O procurement direto é responsável por garantir que sua empresa tenha todos os elementos essenciais para fabricar seus principais produtos. O procurement indireto, por sua vez, inclui tudo o que é essencial para manter as operações funcionando com tranquilidade e eficiência.

As atividades de procurement direto envolvem orçamentos maiores e podem ser gerenciadas de modo mais centralizado e estratégico. Contudo, o que muitas vezes passa despercebido é que, em muitas empresas, os custos de procurement indireto ainda podem representar uma parcela significativa das despesas relacionadas ao procurement como um todo. Apesar disso, o suprimento indireto geralmente é descentralizado e gerenciado de modo inconsistente, com enorme potencial de melhoria. As melhores tecnologias e práticas de gestão de despesas da atualidade ajudam você a adotar uma abordagem mais unificada e holística a todos os processos de gestão de despesas, garantindo que as equipes, os dados e os sistemas de sua empresa sejam integrados harmoniosamente e trabalhem bem em conjunto.

O que é procurement direto?

O procurement direto se refere ao processo de compra de matérias-primas, componentes e mão de obra utilizados diretamente na produção das mercadorias ou serviços que sua empresa vende.

Essa atividade de despesa está intimamente ligada às principais operações de negócios, abastecendo a linha de produção com impacto na qualidade dos produtos finais que sua empresa oferece aos clientes. Um exemplo seria um fabricante de automóveis selecionando e contratando fornecedores para comprar aço e pneus. Outra perspectiva do procurement direto é a proximidade imediata dessa função com as operações centrais da empresa. Sem material de escritório, um fabricante de automóveis ainda poderia fabricar carros, mas sem metal ou borracha, a operação principal ficaria paralisada.

Boas práticas diretas geralmente aproveitam soluções e ferramentas de e-procurement, incluindo análises de despesas, sourcing estratégico e planejamento de necessidades de material (MRP). Isso ajuda as empresas a garantir que tenham fornecedores confiáveis e sistemas eficientes para gerenciar o relacionamento com eles, o que idealmente leva a operações mais eficientes e resilientes.

O que é procurement indireto?

O procurement indireto envolve a aquisição de mercadorias e serviços que são importantes para manter as operações de sua empresa, mas que não entram diretamente na fabricação de produtos ou prestação de serviços centrais. Essa categoria de despesa inclui manutenção, reparo e operações (MRO), bem como serviços de TI, assinaturas de SaaS (software como serviço), marketing, bens imóveis, profissionais terceirizados e muito mais.

Embora a definição de procurement indireto não tenha mudado efetivamente em 50 anos, a atual transformação digital levou a uma mudança marcante na forma como as empresas – e seus clientes – fazem negócios. Certas despesas indiretas são permanentes, como serviços de zeladoria ou material de escritório. Mas o que mudou enormemente é o quanto as empresas dependem de soluções SaaS, segurança cibernética e software cada vez mais poderoso e especializado. Hoje em dia, as equipes de gestão de despesas geralmente gastam menos com material de escritório, serviços de publicidade e até mesmo imóveis. No entanto, isso tem mais a ver com a mudança rumo à digitalização, ferramentas self-service para o pessoal de marketing e trabalho remoto do que com a redução de despesas indiretas em geral. À medida que digitalizam seus negócios cada vez mais, empresas e fabricantes descobrem que, apesar de reduzirem algumas despesas “hard” (tangíveis), há uma necessidade crescente de outros tipos de ferramentas e soluções para ajudá-los a crescer e competir.

Quais são as diferenças entre procurement direto e indireto?

A principal diferença entre esses dois modelos de procurement não é como eles são realizados, mas por que e para que são necessários. As melhores práticas – do sourcing ao pagamento – devem ser rigorosamente aplicadas a todas as atividades de aquisição, sejam elas diretas ou indiretas.

