Evoluções e tendências da gestão da força de trabalho

A gestão da força de trabalho (WFM) passou por uma transformação significativa nos últimos anos, impulsionada por mudanças em como e onde o trabalho é feito. Felizmente, o software de gestão da força de trabalho evoluiu junto com ele para ajudar você a navegar melhor nessa estrutura em constante mudança. As soluções WFM de hoje incluem ferramentas habilitadas por IA que ajudam a garantir que os funcionários e os conjuntos de habilidades certos estejam disponíveis para atender à demanda. As modernas soluções WFM devem ir além da eficiência operacional. Eles devem apoiar a evolução dos estilos de vida e expectativas dos colaboradores e, ao mesmo tempo, promover o bem-estar e o engajamento da força de trabalho.

Definição da gestão da força de trabalho

O WFM é um conjunto abrangente e integrado de processos e ferramentas usados para orçar, programar, rastrear e prever com precisão os horários de trabalho e as cargas de trabalho. As tarefas WFM incluem tempo e presença, programação de funcionários e conformidade com a legislação trabalhista. Ao fornecer insights baseados em dados, a WFM ajuda você a alinhar melhor suas atividades de RH com suas metas de negócios e a identificar rapidamente oportunidades para simplificar e aumentar a produtividade.

As plataformas WFM modernas usam IA para automatizar a programação, otimizar a equipe e fornecer insights preditivos que ajudam as organizações a se manterem ágeis e competitivas.

Principais componentes da gestão da força de trabalho

Os recursos do software de gestão da força de trabalho podem abranger desde as principais funcionalidades de gestão de tempo, programação e conformidade até integração mais avançada e funções analíticas preditivas.

• Gestão de tempo e presença: as principais soluções de gestão da força de trabalho devem dar suporte ao controle de tempo a partir de várias fontes, como aplicativos móveis e folhas de ponto online. Os recursos self-service para solicitar folgas e conceder aprovações facilitam a vida dos empregados e gerentes, enquanto os alertas de horas extras podem ajudar as organizações a evitar custos excessivos da folha de pagamento.
• Previsão, programação e orçamento: soluções que usam modelagem preditiva, funções analíticas de IA, processamento de dados in-memory e outras tecnologias avançadas podem criar previsões e programações mais precisas. Com essas soluções, a programação pode ser automatizada com base em cargas de trabalho, bem como fatores como habilidades, preferências e disponibilidade das pessoas.
• Dashboards e métricas de análise: com base em dados da força de trabalho em tempo real, dashboards analíticos e métricas fornecem insights sobre o desempenho dos colaboradores, a eficácia da programação e muito mais. Quando os sistemas WFM podem se integrar a outros dados operacionais e de RH, as empresas podem medir o impacto das estratégias de força de trabalho em toda a organização e ajustar onde necessário.
• Bem-estar, saúde e segurança dos trabalhadores: Ter uma boa estrutura de gestão e comunicação é essencial para manter o bem-estar dos funcionários. As soluções WMF de hoje também podem ajudar você a usar dados do local de trabalho em tempo real e relatórios personalizados para garantir que você esteja atualizado sobre quaisquer riscos ou situações desafiadoras que suas equipes possam estar enfrentando.
• Compliance regulatório: ferramentas configuráveis ajudam as empresas a rastrear e cumprir leis locais e globais, requisitos de certificação, padrões trabalhistas, acordos sindicais e muito mais. Com equipes cada vez mais remotas e geograficamente distribuídas, é essencial ter uma visão centralizada das regulamentações, pois elas podem variar muito de região para região.
• Gestão da força de trabalho móvel: o acesso seguro e em qualquer lugar aos dados e processos da gestão da força de trabalho ajuda equipes de campo, trabalhadores remotos e colaboradores e gerentes no local a se manterem conectados e trabalharem com mais eficiência.
• Integração: a integração com sistemas de RH, procurement e ERP pode ajudar você a obter insights sem precedentes. Isso significa relatórios e análises sob demanda, planejamento preditivo de picos e mergulhos nas contratações e a capacidade de anexar o ROI às atividades da força de trabalho entre os negócios.

Os nove principais benefícios das soluções de gestão da força de trabalho

Usando dados em tempo real, IA e soluções de gestão da força de trabalho baseadas em nuvem, você pode ganhar vantagem competitiva. Com fortes estratégias de comunicação e planejamento, você pode otimizar essas soluções WFM, garantindo que seus protocolos e valores de gerenciamento sejam aplicados uniformemente em toda a sua empresa.

