Introdução à gestão de workflows

O foco da gestão de workflows é organizar e otimizar as tarefas necessárias para a conclusão das atividades da empresa. Essa abordagem normalmente combina coordenação de equipe, rastreamento do progresso e tecnologia para dar suporte à automação e à visibilidade em tempo real.

Ao sincronizar pessoas, sistemas e recursos, cada etapa da gestão de workflows ajuda a concluir os processos com eficiência e dentro do prazo. Essa coesão é vital para as modernas operações empresariais que buscam simplificar processos, eliminar gargalos e promover a colaboração.

O que é workflow?

Workflows consistem em conjuntos de tarefas necessárias para concluir um processo de negócios específico e devem descrever claramente como o trabalho avança de uma etapa para outra, muitas vezes especificando quem executa cada tarefa e em qual sequência. Há quatro tipos principais de workflow:

• Workflows manuais: as pessoas executam e monitoram todas as tarefas do workflow, dependendo exclusivamente de rastreamento e comunicação manuais para coordenar o processo.
• Workflows semiautomatizados: as equipes usam ferramentas de software para automatizar etapas rotineiras, mas mantêm o controle sobre as tarefas mais complexas.
• Workflows automatizados: as tarefas são executadas principalmente por sistemas de software, com mínima intervenção humana.
• Workflows hiperautomatizados: processos inteiros são automatizados por ferramentas avançadas de inteligência artificial (IA), com mínima intervenção humana.

Gestão de workflows versus gestão de processos de negócios

A gestão de workflows e a gestão de processos de negócios (BPM, na sigla em inglês) são vitais para impulsionar a produtividade e atingir os objetivos almejados. Embora intimamente relacionadas, ambas servem a propósitos distintos nas organizações.

Gestão de workflows: tem como foco os detalhes operacionais – quais tarefas são necessárias, como devem ser executadas, quando devem ser concluídas e quem deve executá-las.

• Ferramentas principais: voltadas à otimização de etapas rotineiras e ao monitoramento do progresso.
• Objetivos principais: concluir os processos da forma mais eficiente e consistente possível.

Gestão de processos de negócios: adota uma abordagem mais abrangente, analisando, modelando e aprimorando os processos de negócios como um todo.

• Ferramentas principais: geralmente envolvem o mapeamento de processos, a identificação de ineficiências e a implementação de melhorias em diversos workflows.
• Objetivos principais: enfatizam o alinhamento estratégico, a reformulação de processos e o aprimoramento contínuo.

Tanto a gestão de workflows quanto o BPM são estrategicamente cruciais para o sucesso organizacional, pois combinam visão abrangente com detalhes operacionais minuciosos. Compreender as diferenças entre sistemas de BPM e de workflows ajuda as organizações a criar um framework coeso para produtividade e crescimento de longo prazo.

Por que o software de gestão de workflows é tão importante?

As organizações enfrentam crescente pressão para entregar resultados com maior rapidez e, ao mesmo tempo, manter a precisão e as equipes alinhadas em projetos complexos. O software de gestão de workflows pode fornecer ferramentas vitais para enfrentar esses desafios e ajudar as empresas a manter a competitividade. Veja abaixo alguns dos vários benefícios práticos do software de gestão de workflows.

• Maior produtividade: ao usar ferramentas para automatizar tarefas rotineiras, as equipes podem reduzir as cargas de trabalho manuais e se concentrar em atividades de alto valor.
• Visibilidade aprimorada: as plataformas de gestão de workflows oferecem rastreamento do progresso das tarefas em tempo real, ajudando gerentes e integrantes da equipe a se manterem informados.
• Responsabilidade mais clara: os portais rastreiam as responsabilidades e os prazos das tarefas, reduzindo confusões e entregas não realizadas.
• Melhor desempenho: o software pode padronizar workflows em etapas predefinidas, minimizando erros de processamento e gargalos.
• Maior escalabilidade: ferramentas de eficiência de workflow ajudam as equipes a lidar com o aumento da carga de trabalho sem sacrificar a qualidade do desempenho.
• Mais resiliência: ferramentas de software flexíveis permitem que as organizações adaptem rapidamente os workflows às constantes mudanças nos modelos de negócios, condições de mercado ou necessidades dos clientes.

Ciclo de vida e principais etapas da gestão de workflows

A gestão eficaz de workflows segue um ciclo de vida estruturado para criar processos bem projetados e executados, ajudando as organizações a manter a consistência e, ao mesmo tempo, adaptar-se às mudanças. Ao transformar seus workflows operacionais, considere as etapas centrais a seguir para agregar valor confiável aos negócios.

