Visão geral do sistema de informação de recursos humanos

O HRIS – ou sistema de informação de recursos humanos – foi uma das primeiras soluções de software comercial a ser desenvolvida na década de 1980. Por quê? O RH era, e continua sendo, um dos departamentos administrativos mais exigentes em qualquer empresa. A equipe de recursos humanos está sobrecarregada, não apenas com enormes quantidades de papelada e manutenção de registros, mas também com o gerenciamento das informações mais preciosas e vulneráveis sobre candidatos e sua força de trabalho.

A tecnologia evoluiu desde então. Os modernos sistemas HRIS automatizam workflows, integram feedback, ajustam estruturas de relatórios em tempo real e estão cada vez mais habilitados pela IA para fornecer recomendações inteligentes, detectar irregularidades e personalizar experiências do usuário. Ao oferecer experiências de usuário de nível de consumidor e funcionalidade flexível, os sistemas HRIS modernos são eficientes e fáceis de usar, além de poderosos e ágeis.

O melhor software de HRIS é entregue na nuvem, o qual proporciona uma gama ainda maior de benefícios, incluindo mais armazenamento de dados, maior segurança e facilidade de integração com aplicativos complementares, como folha de pagamento, monitoramento de candidatos e outros sistemas de RH.

Atualmente, a IA no RH está transformando os recursos de HRIS, possibilitando insights preditivos, automação inteligente e usando interfaces que simplificam tarefas, como integração, avaliações de desempenho e atendimento ao colaborador.

Definição do HRIS

HRIS significa sistema de informação de recursos humanos, uma solução de software que ajuda as empresas a gerenciar e automatizar processos centrais de RH e oferece suporte à gestão de benefícios, tempo e presença, folha de pagamento e outros workflows, além de armazenamento de dados do colaborador, como informações pessoais, demográficas e de remuneração.

HRIS vs. HRMS vs. HCM

HCM é um termo amplo que inclui os processos, práticas, políticas e softwares que uma organização usa para gerenciar sua força de trabalho, da contratação à aposentadoria. Uma suíte HCM geralmente é tratada como um sistema de gestão de recursos humanos (HRMS) e inclui o software HRIS.

Um sistema HRIS usa um banco de dados de colaboradores para dar suporte a processos centrais de RH de natureza mais linear e quantitativa, como processamento da folha de pagamento ou gestão de tempo e presença. Em comparação, HRMS refere-se a uma solução de software mais abrangente que contém um HRIS, mas também incorpora funcionalidades mais qualitativas e complexas envolvidas na gestão de talentos.

Por exemplo, um HRIS ajuda a automatizar e agilizar processos como o registro de horas do colaborador e, quando esses dados são integrados a um sistema HRMS, eles podem ser analisados para melhorar a produtividade e o planejamento – o que, por sua vez, pode ajudar a automatizar tarefas com mais eficiência no HRIS.

Descobrir qual dessas soluções de software é a melhor para você não é tão confuso quanto parece. É simplesmente uma questão de analisar com firmeza onde sua empresa está agora e onde você gostaria de estar futuramente. Em seguida, basta escolher as soluções de RH que atendem às suas demandas atuais e acompanham o seu crescimento.

O que os sistemas de informação de RH fazem?

As melhores soluções de HRIS baseadas em nuvem oferecem suporte a vários processos e interações de RH. A tecnologia oferece automação inteligente de workflows em toda a empresa, incluindo:

Administração de benefícios

• Administração automatizada de benefícios
• Recursos self-service para os colaboradores acessarem, editarem e conhecerem os benefícios

Tempo e presença

• Gestão precisa de ausências de colaboradores
• Aumento da eficiência administrativa com perfis de tempo para determinar feriados, calendário e prêmios.
• Cálculos automáticos de horários de trabalho e pagamento por perfil de colaborador

Localização integrada

• Adaptação às leis e práticas de negócios específicas do país com mudanças legais e regulatórias automáticas
• Inventário abrangente de requisitos de globalização e localização para países individuais

Self-service para colaboradores

• Recursos self-service que aumentam a produtividade da força de trabalho
• Dados de RH integrados em uma única plataforma
• Informações importantes de RH monitoráveis com base em requisitos específicos de cada país
• Disponibilização de uma página de perfil personalizada aos colaboradores, onde eles podem gerenciar e visualizar benefícios, solicitar folgas e muito mais

Estruturas organizacionais

• Funções analíticas para obter insights em tempo real de toda a força de trabalho
• Identificação de posições críticas e ajustes rápidos na força de trabalho para o preenchimento de lacunas
• Visualização de estruturas organizacionais

Benefícios de um sistema HRIS na nuvem

Além da funcionalidade básica de um HRIS moderno, os sistemas baseados em nuvem são mais facilmente integrados aos sistemas existentes. Eles são escaláveis e podem ser ampliados com mais rapidez usando inovações e recursos de segurança.

