Não faz muitos anos que os clientes concordavam em esperar dias ou mesmo semanas pela entrega dos produtos. Você conhecia todos os seus concorrentes e, muitas vezes, as tendências do mercado eram graduais e estáveis. Hoje, nada disso acontece mais. Os consumidores modernos compram em tempo real, de um catálogo global e normalmente digital. As tendências de produtos (e até mesmo do setor) podem mudar em semanas, se não em dias. Adicione a isso um conjunto confuso de disrupções na cadeia de suprimentos – de pandemias a eventos climáticos e políticos – e temos uma situação bastante vertiginosa. Por mais que os clientes construam o seu negócio, os fornecedores são a base sobre a qual ele existe. As melhores soluções de software e inovações operacionais da atualidade ajudam as empresas a desenvolver as estratégias de gestão do relacionamento com fornecedores necessárias não só para competir, mas também para prosperar neste mundo complexo e em rápida mudança.

Significado de gestão do relacionamento com fornecedores

A prática de gestão do relacionamento com fornecedores (SRM) teve origem na década de 1980 para oferecer às empresas uma estratégia sistemática e consistente de avaliar seus fornecedores. Começou com o trabalho de Peter Kraljic, renomado analista de procurement e cadeia de suprimentos, que lançou uma perspectiva inovadora sobre a segmentação de fornecedores. Ele desenvolveu a matriz de Kraljic, ferramenta que, basicamente, mapeia fornecedores em relação a duas dimensões fundamentais: risco e rentabilidade. Por exemplo, um fabricante de eletrônicos precisa de microprocessadores e material de escritório, mas a empresa que fornece o primeiro grupo de suprimentos é muito mais essencial para o seu sucesso do que a do segundo grupo. Por esse motivo, a gestão do relacionamento com fornecedores postula que, embora seja importante manter boas interações com todos os fornecedores, o principal é ter estratégias de avaliação contínua e cultivar relacionamentos sólidos e transparentes com aqueles de quem sua empresa depende mais.

As modernas práticas e soluções de SRM usam componentes analíticos e estratégicos que podem ajudar as empresas a revolucionar sua abordagem à gestão do relacionamento com fornecedores.

SRM versus gestão de fornecedores

Muitas vezes, os termos "gestão do relacionamento com fornecedores" e "gestão de fornecedores" são usados de forma intercambiável, mas tecnicamente não são a mesma coisa. A gestão do relacionamento com fornecedores é exatamente o que parece ser: é a prática de gerenciar relacionamentos com fornecedores. A gestão de fornecedores, por sua vez, é uma prática mais ampla do que o SRM, pois inclui gerenciar não só os relacionamentos, como também as informações, o desempenho e os riscos relacionados aos fornecedores, e outras atividades, como previsões realizadas de modo colaborativo.

Como termo, SRM existe há muito mais tempo e ainda é usado por muitas organizações, principalmente por empresas em crescimento que não precisam da funcionalidade completa de um pacote de gestão de fornecedores de ponta a ponta. Hoje, no entanto, a gestão de fornecedores é o termo mais moderno e é frequentemente usado para descrever novas e avançadas ferramentas baseadas em nuvem que atendem às complexas necessidades das empresas em crescimento e de grandes corporações.

O processo de gestão do relacionamento com fornecedores

A jornada do SRM é composta por cinco etapas essenciais:

1. Segmentação de fornecedores: esta fase inicial envolve classificar a base de fornecedores para obter insights, destacar riscos potenciais, descobrir oportunidades de redução de custos e aprimorar o relacionamento com os fornecedores. A segmentação pode ocorrer com base em vários critérios, como tipo de item, quantidade, risco (por meio da matriz de Kraljic), localização, preço, sustentabilidade etc., dependendo do que tiver mais valor para a empresa.
2. Desenvolvimento da estratégia de fornecedor: com os insights da segmentação em mãos, o próximo passo é elaborar uma estratégia personalizada. Esta etapa envolve negociar contratos e preços, aprimorar os processos de comunicação e tentar diversificar os negócios incluindo outros fornecedores na base para minimizar o risco e a dependência.
3. Desenvolvimento do relacionamento: nesta fase, o foco é o aprofundamento da conexão entre sua empresa e os fornecedores, transcendendo as transações, promovendo um relacionamento que inclui comunicação completa por meio de notificações antecipadas de alterações de preço, promoções e possíveis faltas, por exemplo. Desse modo, você garante que os fornecedores conheçam sua empresa e estejam sintonizados com suas necessidades. Assim, você garante que os fornecedores conheçam a sua empresa e estejam sintonizados com as suas necessidades.
4. Execução da estratégia: esta etapa consiste em colocar em ação as táticas e iniciativas identificadas na fase de desenvolvimento da estratégia para melhorar o desempenho, gerar valor e alcançar os objetivos definidos com cada grupo de fornecedores segmentado. As possíveis ações incluem gestão de contratos, processamento de pedidos, gestão do desempenho e colaboração proativa com fornecedores para garantir que as metas estratégicas sejam convertidas em resultados tangíveis que beneficiam tanto a organização de compras quanto os fornecedores.
5. Melhorias e monitoramento contínuos: o monitoramento contínuo do desempenho dos fornecedores é essencial para a eficácia na gestão do relacionamento com fornecedores. Esse acompanhamento pode incluir avaliação da pontualidade e precisão das entregas, qualidade dos produtos, eficiência de custos, tempo de processamento e capacidade de resposta. Os dados de desempenho retornam ao ciclo, embasando a próxima rodada de segmentação e desenvolvimento de estratégia, criando um loop que fica mais forte e esclarecedor a cada execução.

