Há muito tempo, o fechamento financeiro é um processo associado a tarefas tediosas e sujeitas a erros, sob intensa pressão de tempo para fechar a contabilidade. E, embora as decisões cruciais de negócios dependam do balanço, as demonstrações financeiras e os relatórios só têm valor se forem precisos e confiáveis.

Hoje, as empresas em crescimento enfrentam intensa concorrência e precisam mudar e adaptar rapidamente seus modelos de negócios. Processos eficientes e confiáveis de fechamento financeiro dão confiança e agilidade ao planejamento e à tomada de decisões e ajudam investidores e acionistas a perceber o que é melhor.

O que é fechamento financeiro?

Fechamento financeiro é o processo recorrente de revisão e reconciliação contábil que leva à elaboração das demonstrações financeiras e dos relatórios necessários para uma visão detalhada da situação da empresa. Em outras palavras, o fechamento financeiro é a soma de todas as atividades de gestão financeira realizadas pelas equipes de contabilidade para “fazer o fechamento” de um período específico, como um mês, um trimestre ou um exercício fiscal. O objetivo do fechamento contábil é oferecer relatórios detalhados e abrangentes, como:

• Balanço ou demonstração da posição financeira
• Demonstração de resultados
• Fluxo de caixa

Qual é a diferença entre “fechamento financeiro” e “fechamento contábil”?

Mesmo quem sabe a diferença acaba usando os dois termos de modo intercambiável. No entanto, do ponto de vista operacional, há uma distinção entre o fechamento financeiro e o fechamento contábil, que fica cada vez mais importante à medida que as empresas em crescimento buscam integrar melhor os processos contábeis na nuvem em um único sistema, como o software de planejamento de recursos empresariais (ERP).

Aqui está a definição desses termos:

• Fechamento financeiro é um termo genérico que se refere a todos os processos necessários para o fechamento contábil, inclusive o ato de realmente fechar as contas. O resultado são as demonstrações e os relatórios financeiros que mostram aos stakeholders e executivos uma descrição exata da situação da empresa. Isso ocorre com regularidade mensal, trimestral, anual ou qualquer outra.
• Fechamento contábil é a etapa do processo de fechamento financeiro em que “os livros” são reconciliados e fechados para o período. Após essa etapa, os relatórios financeiros produzidos mostram a situação contábil da empresa durante um período específico.

Principais etapas do processo de fechamento financeiro

Basicamente, o processo de fechamento financeiro tem cinco etapas: registrar, analisar, fechar, consolidar e relatar. Depois de estabelecido o prazo do fechamento, o saldo de todas as demonstrações contábeis deve ser reconciliado para que os livros possam ser fechados e o processo reiniciado no período contábil seguinte.

Registrar, analisar, consolidar

• A criação de transações financeiras envolve o registro de ativos, passivos, patrimônio líquido, receita e despesas de toda a empresa nesse período contábil específico.
• A execução da contabilidade financeira inclui outras tarefas, como análise e reconciliação de contas, reconhecimento de receitas, cálculo da depreciação e contabilidade das provisões.

Fechar

• O fechamento de entidades é o ponto em que você parou de registrar e conciliar transações e está pronto para reconciliar e fechar os livros.
• O fechamento corporativo ocorre após o fechamento dos livros e inclui as etapas adicionais necessárias para a consolidação financeira entre as divisões e pessoas jurídicas, com o mapeamento de um plano de contas comum, em alguns casos a conversão para uma moeda comum, compensação interempresarial e cálculo de investimentos. À medida que avançam, as empresas em crescimento precisarão automatizar e integrar algumas dessas atividades e ter acesso mais rápido à verificação de controle e validação.

Relatar

• A apresentação de relatórios é a última etapa do processo de fechamento financeiro. À medida que as informações ficam mais complexas e trabalhosas, as equipes de finanças sentem a pressão para entregar com mais rapidez relatórios mais flexíveis. A interface de dispositivos móveis e os poderosos sistemas de gestão financeira são a resposta ideal para elaborar relatórios personalizados e em tempo real, em qualquer lugar e a qualquer hora.

O software de fechamento financeiro do ERP mostra um resumo rápido das tarefas a serem concluídas para o fechamento contábil.

