Visão geral do sistema de rastreamento de candidatos

Um sistema de rastreamento de candidatos (ATS, na sigla em inglês) é um aplicativo de software para Recursos Humanos (RH) que ajuda as organizações a gerenciar digitalmente as tarefas de recrutamento e contratação, servindo como um banco de dados central para informações de vagas e candidatos, em que as requisições de vagas, as publicações e as candidaturas são gerenciadas e os candidatos são analisados e selecionados.

Um ATS oferece suporte à execução de tarefas comuns, como a criação de descrições de vagas, a publicação de vagas em sites de carreiras e sites de busca de vagas, a verificação de currículos, o agendamento de entrevistas, a coleta de feedback, a verificação de antecedentes e a geração de cartas de oferta com assinaturas eletrônicas.

O sistema também gerencia a experiência dos candidatos à vaga. Isso inclui a pesquisa de vagas, a candidatura online e a verificação do status de uma candidatura, bem como a geração de notificações para candidatos.

O que faz um sistema de rastreamento de candidatos?

Um ATS atua como um banco de dados de candidatos a vagas, automatizando e gerenciando os workflows associados ao processo de recrutamento. Com ele, os gerentes de contratação e recrutadores podem reduzir o volume de currículos recebidos e se concentrar nos candidatos mais qualificados.

Com a capacidade de programar regras de negócios em um ATS, as empresas podem garantir que estejam seguindo as melhores práticas de contratação e proteger os dados pessoais enviados pelos candidatos.

Quem usa o sistema de rastreamento de candidatos?

Empresas de todos os portes e setores usam sistemas de rastreamento de candidatos para organizar, pesquisar, comunicar-se com candidatos a vagas e gerenciar o processo de candidatura. Embora antes o domínio fosse apenas das maiores empresas citadas na Fortune 500 devido aos custos associados e aos requisitos de infraestrutura, hoje as organizações menores podem aproveitar a economia de custos das ofertas de software como serviço (SaaS) na nuvem.

Por que o ATS é importante?

O ATS acelera o processo de contratação. Com a transformação de processos offline e baseados em papel para um processo digital automatizado, as tarefas de recrutamento e contratação são simplificadas, liberando tempo e garantindo que práticas de contratação justas e adequadas sejam seguidas.

Confira alguns exemplos de como um sistema de rastreamento de candidatos pode beneficiar uma organização:

• Mais candidatos: um ATS facilita a pesquisa de vagas e a inscrição online para os candidatos, aumentando o número geral de candidaturas.
• Ciclos de contratação mais ágeis: os recrutadores podem pesquisar rapidamente todo o pipeline de candidatos, selecionando os mais relevantes e investindo seu tempo em um trabalho de maior valor, como entrevistas de triagem, referências e ofertas.
• Maior colaboração com os stakeholders: durante a fase de entrevistas, os gerentes de contratação analisam e fornecem feedbacks sobre os candidatos no ATS. As regras de negócios podem ser configuradas para automatizar a progressão dos candidatos por meio das etapas de triagem e contratação.

A evolução dos sistemas de rastreamento de candidatos

Antes da Internet, as vagas de emprego eram anunciadas nos classificados de jornais e publicações setoriais. O processo era baseado em papel, o que tornava a gestão demorada e difícil. Os candidatos não conseguiam determinar facilmente o status de uma candidatura. Recrutadores e gerentes de contratação – devido ao grande volume de pedidos de emprego impressos – não conseguiam identificar os candidatos mais qualificados.

Com as tecnologias digitais e online, ficou muito mais fácil se candidatar a um emprego. Os sites de empregos globais promoveram oportunidades de trabalho para pessoas em todo o mundo. De repente, o recrutamento se tornou um negócio de grande volume.

Os primeiros sistemas de rastreamento de candidatos foram desenvolvidos no final da década de 1990 e eram instalados no local. Os sistemas processavam e armazenavam o imenso número de currículos recebidos, garantindo o compliance e a consistência nas práticas de contratação. Os recrutadores e gerentes de contratação também sentiam o impacto desse alto volume de candidaturas e, logo, esses sistemas evoluíram para dar suporte à pré-triagem, à verificação de currículos, bem como a análises, notificações automatizadas e funções analíticas.

