Com a constante flutuação nos mercados globais de suprimento – e as rápidas mudanças nos requisitos de negócios – o procurement tornou-se uma função incrivelmente complexa. As empresas precisam de uma maneira melhor de gerenciar proativamente sua base de suprimentos e otimizar seus gastos com as compras. É aqui que a gestão de categorias se destaca – e o motivo pelo qual ela se tornou uma melhor prática essencial para tantas empresas hoje.

Definição de gestão de categorias

A gestão de categorias é o processo em que mercadorias e serviços adquiridos são agrupados em categorias com base em características semelhantes – como tipo, valor, fornecedor, risco, localização ou departamento. Esse processo facilita a compreensão e o controle do custo total de propriedade de cada categoria e maximiza a economia e o valor de cada compra. Com a gestão de categorias, as empresas também podem simplificar o processo de procurement, fortalecer o relacionamento com os fornecedores, melhorar a análise de despesas, reduzir os riscos e muito mais.

A evolução da gestão de categorias

A gestão de categorias foi desenvolvida na década de 1980 e, historicamente, tem sido um trabalho manual, com etapas desconectadas e demoradas realizadas em planilhas, apresentações e documentos isolados. O tempo gasto nesse trabalho – que incluía coleta e análise de dados e geração de relatórios – deixava as equipes de procurement com menos tempo para investir em estratégia e realização de valor.

Avançando para os dias de hoje: o software para gestão de categorias pode automatizar e agilizar muitas etapas desse processo, ajudando os gerentes de categorias a analisar grandes volumes de dados e a simplificar o desenvolvimento, a execução e o monitoramento de estratégias de categorias, tornando o processo muito mais eficiente e estratégico no dia a dia. As soluções modernas oferecem insights sobre categorias, orientação de processos, modelos, recomendações baseadas em IA e muito mais para ajudar os gerentes a alcançar e, muitas vezes, superar suas metas de gestão de despesas.

Gestão de categorias versus sourcing estratégico

Os termos gestão de categorias e sourcing estratégico às vezes são usados de forma intercambiável, mas não significam a mesma coisa. O sourcing estratégico é um processo de procurement focado na seleção dos fornecedores certos e na negociação dos melhores preços para cumprir as metas organizacionais de curto prazo. O principal objetivo do sourcing estratégico é a redução de custos. Por outro lado, a gestão de categorias segmenta as compras em categorias para ajudar os gerentes a identificar oportunidades para economizar dinheiro e melhorar a qualidade, o desempenho dos fornecedores e a eficiência da função. A gestão de categorias é um processo contínuo realizado a longo prazo e, muitas vezes, inclui o sourcing estratégico como etapa inicial.

Os seis principais benefícios da gestão de categorias

Graças, em parte, a menos redundâncias e a negociações mais simples com os fornecedores, o procurement orientado por categorias oferece uma série de vantagens distintas que podem ajudar as equipes de compras a ter maior controle e identificar novas oportunidades:

1. Insights aprimorados. Com gastos categorizados e um único ponto de contato para todos os fornecedores relacionados, as empresas podem obter insights mais significativos sobre custos, desempenho dos fornecedores e problemas potenciais na cadeia de suprimentos. Além disso, a profunda familiaridade com contratos, preços e tendências de mercado pode ser usada para tomar decisões de compras mais acertadas e rentáveis.
2. Maior economia. Os gerentes podem aproveitar sua expertise em categorias e os insights obtidos por meio da categorização para negociar melhores preços, elevar o desempenho e reduzir os custos. E, comprando a longo prazo, os gestores podem aproveitar economias de escala para economizar ainda mais.
3. Menor exposição aos riscos. Com uma compreensão aprofundada de cada fornecedor e relacionamentos de trabalho eficazes a longo prazo, as equipes de categorias podem adotar uma abordagem mais proativa à gestão de fornecedores e reduzir o risco de lidar com empresas desconhecidas ou de reputação duvidosa.
4. Maior eficiência de procurement. Com processos digitalizados, automatizados e exaustivamente testados, as equipes podem responder com maior rapidez às mudanças do mercado e liberar tempo para atividades que agregam mais valor.
5. Maior adesão aos compromissos ESG e SR. O alinhamento, a transparência e o monitoramento do objetivo das categorias facilitam a adesão das empresas aos compromissos de responsabilidade ambiental e social.
6. Maior gestão de gastos. A automação inteligente habilita o procurement a gerenciar um número maior de categorias, o que, em última análise, aumenta o controle sobre os gastos.

Tipos de categorias de procurement

Os agrupamentos de categorias podem variar de uma empresa para outra, dependendo do setor, das políticas de despesas e do mercado específico. Geralmente, cada categoria de procurement é composta por um grupo de produtos ou serviços com características semelhantes – como tipo, fornecedor, valor, localização ou departamento. RH, tecnologia, manutenção e viagens, por exemplo, são categorias comuns.

É comum classificar despesas diretas e indiretas em categorias separadas. Gastos diretos são aqueles relacionados aos produtos e serviços principais do negócio, como matérias-primas e materiais de embalagem. Já as despesas indiretas envolvem bens e serviços que apoiam as operações do dia a dia, como materiais de escritório. O agrupamento de despesas indiretas, muitas vezes gerenciadas em silos em toda a empresa, pode ajudar a padronizar e reduzir os custos de compras indiretas.