Objetivos e benefícios da gestão do relacionamento com fornecedores

Quando melhora a capacidade de interagir com os fornecedores, sua empresa aumenta as oportunidades de sucesso.

• Relacionamentos mais próximos com fornecedores: construir relacionamentos mais estreitos com fornecedores significa aprofundar as interações além do nível transacional. Isso envolve criar parcerias e conquistar confiança, compreensão mútua e objetivos compartilhados. Desse modo, sua empresa e seus fornecedores entenderão melhor quais são os objetivos, ameaças e oportunidades de cada um.
• Custos mais baixos: compreendendo as estruturas operacionais e de custos dos fornecedores, as empresas podem trabalhar com eles para identificar áreas para a redução de custos sem comprometer a qualidade. Isso pode levar a melhores negociações de preço, vantagens para compras em massa e diminuição do custo total de propriedade.
• Redução do risco de fornecedor: uma estratégia de gestão do relacionamento com fornecedores bem implementada traz maior conscientização e visibilidade em tempo real, ajudando você a identificar, avaliar e reduzir riscos com maior velocidade e assertividade. Você não imagina o quanto ainda pode descobrir. O uso de práticas de SRM e soluções inteligentes de procurement tornará você mais preparado e confiante.
• Melhor capacidade de resposta do fornecedor: quando conhecem sua empresa e sentem que têm um compromisso com seu sucesso, os fornecedores são mais propensos a ir além para atender às suas necessidades, principalmente em situações urgentes. Essa capacidade de resposta pode fazer toda a diferença em cenários urgentes ou inesperados. Quanto mais próximo o relacionamento entre compradores e vendedores, melhor a capacidade de resposta.
• Aceleração da colaboração com fornecedores: disponibilize aos seus fornecedores métodos digitais de colaboração e compartilhamento de informações em tempo real, para que sua empresa reaja com maior rapidez a disrupções e torne os negócios mais ágeis. Geralmente, isso é feito em uma rede de negócios multiempresarial da cadeia de suprimentos – uma plataforma de colaboração B2B de muitos para muitos, na qual compradores e vendedores podem realizar transações, trabalhar juntos em informações e processos compartilhados e se conectar.
• Maior visibilidade e transparência: a boa gestão do relacionamento com fornecedores é transparente e comunica claramente as métricas de desempenho, a importância destas para todos e o fato de que todos estão sujeitos a escrutínio. Essa abordagem honesta e sensata dá uma boa impressão e incentiva os fornecedores a manter altos padrões como parte da parceria com sua empresa, em vez de simplesmente agir por temer a vigilância.
• Cadeia de valor otimizada: alinhando as operações dos fornecedores com os objetivos de negócios de sua empresa, as estratégias de gestão do relacionamento com fornecedores ajudam a dar suporte a uma cadeia de suprimentos e de valor cada vez mais simplificada. Isso garante que cada elo na cadeia estará visível de ponta a ponta, funcionando de forma eficiente e contribuindo para o sucesso geral dos negócios.
• Insights sobre os recursos dos fornecedores: com acesso a dados e informações, você pode entender melhor os pontos fortes, as capacidades e o potencial de negócios dos fornecedores. Se você estiver lançando novos produtos ou modelos de negócios, por exemplo, poderá avaliar se a sua base de suprimentos atual pode atender a essas necessidades ou se precisará encontrar novos fornecedores. Ao compreender a capacidade e as limitações em sua estrutura de fornecedores, sua empresa poderá especular e adaptar-se com maior segurança e previsibilidade.

Protegendo sua empresa de disrupções na cadeia de suprimentos

Foi necessária a catástrofe da COVID-19 para que as pessoas reconhecessem o quanto todos nós dependemos das cadeias de suprimentos. Cientes do quão perto estavam do abismo, as melhores empresas começaram a otimizar agressivamente suas cadeias de suprimentos e os sistemas e processos que as executam. Parte disso levou à adoção urgente de melhores práticas de gestão do relacionamento com fornecedores para ajudar a navegar pelas incertezas com resiliência e confiança. Ao cultivar relacionamentos sólidos com os fornecedores e manter uma supervisão contínua, você conseguirá prever disrupções e responder com agilidade.

