Indo além dos métodos de procurement transacional

O procurement evoluiu de compras transacionais e manutenção de registros para uma disciplina multifacetada de gestão que, atualmente, requer habilidades táticas, analíticas e interpessoais. Procurement continua sendo o processo de pesquisar, buscar fornecedores, comprar, receber, inspecionar e aprovar o pagamento de todas as mercadorias e serviços de que as empresas precisam para operar. Esse importante grupo está envolvido em tudo – de matérias-primas e maquinário a honorários de consultoria e mesas de reunião.

Além das prioridades de contenção de custos, o procurement desempenha um papel cada vez maior na estratégia de receita da organização. Ao mesmo tempo, essa equipe atarefada precisa lidar com as oportunidades e pressões adicionais de uma cadeia de suprimentos global, além de atender às expectativas dos clientes em termos de rapidez e transparência. Todos esses fatores estão levando as empresas a buscar novas formas de simplificar processos e salvaguardar seus dados.

Definição e benefícios do procurement colaborativo

O procurement colaborativo tem a ver com o alinhamento estratégico e a integração das atividades da função de procurement entre departamentos internos, fornecedores e parceiros externos. Essa abordagem aproveita o poder coletivo de compra e ajuda as empresas a reduzir custos, melhorar a eficiência, ampliar a visibilidade e fortalecer o compliance.

Em vez de operar em silos, os participantes compartilham informações para simplificar o sourcing, a contratação, as compras, a gestão de fornecedores e os pagamentos. No contexto dos sistemas de software de ERP (planejamento de recursos empresariais), o procurement colaborativo pode ser integrado por meio de plataformas digitais, como a SAP Business Network. Essas soluções nativas da nuvem funcionam como um hub que conecta compradores e fornecedores em tempo real, automatiza transações e promove a colaboração, resultando em menos atrito, mesmo quando compradores, parceiros e fornecedores executam operações em diferentes soluções de software e hardware.

Por que o procurement colaborativo deixou de ser opcional

Os profissionais de procurement ocupam uma posição delicada, equilibrando-se entre a incerteza quanto à disponibilidade de materiais e o custo de manter estoque extra devido ao aumento dos preços. Mesmo assim, as equipes de procurement precisam conciliar tudo isso, cumprindo as normas e mantendo-se dentro do orçamento. De uma hora para outra, uma função operacional por tradição passou a afetar diretamente os resultados de negócios. Para ter sucesso, esses profissionais têm buscado novas ferramentas e processos que ajudem as equipes internas a fazerem mais a cada dia – sem despesas excessivas.

Os modelos tradicionais de procurement dificilmente conseguem acompanhar as disrupções globais, as mudanças regulatórias e o aumento das expectativas dos clientes, uma vez que são caracterizados por processos manuais, ferramentas antigas e métodos de comunicação fragmentados.

Mesmo organizações que executam sistemas ERP modernos na nuvem podem ser desafiadas pela falta de transparência sobre os processos e cronogramas dos fornecedores. Como resultado, elas têm capacidade limitada de visualizar com eficiência o estoque e o status de pedidos ou pagamentos, entre outros aspectos.

Para eliminar essa lacuna, equipes de procurement de todo o mundo têm expandido suas soluções de ERP para compartilhar dados com fornecedores de maneira segura e automatizá-los em plataformas de nuvem dedicadas ao procurement colaborativo e a outras funções da cadeia de suprimentos, superando desafios comuns e oferecendo benefícios como:

• Maior visibilidade, permitindo que todas as partes vejam o status de cada transação.
• Aceleração dos ciclos por meio da automação de pedidos, faturas e pagamentos.
• Melhorias no relacionamento com os fornecedores por meio de metas compartilhadas e monitoramento do desempenho.
• Mitigação de riscos com colaboração proativa e planejamento de contingência.

Com esses novos recursos, as equipes passam de operações transacionais para estratégicas, tornando o procurement colaborativo não só benéfico, mas essencial.

Principais funções, processos e stakeholders na colaboração em procurement

Antes de comprometer o orçamento com uma solução de colaboração em procurement, modificar workflows ou envolver o suporte de TI, é importante avaliar quem precisa participar e qual é o cronograma proposto.

A criação de uma justificativa de negócio para a colaboração em procurement é impulsionada por vários fatores: a empresa reconhece a necessidade de modernização, o estímulo ao faturamento eletrônico em prol da eficiência operacional, regulamentações fiscais que exigem faturamento eletrônico e a oportunidade de reduzir os custos no longo prazo e reinvestir o que foi economizado em outra área da empresa.

A conversa e a apresentação geralmente ocorrem quando um projeto primário de migração para a nuvem está em andamento há algum tempo sem apresentar problemas. É proveitoso pesquisar e apresentar KPIs positivos ao se reunir com os stakeholders para evidenciar o valor dos recentes upgrades de modernização.