1. Estruturar o processo de workflow

Comece associando cada workflow a uma área de negócios específica. Defina tarefas, atribua funções e identifique dependências. Sinalize as etapas que poderiam se beneficiar de automação ou de maior supervisão humana. Essas etapas preliminares de design otimizam a clareza do processo e eliminam possíveis gargalos.

2. Testar e executar os workflows

Antes de lançar novos workflows, realize alguns testes para confirmar se as sequências, os encaminhamentos e as notificações de usuário estão funcionando corretamente. Após a execução de testes bem-sucedidos, lance o workflow – que pode ser otimizado por meio de software de gestão de workflows.

3. Monitorar o progresso do workflow

Acompanhe o progresso em tempo real para monitorar a eficácia do workflow. Alertas, funções analíticas e dashboards integrados podem ajudar a mensurar o desempenho e detectar atrasos ou ineficiências. O monitoramento proativo do workflow dá suporte à responsabilidade da equipe e ajuda a manter a confiabilidade das decisões corroboradas por dados.

4. Auditar e aprimorar as etapas do workflow

Os workflows devem ser adaptados conforme as metas da empresa e as necessidades operacionais mudam. Analise os dados de desempenho e o feedback dos usuários regularmente para manter os workflows alinhados às prioridades da organização. Elimine etapas redundantes e reformule as tarefas para ter sempre workflows ágeis e eficazes.

Entendendo sistemas e software de gestão de workflows

Reformular workflows em todo o sistema não é uma tarefa simples. O software de gestão de workflows ajuda as equipes a enfrentar esse desafio, oferecendo uma plataforma centralizada para estruturar, executar e monitorar processos. Conheça os principais componentes de software que podem aprimorar cada etapa da transformação de workflows.

Regras de gestão de workflows

Os protocolos que regem workflows são descritos por regras que abrangem uma ampla gama de cenários, incluindo aprovações, escalonamentos, notificações e verificações de compliance. As regras podem seguir instruções rígidas do tipo "se/então" ou adaptar-se dinamicamente às mudanças nas condições de negócios, como ajustes nas cadeias de aprovação em períodos de pico.

Encaminhamento de tarefas do workflow

Seguindo essas regras de workflow, as ferramentas de encaminhamento direcionam as tarefas de acordo com as sequências corretas para que cheguem à pessoa ou ao sistema certo no momento certo. Essas funções podem automatizar completamente as transferências entre departamentos ou funções. Ferramentas de encaminhamento também automatizam planos de contingência em caso de disrupções. Por exemplo, elas podem reatribuir tarefas se um aprovador importante estiver indisponível ou redirecionar documentos durante falhas do sistema.

Gestão de tarefas de workflow

Tarefas são as ações individuais necessárias para concluir um workflow. À medida que os workflows se tornam mais complexos, os supervisores precisam de maior visibilidade e controle sobre as tarefas. Recursos de software podem simplificar esse processo com ferramentas de gestão de workflows que permitem atribuir tarefas a usuários ou bots, monitorar o progresso e garantir o cumprimento dos prazos, além de automatizar notificações e lembretes para manter o bom andamento do trabalho.

Dashboards de gestão de workflows

Dashboards funcionam como o centro de comando do desempenho dos workflows, oferecendo uma síntese visual dos processos em tempo real. A plataforma de workflows exibe as principais métricas, como taxas de conclusão de tarefas, aprovações pendentes, tempos de ciclo dos processos e distribuição da carga de trabalho. Com essa visibilidade, os gestores podem identificar rapidamente atrasos, gargalos ou limitações de recursos e tomar medidas corretivas antes que os problemas se agravem.

Casos de uso e exemplos de gestão de workflows

Com uma coordenação eficaz e as ferramentas certas, os programas de gestão de workflows podem se adaptar facilmente a diferentes áreas de negócios. Os workflows podem ser adaptados para equipes específicas, permitindo que os usuários automatizem tarefas, atendam às necessidades de compliance e aprimorem canais de colaboração exclusivos de suas funções. Estes exemplos práticos de workflows podem enriquecer as áreas a seguir.

