O que é um plano de continuidade dos negócios? A consultora global de valor de RH da SAP, Chiara Bersano, tem uma perspectiva única sobre a questão. Em 1999, ela estava trabalhando para uma empresa global que operava uma fábrica em Izmir, na Turquia, quando um terremoto devastador finalmente deixou mais de 17.000 mortos e 250.000 desabrigados. Os funcionários de sua empresa, no entanto, se saíram melhor do que a maioria.

A empresa reagiu rapidamente, apoiando e ajudando os trabalhadores e suas famílias através de condições difíceis. Isso garantiu a confiança e a lealdade de longo prazo entre a empresa e seus trabalhadores. Mas também despertou um interesse precoce no planejamento de contingência em um momento em que a tecnologia para dar suporte a esse esforço diminuiu em comparação com os recursos atuais. No entanto, duas décadas depois, muitos desses funcionários ainda trabalham nessa empresa – não só pelo melhor pagamento ou pela promessa de crescimento da carreira, mas porque sabem que a empresa tem as costas em um momento de crise.

O que é planejamento de contingência? Se você perguntar a Bersano, é a criação de uma estrutura de resposta à emergência que resulta na retenção de uma força de trabalho saudável, motivada e dedicada durante e após crises.

“O poder da construção do relacionamento a partir de uma crise é extremo”, diz Bersano. “É construir um relacionamento baseado na confiança com os funcionários”.

Em suma: investir na saúde e segurança dos colaboradores por meio de planejamento diligente de emergência resulta primeiro em resiliência, agilidade e continuidade dos negócios – e, mais tarde, em melhores resultados de negócios. Mas, mais holisticamente, o planejamento de contingência é fundamental para a sobrevivência de qualquer empresa, local ou global, a curto e longo prazo.

Percepção tanto quanto preparação

Embora existam inúmeros outros exemplos de planos de contingência além de Bersano, a definição completa de um plano de continuidade de negócios em termos de função de RH está pronta para mudar e alinhar pessoas e recursos em resposta a qualquer evento infeliz para que a empresa possa retomar as operações parcial ou integralmente o mais rápido possível.

Isso gera a seguinte pergunta: à medida que as notícias da pandemia de COVID-19 começaram a se espalhar no quarto trimestre de 2019, como os planos de contingência poderiam ajudar empresas e países da mesma forma e como esses planos podem ajudá-los agora? Para responder à segunda parte da pergunta, as empresas têm mais a ganhar quanto mais cedo criarem um plano de contingência focado na preservação da continuidade dos negócios. Na verdade, é algo que as organizações de RH devem fazer o tempo todo como parte do trabalho, independentemente das condições macroeconômicas ou específicas dos negócios.

Visão retrospectiva de 2020: como os planos de contingência podem ter ajudado no início da COVID-19

As empresas de e-commerce que tinham planos para contratar rapidamente funções de sourcing e atendimento estavam bem preparadas. E as organizações de serviços que já haviam armado os colaboradores com laptops e software de colaboração atualizado conseguiram fazer a transição rápida e tranquila para uma forma remota de trabalho. De modo geral, quanto mais preparada para o futuro e habilitada para o futuro, mais bem equipada era, intencionalmente ou por acidente, manter os negócios firmes à medida que a pandemia se instalava.

Mas o planejamento de contingência é muito mais do que garantir que todos os colaboradores tenham um laptop e uma conexão rápida com a Internet. Trata-se de mudar recursos ou mesmo departamentos inteiros para se concentrar nas necessidades imediatas dos negócios, gerenciar a percepção externa da empresa e realmente abordar o que os colaboradores querem e precisam ser bem-sucedidos. Se você acha que essas coisas soam como três coisas que precisam ser gerenciadas em tempos normais, você está correto. Com que eficácia o RH se preparou fará toda a diferença na quantidade de negócios impactada, se for de todo.

É por isso que, mesmo após a redução da pandemia de COVID-19, o planejamento de contingência constante e consistente deve ser a nova norma para os profissionais de RH. Se o planejamento de contingência é um aspecto sempre ativo da função de RH, ele tem o poder de impulsionar os negócios para melhor.

Caminhe a conversa

Por mais que um plano de ação de emergência no local de trabalho trate de criar estratégias em escalas grandes e pequenas, a profundidade e a eficácia de qualquer plano de contingência são, em seu cerne, um reflexo dos valores da empresa. Claro, cada site da empresa tem aproximadamente o mesmo conjunto de ideais que expressam uma mentalidade de cliente em primeiro lugar e colocam a saúde e a segurança dos colaboradores acima de tudo. Mas as ações falam muito mais alto do que as palavras coladas por cópia.

É aí que o planejamento de contingência se alinha com os objetivos empresariais. Os profissionais de RH devem considerar tanto os cenários específicos dos negócios como os fatores macroeconômicos que impactam todos na organização e, em seguida, abordá-los à luz dos diferentes tipos de emergências e prioridades que podem surgir. O ativo mais valioso de uma empresa são seus funcionários, e cuidar deles é uma obrigação moral e legal. Se o CEO e o CHRO concordarem que a saúde e a segurança dos trabalhadores são de suma importância em tempos bons e desafiadores, a satisfação do cliente e o sucesso financeiro certamente seguirão – mesmo no meio de uma crise que ameaça melhorar todos os aspectos do negócio.

As estratégias de planejamento de contingência devem ser de natureza abrangente e levar em conta uma ampla gama de ações responsivas que, mesmo em circunstâncias normais, seriam desafiadoras para implementar tudo de uma só vez. Mas também é por isso que a preparação para emergências e o planejamento de contingência são tão importantes – o tempo de resposta é essencial em qualquer crise. O plano certo não vai importar se chegar tarde demais.

Dado o que o mundo experimentou e quantas organizações e setores inteiros foram impactados, os profissionais de RH devem se perguntar agora: como podemos estar preparados da melhor maneira possível para amanhã, no próximo mês e no próximo ano?

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