Estes são apenas alguns dos benefícios comuns de um sistema HRIS integrado em nuvem:

• Administração de RH mais rápida e precisa: quando se lida com a vida de pessoas, não há margem para erros. Com a sua capacidade de automatizar e otimizar tarefas administrativas, o software HRIS pode livrar as equipes de RH de atrasos e imprecisões causados por sistemas manuais e baseados em papel.
• Experiência do colaborador aprimorada: às vezes, os empregadores esquecem o quanto é importante para suas equipes verem o status de benefícios, pagamentos e folgas. Com as ferramentas do HRIS, os colaboradores podem acessar diretamente suas informações pessoais, produzir relatórios e emitir solicitações – tudo muito prático e sem perder tempo com o atendimento pessoal no departamento de RH.
• Maior eficiência: as soluções HRIS oferecem uma ampla gama de ferramentas self-service que reduzem significativamente a necessidade de formulários e processos de aprovação baseados em e-mail e papel. Programações, workflows, solicitações de ausência e muito mais, tudo pode ser automatizado e gerenciado rapidamente e em tempo real.
• Suporte ao compliance: com o aumento do trabalho remoto e uma mudança cultural em direção a uma sensibilidade maior e mais litígios, as empresas precisam ter certeza de que estão no lado certo das regulamentações globais de trabalho e emprego. O HRIS em nuvem ajuda a garantir que todas as atividades de RH estejam dentro dos limites de compliance e auxilie no suporte às suas forças de trabalho.
• Manutenção da segurança dos dados: os arquivos de RH contêm alguns dos dados mais confidenciais e preciosos da empresa – incluindo registros e detalhes médicos e financeiros dos colaboradores. No passado, quando esses dados eram armazenados em laptops ou bancos de dados não seguros, havia um risco sempre presente de comprometimento. O HRIS integrado de hoje têm protocolos de segurança avançados incorporados para ajudar a atenuar os riscos à segurança cibernética.

Como a integração do HRIS na nuvem dá suporte aos processos centrais de RH

Embora os sistemas HRIS ajudem a centralizar e agilizar processos e a administração de RH, há muitas outras funções essenciais executadas simultaneamente, como recrutamento, treinamento e planejamento. E você não precisa ser um especialista em RH para ver como pode ser útil unificar e centralizar todas essas funções essenciais. No entanto, quando as empresas trabalham com sistemas legados e aplicativos de software de RH desconectados, elas são forçadas a usar processos manuais para buscar ferramentas e informações em silos organizacionais.

Os melhores HRIS em nuvem não só permitem a integração com seu ERP central, como também são desenvolvidos para ele. Por exemplo, um sistema Cloud ERP gerencia uma vasta gama de atividades empresariais diárias e foi projetado para integrar uma infinidade de processos de negócios diferentes. Ao unificar dados entre empresas, os ERPs fornecem uma única fonte da verdade e garantem a integridade confiável dos dados. Assim, quando os principais processos de RH e HRIS estão integrados à velocidade e capacidade de análise de um ERP moderno baseado em IA – você obtém o melhor dos dois mundos.

Exemplos do HRIS na prática

Há apenas alguns anos, eram principalmente as maiores organizações que usavam as soluções de HRIS. Mas à medida que aumenta a popularidade dos sistemas integrados baseados em nuvem, torna-se cada vez mais viável para as empresas menores e em crescimento aproveitarem os benefícios e a eficiência de um HRIS.

Estes são alguns exemplos de empresas que simplificaram os processos de RH usando um HRIS:

• Sun Communities, um dos maiores fundos de investimento imobiliário do mundo, transformou suas operações de RH com o SAP SuccessFactors para oferecer suporte a mais de 3.800 colaboradores, em mais de 670 propriedades. A empresa simplificou a integração, melhorou o compliance e criou uma força de trabalho mais conectada e motivada.
• Volkswagen, líder automotiva global, harmonizou seus processos de RH de uma estrutura fragmentada em uma plataforma unificada. Agora, mais de 40 países contam com o suporte de RH central localizado e compliance.

Conheça hoje o software de HRIS

As empresas modernas buscam uma solução de RH central unificada e global que ofereça experiências de usuário como consumidor e suporte à análise e automação de dados em tempo real. Conforme as forças de trabalho ficam mais distribuídas, o software HRIS precisa acompanhar esta globalização, fornecendo localização abrangente e compliance em vários países. À medida que os modelos de negócios mudam e evoluem, as empresas exigem a agilidade e a simplicidade fornecidas por uma ampla gama de pré-compilações realmente relevantes e poderosas, ajudando a implementar novos processos e aplicativos de maneira confiável e rápida.

Perguntas frequentes sobre o HRIS