O que é sourcing?

Os principais objetivos do sourcing nunca mudaram: encontrar fornecedores confiáveis que possam entregar os pedidos rapidamente por um bom preço. Mas o mundo de hoje está se tornando mais complexo a cada minuto. As modernas soluções digitais viabilizam velocidade, inteligência e visibilidade sem precedentes, ajudando você a gerenciar melhor sua empresa. No entanto, isso também significa que a concorrência está mais acirrada do que nunca e que os clientes têm mais opções do que em qualquer outro momento da história.

Sua empresa também precisa navegar por um cenário cada vez mais difícil quando se trata de sustentabilidade, sourcing ético e imprevisibilidade dos eventos globais e ambientais. Como um dos primeiros elos da cadeia de suprimentos global, o sourcing pode ser um ótimo exemplo de como práticas consistentes e soluções digitais integradas podem ajudar sua organização a reduzir custos, acelerar ciclos e impulsionar o próprio desempenho.

Definição e significado de sourcing

O sourcing consiste em encontrar, avaliar e integrar fornecedores que podem oferecer os melhores produtos e serviços – com as melhores condições – para sua empresa. Isso afeta o custo, a qualidade e a disponibilidade de produtos ou serviços. Ao fechar negócios com fornecedores confiáveis e econômicos, você pode garantir um fluxo constante de materiais não apenas para manter as operações funcionando sem problemas, mas também para atender às demandas aceleradas dos clientes.

Como etapa preliminar na gestão da cadeia de suprimentos, o sourcing envolve a avaliação das capacidades do fornecedor, a negociação de condições e preços e a gestão de relacionamentos para garantir um fornecimento contínuo de mercadorias e serviços de qualidade. Esse processo impacta diretamente os custos de produção e a prática de preços acessíveis dos produtos e, se feito corretamente, gera economia, melhoria da qualidade e maior resiliência e agilidade na cadeia de suprimentos. Além disso, as decisões de sourcing são cruciais para implementar práticas éticas e sustentáveis, o que também ajuda a criar e manter uma imagem positiva da marca da empresa.

Qual é a diferença entre sourcing e procurement?

Muitas vezes, os termos sourcing e procurement são usados de modo intercambiável, mas, na verdade, se referem a partes distintas do processo de gestão da cadeia de suprimentos. Na prática, o sourcing acontece na fase inicial do processo de procurement. A due diligence e o rigor associados à função de sourcing agregam enorme valor ao procurement, oferecendo uma camada adicional de confiança e estratégia para dar suporte às atividades de aquisição posteriores. Veja como sourcing e procurement se complementam:

• O foco do sourcing está em identificar, avaliar e engajar os fornecedores de mercadorias e serviços. Isso envolve pesquisa de mercado, execução de eventos de sourcing e negociação de termos contratuais favoráveis, ajudando a empresa a criar uma cadeia de suprimentos resiliente e garantir excelentes relacionamentos com seus fornecedores.
• O procurement abrange todo o processo de aquisição de mercadorias e serviços – do reconhecimento inicial das necessidades aos pagamentos aos fornecedores. O procurement inclui etapas como reconhecer necessidades, solicitar mercadorias e serviços, revisar e aprovar solicitações, criar pedidos de compra, receber mercadorias e processar pagamentos.

Diferentes tipos de sourcing na gestão da cadeia de suprimentos

Na verdade, a maioria das empresas da atualidade usa uma combinação de diferentes modelos de sourcing para aproveitar oportunidades e enfrentar desafios cada vez mais complexos. Aqui estão alguns dos modelos mais comuns:

Outsourcing (terceirização)

Contrata fornecedores terceirizados (em vez de equipes internas) para executar tarefas específicas. Este modelo pode reduzir custos, acessar habilidades específicas e aumentar a flexibilidade.

Insourcing (internalização)

Consiste no uso de recursos internos para executar tarefas em vez de contratar mão de obra terceirizada, proporcionando maior controle sobre processos e qualidade.

Near-sourcing

Realoca as atividades de sourcing para mais perto do mercado onde os produtos são vendidos, reduzindo os custos de transporte, melhorando a comunicação e encurtando os prazos de entrega.

Sourcing global

Adquire mercadorias e serviços de diferentes países, muitas vezes usando o intercâmbio eletrônico de dados (EDI), permitindo que as empresas se beneficiem de custos de produção mais baixos e acesso a novos mercados.

Sourcing único

Seleciona um fornecedor para todos os materiais, mercadorias ou serviços necessários, fortalecendo os relacionamentos com fornecedores e o poder de negociação.

