Un ERP ne peut pas régler les points de rupture entre vos processus et ceux de vos fournisseurs.

Selon une récente étude du cabinet d'analystes IDC, l'e-mail reste le canal le plus couramment utilisé par les entreprises pour collaborer avec leurs partenaires commerciaux et leurs fournisseurs en dehors de leur propre structure. En réalité, certaines des plus grandes entreprises au monde envoient chaque jour des documents tels que des commandes d'achat, des feuilles de calcul de prévision de la demande, des factures et des confirmations d'expédition par e-mail. Bien que l'e-mail puisse être un excellent moyen de communication dans votre travail quotidien, il n'est généralement pas assez fiable pour les transactions critiques, pour lesquelles vous avez besoin d'un feedback et d'une visibilité en temps réel.

Imaginez que vous envoyez une commande d'achat contenant plus de 100 articles à l'un de vos fournisseurs. Et vous l'envoyiez par e-mail. Imaginez également que cette commande d'achat ait pour but d'approvisionner des matières premières critiques pour votre processus de production.

Que se passe-t-il si vous devez y apporter une modification ? Et qu'en est-il si votre contact fournisseur n'est pas à son bureau et que la commande reste dans sa boîte de réception pendant une longue période ? Comment savoir si certains articles sont en retard ou en rupture de stock ? Et enfin, de combien de temps avez-vous besoin pour réagir aux changements avant qu'ils n'impactent négativement votre entreprise et vos clients ?

En rejoignant un réseau d'entreprises, vous pouvez étendre votre ERP et de collaborer de manière fluide et digitale avec vos fournisseurs et d'autres partenaires commerciaux. Il s'intègre à votre ERP pour une expérience entièrement digitalisée. De plus, comme souligné ci-dessous, un réseau d'entreprises vous permet de gagner en efficacité, en visibilité et de renforcer votre conformité.

N° 1 Automatisation des workflows de collaboration en matière d'achats et de comptabilité fournisseurs

Améliorez l'efficacité opérationnelle grâce à une collaboration digitale en temps quasi réel. Les commandes d'achat générées à partir de votre ERP peuvent être envoyées de manière digitale à vos fournisseurs via un réseau d'entreprises. Vos fournisseurs peuvent confirmer la commande et renvoyer un avis de livraison avancé afin que vous sachiez que la commande a bien été passée et à quelle date elle arrivera. Toute modification apportée à la commande entraînera également la mise à jour des documents associés, ce qui vous permettra de disposer d'une piste d'audit complète de la transaction. L'image ci-dessous illustre le flux de documents entre les acheteurs et les fournisseurs, facilité par un réseau d'entreprises.

Grâce au tableau de bord digital en ligne dédié aux commandes d'achat, vos fournisseurs peuvent facilement gérer leurs commandes d'achat où qu'ils se trouvent. Et si un collaborateur est absent du bureau, d'autres collègues peuvent facilement prendre le relais. De plus, en tant qu'acheteur, vous serez en mesure d'afficher et de déterminer facilement suivre l'état d'avancement de votre commande.

N° 2 Conformité des dépenses simplifiée

Un réseau d'entreprises ne se limite pas à un simple moyen digital de transmission de documents. Il est hautement configurable avec plus de 100 règles métier à activer en fonction de vos propres processus. Les règles métier permettent une validation automatique des documents transmis par vos fournisseurs, ce qui réduit le besoin de vérification manuelle et de gestion des exceptions. Par exemple, vous pouvez définir une règle exigeant que les fournisseurs facturent uniquement les quantités expédiées ou leur imposant de choisir parmi votre liste de valeurs de taxes validées.

N° 3 Visibilité du statut des factures

Dans un réseau d'entreprises, les informations de facturation et de paiement sont accessibles en libre-service pour vos fournisseurs. Ils peuvent immédiatement repérer d'éventuels problèmes avec leurs factures et prendre les mesures nécessaires pour une résolution et un paiement plus rapides. Plus besoin d'appeler ou d'envoyer des e-mails à votre équipe chargée de la comptabilité fournisseurs pour obtenir des renseignements sur les factures et les paiements, ce qui libère des ressources pour un travail plus stratégique.