Uma força de trabalho engajada, feliz e motivada é o principal benefício do qual todos os outros benefícios da WFM podem surgir, incluindo:

1. Funções analíticas habilitadas por IA: prevê a demanda, identifica tendências da força de trabalho e apoia a tomada de decisões baseada em dados
2. Rastreamento automatizado de presenças: simplifica o processo de monitoramento de horas dos colaboradores, reduzindo erros e carga de trabalho administrativa
3. Custos mais baixos: otimiza níveis e programações de pessoal, minimizando o excesso de pessoal e reduzindo os custos de mão de obra
4. Maior produtividade da força de trabalho: alinha as habilidades e programações dos colaboradores com as necessidades empresariais, aumentando a eficiência da força de trabalho
5. Garantia de conformidade: ajuda a garantir a adesão às leis e regulamentações trabalhistas, reduzindo o risco de penalidades de não conformidade
6. Maior satisfação dos colaboradores: oferece ferramentas para self-service e programação flexível, melhorando o engajamento e a retenção dos colaboradores
7. Gestão aprimorada de ausências: centraliza as solicitações de ausência e dá aos gerentes visibilidade da disponibilidade da equipe
8. Maior agilidade e resiliência: amplia rapidamente talentos e recursos para responder às constantes mudanças nas necessidades dos negócios
9. Dados unificados da força de trabalho: integram informações de colaboradores e trabalhadores temporários para melhorar a tomada de decisões e o planejamento estratégico

Desafios das soluções tradicionais de gestão da força de trabalho

As soluções tradicionais de gestão da força de trabalho estão cada vez mais tensas sob o peso das demandas modernas. Desenvolvidos para ambientes mais estáticos e previsíveis, os sistemas legados geralmente ficam aquém da estrutura digital atual devido a:

• Agilidade e capacidade de resposta limitadas
• Visibilidade fragmentada da força de trabalho
• Programação e alocação de recursos inflexíveis
• Falta de insights estratégicos
• Exposição ao risco e lacunas de conformidade
• Incapacidade de dar suporte à transformação baseada em habilidades

A Forbes destaca que a mobilidade e a flexibilidade estão desmantelando as tradicionais quatro paredes da empresa, criando um "local de trabalho sem fronteiras" onde os colaboradores podem trabalhar a qualquer hora, em qualquer lugar. As soluções móveis e o gerenciamento unificado de dispositivos permitem acesso seguro em todos os dispositivos, enquanto as interfaces baseadas em aplicativos e o provisionamento dinâmico proporcionam uma experiência perfeita e semelhante à do consumidor. Essas mudanças transformam fundamentalmente a relação entre colaborador e empregador e exigem infraestruturas de TI modernas e culturas ágeis.

As organizações que integram proativamente a IA em suas estratégias WFM estão mais bem posicionadas para criar equipes mais adaptáveis e prontas para o futuro. Essa mudança para automação, capacidade de resposta em tempo real e visibilidade unificada da força de trabalho permite que as empresas alinhem sua força de trabalho para atender às demandas em constante evolução e se manterem competitivas.

Quais são as funções e características das soluções WFM?

As soluções WFM modernas são projetadas para ajudar as organizações a otimizar os recursos de mão de obra, melhorar a conformidade e melhorar as experiências dos colaboradores.

As principais funções e recursos do WFM incluem:

• Previsão de trabalho: prever onde, quando, que tipo e quantos colaboradores serão necessários para atender à demanda prevista, permitindo que as empresas evitem o excesso de pessoal ou a falta de pessoal e otimizem a produtividade e os custos de mão de obra
• Programação: alinhar a disponibilidade da força de trabalho, as habilidades e a demanda de mão de obra, garantindo que as pessoas certas sejam atribuídas às tarefas certas no momento certo e ajudando as organizações a se adaptarem em tempo real e engajarem os colaboradores
• Controle de tempo: registrando o tempo gasto dos empregados em tarefas, projetos e atividades de trabalho, permitindo que as organizações monitorem a produtividade, gerenciem a presença, garantam uma folha de pagamento precisa e tomem decisões informadas sobre alocação de recursos e cronogramas do projeto
• Gestão de ausências: lidar com solicitações de ausência dos colaboradores e rastrear o tempo fora do trabalho, garantindo o compliance com as regulamentações trabalhistas, mantendo a produtividade da força de trabalho e dando suporte ao bem-estar dos colaboradores
• Funções analíticas: conectando dados em todos os sistemas de RH e de negócios para fornecer uma visão completa da força de trabalho, permitindo que as organizações tomem decisões fundamentadas, melhorem as experiências dos colaboradores, reduzam custos e planejem com confiança para o futuro
• Compliance: Seguir consistentemente padrões legais, regulatórios e contratuais relacionados ao emprego para garantir tratamento justo, reduzir riscos e proteger os funcionários e a empresa em todas as jurisdições
• Acessibilidade móvel: permitindo que a força de trabalho acesse e execute o trabalho com segurança usando dispositivos móveis, ajudando a garantir a produtividade, o engajamento e uma experiência perfeita e responsiva em todas as plataformas, a qualquer hora, em qualquer lugar