Operações de serviços cativos

Estabelece subsidiárias integrais ou instalações em outros países para executar funções comerciais.

Joint ventures

Envolve a definição de parceria com outra organização para compartilhar recursos, expertise e riscos em atividades de sourcing.

O que é sourcing estratégico?

O sourcing estratégico é uma abordagem metódica e orientada por dados que avalia e reavalia continuamente as atividades da empresa para alinhá-las às metas de longo prazo. Ao contrário do sourcing tradicional, que muitas vezes se concentra principalmente no custo e na velocidade, o sourcing estratégico considera uma gama mais ampla de fatores, incluindo qualidade do fornecedor, confiabilidade, sustentabilidade e parcerias de longo prazo. Esta abordagem ajuda sua empresa a garantir os melhores preços, desenvolver relacionamentos sólidos com os fornecedores e aumentar a eficiência da cadeia de suprimentos.

Os principais componentes do sourcing estratégico incluem:

• Análise de despesas: avaliação e análise das despesas da organização para identificar oportunidades de redução de custos e áreas para melhoria.
• Avaliação de fornecedores: avaliação dos potenciais fornecedores com base nas capacidades, confiabilidade e alinhamento destes com os valores e objetivos da organização.
• Gestão do relacionamento com fornecedores (SRM): consiste em desenvolver e manter sólidos relacionamentos com os fornecedores para garantir colaboração e benefícios mútuos no longo prazo.
• Pesquisa de mercado: realização de pesquisas completas para entender tendências de mercado, estruturas de fornecedores e dinâmicas competitivas.
• Gestão de riscos: identificação e redução de disrupções na cadeia de suprimentos, como instabilidade geopolítica, insolvência de fornecedores, desastres naturais e riscos associados ao controle de estoque.
• Integração em toda a cadeia de suprimentos: integração de soluções em todas as divisões para garantir que as áreas operacionais relacionadas estejam em comunicação constante. Por exemplo, integração com os sistemas MRP (planejamento de necessidades de material) para correlacionar a atividade do fornecedor com a programação e os níveis de estoque.

Sourcing responsável

O sourcing responsável envolve incorporar considerações éticas, sociais e ambientais nas decisões de procurement, selecionando fornecedores que aderem a práticas trabalhistas justas, sustentabilidade ambiental e conduta empresarial ética. O objetivo é garantir que as atividades de sourcing contribuam positivamente para o mundo ao nosso redor e estejam alinhadas aos propósitos mais amplos de CSR (responsabilidade social corporativa) de sua empresa. E como os clientes e investidores da atualidade esperam maior transparência e práticas comerciais mais responsáveis, as empresas que priorizam o sourcing sustentável e a ética podem impulsionar a imagem da marca, conquistar a fidelidade dos clientes e reduzir os riscos.

Sourcing de impacto

O sourcing de impacto é uma estratégia de sourcing socialmente responsável, com foco em fornecer oportunidades de emprego para pessoas de comunidades ou origens menos favorecidas. O objetivo é criar impacto social e econômico positivo, oferecendo trabalho sustentável às pessoas que talvez não tenham tido acesso aos canais tradicionais de emprego. Normalmente, isso envolve tornar os empregos novos e existentes mais acessíveis a candidatos marginalizados ou com deficiência, e oferecer programas de treinamento para desenvolver habilidades e oportunidades de longo prazo. Quando realizado com estratégia e cuidado, este tipo de sourcing ajuda a criar uma força de trabalho mais coesa e leal, aumentando a retenção, o valor e o impacto duradouro na comunidade.

Três principais modelos de sourcing

O modelo de sourcing define o nível de envolvimento, controle e risco nesse processo. Dependendo da natureza e da gama de produtos do seu negócio, um ou mais desses modelos podem funcionar em sua empresa.

Sourcing direto

Envolve a aquisição de mercadorias e serviços diretamente de fabricantes sem intermediários. Este modelo proporciona maior controle sobre a qualidade e o custo dos produtos e, muitas vezes, leva a relacionamentos mais sólidos com os fornecedores.

Sourcing indireto

Neste modelo, a empresa compra mercadorias e serviços por meio de intermediários, como distribuidores, atacadistas ou representantes, o que lhe dá acesso a uma gama mais ampla de produtos e serviços. Contudo, pode acarretar custos mais elevados devido aos markups (acréscimos) dos intermediários.

Sourcing híbrido

Combina elementos de sourcing direto e indireto. Neste modelo, o sourcing direto geralmente é usado na compra de itens essenciais ou em grande volume com o objetivo de controlar os custos e a qualidade. Já na aquisição de itens menos cruciais ou em menor volume, as empresas usam o sourcing indireto para aproveitar a expertise e a maior variedade de produtos dos intermediários.

