Workflow é a sequência de atividades ou tarefas conectadas e concluídas para atingir um resultado específico. O workflow estruturado segue um caminho distinto, que pode ser sequencial ou paralelo, para atender a dependências ou requisitos específicos. Muitas vezes, o caminho pode ter variações definidas, exclusivas para cada resultado de negócio desejado. Existem três tipos de workflow: Totalmente manual: o workflow manual, por exemplo, pode se basear em papel, com protocolos, anotações e assinaturas escritas que circulam fisicamente no escritório ou na área de produção. Semiautomatizado: neste tipo de workflow, apenas partes do processo são automatizadas. Pense em uma série de e-mails, incluindo comentários no corpo do texto e alterações nos arquivos anexados, transmitidos sempre que o processador da tarefa atual achar conveniente. Totalmente digitalizado ou automatizado: o workflow automatizado é executado em um aplicativo de negócio dedicado de maneira clara e estruturada, de acordo com regras definidas.

O que é processo de workflow?

O processo de workflow é uma série ou sequência de atividades definidas para obter resultados específicos.

Quem usa software de workflow?

As várias ferramentas de software de workflow abordam requisitos diferentes. As soluções completas de gestão de workflows oferecem aos desenvolvedores as ferramentas pro-code necessárias para a rápida criação de aplicativos de workflow ou ampliação dos workflows existentes para além dos aplicativos de negócios fornecidos com ambiente próprio de modelagem, oferecendo aos desenvolvedores e administradores de TI as ferramentas para modelar, configurar e administrar os workflows dentro do aplicativo. Tanto as soluções de gestão de workflows quanto os ambientes de modelagem integrados agregam cada vez mais recursos para que os especialistas em processos sem expertise técnica assumam o controle da gestão de workflows. As plataformas low-code/no-code são projetadas para os usuários avançados da linha de negócios desenvolverem aplicativos simples de workflow para uso móvel e na internet, sem necessidade de conhecer codificação.

O software de workflow resolve todas as minhas necessidades de automação de processos?

A maioria das organizações implementa várias tecnologias de automação para dar suporte a diversos processos e requisitos. Os pacotes de aplicativos setoriais e de linha de negócios oferecem as melhores práticas em workflows para garantir a operação eficiente e confiável dos processos principais de alto volume da maioria das empresas. As soluções de gestão de workflows e outras tecnologias avançadas de automação, como automação de processos robóticos e recursos de Machine Learning, ajudam as organizações a eliminar lacunas específicas da automação ou criar processos para se diferenciarem no mercado. As plataformas de low-code/no-code ajudam os desenvolvedores, profissionais ou não, a responder com rapidez aos requisitos simples de automação. A abordagem estratégica da automação de processos requer a capacidade de combinar perfeitamente várias tecnologias para evitar os problemas de compatibilidade e integração gerados pela fragmentação entre os recursos de automação de vários fornecedores.

Quais desafios de negócios posso enfrentar com o software de workflow?

Frequentemente, os projetos de melhoria de processos enfrentam desafios, como processos desorganizados ou desatualizados, automação do trabalho manual ou semimanual, eliminação de etapas desnecessárias ou redução de atrasos evitáveis. As metas de otimização incluem aumento de eficiência, produtividade, qualidade e compliance e/ou redução de custos, desperdício, retrabalho e duração do ciclo. Em geral, esses projetos buscam enfrentar desafios operacionais específicos e se concentram no retorno rápido sobre o investimento. Os projetos de transformação de processos buscam a inovação para entregar mais valor. A mudança nos modelos de negócios e o surgimento de novas tecnologias são desafios frequentes que demandam projetos transformadores. A meta da transformação é a automação de processos completos ou a experiência perfeita do cliente em todos os pontos de contato. Esses projetos geralmente procuram abordar processos críticos de valor ou volume elevados, ou áreas de negócio voltadas ao cliente.

Gestão de workflows: Guia básico da automação do fluxo e da gestão de processos de negócios

Confira os sistemas de gestão de workflows

Visão geral da gestão de workflows

Como termo empresarial, a gestão de workflows surgiu na década de 1980, junto com a implementação inicial de e-mails, computadores desktop e sistemas de negócios digitalizados. As pessoas perceberam rapidamente como essas novas tecnologias poderiam ajudar a reduzir erros e simplificar tarefas repetitivas. Hoje, softwares inteligentes e conectados à nuvem e sistemas digitalizados de gestão de workflows dão suporte aos parceiros humanos para alcançar maior eficiência e agilidade, tempos de ciclo e taxa de erros cada vez menores e melhor compliance.