Casos de uso de workflows em finanças

• Contas a pagar e a receber: automatize o processamento de faturas, a programação e as cobranças de pagamentos para melhorar a gestão do fluxo de caixa.
• Gestão de despesas: simplifique os workflows de relatórios, revisões e reembolsos de despesas dos colaboradores.
• Elaboração de orçamentos e previsões: coordene a coleta de dados, os workflows de aprovação e a modelagem de cenários para criar projeções e orçamentos precisos.
• Relatórios financeiros: organize as tarefas de coleta e validação de dados para simplificar a geração de relatórios mensais e trimestrais.
• Auditorias de compliance: acompanhe a documentação e as aprovações para atender aos requisitos regulatórios com eficiência.

Casos de uso de workflows em experiência do cliente

• Integração de clientes: automatize a configuração da conta, as comunicações de boas-vindas e a disponibilização de serviços.
• Gestão e rastreamento de pedidos: gerencie o processamento de ordens do cliente fornecendo atualizações de status em tempo real e automatizando notificações.
• Atendimento ao cliente e solicitações de serviços: processe consultas atribuindo solicitações e encaminhando problemas para acelerar a resolução.
• Devoluções e reembolsos: encaminhe as solicitações de devolução para aprovação e automatize o processamento de reembolsos para melhorar a satisfação do cliente.
• Gestão de feedback e fidelização: colete feedback, gerencie programas de fidelização e personalize ofertas com base no comportamento do cliente.

Casos de uso de workflows em RH

• Integração de colaboradores: simplifique as configurações de conta, os pedidos de equipamento e o treinamento de compliance dos novos contratados.
• Folha de pagamento e benefícios: automatize aprovações de salários, programação de datas de pagamento e inscrição em benefícios.
• Avaliações de desempenho: programe avaliações, atribua tarefas de feedback e consolide resultados.
• Gestão de recrutamento: gerencie a triagem de candidatos, o agendamento de entrevistas e as aprovações de ofertas por meio de uma plataforma central.
• Gestão de treinamento: acompanhe inscrições, conclusões e certificações de programas de desenvolvimento de colaboradores.

Casos de uso de workflows operacionais

• Execução de pedidos: coordene tarefas entre equipes de estoque, expedição e faturamento.
• Garantia de qualidade: automatize listas de verificação de inspeção e encaminhe problemas para ação corretiva.
• Solicitações de manutenção: encaminhe solicitações de serviço aos técnicos e monitore os cronogramas de conclusão.
• Coordenação da cadeia de suprimentos: sincronize as comunicações de procurement, logística e fornecedores.
• Gerenciamento de projetos: atribua tarefas, monitore o progresso e administre os prazos entre as equipes.

Casos de uso de workflows em procurement

• Integração de fornecedores: simplifique a comunicação com os fornecedores centralizando as verificações de compliance e a validação de fornecedores.
• Requisição de compra: crie e encaminhe solicitações de mercadorias e serviços, incluindo verificações e aprovações de orçamento.
• Processamento de pedidos de compra: gere, revise e envie pedidos de compra aos fornecedores para execução.
• Gestão de contratos: gerencie a criação e as atualizações de contratos de fornecedores para garantir que os acordos continuem precisos e em conformidade.
• Faturas e pagamentos: administre e confirme a precisão das faturas de fornecedores e processe os pagamentos.

Casos de uso de workflows em TI

• Solicitações à central de serviços: automatize as atribuições e o encaminhamento de solicitações para acelerar a resolução de chamados.
• Provisionamento de acesso ao sistema: gerencie aprovações e configurações de novas contas de usuário com segurança.
• Gestão de incidentes: encaminhe alertas para as equipes certas e monitore as etapas de resolução.
• Implementação de software: coordene testes, aprovações e tarefas de rollout de novos aplicativos.
• Gestão de mudanças: implemente workflows de revisão e aprovação de atualizações ou patches do sistema.

Tecnologias de gestão de workflows

As modernas tecnologias de workflow oferecem uma ampla gama de funcionalidades para automatizar tarefas e respaldar decisões estratégicas, habilitando as organizações a simplificar as operações e alcançar melhores resultados. Descubra como essas tecnologias fundamentais podem aumentar a eficiência dos workflows.

Tecnologias de Big Data

Big Data consiste em vastos conjuntos de dados que ferramentas tradicionais não conseguem processar com eficiência. As tecnologias de Big Data permitem que as organizações armazenem, processem e analisem essas informações complexas. Esse tipo de tecnologia insere dados precisos nos workflows em tempo real, ajudando as equipes a automatizar tarefas e otimizar processos.

Caso de uso de automação de workflows: colete e organize dados de fontes estruturadas e não estruturadas para gerar relatórios financeiros automaticamente.