5 principais desafios do fechamento financeiro

Muitas empresas em crescimento enfrentam desafios contábeis globais cada vez mais complexos, com equipes pequenas. Para elas, é essencial simplificar e automatizar as práticas contábeis para enfrentar esses desafios.

Essas são as principais dificuldades das equipes financeiras:

1. Falta de SOPs (procedimentos operacionais padrão) de estrutura e contabilidade: o processo de fechamento financeiro é básico para os líderes da equipe financeira. Nas empresas em crescimento, é comum alguns colaboradores mais experientes que conhecem com detalhes o processo de fechamento financeiro não acharem necessário adotar SOPs mais formais e granulares. À medida que ficam mais complexas, as empresas precisam de SOPs robustos, mas pode ser um desafio obter adesão a procedimentos operacionais mais rigorosos. Assim, qualquer proposta de novos sistemas ou soluções financeiras precisa demonstrar rapidamente seus benefícios e facilidade de uso.
2. Pressão do prazo de fechamento do mês: da diretoria aos acionistas, as decisões estratégicas importantes dependem da história que os relatórios de fechamento financeiro contam. Por isso, a velocidade se torna o motivador. É algo bom quando ela promove mais eficiência e melhor gestão do tempo. Porém, com muita frequência, surgem silos ou atalhos questionáveis em que as pessoas com mais experiência são incumbidas de fechar as contas em vez de dedicar o tempo para disseminar e automatizar essas tarefas para toda a equipe e assegurar uma compreensão melhor dos processos padrão de fechamento financeiro.
3. Dados financeiros imprecisos e atrasados: bastam dados imprecisos ou incompletos de uma área da empresa para interromper todo o fechamento financeiro. Cada departamento produz faturas, despesas e pedidos, mas em muitas empresas, principalmente as que têm crescimento rápido, não há coerência processual na geração de relatórios financeiros. Solicitações frenéticas no fim do mês causam frustração e erros. Muitas empresas enfrentam a falta de ferramentas e soluções para dar suporte a relatórios contábeis e departamentais contínuos e coerentes durante o mês inteiro.
4. Silos e pouca integração dos dados financeiros: além do atraso e da imprecisão dos dados departamentais, as equipes de finanças também têm problemas com os sistemas de relatórios isolados e díspares na empresa, em geral com metadados e estruturas de dados diferentes para o nome e o número de contas, produtos, clientes, divisões etc. Isso exige que os contadores precisem conciliar e dar sentido a informações díspares e, muitas vezes, recorrer a processos manuais sujeitos a erros para garantir uma estrutura coerente para os dados.
5. Falta de contabilidade automatizada: à medida que a empresa cresce, também aumentam a complexidade dos livros, a necessidade cada vez mais desafiadora de segurança corporativa e as minúcias dos padrões de governança. Quando já estão acostumadas aos processos em vigor, muitas empresas tentam acrescentar esses itens adicionais como tarefas executadas manualmente. Além de aumentar o risco de erros, isso também limita a escalabilidade e a integração dos dados. Sem o poder dos sistemas de gestão empresarial ERP baseados em inteligência artificial (IA), a contabilidade das empresas em crescimento chegará à massa crítica, além da qual não será mais possível crescer com processos manuais.

Melhores práticas para facilitar o fechamento contábil e os relatórios financeiros

Os relatórios e insights gerados pelo processo de fechamento financeiro estão entre os mais críticos para o crescimento e a operação dos seus negócios. Porém, devido à complexidade e ao detalhamento, é comum estarem entre as atividades corporativas mais temidas. Com a padronização dos procedimentos, as boas estratégias de comunicação e as soluções poderosas de software de contabilidade, as empresas podem tornar o processo muito mais fácil e eficiente.

• Identificar ineficiências e processos contábeis sujeitos a erros. Enquanto digitalizam e modernizam as práticas contábeis, muitas empresas em crescimento criam uma força-tarefa com representantes de todos os departamentos. A equipe de finanças lhes mostra um conjunto de riscos e problemas a serem examinados, e os resultados são reunidos e avaliados para gerar uma boa noção de onde estão as oportunidades de melhoria.
  