O projeto pode incluir os seguintes departamentos, além do procurement:

• Finanças, que monitora as despesas de procurement, prevê orçamentos, garante o compliance financeiro e respalda análises de custo-benefício.
• Jurídico e Compliance, que analisam os contratos quanto a quaisquer problemas relacionados ao cumprimento de requisitos regulatórios e padrões de política interna.
• Operações e Gestão da cadeia de suprimentos, que coordenam a logística, o estoque, os detalhes da entrega e os métodos de procurement.
• TI e analistas de sistemas, que podem opinar sobre a solução mais adequada às necessidades da empresa e supervisionar a integração de dados com o provedor da plataforma de procurement.

Ferramentas de colaboração em procurement: recursos e ecossistema

As ferramentas de colaboração em procurement mais recentes são arquiteturas baseadas em nuvem e habilitadas por APIs que suportam escalabilidade, interoperabilidade e intercâmbio de dados em tempo real. No entanto, as empresas que ainda executam ambientes on premise ou híbridos também podem aproveitar essas ferramentas modernas por meio de middleware e conectores.

Ainda que as plataformas de procurement sejam relativamente novas, os recursos que oferecem têm chamado a atenção dos profissionais de finanças e gestão de suprimentos. Por exemplo, na SAP Business Network, mais de três milhões de empresas realizam transações e colaboram entre si. Os usuários economizam tempo com a automação de processos e valorizam a plataforma por sua capacidade de resolver problemas de compatibilidade e integração. Os participantes configuram seus ambientes de negócios para trocar dados com qualquer outro integrante da rede, independentemente do sistema ERP usado pela contraparte. Caso seus fornecedores ainda não estejam na rede, a empresa pode convidá-los a ingressar com facilidade – e muitas vezes gratuitamente.

Isso representa uma melhoria significativa em relação aos processos mais antigos, como o EDI (intercâmbio eletrônico de dados) e o envio de planilhas por e-mail. Embora o EDI permita que fornecedores e compradores enviem e recebam pedidos de compra e faturas eletronicamente, sua arquitetura rígida não permite automatizar a precisão nem verificar o compliance. Essas etapas precisam ser realizadas manualmente, tanto pelo remetente quanto pelo destinatário, tornando o processo mais demorado e propenso a erros. Os sistemas de EDI também não conseguem analisar os dados contidos nos documentos nem produzir relatórios esclarecedores. Os recursos de procurement colaborativo resolvem muitos desses pontos problemáticos.

Os recursos que agregam valor a serem considerados em uma solução de procurement colaborativo incluem:

• Compartilhamento de documentos: ative a automação de pedidos eletrônicos, faturas, pagamentos e confirmações.
• Descoberta na rede: busque novos fornecedores que atendam a determinados critérios ou classificações, publique necessidades de sourcing, receba propostas e muito mais.
• Portais self-service para fornecedores: permita que os fornecedores gerenciem perfis, respondam a solicitações de cotação, convertam pedidos de compra em faturas e as enviem, além de rastrear pedidos.
• Dashboards analíticos: forneça insights sobre despesas, desempenho do fornecedor e eficiência do processo.
• Orquestração de workflows: automatize aprovações, encaminhamentos e tratamento de exceções.
• Proteções de compliance: concilie pedidos e faturas, certifique-se de que cumpram os parâmetros e contratos do comprador, contrate fornecedores aprovados por país e cumpra os requisitos regulatórios.
• Integração com sistemas ERP: garanta a consistência dos dados e elimine a maior parte da entrada manual em ambientes ERP.

As plataformas de procurement colaborativo permitem coordenação em tempo real e transações seguras sem intervenção manual. Elas fazem parte de um ecossistema mais amplo que inclui redes de sourcing, logística e inteligência de ativos, criando uma cadeia de suprimentos digital unificada.

Armadilhas comuns a evitar no procurement colaborativo

Apesar dos muitos benefícios das plataformas de colaboração em procurement, conquistar a adesão ainda é bastante desafiador. Os motivos são diversos: fadiga em relação à transformação, prazos apertados, resistência dos fornecedores ou falta de dados sobre o ROI. Considerando o número de equipes envolvidas, o planejamento técnico e o investimento inicial, isso é compreensível.

No entanto, gerentes de procurement experientes podem dirimir essas preocupações apresentando aos stakeholders aspectos tangíveis, como pontos problemáticos e resultados positivos. Os exemplos incluem:

Falta de integração: sistemas desconectados dificultam o fluxo de dados e a visibilidade.
Solução: use uma plataforma nativa de ERP para garantir a integração perfeita.

Participação dos fornecedores abaixo do esperado: os fornecedores podem demorar a adotar plataformas digitais.
Solução: ofereça suporte à integração e destaque os benefícios mútuos, como aceleração dos pagamentos e diminuição dos erros. Essas empresas podem descobrir que muitos de seus fornecedores e clientes já estão na rede.