O que é workflow?

Workflow é a sequência de atividades ou tarefas conectadas e concluídas para atingir um resultado específico. O workflow estruturado segue um caminho distinto, que pode ser sequencial ou paralelo, para atender a dependências ou requisitos específicos. Muitas vezes, o caminho pode ter variações definidas, exclusivas para cada resultado de negócio desejado.

Existem três tipos de workflow:

Totalmente manual: o workflow manual, por exemplo, pode se basear em papel, com protocolos, anotações e assinaturas escritas que circulam fisicamente no escritório ou na área de produção.
Semiautomatizado: neste tipo de workflow, apenas partes do processo são automatizadas. Pense em uma série de e-mails, incluindo comentários no corpo do texto e alterações nos arquivos anexados, transmitidos sempre que o processador da tarefa atual achar conveniente.
Totalmente digitalizado ou automatizado: o workflow automatizado é executado em um aplicativo de negócio dedicado de maneira clara e estruturada, de acordo com regras definidas.

Gestão de workflows ou gestão de processos de negócios: qual é a diferença?

O workflow é uma cadeia de etapas e tarefas mais independente e específica. Já o processo de negócios é um termo mais amplo para um conjunto de tarefas, workflows, atividades e diretrizes em que algumas tarefas podem ser automatizadas e outras não.

Por exemplo, pense no workflow de uma simples aprovação de compras. Com uma ou algumas variantes definidas, a regra de negócios pode estipular que o pedido precisará da aprovação de outro departamento se exceder um determinado valor. Esse workflow faz parte de um processo maior de compra de bens e serviços dentro da organização e inclui diretrizes para seleção de fornecedores, procurement e assim por diante.

Abaixo estão alguns exemplos comuns de workflow:

Aprovar um pedido de compra
Autorizar uma solicitação de férias
Processar pagamentos de contas
Contratar colaboradores
Requisitar uma peça de reposição
Enviar a fatura ao cliente

Por que o software de gestão de workflows é tão importante?

Gestão de workflows é a ação de digitalizar processos separados e gerenciar os resultados. O software de gestão de workflows permite gerar, executar e gerenciar esses workflows. Estes são os benefícios e resultados principais esperados das soluções de software dedicadas:

Maior eficiência: aumente o nível de automação para gerar resultados melhores e mais rápidos e, ao mesmo tempo, facilitar tudo para os envolvidos. Por exemplo, com um workflow totalmente digitalizado, os stakeholders de negócios podem facilmente acessar, revisar e processar tarefas digitais definidas com clareza, trabalhando de qualquer lugar – no escritório, em casa ou em trânsito.
Mais agilidade: adapte a padronização dos workflows para atender às constantes mudanças nas necessidades operacionais, desenvolva processos inovadores para viabilizar novos modelos de negócios e corrija os desatualizados para aumentar a resiliência e a agilidade.
Compliance mais robusto: com responsabilidades claras e trilhas de auditoria baseadas em dados, você monitora e gerencia resultados e garante o melhor compliance com políticas e regulamentações.

Sistemas de gestão de workflows e como funcionam

Os sistemas de gestão de workflows permitem que o usuário defina workflows distintos para diferentes tipos de trabalho ou processo. Por exemplo, em um contexto de produção, um documento de design pode ser automaticamente encaminhado do designer para o diretor técnico e, no final, para o engenheiro de produção. A cada etapa do workflow, um indivíduo ou grupo é responsável por uma determinada tarefa. Quando a tarefa é concluída, os sistemas de gestão de workflows garantem que os responsáveis pela tarefa seguinte sejam notificados e recebam os dados necessários para executar a fase do processo.

Os workflows também podem ter dependências mais complexas. Por exemplo, se um documento precisa ser traduzido para vários idiomas, um gerente de tradução pode selecionar os idiomas e cada seleção será ativada como um formulário de ordem de serviço para um tradutor diferente. A próxima tarefa no processo será ativada somente quando todos os tradutores tiverem concluído as respectivas tarefas. Isso ajuda a rastrear obstáculos e manter equipes maiores dentro da meta.

O software de gestão de workflows, como apresentado aqui, ajuda a gerenciar e definir variações nos processos.