Etapas-chave no processo de sourcing

Como cada empresa é única, não existe um processo de sourcing padronizado. No entanto, as melhores práticas tendem a incluir a maioria das etapas abaixo:

• Avaliar as necessidades de sourcing: use experiência e inteligência baseada em dados para ajudar a determinar as necessidades e demandas específicas de sua empresa, incluindo produtos ou serviços necessários, quantidade e cronograma de entrega. Esta etapa define o escopo e os objetivos das atividades de sourcing.
• Identificar fornecedores potenciais: realize pesquisas de mercado para encontrar fornecedores que atendam às necessidades de sua empresa. Considere fatores como reputação, estabilidade financeira e capacidade de entrega do fornecedor. Quantificar os critérios de seleção ajuda a simplificar o processo.
• Emitir solicitações de propostas (RFPs): envie RFPs padronizadas aos fornecedores potenciais, detalhando requisitos, cronogramas e critérios de avaliação. Desse modo, os fornecedores poderão apresentar propostas mais relevantes sobre como exatamente podem atender às necessidades de sua empresa.
• Avaliar RFPs: avalie e pré-selecione as propostas recebidas de acordo com os critérios estabelecidos. O uso de plataformas de e-procurement pode simplificar este processo, oferecendo suporte a envios e análises digitais, acelerando a comunicação e viabilizando a tomada de decisões mais eficientes.
• Negociar contratos: entre em negociações detalhadas (e meticulosamente documentadas) com os fornecedores pré-selecionados para finalizar os termos e condições da transação. O foco deste processo está nos fatores mais importantes, como determinação de preços, programas de remessas e condições de pagamento, mas também convém considerar compromissos escritos em prol da transparência e da responsabilização.
• Executar contratos: formalize o acordo com o fornecedor escolhido por meio de um documento contratual legalmente válido. Isso marca oficialmente o início do relacionamento com o fornecedor – e nem é preciso citar a necessidade de garantir a assessoria jurídica adequada nesta etapa.
• Monitorar o desempenho: monitore continuamente o desempenho do fornecedor por meio de auditorias, avaliações e sessões regulares de feedback para garantir que os padrões acordados sejam seguidos. Para obter os melhores resultados, resolva os problemas prontamente e mantenha uma postura firme e consistente, porém respeitosa.

Benefícios do sourcing eficaz

Com a concorrência e a variedade de opções disponíveis para os clientes hoje em dia, é essencial aproveitar cada oportunidade para gerar economia, eficiência, maior visibilidade e integração.

• Economia de custos: as empresas que aderem às estratégias de sourcing estratégico demonstraram reduzir em mais de 8% seus custos anuais de sourcing, aproveitando soluções orientadas por dados e assumindo um compromisso com a análise holística das operações de sourcing.
• Qualidade dos produtos: nunca na história os clientes tiveram tantos vendedores a escolher. A concorrência é acirrada e o bom sourcing pode ajudar sua empresa a garantir a compra de mercadorias e serviços de qualidade. O feedback dos clientes sobre a qualidade também ajuda a melhorar a gestão de categorias, com foco no desempenho dos fornecedores em categorias de mercadorias muito específicas.
• Previsibilidade e resiliência da cadeia de suprimentos: se a pandemia nos ensinou algo, foi a vulnerabilidade das cadeias de suprimentos. Quando os elos dos fornecedores na cadeia de suprimentos são fortes e confiáveis, seu negócio é mais robusto.
• Riscos reduzidos: tudo – de desastres naturais à política – pode ter impacto na oferta e na demanda. O sourcing eficaz ajuda sua empresa a prever e responder rapidamente a uma infinidade de riscos. Além disso, estatísticas recentes mostram que empresas que usam faturas baseadas em contratos e catálogos têm taxa 60% mais alta na gestão do compliance de fornecedores.
• Imagem e fidelidade à marca: no mundo dos negócios da atualidade, sua empresa pode conquistar ou perder o sucesso com base na força de sua reputação e imagem. Relacionamentos transparentes com fornecedores e padrões de sourcing inabaláveis podem ajudar a proteger e promover a marca de sua organização.