Algumas empresas recorrem à orientação de padrões globais, como o UNSPC (United Nations Standard Products and Services Code), para determinar suas categorias, mas a maioria criará sua própria taxonomia de despesas internas. Independentemente da composição exata das categorias, o sucesso na gestão de categorias envolve a aplicação de um framework padrão para segmentar as mercadorias e os serviços necessários para administrar um negócio.

Três etapas-chave no processo de gestão de categorias

Embora o processo possa variar entre as organizações, em geral, a gestão de categorias inclui três etapas:

1. Definir perfis de categorias. Para começar, as equipes analisam os gastos atuais e pesam uma série de fatores – de riscos e regulamentações à lógica de negócios direta – para identificar categorias. O resultado é uma taxonomia de categorias consolidada para compras, que pode ser usada em toda a organização.
2. Traçar e planejar a estratégia. Nesta etapa, as equipes avaliam as categorias com base em preços, desempenho dos fornecedores, previsões de oferta e demanda e outros fatores – e identificam oportunidades para otimizar as despesas e aumentar o valor. Com base nessas informações, elas criam uma estratégia mestre para atingir os objetivos de cada categoria, divididos em táticas e fases específicas.
3. Executar a estratégia e monitorar os resultados. Por fim, a estratégia é lançada e os resultados, fornecedores, necessidades de negócios e mercados são monitorados continuamente para que as equipes possam responder rapidamente às mudanças e otimizar as estratégias de categorias, conforme necessário.

O que buscar no software de gestão de categorias

O software de gestão de categorias foi desenvolvido para centralizar, digitalizar e simplificar processos para todas as estratégias de categorias e fornecer insights práticos que habilitam as equipes a aprimorá-los. Para isso, as melhores soluções contêm, no mínimo, os seguintes recursos:

• Automação. Processos automatizados com inteligência para gerar perfis de gastos por categoria e desenvolver e executar estratégias.
• Orientação passo a passo. Recomendações baseadas em sistema, processos guiados e modelos, ferramentas e frameworks de melhores práticas.
• Monitoramento e funções analíticas em tempo real. Capacidade de monitorar e analisar inteligência de mercado, categorias, preços, desempenho dos fornecedores, resultados e muito mais em tempo real.
• Execução da estratégia. Ferramentas para converter facilmente estratégias, planos e iniciativas em projetos ou eventos de sourcing.
• Integração. Integração perfeita com processos source-to-pay e outras soluções de gestão de fornecedores.
• IA. Análise de oportunidades integrada e baseada em IA e recomendações baseadas em dados de despesas e outros fatores – bem como um plano de integração com grandes modelos de linguagem, como o ChatGPT, para auxiliar na criação de estratégias.

Melhores práticas para uma estratégia eficaz de gestão de categorias

O desenvolvimento de uma estratégia de categorias vencedora pode ser realizado mais rapidamente com as seguintes melhores práticas:

• Definição de uma equipe e gerente de categorias dedicados. Visto que grandes categorias e áreas estratégicas de gastos exigem tempo e especialização, ter uma equipe dedicada, composta por stakeholders experientes de departamentos relevantes, torna o processo mais eficaz. O gerente de categorias é responsável por supervisionar e compreender o mercado, as regulamentações e as tendências de preços de toda uma categoria, bem como por desenvolver planos de curto, médio e longo prazo.
• Criação de uma taxonomia consistente em toda a organização. Esta é uma etapa crucial para obter melhores insights e visibilidade sobre os gastos. Algumas empresas se guiarão por padrões universais como o UNSPC, porém, é mais comum que as organizações criem suas próprias categorias internas que estarão mais alinhadas às suas metas específicas ou às necessidades do setor.
• Uso de soluções automatizadas para centralizar os dados de gastos. Com um único local para rastrear e monitorar dados, é mais fácil encontrar e comunicar insights importantes – e reforçar as práticas de governança.
• Utilização da tecnologia de gestão de categorias. Tecnologias como IA em procurement habilitam as equipes a identificar padrões com mais facilidade, categorizar gastos automaticamente, organizar fornecedores por categoria, definir benchmarks, fazer recomendações, automatizar tarefas e muito mais.
• Stakeholders engajados e bem informados. Com ferramentas analíticas e software para comunicar ganhos e oportunidades, é mais fácil obter apoio dos stakeholders e alinhar-se com as metas organizacionais.
• Criação de relacionamentos dinâmicos com os fornecedores. Promova o foco no valor total – e não apenas nos custos – e colabore abertamente para criar boas relações de trabalho.
• Incorporação de dados de terceiros. Desenvolva um mecanismo para usar pontos de dados externos relevantes de provedores terceirizados para complementar sua estratégia de categorias.
• Aprimoramento contínuo do processo em todo o ciclo de vida das categorias. Melhore a análise de dados internos e externos, reunindo inteligência específica de cada categoria, aprimorando a estratégia e realizando revisões periódicas.