Exemplos de sistemas de gestão de workflows em ação

Cada empresa terá necessidades específicas. Abaixo estão apenas alguns exemplos de como os modernos sistemas de gestão de workflows podem ser implementados:

Otimização dos aplicativos de negócios existentes: muitos aplicativos incluem ferramentas integradas e modelos de workflow para definir e gerar processos de negócios que ainda não estão mapeados no sistema. Quando é necessário modificar os workflows, os administradores não precisam começar do zero; podem aproveitar as funções existentes no sistema e criar modificações. Além disso, as melhores ferramentas de software modernas vêm com recursos adicionais de automação que têm inteligência artificial (IA) e ferramentas de automação de processos já integradas.
Uso de extensões de aplicativos lado a lado: muitas empresas preferem manter o "clean core", ou seja, optam por executar os aplicativos com o menor número possível de modificações. Isso significa que os novos workflows e os processos inovadores podem aproveitar dados de sistemas existentes, mas são criados fora dos aplicativos de negócios usados. Em geral, essas extensões de aplicativos, denominadas "lado a lado" para se diferenciar das extensões internas, são criadas e executadas na nuvem.
Orquestração de processos entre departamentos:  os sistemas de gestão de workflows baseados em nuvem também são a opção preferencial para as orquestrações entre linhas de negócios. São processos de negócios que abrangem diferentes aplicativos, sistemas e serviços. Isto inclui estruturas híbridas em que os requisitos de automação demandam interligação de vários workflows desconectados e executados em aplicativos e locais distintos. Também funciona com processos em que você deseja disponibilizar um determinado workflow para participantes externos, como parceiros e fornecedores, e usar o resultado desse workflow para iniciar a etapa seguinte internamente.
Facilidade de adaptação de workflows para os especialistas:  para processos departamentais que envolvem apenas formulários simples de solicitação ou aprovação, alguns processos de negócios automatizados podem ser obtidos com plataformas de desenvolvimento low-code/no-code (LCNC). Isso significa que as funcionalidades visuais de arrastar e soltar simplificadas possibilitam aos usuários de negócios o rápido desenvolvimento de aplicativos de workflow leves, adaptados às necessidades específicas das equipes.

Tecnologias de gestão de workflows

As tecnologias de workflow permitem processos padronizados com responsabilidades claras e interligam as diversas tarefas dentro de um caminho definido. A combinação inteligente com uma ou várias tecnologias novas aumenta o nível de automação em um fluxo de processo e traz resultados melhores e mais rápidos. Além disso, viabiliza processos inovadores e ajuda a gerar valor ou proporcionar uma experiência aprimorada. Aqui estão alguns exemplos de tecnologias avançadas usadas no moderno software de workflow:

Big Data: as tecnologias de Big Data e a visibilidade aprimorada desses dados disponibilizam um grande volume de informações para uso, que pode ser integrado e utilizado diretamente nos processos de negócios. Veja um exemplo de workflow: pense no processo semiautomático de aprovação de despesas de capital (CAPEX): os relatórios financeiros são enviados por e-mail para revisores e aprovadores antes da tomada de decisão sobre o investimento. Com base nas fontes de dados relevantes, o sistema de workflow pode gerar e disponibilizar automaticamente os relatórios necessários para as pessoas certas, em um determinado momento no processo. Além disso, com base em regras de negócios definidas ou pelo aproveitamento da Inteligência Artificial (IA) e dos recursos de Machine Learning (veja abaixo), os dados integrados podem orientar as decisões, acelerar o processo e liberar das tarefas ou avaliações rotineiras os responsáveis por decisões.
Inteligência artificial: as tecnologias de IA como Machine Learning, processamento de linguagem natural (NLP), visão computacional ou automação de processos robóticos (RPA), ajudam a automatizar etapas de processos antes só executadas de modo manual ou semiautomático por seres humanos.
Machine Learning: o Machine Learning pode ser aplicado nas etapas do processo que requerem análises de dados complexas para identificar padrões ou fazer previsões e recomendações. Pense nos serviços de bufê em eventos esportivos em que a ordem de reposição dos refrigerantes pode depender da previsão do tempo.
Processamento de linguagem natural (NLP): o NLP permite que chatbots ou assistentes de voz digitais automatizem determinadas interações de um processo ou todo um workflow simples. Pense nas respostas automatizadas ao grande volume de consultas de rotina, como o status dos pedidos ou faturas.
Visão computacional: esta visão consegue extrair das imagens informações complexas e contextuais que podem ser usadas para automatizar ou fundamentar outros processos. Um exemplo são as concessionárias de energia elétrica, que analisam imagens de satélite a fim de monitorar o movimento na superfície para notificar processos de manutenção e acionar automaticamente equipes de serviço em caso de eventos que coloquem a infraestrutura em risco. A visão computacional também pode criar programações de manutenção preditiva em que a inspeção visual automática é usada para só acionar a solicitação de serviço quando necessário, em vez de marcar um horário fixo.
Automação de processos robóticos (RPA): a RPA executa tarefas manuais repetitivas dentro de fluxos de processos, imitando a interação do usuário com os sistemas. Um caso de uso típico é preencher as lacunas de integração copiando e colando dados de planilhas ou outros documentos, como e-mails de fornecedores, em um sistema de negócios; que além de acelerar essa tarefa, aumenta a precisão dos dados.