• Importância estratégica e continuidade dos negócios: as atividades de procurement direto são essenciais e têm impacto imediato na continuidade dos negócios. Uma disrupção no fornecimento de matérias-primas pode paralisar a produção, afetando as vendas e os resultados. O procurement indireto tem menos impacto imediato nos negócios. No entanto, o efeito cumulativo da gestão dessa categoria de despesa tende a ter impacto significativo na saúde geral dos negócios.
• Tamanho do orçamento e duração dos contratos: o procurement direto geralmente envolve alocações de orçamento maiores e contratos de longa duração. Em contrapartida, o procurement indireto pode envolver despesas menores e mais variáveis, com contratos mais curtos e foco nas necessidades operacionais, que podem variar de um ano para o outro (ou até mesmo de um dia para o outro).
• Despesas planejadas versus espontâneas: o procurement direto requer planejamento e previsão rigorosos para se alinhar com os cronogramas de produção e a demanda do mercado. Muitas vezes, no procurement indireto há um pouco mais de espaço para flexibilidade, com compras feitas de acordo com a necessidade e os requisitos operacionais mais imediatos.
• Importância do relacionamento com os fornecedores: no procurement direto, a gestão do relacionamento com os fornecedores (SRM) normalmente é mais estratégica, envolvendo parcerias de longo prazo para garantir o compliance, acessar expertise e sugestões de fornecedores e aumentar a consistência do fornecimento e da qualidade. No procurement indireto, o foco está em incentivar as pessoas a comprar de fornecedores aprovados, a fim de aproveitar descontos por volume, melhorar o controle de qualidade e cumprir as diretrizes e regulamentações.
• Gestão de estoque: no procurement direto, a gestão de estoque é uma atividade estratégica que visa equilibrar os custos com as necessidades de produção para evitar excesso ou falta de estoque. O procurement indireto pode não ser tão vulnerável a riscos de escassez e excedente, dependendo da natureza das mercadorias ou serviços adquiridos.
• Configuração organizacional: tradicionalmente, o procurement direto é gerenciado por uma equipe de procurement específica, com orçamentos e KPIs claros, enquanto o procurement indireto costuma ser controlado ou monitorado com menos rigor. Embora isso tenha diferenciado o procurement direto e o indireto no passado, é importante observar que os melhores profissionais de gestão de despesas de hoje gerenciam o procurement indireto de modo mais conectado e sistemático.

Desafios comuns com o procurement direto

Muitos dos desafios nessa categoria de despesas podem se originar fora da empresa. Para lidar com tais problemas, é essencial que a organização promova a boa colaboração entre suas equipes e as de seus fornecedores, e garanta que as atividades de despesas diretas sejam centralizadas e baseadas em dados.

• Volatilidade da cadeia de suprimentos: como os últimos anos nos mostraram, “nunca diga nunca” é um bom axioma a ser adotado no mundo dos negócios da atualidade. De eventos climáticos a agitações políticas, uma gama cada vez maior de complexos eventos globais pode causar disrupções na cadeia de suprimentos. Nunca foi tão importante que as equipes de procurement direto colaborem com a gestão da cadeia de suprimentos e aproveitem e analisem dados de toda a empresa para ajudar a criar resiliência.
• Controle de qualidade: mesmo com as melhores intenções, os fornecedores podem decepcionar sua empresa no quesito qualidade. Boas táticas de SRM e monitoramento constante de tendências dos mercados global e regional podem ajudar você a prever problemas de qualidade e fazer mudanças conforme necessário.
• Flutuações nos preços das commodities: dependendo do setor de atuação, sua empresa pode ser particularmente vulnerável a alterações nos preços e na disponibilidade das matérias-primas necessárias para a fabricação de seus principais produtos. Como já dissemos, acompanhe a inteligência de mercado e crie buffers nos orçamentos a fim de preparar sua organização para tais eventualidades.
• Dependência em relação aos fornecedores: quando você encontra um ótimo fornecedor, é tentador adotar uma postura condescendente. No entanto, mesmo sem querer, um parceiro de fornecimento pode, de repente, deixar de cumprir o combinado. Sem outras opções aprovadas e disponíveis, você pode se ver em uma situação assustadora.
• Compliance regulatório e sustentabilidade: as despesas de procurement direto normalmente são maiores e podem incluir matérias-primas, remessas de longa distância, mão de obra estrangeira e outros componentes complexos. As equipes de procurement direto precisam se manter atualizadas em relação ao compliance local e global no que se refere às regulamentações ESG (ambiental, social e de governança), jurídicas e inúmeras outras que, em geral, não têm impacto significativo nas atividades de procurement indireto.

Desafios comuns com o procurement indireto

Os desafios de procurement indireto geralmente surgem dentro da organização, o que pode ser bom ou ruim. Esta é uma má notícia para empresas que continuam tolerando silos, além de ferramentas e práticas desatualizadas. Entretanto, se sua empresa está pronta para superar esses desafios porque, ao contrário de questões políticas e eventos climáticos, eles estão dentro do seu raio de ação, esta é uma boa notícia.