O que é a gestão da força de trabalho terceirizada?

A gestão da força de trabalho terceirizada é o processo estratégico de sourcing, engajamento e supervisão de talentos não colaboradores – também conhecidos como trabalhadores temporários– incluindo freelancers, prestadores de serviços, consultores e prestadores de serviços. As principais funções do Workforce Management externo incluem:

• Contratação e integração de talentos que não são da folha de pagamento
• Gerenciando a compra de serviços
• Garantir o cumprimento da legislação trabalhista
• Controle de custos e otimização de despesas
• Obtenção de visibilidade do desempenho e dos resultados

A força de trabalho terceirizada é fundamental para as organizações modernas porque fornece flexibilidade, escalabilidade e acesso a habilidades especializadas que podem não existir internamente. O aumento do trabalho remoto e a crescente dependência das forças de trabalho contingentes e da contratação de serviços tornaram a gestão da força de trabalho terceirizada uma prioridade nas estratégias modernas da força de trabalho. O uso de prestadores de serviços, freelancers e prestadores de serviços fornece valor estratégico, capacitando as empresas a se adaptarem rapidamente às constantes mudanças nas demandas do mercado, controlar custos, acelerar a inovação e manter a continuidade dos negócios. Essa flexibilidade é ainda mais essencial durante períodos de crescimento, transformação ou disrupção.

Manter o foco na gestão da força de trabalho terceirizada é crucial para garantir agilidade e resiliência em um mercado acelerado. O uso de sistemas modernos de gestão de fornecedores (VMS) e soluções integradas de gestão da força de trabalho ajuda você a:

• Gerencie com eficiência todo o ciclo de vida de talentos externos
• Garanta engajamentos contínuos e em conformidade alinhados com as metas de sua empresa
• Aumentar a flexibilidade e a inovação, permitindo a rápida incorporação de novas habilidades e ideias e, ao mesmo tempo, garantir a conformidade legal

A gestão da força de trabalho terceirizada permite que as organizações se mantenham ágeis, aproveitem a expertise de nicho e respondam rapidamente às necessidades empresariais em constante evolução, mantendo a eficiência operacional.

O que é gestão da força de trabalho distribuída?

A gestão distribuída da força de trabalho oferece suporte aos empregados que trabalham fora de um escritório centralizado, fornecendo conectividade e comunicação, garantindo a conformidade com as leis regionais e permitindo processos de RH consistentes. Esses empregados podem trabalhar com acordos totalmente remotos, híbridos ou flexíveis e, possivelmente, entre fusos horários e locais.

O suporte a equipes remotas e híbridas em todas as regiões oferece vários benefícios, incluindo:

• Acesso a talentos globais: aproveitando um pool mais amplo de habilidades e expertise, sem restrições por local
• Maior produtividade: colaboração em todos os fusos horários, permitindo produtividade ininterrupta e retorno mais rápido do projeto
• Eficiência de custos: redução de custos indiretos relacionados a espaço de escritório, serviços públicos e realocação
• Continuidade dos negócios: aumentando a resiliência a disrupções, como desastres naturais ou crises locais
• Satisfação do colaborador: melhorar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal, o que pode aumentar a moral e a retenção e reduzir a rotatividade
• Escalabilidade: ampliação ou redução rápida com base nas necessidades do projeto sem as restrições da infraestrutura física

Semelhante aos colaboradores no local, uma força de trabalho distribuída precisa ter acesso a sistemas corporativos, ferramentas de colaboração em tempo real e experiências consistentes dos colaboradores, independentemente da localização. O suporte a essas necessidades requer tecnologia como:

• Gestão de capital humano (HCM) baseada na nuvem
• Ferramentas habilitadas por IA
• Acessibilidade móvel

Impulsionadas pela demanda por flexibilidade e pela evolução das ferramentas de colaboração digital, muitas organizações priorizam a gestão distribuída da força de trabalho para a continuidade operacional e para se manterem competitivas em um mundo conectado digitalmente.