Agentes de IA

Agentes de IA são sistemas autônomos que usam inteligência artificial para tomar decisões e executar tarefas sem a necessidade de intervenção humana constante. Com a supervisão adequada de TI e dados confiáveis para manter um contexto de negócios claro, esses aplicativos podem automatizar workflows mais complexos e com várias etapas. Os agentes podem ser adaptados para desempenhar funções em áreas de negócios específicas e colaborar na conclusão de tarefas interfuncionais.

Caso de uso de automação de workflow: implemente agentes de IA para monitorar solicitações de serviços recebidas, priorizá-las com base na urgência e atribuir tarefas automaticamente à equipe adequada.

Machine Learning

Machine Learning (ML) é uma ramificação da inteligência artificial (IA) que habilita os sistemas a analisar dados, reconhecer padrões e realizar previsões. Os sistemas baseados em ML também podem usar dados históricos para aprender a ajustar e aprimorar o próprio desempenho ao longo do tempo, tornando o ML ideal para automatizar workflows com variáveis dinâmicas, como previsões, detecção de anomalias e mecanismos de recomendação.

Caso de uso de automação de workflow: preveja as necessidades de estoque analisando históricos de vendas, padrões climáticos e tendências sazonais, além de reduzir faltas em estoque e desperdícios.

Processamento de linguagem natural

O processamento de linguagem natural (NLP, na sigla em inglês) ajuda os sistemas a interpretar e gerar linguagem humana escrita ou falada. Essa tecnologia potencializa recursos modernos, como chatbots, assistentes virtuais e processamento automatizado de documentos. Usados nas tarefas de gestão de workflows, esses recursos reduzem intervenções manuais em processos que exigem muita comunicação, automatizando consultas e aprovações de rotina.

Caso de uso de automação de workflow: use um chatbot orientado por NLP para processar altos volumes de consultas sobre status de faturas ou pedidos de compra, liberando a equipe para que se concentre em tarefas mais complexas.

Visão computacional

A visão computacional permite que os sistemas interpretem e analisem dados visuais de imagens e vídeos. Em workflows, essa ferramenta de IA ajuda as organizações a automatizar inspeções, monitorar a infraestrutura e dar suporte à manutenção preditiva, extraindo insights práticos de inputs visuais. Além disso, as equipes passam a depender menos de verificações manuais e aumentam a precisão em processos que exigem validação visual.

Caso de uso de automação de workflow: evite interrupções dispendiosas analisando imagens de satélite para detectar riscos de infraestrutura e iniciar sequências de tarefas de manutenção automaticamente.

Automação de processos robóticos

A automação de processos robóticos (RPA, na sigla em inglês) usa bots de software para imitar interações humanas com sistemas digitais, executando tarefas repetitivas com mais rapidez e precisão. Na gestão de workflows, a RPA pode eliminar lacunas de integração, reduzir a entrada manual de dados e acelerar processos sem grandes alterações no sistema. A RPA é ideal para altos volumes de tarefas baseadas em regras que consomem tempo e recursos valiosos.

Caso de uso de automação de workflows: automatize a transferência de dados de fornecedores extraindo-os de e-mails e inserindo-os em sistemas ERP.

Gestão de workflows de negócios e tendências de automação

As organizações têm buscado maneiras mais rápidas, inteligentes e escaláveis de automatizar processos. Para atender a essas demandas, as mais recentes inovações de gestão de workflows têm como foco reduzir o trabalho manual e aumentar a agilidade do sistema. De soluções habilitadas por IA a funções analíticas mais inteligentes, estas principais tendências permitem que as empresas reformulem o desenvolvimento e a execução de workflows.

• Automação inteligente: workflows avançados combinam ferramentas de IA, como agentes, NLP e RPA, para lidar com tarefas complexas e dados não estruturados, propiciando automações mais inteligentes.
• Otimização preditiva de workflows: as funções analíticas de processos usam os dados de workflows para identificar gargalos e recomendar melhorias que aumentem a eficiência.
• Integração de ecossistemas: as plataformas de gestão de workflows podem se conectar a diferentes sistemas e aplicativos para dar suporte ao uso de workflows mais fluidos entre as equipes.
• Conteúdo predefinido: as soluções fornecem modelos e componentes de workflow prontos para uso com o objetivo de acelerar a implementação e reduzir as cargas de trabalho de desenvolvimento.
• Segurança e governança integradas: verificações de compliance, criptografia e controles de acesso são incorporados diretamente aos workflows para garantir confiança e adesão às regulamentações.