Desafios da gestão do relacionamento com fornecedores

Mesmo com processos robustos de gestão do relacionamento com fornecedores, ainda há riscos e desafios sobre os quais você deve permanecer sempre alerta.

• Falta de diversidade entre os fornecedores: desenvolver relacionamentos excelentes com um pequeno número de fornecedores é fantástico por muitas razões, mas sempre há vulnerabilidade e riscos associados quando se coloca ovos demais em uma mesma cesta. Felizmente, as soluções de software de SRM podem ajudar a gerenciar muitos dos elementos administrativos e demorados desta função, liberando tempo para você se dedicar ao desenvolvimento de novos relacionamentos individuais e à ampliação da base de fornecedores.
• Desalinhamento: às vezes, fornecedores podem se tornar concorrentes. Ou os cronogramas e modelos de negócios deles podem mudar de tal forma que vocês não estarão mais alinhados em relação a preços como antes. Esta pode ser uma situação embaraçosa, pois você desenvolveu relacionamentos próximos e amigáveis, portanto, é essencial antecipar-se a esses cenários e criar planos diplomáticos de comunicação e negociação, caso isso aconteça.
• Obstáculos ao risco e à continuidade: da política global a pandemias e crises climáticas, estamos aprendendo a "nunca dizer nunca" quando se trata do próximo evento potencial da cadeia de suprimentos. Garantir relacionamentos excelentes com os fornecedores é uma proteção essencial contra a incerteza – mas, infelizmente, não é uma panaceia. Hoje em dia, também é essencial redobrar a salvaguarda com soluções de procurement baseadas em IA que ajudarão você a lidar melhor com dados, prever o futuro e colocar planos de contingência em prática.
• Desafios de visibilidade: embora o SRM aumente a visibilidade sobre as operações dos fornecedores, é impossível alcançar transparência completa. Equilibrar a confiança com ferramentas tecnológicas como sensores de IoT, blockchain e rastreamento por GPS pode ajudar a manter uma linha de visão clara sem invadir a autonomia dos fornecedores.

Exemplos de gestão do relacionamento com fornecedores

As estratégias e soluções de gestão do relacionamento com fornecedores estão ajudando estes importantes setores a gerenciar suas necessidades e questões específicas.

1. Saúde: da medicina a equipamentos cirúrgicos, a qualidade dos produtos é literalmente uma questão de vida ou morte neste setor. O SRM na área da saúde geralmente envolve processos rigorosos de verificação para fornecedores, auditorias de qualidade regulares e rígidas verificações de compliance para cumprimento dos padrões e regulamentações dos serviços de saúde. Por exemplo, um hospital pode receber alertas em tempo real se o produto de um fornecedor estiver sujeito a recalls ou apresentar problemas de qualidade, permitindo ação rápida para encontrar fontes alternativas e evitar possíveis danos.
2. Varejo: com o ritmo das mídias sociais, as tendências da moda vêm e vão – às vezes literalmente da noite para o dia. O SRM para o varejo facilita a previsão e o planejamento colaborativos com os fornecedores para garantir que os produtos certos estejam disponíveis quando estiverem em alta e não fiquem parados acumulando poeira quando não estiverem mais na moda. Por exemplo, um varejista de um item caro de edição limitada pode trabalhar em estreita colaboração com os fornecedores para adaptar seus pedidos por região, garantindo o fornecimento sem excedentes.
3. Energia: muitas vezes, as empresas de serviços públicos lidam com ativos existentes há décadas e que exigem peças e equipamentos raros e incomuns para mantê-los funcionando. Além disso, enfrentam pressão crescente para reduzir as emissões e desenvolver medidas de sustentabilidade mais robustas. Os fornecedores de peças antigas e os de equipamentos inteligentes de energia baseados em alta tecnologia moderna têm práticas e métodos muito diferentes. O SRM pode ajudar as concessionárias de serviços públicos a centralizar e unificar a forma como gerenciam esses diferentes tipos de fornecedores – garantindo que atenderão às necessidades cruciais de energia dos clientes e seguirão os padrões de sustentabilidade.
4. Transporte: as empresas deste setor dependem de equipamentos confiáveis e da pontualidade na entrega de suprimentos. Neste setor, o SRM eficaz pode, por exemplo, estreitar o relacionamento com fornecedores de peças para a manutenção de veículos, garantindo que tudo esteja disponível quando necessário, sem manter estoque excedente. Uma empresa de logística pode usar ferramentas de SRM para avaliar a confiabilidade de uma rede diversificada de fornecedores, dando a confiança necessária para que consigam expandir e diversificar seus negócios.
5. Construção: as empresas deste setor sofrem constantes pressões de prazo e devem manter relacionamentos com uma variedade estonteante de fornecedores de materiais. Essas empresas podem usar o software de SRM para acompanhar o desempenho dos fornecedores em vários projetos, identificando aqueles que cumprem os prazos e atendem às especificações de qualidade de modo consistente. Isso as ajuda a manter o controle tanto dos custos como do cronograma.