Atualmente, os sistemas de rastreamento de candidatos são predominantemente implementados na nuvem e oferecidos como uma solução de software como serviço, ou SaaS, com recursos de IA. Um ATS baseado em nuvem elimina custos pesados de implementação e processos ineficazes, reduzindo a dependência da TI.

A tecnologia de ATS evoluiu para ajudar a atender aos requisitos do recrutamento moderno, que podem incluir:

• Workflows com suporte da IA: simplifique a contratação com a correspondência baseada em IA, a triagem automatizada, o agendamento de entrevistas e a gestão de ofertas digitais para agilizar a tomada de decisões e facilitar o planejamento da força de trabalho.
• Recrutamento virtual: ofereça suporte ao trabalho remoto e de recrutamento, como sites de carreiras, comunicação com candidatos, ofertas e entrevistas.
• Recrutamento em massa: atraia, faça a triagem e contrate rapidamente grandes volumes de candidatos para setores específicos, como serviços de saúde, supermercados, e-commerce e tecnologia.
• Grandes volumes de candidatos: faça a triagem de grandes volumes de candidatos a vagas específicas.
• Recrutamento interno: identifique colaboradores para promover o avanço interno.
• Diversidade e inclusão: garanta o alinhamento com as iniciativas de contratação da empresa e práticas de recrutamento não tendenciosas.

Um ATS oferece suporte ao processo de recrutamento, desde a publicação da vaga até a apresentação da carta de oferta. Como os dados de recrutamento são dados pessoais, os sistemas de rastreamento de candidatos também ajudam as empresas a manter o compliance com a legislação de proteção de dados, como o GDPR.

Casos de uso de ATS

Os recrutadores são os usuários mais ativos de um ATS. Eles usam o sistema diariamente para gerenciar requisições de vaga, publicar vagas, analisar candidatos e gerenciar a progressão de candidatos nas fases de recrutamento e contratação.

Os gerentes de contratação usam o ATS para participar do processo de recrutamento. O sistema concede acesso direto a requisições de vaga ativas para analisar as descrições de cargos, candidatos e currículos e para ver o status de cada candidato. As informações são geradas no ATS para preparar e realizar entrevistas, além de armazenar feedback quantitativo e qualitativo após uma entrevista.

Os candidatos usam o ATS para procurar vagas, se candidatar, verificar o status da candidatura e aceitar ofertas de emprego.

O que buscar em um ATS

Os sistemas de rastreamento de candidatos são oferecidos como soluções independentes ou podem ser incluídos como parte de uma plataforma de software de recrutamento completa que inclui recursos para gestão de relacionamento com candidatos (CRM).

O software de CRM geralmente é usado em conjunto com um ATS. Mas, ao contrário do ATS, esses sistemas são utilizados para atrair talentos e desenvolver relacionamentos com proponentes que passaram para o status de candidato. Os sistemas de gestão do relacionamento com os candidatos se concentram no engajamento dos candidatos e na criação de uma experiência geral positiva de recrutamento.

Algumas empresas preferem a simplicidade de um aplicativo ATS independente para o gerenciamento de dados de candidatos. No entanto, essa opção apresenta algumas limitações. Embora suficientes para processar candidatos ativos, esses sistemas não fornecem os recursos necessários para engajar e incentivar talentos passivos.

O software de recrutamento que inclui a funcionalidade de CRM e ATS oferece maior flexibilidade e eficiência em toda a jornada do candidato. Os benefícios combinados incluem:

• Acesso a sites avançados de carreira
• Landing pages adaptadas
• Campanhas de marketing por e-mail
• Pools maiores de talentos
• Maior interesse e engajamento de candidatos pré-selecionados
• Ciclos de contratação mais rápidos
• Maior colaboração com stakeholders internos

Uma solução completa de recrutamento reduz custos e elimina a complexidade de gerenciar vários sistemas ao mesmo tempo.