Riscos de segurança e compliance: o compartilhamento de dados entre organizações traz vulnerabilidades.
Solução: escolha uma plataforma com segurança robusta, trilhas de auditoria e certificações de compliance.

Falta de visibilidade: sistemas discretos exigem processos de procurement manuais com várias etapas.
Solução: permita a cocriação de contratos, o faturamento eletrônico e o monitoramento do desempenho em um sistema compartilhado.

Custos adicionais: a liderança pode não estar disposta a alocar orçamento adicional.
Solução: execute um programa-piloto e forneça estatísticas de ROI validadas para justificar um investimento maior.

Se a liderança ainda não estiver convencida, relatórios de terceiros podem amenizar tal hesitação. De acordo com o white paper da IDC sobre retorno comercial, "Vantagens da SAP Business Network para organizações de compras",¹ os clientes podem esperar recompensas positivas de ROI na forma de:

• Aceleração do lançamento de produtos no mercado.
• Aceleração da entrega de produtos e pedidos.
• Aceleração da integração de novos parceiros.
• Aceleração da entrega de documentos.
• Aumento do uso de pedidos eletrônicos.
• Redução da duração do ciclo de aprovação de faturas.
• Aumento do número de faturas processadas sem exceções.

Outros recursos de terceiros que podem ser úteis são a calculadora de retorno comercial² da IDC e o white paper da IDC sobre retorno comercial, "Vantagens da SAP Business Network para organizações de vendas".³ Depois de confirmar a adesão da liderança, é hora de criar um roadmap que permita passar dos processos estabelecidos aos workflows que economizam tempo.

Desenvolvendo um roadmap de colaboração para líderes de procurement

Embora a integração de uma solução de colaboração em procurement seja uma realização menor em comparação com a migração para a nuvem em toda a empresa, é recomendável criar um roadmap estratégico para obter os melhores resultados. Este exercício permite que todas as partes reflitam sobre suas necessidades, requisitos e expectativas, além de ser o melhor momento para planejar quaisquer etapas de treinamento ou gestão de mudanças. Desse modo, os colaboradores estarão prontos para usar as novas ferramentas de colaboração em procurement assim que elas estiverem disponíveis. Como sugestão, considere estas etapas ao criar o roadmap:

1. Classifique o nível atual de maturidade: avalie os atuais processos de procurement, sistemas e engajamento dos stakeholders. Quais são as maiores dificuldades da equipe? Quais etapas são mais propensas a erros ou falhas de comunicação? O que a equipe não gostaria que mudasse?
2. Defina as metas de colaboração: estabeleça metas alinhadas às prioridades de negócios, como redução de custos, agilidade ou sustentabilidade. Quais são as prioridades de sua empresa? Quais fatores definirão o sucesso? Faturamento mais rápido? Redução de erros? Uma cadeia de suprimentos mais resiliente?
3. Escolha a plataforma certa: busque ferramentas que possam ser integradas ao sistema ERP e atendam às necessidades de colaboração da empresa. Algum fornecedor já usa uma plataforma de procurement? Se a resposta for não, certifique-se de que ele poderá adotá-la facilmente para aumentar a probabilidade de adesão.
4. Engaje os stakeholders: envolva o pessoal de procurement, finanças, TI e fornecedores desde o início do processo para obter opiniões, esclarecer dúvidas e garantir o apoio de todos. Escolha a plataforma de procurement que melhor atenda às necessidades de todos.
5. Faça um projeto-piloto e o aprimore: comece com um pequeno grupo de fornecedores ou categorias, avalie os resultados e refine o processo. Por exemplo, se um fornecedor importante já estiver na rede selecionada, comece fazendo a integração com ele. Configure workflows, treine a equipe e avalie as melhorias ao longo de determinado período, por exemplo, três meses.
6. Dimensione e otimize: se os benefícios e o ROI forem convincentes, estenda a implementação aos demais parceiros, fornecedores e compradores. Expanda a colaboração para refinar processos e use funções analíticas para promover melhorias contínuas.

Comece a explorar a colaboração em procurement ainda hoje

Os dias de processos de procurement transacionais, manuais e isolados estão chegando ao fim graças às redes baseadas em nuvem que capacitam as empresas a fazer negócios com menos atritos. As equipes de procurement que usam essas novas ferramentas têm maior facilidade para:

• Descobrir novos fornecedores e chegar a acordos rapidamente
• Responder mais rapidamente às mudanças nas circunstâncias da cadeia de suprimentos
• Obter maior visibilidade sobre todas as etapas do processo de compra e venda
• Cumprir todas as regulamentações e políticas internas e externas

Com uma plataforma de procurement colaborativo, a cadeia de suprimentos ganha mais visibilidade, eficiência e compliance. A solução certa está a postos quando você precisar – e há muitas opções disponíveis para apoiar a transformação de sua empresa.