  Normalmente, esse processo encontra gargalos e atrasos e chama a atenção para as inúmeras atividades ainda feitas em planilhas manuais e independentes. Isso prepara o terreno para o desenvolvimento de SOPs e a implantação de ferramentas de contabilidade mais conectadas e automatizadas.
• Desenvolver boas práticas de gestão de mudanças para criar e implementar SOPs. Embora seja responsável por um fechamento financeiro tranquilo, a equipe de contabilidade depende de cada departamento: desde o custo de aquisição dependente da diretoria até o almoço da equipe de vendas. Para os departamentos obterem resultados com velocidade e precisão, é dever da empresa garantir que todos estejam na mesma sintonia.
  
  Nas melhores empresas em crescimento, isso começa com uma boa estratégia de gestão de mudanças para transmitir a importância da padronização das tarefas e da implantação de protocolos de quem é responsável pelo quê e de quando e como as tarefas financeiras terão de ser concluídas e apresentadas. Com a criação e a implantação dos SOPs, chega o momento ideal de adotar e dar suporte ao uso de ferramentas de gestão financeira inteligente, como uma solução ERP.
• Implementar e dar suporte ao processo contábil contínuo. “Contabilidade contínua” significa que, em vez de todos os departamentos entrarem em pânico no 29^o dia de cada mês, criam-se workflows que distribuem as tarefas de fechamento financeiro de maneira mais uniforme ao longo de todo o período.
  
  O uso de ferramentas financeiras automatizadas ajuda a simplificar esse processo com aplicativos e modelos móveis, tudo na nuvem, para reunir e integrar em tempo real os dados diários dos departamentos. Assim o pânico do fim do mês é evitado e as equipes ficam capacitadas a identificar (e corrigir) imediatamente os erros. Finalmente, com a contabilidade atualizada, as empresas podem fazer um “fechamento suave” a qualquer momento do mês para evitar “choques” ou identificar oportunidades.
• Automatizar e digitalizar o fechamento financeiro. Com um ERP baseado em IA que forneça soluções financeiras na nuvem, as empresas em crescimento podem realocar um tempo valioso. Em vez de gastar horas em tarefas manuais e tentando entender dados confusos, as equipes de finanças podem dedicar mais tempo a atividades estratégicas e qualificadas que ajudam as empresas a crescer e se ajustar às mudanças rápidas do mercado.
  
  Os sistemas na nuvem oferecem dashboards em tempo real para os executivos personalizarem relatórios e obterem insights detalhados a qualquer momento do mês, em sua mesa, no celular ou em qualquer lugar. Eles também dão à equipe de contabilidade acesso às informações de toda a empresa, com ferramentas que integram e padronizam automaticamente os conjuntos de dados díspares e oferecem um centro de comando que agrega e analisa os dados da empresa inteira.
• Reunir-se após cada fechamento financeiro. Isso é importantíssimo nas empresas em crescimento que mudam com rapidez seus modelos de negócios, principalmente quando tentam implementar e consolidar novos SOPs e ferramentas digitais. Um ou dois dias depois do último fechamento, todas as grandes ideias e dificuldades do processo ainda estarão frescas na mente da equipe .
  
  Muitas empresas aproveitam essa pausa momentânea para reuniões regulares de avaliação do fechamento financeiro, talvez numa refeição fora da empresa, em que as equipes possam analisar e compartilhar ideias para melhorar e otimizar o processo.

A automação e as listas de tarefas melhoram o processo de fechamento financeiro, como nesta lista de aprovações.

Dê os primeiros passos com o software de fechamento financeiro

Diz a lenda que, ao visitar a NASA, o presidente Kennedy encontrou um zelador que trabalhava até tarde. Quando lhe perguntou por que ficava lá até aquela hora, o zelador respondeu: “Porque estou ajudando a levar um homem à Lua”. Embora hoje essa velha história pareça meio boba, sua mensagem continua extremamente poderosa.

Para serem ágeis e resilientes no mercado global, competitivo e acelerado de hoje, as empresas em crescimento precisam se esforçar para incutir em todas as equipes uma noção comum de propósito e a compreensão dos objetivos da organização. E isso não é fácil em meio a silos internos, processos ineficientes e workflows manuais e sujeitos a erros. A transformação digital financeira não precisa acontecer da noite para o dia. Começar com as melhores ferramentas de fechamento financeiro na nuvem é mais fácil do que se imagina. Entre em contato com seu fornecedor de software e conheça melhor as opções e soluções personalizadas para suas necessidades de negócios.