doivent fonctionner ensemble. La gouvernance des données concerne la qualité et la fiabilité des données : elle établit les règles, les politiques et les procédures qui garantissent l'exactitude, la fiabilité, la conformité et la sécurité des données. La gestion des données de référence est un autre terme pour désigner le concept d'une source unique et centralisée pour les données de l'entreprise (une version unique de la réalité). Les données de référence sont les données essentielles à toutes les transactions commerciales, telles que la facturation des clients ou l'achat de stocks. Ces transactions nécessitent un référentiel central de données sur les clients, les fournisseurs et les articles.
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