O que é gestão da força de trabalho total?

A gestão da força de trabalho total é uma abordagem integrada para alcançar uma gestão mais perfeita de pessoal permanente e temporário, incluindo freelancers, prestadores de serviços e trabalhadores gig. Ele enfatiza a importância da integração HCM com um VMS para garantir visibilidade centralizada.

A colaboração entre RH e procurement é essencial para a gestão eficaz de toda a força de trabalho para atender às necessidades empresariais e dar suporte a um futuro em constante mudança. A gestão da força de trabalho total ajuda a garantir que, independentemente do tipo de trabalhador ou da natureza de seu emprego, sua empresa proporcione experiências consistentes e esteja totalmente em conformidade e justa em todas as contratações e gestão.

O que é gestão da força de trabalho móvel?

Gestão da força de trabalho móvel refere-se ao uso de ferramentas digitais – incluindo tecnologia móvel, como smartphones e tablets – e aplicativos para gerenciar colaboradores que trabalham fora de um ambiente de escritório tradicional. Isso inclui técnicos de campo, equipes de entrega ou equipe remota.

As empresas podem melhorar a produtividade, garantir o compliance e fornecer melhor serviço em tempo real com acesso móvel a programação, controle de tempo, atualizações de tarefas e comunicação.

Como escolher uma solução de gestão da força de trabalho

O software de gestão da força de trabalho pode vir como um programa autônomo ou como parte de um sistema de RH mais amplo, como um sistema de informações de recursos humanos (HRIS) com recursos de gerenciamento de dados. Ou pode se encaixar em um sistema completo de gestão de recursos humanos (HRMS) que unifica todos os processos e dados de recursos humanos, desde RH central e folha de pagamento até gestão de talentos. As funções das soluções de Workforce Management são ainda mais aprimoradas quando as organizações podem integrá-las aos sistemas ERP e de suprimento.

O software WFM ideal também deve:

• Use a tecnologia de nuvem para aumentar a acessibilidade e a escalabilidade
• Inclua funções analíticas avançadas e recursos de IA para insights preditivos e planejamento inteligente da força de trabalho
• Integração fácil com um VMS para uma gestão total eficaz de talentos, garantindo uma gestão total da força de trabalho perfeita

O futuro da gestão da força de trabalho

Atualmente, as empresas enfrentam mudanças nas culturas, incertezas globais e flutuações nas demandas dos clientes. As expectativas da força de trabalho estão evoluindo à medida que os colaboradores esperam flexibilidade, personalização e ambientes orientados por propósito. Os modelos de trabalho também são mais dinâmicos com equipes híbridas, remotas e distribuídas que exigem planejamento mais ágil da força de trabalho. Para prosperar no mundo do trabalho do futuro, as empresas dependerão mais de suas equipes de RH para encontrar soluções eficientes e rentáveis para os desafios modernos da força de trabalho.

E a tecnologia de RH certamente está fornecendo muitas das respostas para impulsionar a transformação digital da organização – da automação à capacitação estratégica. Com a tarefa de impulsionar a inovação e criar valor estratégico, as equipes de RH atuais incorporam cada vez mais IA nas principais funções de RH para automação, personalização e funções analíticas preditivas.

Para simplificar as operações, personalizar as experiências dos colaboradores e criar forças de trabalho dinâmicas e baseadas em habilidades, as organizações devem considerar a adoção da tecnologia integrada de gestão da força de trabalho que ofereça:

• Melhor alinhamento de talentos com as metas de negócios
• Experiências e engajamento aprimorados dos colaboradores
• Maior agilidade e resiliência nas operações da força de trabalho

À medida que o desejo pelo trabalho remoto continua, as organizações que apoiam as forças de trabalho distribuídas e têm a tecnologia e os processos de RH certos implementados podem compensar uma crise de talentos. No entanto, criar um local de trabalho significativo e satisfatório para colaboradores que não podem trabalhar remotamente é tão importante.

Sistemas integrados e inteligentes de gestão da força de trabalho oferecem a flexibilidade e os insights necessários para dar suporte ao futuro do trabalho à medida que evolui – e onde quer que ocorra – mesmo em tempos de mudanças sem precedentes.

Perguntas frequentes sobre gestão da força de trabalho