Funções e habilidades para gestão de workflows

Mais do que apenas adotar a tecnologia certa, a gestão eficaz de workflows envolve fomentar a colaboração. Os processos funcionam melhor quando as equipes unem suas habilidades e coordenam o trabalho entre diferentes departamentos. Quando as pessoas entendem suas responsabilidades e trabalham juntas, os workflows se tornam mais eficientes e adaptáveis. Veja abaixo algumas estratégias de desenvolvimento de equipes a serem consideradas ao criar uma base sólida para gestão de workflows.

Habilidades essenciais na gestão de workflows

As empresas não precisam de grandes reformulações técnicas ou organizacionais para começar a aprimorar os workflows. Os modernos aplicativos de negócios geralmente incluem workflows pré-configurados com base nas melhores práticas. Muitas ferramentas avançadas também podem ser aproveitadas facilmente por usuários de negócios, tornando a otimização de workflows acessível a organizações de todos os portes. Para aproveitar ao máximo esses aplicativos, mantenha o foco no desenvolvimento destas habilidades essenciais:

• Gerenciamento de projetos: coordene as responsabilidades para concluir as tarefas dos workflows dentro do prazo e do escopo.
• Proficiência técnica: entenda como usar as plataformas de gestão de workflows e as ferramentas de automação relevantes.
• Comunicação e colaboração: trabalhe eficazmente com equipes multifuncionais para simplificar os workflows.
• Adaptabilidade: adote novas tecnologias, como IA e workflows low-code, e aprenda a usá-las.
• Conscientização sobre riscos e compliance: cumpra os requisitos regulatórios e as políticas de gestão de riscos aplicáveis aos workflows.

Funções comuns na gestão de workflows

As organizações também precisarão de funções especializadas nas áreas de negócios e tecnologia para harmonizar os objetivos estratégicos e a execução. Juntas, essas funções garantem workflows com design impecável, implementação adequada e aprimoramento contínuo.

Funções voltadas aos negócios:

• Gerente de workflows: supervisiona o design e a implementação de workflows para garantir o alinhamento às metas de negócios e ao compliance.
• Analista de processos de negócios: mapeia e analisa workflows para identificar ineficiências e recomendar melhorias a fim de aumentar a eficiência operacional.
• Gerente de projetos: planeja e executa projetos relacionados a workflows, gerenciando os cronogramas, os recursos e a comunicação com stakeholders para entregar os melhores resultados.

Funções técnicas:

• Arquiteto de soluções: desenvolve a arquitetura geral da automação de workflows para proporcionar escalabilidade, integração e segurança.
• Desenvolvedor de automação: cria e mantém workflows automatizados para simplificar tarefas repetitivas.
• Administrador do sistema: gerencia plataformas de workflows configurando sistemas, processando permissões e solucionando problemas técnicos.

Como dar os primeiros passos na gestão de workflows

A implementação de um novo programa de gestão de workflows requer uma abordagem estruturada e estratégica. Pessoas, processos e sistemas devem se adaptar às novas formas de operação. Esse alinhamento é crucial para criar workflows que agreguem valor mensurável aos negócios. Saiba como implementar transformações na gestão de workflows para criar e sustentar iniciativas bem-sucedidas.

Melhores práticas de gestão de talentos:

• Avaliar processos e definir metas: revise os workflows existentes para identificar ineficiências e definir metas claras para as áreas que precisam de melhorias.
• Preparar sistemas de dados: garanta que os dados sejam depurados, consistentes e confiáveis para que a automação funcione sem problemas e entregue resultados precisos.
• Envolver os stakeholders: inclua as equipes técnicas e de negócios desde o início para promover o alinhamento e a colaboração.
• Escolher as ferramentas certas: selecione plataformas de gestão de workflows e tecnologias de automação que atendam às necessidades específicas de sua organização.
• Desenvolver e documentar workflows: mapeie os processos visualmente e documente as responsabilidades para garantir clareza.
• Implementar e otimizar: comece com um programa-piloto para avaliar os resultados e expanda os workflows gradualmente para todos os departamentos, monitorando as métricas a fim de aprimorar o desempenho.

Respostas rápidas: como organizações em crescimento podem acelerar a automação de workflows?

Empresas em crescimento podem colher os benefícios da automação de workflows sem precisar fazer grandes investimentos em infraestrutura técnica e equipes. Com os workflows predefinidos dos modernos aplicativos de negócios, as organizações podem automatizar processos de forma rápida e econômica para que as equipes se concentrem no crescimento e na inovação.

Perguntas frequentes