O que a RPA faz

A RPA utiliza robôs de software para automatizar tarefas repetitivas que normalmente levam muito tempo quando executadas por pessoas. Essas tarefas são simples e baseadas em regras, ou seja, seguem instruções predefinidas e estruturadas.

Esses robôs interagem com aplicativos da mesma maneira que os humanos – clicando em botões, inserindo dados e movendo arquivos –, porém realizam essas ações de forma muito mais rápida e com menos erros.

As tarefas de RPA incluem:

• Entrada e extração de dados: Automatiza tarefas repetitivas de inserção e recuperação de dados.
• Gerenciamento de arquivos e documentos: Administra arquivos e processa documentos.
• Validação e comparação de dados: Assegura a precisão dos dados entre diferentes sistemas.
• Geração de relatórios: Reúne e compila dados em relatórios.
• Processamento de transações: Executa operações rotineiras em sistemas corporativos.

Um ponto essencial é que a RPA opera na interface do usuário, o que significa que não altera os sistemas por trás das aplicações nem exige integrações complexas. Em vez disso, funciona entre aplicações existentes para simplificar processos e melhorar a eficiência.

Por que a RPA é importante

Profissionais de escritório gastam horas por semana com tarefas repetitivas, como entrada de dados e aprovações, que exigem pouca criatividade ou pensamento crítico. Se essas tarefas forem automatizadas, os colaboradores podem dedicar-se a atividades de maior valor, como atendimento ao cliente, solução de problemas e análise de negócios.

Os bots de RPA podem desempenhar um papel fundamental na transformação digital de uma empresa, pois operam em qualquer aplicação dentro da pilha tecnológica, incluindo sistemas legados. Como eles imitam ações humanas na interface do usuário, as empresas não precisam de muitos recursos de TI, software personalizado ou acesso a APIs para automatizar processos.

Como a RPA funciona

A RPA utiliza bots de software, programas projetados para executar ações específicas sem intervenção humana. O software de RPA instalado em desktops ou servidores cria, implanta e gerencia bots que trabalham em aplicativos, sites e ferramentas internas.

Para executar tarefas, esses bots simulam o comportamento humano na tela, por exemplo, clicam em botões, escolhem menus e digitam texto como uma pessoa faria. Usuários de negócios podem registrar uma sequência de etapas ao realizar uma tarefa, e o sistema transforma essas ações em fluxos de trabalho replicáveis executados pelos bots com eficiência e precisão. Esse processo é chamado de gravação de workflow.

Após a criação de um workflow, o usuário de negócios poderá colaborar com um desenvolvedor de software para assegurar que ele esteja de acordo com as melhores práticas de programação e com os requisitos de segurança da organização.

Tipos de RPA

Há dois tipos principais de modelos de RPA:

• RPA sem assistência: os bots executam processos de forma autônoma, interagindo diretamente com sistemas de computador. Os workflows são acionados por agendamentos ou condições específicas.
• RPA com assistência: os bots colaboram com humanos em processos mais complexos que não podem ser totalmente automatizados. Os workflows são iniciados pelos humanos conforme necessário.

Aplicações comuns de RPA: exemplos e casos de uso

Muitos setores e áreas de negócios utilizam RPA em seus processos. A atualização de registros de clientes é um caso de uso comum. Confira alguns exemplos em que essa tecnologia tem entregado valor significativo:

Finanças

As equipes de contabilidade usam bots não assistidos para extrair dados de faturas e inseri-los em sistemas ERP, conciliar extratos bancários com registros internos e gerar relatórios financeiros de forma programada. Esses bots operam em segundo plano, sem intervenção humana, processando grandes volumes de documentos.

Recursos humanos

Recrutadores utilizam bots assistidos para gerar cartas de oferta de emprego, gerenciar o processo de onboarding e atualizar registros de colaboradores, reduzindo de forma significativa o tempo de resposta.

Operações

Empresas de manufatura e equipes de cadeia de suprimentos utilizam bots não assistidos e assistidos. Bots não assistidos realizam tarefas rotineiras, como atualizar estoques e processar pedidos de compra, enquanto bots assistidos apoiam workflows mais complexos, como o gerenciamento de exceções.

Atendimento ao cliente

Empresas com grandes redes de clientes se beneficiam de bots não assistidos que processam pedidos e lidam com tickets de suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana. Isso permite que os agentes humanos se dediquem a interações mais complexas com os clientes.

Do aumento da produtividade à redução de erros, esses exemplos de uso de RPA mostram como os bots geram valor mensurável para as empresas.

RPA inteligente e automação aprimorada por IA

Além dos bots tradicionais, agentes baseados em IA usam IA generativa para analisar dados não estruturados (por exemplo, interpretar a intenção de um e-mail) antes de ativar um workflow de RPA. Desta forma, as empresas podem automatizar workflows mais complexos, como processar faturas em diferentes formatos, extrair insights de documentos e responder a comandos de voz ou texto.

Em outras palavras, a RPA inteligente amplia a automação além de workflows estruturados, permitindo automatizar tarefas que antes exigiam julgamento humano. A hiperautomação vai ainda mais longe ao tentar orquestrar processos de negócios completos. Ela combina RPA inteligente com mineração de processos e funções analíticas para criar um ecossistema de automação conectado.

A hiperautomação também analisa continuamente formas de automatizar e otimizar processos. Essa abordagem proativa promove maior eficiência e acelera a transformação digital em toda a organização.

Planejamento de uma abordagem de RPA

Uma estratégia bem-sucedida de RPA começa com uma análise estratégica dos workflows existentes. Identifique processos e casos de uso em que a automação não apenas economize tempo, mas também elimine gargalos operacionais e melhore a experiência do cliente. O objetivo é localizar processos repetitivos, baseados em regras e de alto volume para priorizar onde a automação terá maior impacto na eficiência e na redução de custos.

Depois disso, as organizações podem projetar e implantar bots por meio de plataformas modernas de RPA com ferramentas de desenvolvimento low-code, permitindo que colaboradores sem conhecimento técnico criem e executem bots para suas próprias tarefas.

Planejar desempenho e escalabilidade é essencial. Líderes devem se preparar para gerenciar centenas ou milhares de workflows automatizados ao longo do tempo. A revisão e a otimização contínuas garantem que as automações permaneçam alinhadas às necessidades do negócio em evolução e gerem valor de longo prazo.

Desafios e limitações

Apesar dos benefícios significativos da RPA, as organizações devem prever alguns desafios.

A manutenção pode ser complexa, já que os bots dependem de elementos da interface do usuário. Isso significa que até pequenas mudanças nas aplicações podem afetar as automações. Para assegurar a confiabilidade, é fundamental realizar atualizações regulares e o monitoramento contínuo, além de ter uma governança robusta.

Exceções como dados ausentes, violações de regras ou falhas de sistema também representam um desafio. Resolver esses casos geralmente requer intervenção humana, o que pode retardar os processos se não houver uma gestão adequada.

Além disso, pode ser difícil expandir a RPA para diferentes departamentos ou workflows complexos. As empresas muitas vezes enfrentam problemas de integração e precisam de estruturas de governança para gerenciar implementações em larga escala de bots.

Para vencer os desafios de escalabilidade, líderes têm adotado estratégias de automação com clean core, usando plataformas como o SAP Build para garantir que os bots continuem estáveis mesmo durante grandes atualizações do sistema.

Perguntas frequentes