• Pouca visibilidade sobre as despesas: mesmo que os departamentos sigam os protocolos certos, se essas despesas não forem absorvidas e integradas às demais, sua empresa talvez perca a oportunidade de submetê-las a um escrutínio centralizado, o que reduz a capacidade de identificar oportunidades de reduzir os custos ou eliminar despesas desnecessárias.
• Despesas não programadas: a maior parte destas despesas é bem-intencionada e só acontece devido à lentidão ao seguir os canais “oficiais” ou à ausência de soluções que automatizem o compliance com os protocolos e as políticas de compras. No entanto, esta categoria de despesa pode causar danos significativos, aumentando os custos e o risco de compras que não atendem aos requisitos organizacionais ou regulatórios.
• Dados díspares e acumuladores de dados: os dados de sourcing e despesas indiretas precisam ser coletados, padronizados e analisados junto com todos os outros dados de negócios essenciais. Se não houver uma política rigorosa e a prática de absorver e centralizar essas informações, sua empresa perderá benefícios, como a capacidade de fazer previsões mais precisas e reduzir os custos.
• Excedentes e redundâncias: o procurement indireto geralmente resulta em suprimentos excedentes ou serviços redundantes devido à falta de coordenação e planejamento. A maior visibilidade proporcionada por soluções automatizadas ajuda sua empresa a liberar esse excesso de capital que pode ser melhor utilizado em outras áreas de negócios.
• Cultura da empresa: velhos hábitos custam a desaparecer. Em muitas empresas, não há uma estratégia muito bem definida para o procurement indireto. Integrar despesas indiretas a processos centralizados exige mais do que um bom software – é preciso ter transparência nas comunicações e clareza quanto à importância da visibilidade e da eliminação de silos em toda a sua empresa.

O impacto do procurement direto e indireto na gestão de despesas

Embora representem uma parcela significativa dos custos totais, as despesas diretas oferecem oportunidades de economia por escala e descontos por volume que podem manter efetivamente os custos de estoque sob controle. Por outro lado, embora não tenham o mesmo impacto no custo dos produtos vendidos, as despesas indiretas são cada vez mais essenciais para o sucesso dos negócios, pois ineficiências podem aumentar as despesas e levar a disrupções e atrasos operacionais. Portanto, a gestão holística de despesas torna-se essencial para equilibrar essas e as demais categorias de despesas, garantindo que cada uma delas contribua o máximo possível para a saúde financeira geral, o crescimento e a fluidez operacional de sua organização.

O que buscar no software de procurement direto/indireto

Ao avançar na jornada de transformação digital, escolha um software com funcionalidades que impulsionem a capacidade de sua empresa de integrar, personalizar e automatizar as atividades de gestão de despesas, incluindo:

1. Recursos de integração abrangentes: a integração em todos os sistemas ERP e de gestão de despesas garante que os dados de procurement estejam alinhados com as necessidades operacionais e de produção, o que é essencial para estabelecer o equilíbrio entre procurement direto e indireto.
2. Funções analíticas avançadas e relatórios: considerando os diferentes focos e impactos do procurement direto e indireto, as funções analíticas são vitais para distinguir e gerenciar os desafios e oportunidades exclusivos de cada um deles.
3. Interface fácil de usar: A eficácia de qualquer ferramenta é proporcional à disposição e à capacidade de suas equipes de utilizá-la. Procure um software com interfaces e dashboards intuitivos e simples.
4. Gestão de workflows automatizados: a automação simplifica processos, reduz tarefas manuais e aumenta a precisão e a velocidade, permitindo que as equipes se concentrem em assuntos estratégicos, confiantes de que as tarefas manuais são monitoradas de modo consistente.
5. Ferramentas robustas de gestão de fornecedores: independentemente de quais serviços ou mercadorias o fornecedor entrega, recursos padronizados e confiáveis de gestão de fornecedores são essenciais para manter a qualidade e a confiabilidade no procurement direto e indireto.
6. Opções flexíveis de personalização: de relatórios a workflows e processos automatizados, a personalização ajuda a garantir que as equipes possam se adaptar às necessidades e aos desafios exclusivos associados a cada fornecedor, provedor ou atividade operacional.
7. Recursos de segurança e compliance: quando se trata de compliance regulatório e proteção de dados transacionais e confidenciais, recursos robustos de segurança orientados por IA são mais do que essenciais para proteger a reputação, os clientes, os fornecedores e os colaboradores de sua empresa.
8. Soluções otimizadas para dispositivos móveis: à medida que as atividades de procurement se tornam mais precisas e integradas em toda a empresa, é importante garantir que suas soluções de gestão de despesas ofereçam suporte ao uso flexível, seja em desktops ou em dispositivos móveis.