Outros pontos a considerar são:

• Escalabilidade: as necessidades de contratação de uma empresa variam, por isso o software precisa ser ágil e escalável.
• Integração: determine com antecedência como a tecnologia se integrará a outros softwares de recrutamento e à infraestrutura geral de tecnologia de Recursos Humanos. Essas integrações vão ajudar a eliminar processos manuais de dados e permitir a combinação de dados de recrutamento com os dados do colaborador.
• Requisitos do usuário: considere todos os usuários – candidatos, recrutadores, gerentes de contratação – e garanta que o ATS seja capaz de proporcionar uma experiência eficiente e positiva para todos.

Quais são os recursos de uma plataforma de recrutamento completa que inclui ATS e CRM?

Aqui está uma visão geral da combinação de recursos e funções que você pode usar com uma solução de recrutamento completa:

Publicação de um cargo

• Elabore descrições de cargos que enfatizem as competências preferidas.
• Identifique tendências de gênero e benchmarks salariais usando verificações automatizadas.
• Desenvolva um site com a marca do empregador para os candidatos à vaga.
• Crie e gerencie anúncios em sites de carreira e sites de busca de vagas.
• Use candidaturas configuráveis por requisição (candidatura por dispositivos móveis, candidatura rápida, várias fases).

Análise de candidatos

• Procure candidaturas externas e internas usando um único banco de dados.
• Configure perguntas de triagem pré-candidatura para cada anúncio.
• Automatize o armazenamento e a análise de dados de currículo, inclusive a análise sintática.
• Receba notificações e alertas automatizados e personalizados para cada função.
• Conceda acesso seguro a agências terceirizadas.
• Gere relatórios e análises em tempo real durante todo o processo de recrutamento.

Entrevista de candidatos

• Agende entrevistas e acompanhe o progresso.
• Obtenha feedback e consolide automaticamente as classificações dos candidatos.
• Conceda acesso seguro a um portal do candidato para obter informações e status atuais.

Contratação e integração

• Acesse modelos e formulários da marca com dados pré-preenchidos.
• Gere e apresente cartas de oferta com recursos de assinatura eletrônica para respostas mais rápidas.
• Automatize o processo de integração.

Quando uma empresa deve implementar um ATS?

A implementação de um ATS deve ser considerada por organizações que estão crescendo rapidamente e têm objetivos ambiciosos de recrutamento correlacionados com a estratégia geral de negócios. Os requisitos adicionais podem incluir o direcionamento de uma função ou um conjunto de habilidades especializadas que tenham alta demanda, suporte ao trabalho de recrutamento em massa ou resolução de ineficiências significativas no RH, em que um modelo de dados centralizado e workflows automatizados economizariam tempo e dinheiro. Tais ineficiências incluem:

• Contratações que são controladas em uma planilha.
• Uma mesma oferta de emprego que precisa ser enviada manualmente para vários sites de busca de vagas.
• Tempo gasto na avaliação de um grande volume de candidaturas irrelevantes.
• Feedback e decisões da equipe de contratação que são difíceis de obter.
• Falta de recursos internos disponíveis para criar, manter ou melhorar um site de carreira existente.
• Dificuldade e inconsistência na medida do valor do recrutamento.

Quando devo atualizar meu ATS?

Muitas empresas optam por fazer upgrade de um ATS existente para uma plataforma completa de software de recrutamento, incluindo recursos de engajamento de candidatos em um CRM.

Um ATS desatualizado pode gerar as seguintes ineficiências de RH:

• Uma mesma candidatura é apresentada para todas as vagas.
• A taxa de desistência é significativa no processo de contratação.
• Dificuldade e ineficácia para incentivar os candidatos e engajá-los.
• Existência desconhecida de vieses implícitos.
• Estratégias de contratação específicas, como contratação em massa, progressão interna e recrutamento virtual, são difíceis ou impossíveis.

Os sistemas de rastreamento de candidatos, principalmente quando integrados em soluções de recrutamento completas, fornecem uma plataforma moderna e segura para o RH atrair, identificar, engajar e contratar os melhores candidatos. Um ATS elimina processos manuais demorados, permitindo a sincronização perfeita dos trabalhos de recrutamento com o crescimento previsto da empresa.