Desafios do sourcing

Goste ou não, sua empresa depende enormemente de fornecedores confiáveis e essa dependência traz alguns desafios e obstáculos:

• Longos processos de sourcing/integração de fornecedores: tradicionalmente, pesquisas de antecedentes, avaliações e aprovações atrasam o procurement. Simplificar a integração com procedimentos padronizados e a moderna tecnologia de nuvem ajuda a reduzir essas lentidões.
• Redução na qualidade das mercadorias: principalmente com fornecedores globais, até os parceiros mais confiáveis podem ser comprados ou reestruturados de repente. Soluções baseadas em nuvem que oferecem visibilidade sobre o fornecedor em tempo real ajudam a reduzir surpresas.
• Riscos contratuais: para minimizar os riscos decorrentes de descuidos na due diligence, as equipes de sourcing da atualidade buscam modelos personalizáveis, workflows automatizados, trilhas de auditoria detalhadas e a capacidade de colaborar facilmente com stakeholders internos na gestão de contratos.
• Depender demais do fornecedor: é ótimo quando sua empresa tem um fornecedor em que pode confiar e do qual pode depender, mas disrupções inesperadas acontecem. Então, sim, seja fiel aos seus parceiros comprovados, mas sempre tenha alguns substitutos aprovados em stand-by.
• Relacionamentos frágeis com fornecedores: como em todos os relacionamentos humanos, a complacência é algo ruim. Comunicação consistente, estratégias e soluções simplificadas de relacionamento com fornecedores são essenciais para administrar expectativas e fortalecer parcerias. Desse modo, sua empresa recompensa o bom desempenho, além de identificar e resolver possíveis problemas antes que aconteçam.

Como definir uma estratégia bem-sucedida de sourcing

Definir uma estratégia bem-sucedida de sourcing é essencial para otimizar o processo de procurement e alcançar as metas de negócios de longo prazo. Estas são as principais etapas envolvidas no desenvolvimento de uma estratégia eficaz de sourcing:

• Estabeleça metas: defina metas e KPIs (indicadores-chave de desempenho) específicos para sua estratégia de sourcing. Inclua os objetivos mais óbvios, como redução de custos e bom desempenho dos fornecedores, mas também incentive e recompense metas como liderança de equipe e inovação.
• Analise atividades de sourcing atuais e passadas: as modernas ferramentas analíticas e de gerenciamento de dados baseadas em IA permitem combinar conjuntos de dados históricos e em tempo real em relatórios personalizados. Não se esqueça de fazer perguntas às equipes operacionais. Seus melhores insights podem vir do chão de fábrica, e não da alta administração.
• Inclua pesquisas de mercado e dados da concorrência: informação é poder. Faça da “pesquisa” um foco central. Explore os sites e as mídias de seus concorrentes. Ouça os clientes e acompanhe as notícias do setor de sua empresa e do mundo. Você pode até aproveitar as mesmas ferramentas analíticas baseadas em IA que usa em seus próprios dados para obter insights sobre as descobertas de suas pesquisas de mercado externas.
• Monitore o desempenho e realize auditorias regularmente: se você não tem exigido que os fornecedores de longa data passem por monitoramento contínuo de desempenho e auditorias regulares, pode parecer estranho fazer isso de repente. Contudo, esta é uma etapa essencial no processo. É aqui que implementar uma estratégia consistente de SRM desde o início pode ajudar sua empresa no longo prazo.

O que buscar no software de sourcing

Ao selecionar o software de sourcing, certifique-se de que ele esteja alinhado às necessidades de sua organização e possa dar suporte efetivo ao processo de sourcing. Aqui estão alguns recursos e funcionalidades importantes a serem procurados:

• Implementação na nuvem: opte por uma solução baseada em nuvem que ofereça escalabilidade, flexibilidade e acesso remoto.
• Workflows de gestão de processos: garanta que o software forneça workflows robustos para automatizar e simplificar várias atividades de sourcing, incluindo integração e qualificação de fornecedores.
• Insights abrangentes sobre a cadeia de suprimentos: o software deve oferecer uma visão de 360 graus das atividades da cadeia de suprimentos, potencializando a tomada de decisões e a gestão de riscos, e integrando os sistemas ERP e de gestão empresarial existentes harmoniosamente.
• Ferramentas de gestão de custos: procure recursos que ofereçam suporte à análise detalhada da composição dos custos e ao cálculo do custo total de importação para o sourcing global, incluindo logística, taxas alfandegárias e impostos.
• Ferramentas de colaboração e comunicação: as soluções de sourcing devem fornecer ferramentas que ofereçam suporte à colaboração com fornecedores em toda a documentação, geração de relatórios, compliance e muito mais.
• Geração de relatórios e funções analíticas avançadas: é essencial acompanhar o desempenho em tempo real, identificar tendências e gerenciar a sustentabilidade e a eficiência em uma única plataforma.

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