Software de gestão de workflows que mostra o status e as principais métricas de um processo de vendas.

Gestão de workflows de negócios e tendências de automação

Hiperautomação e automação inteligente

São termos que estamos ouvindo cada vez mais, todos os dias. Na verdade, em uma pesquisa recente, o Gartner indica que mais de 85% dos executivos "aumentarão ou manterão os investimentos em hiperautomação das organizações nos próximos 12 meses e mais de 56% já têm quatro ou mais iniciativas simultâneas de hiperautomação".

As modernas soluções de automação e gestão de workflows abordam essa tendência combinando muitas ou todas as tecnologias mencionadas em uma única solução. Essa abordagem não só evita os desafios gerados por um conjunto de diferentes tecnologias de vários fornecedores, como também simplifica significativamente o trabalho de automação. Os usuários acessam e aproveitam todos os recursos dentro de um único projeto sem precisar aprender diferentes ferramentas de desenvolvimento ou alternar entre elas.

Automação low-code/no-code (LCNC)

Esta é uma tendência adicional que está modificando a estrutura da gestão de workflows. Um desenvolvedor-cidadão é alguém que adota intensamente sistemas de software complexos e sente-se confortável com a tecnologia, mas tem pouca ou nenhuma habilidade de programação ou codificação. As ferramentas visuais e o conteúdo predefinido de arrastar e soltar fazem das soluções low-code/no-code um divisor de águas para os desenvolvedores-cidadãos. O LCNC possibilita que eles criem e adaptem workflows e processos com base na própria expertise no assunto, apesar da incapacidade de escrever código.

O LCNC também agrega enorme valor para os desenvolvedores profissionais. Eles conseguem usar a mesma simplicidade de arrastar e soltar para concluir tarefas padrão com muito mais rapidez. Usando ferramentas profissionais de aplicativos LCNC, os desenvolvedores conseguem gerar workflows e automação mais complexos e disponibilizar esse conteúdo personalizado com muito mais facilidade.

Perguntas frequentes sobre gestão de workflows

: O processo de workflow é uma série ou sequência de atividades definidas para obter resultados específicos.
: As várias ferramentas de software de workflow abordam requisitos diferentes. As soluções completas de gestão de workflows oferecem aos desenvolvedores as ferramentas pro-code necessárias para a rápida criação de aplicativos de workflow ou ampliação dos workflows existentes para além dos aplicativos de negócios fornecidos com ambiente próprio de modelagem, oferecendo aos desenvolvedores e administradores de TI as ferramentas para modelar, configurar e administrar os workflows dentro do aplicativo.

Tanto as soluções de gestão de workflows quanto os ambientes de modelagem integrados agregam cada vez mais recursos para que os especialistas em processos sem expertise técnica assumam o controle da gestão de workflows. As plataformas low-code/no-code são projetadas para os usuários avançados da linha de negócios desenvolverem aplicativos simples de workflow para uso móvel e na internet, sem necessidade de conhecer codificação.
: A maioria das organizações implementa várias tecnologias de automação para dar suporte a diversos processos e requisitos. Os pacotes de aplicativos setoriais e de linha de negócios oferecem as melhores práticas em workflows para garantir a operação eficiente e confiável dos processos principais de alto volume da maioria das empresas. As soluções de gestão de workflows e outras tecnologias avançadas de automação, como automação de processos robóticos e recursos de Machine Learning, ajudam as organizações a eliminar lacunas específicas da automação ou criar processos para se diferenciarem no mercado.

As plataformas de low-code/no-code ajudam os desenvolvedores, profissionais ou não, a responder com rapidez aos requisitos simples de automação.

A abordagem estratégica da automação de processos requer a capacidade de combinar perfeitamente várias tecnologias para evitar os problemas de compatibilidade e integração gerados pela fragmentação entre os recursos de automação de vários fornecedores.
: Frequentemente, os projetos de melhoria de processos enfrentam desafios, como processos desorganizados ou desatualizados, automação do trabalho manual ou semimanual, eliminação de etapas desnecessárias ou redução de atrasos evitáveis. As metas de otimização incluem aumento de eficiência, produtividade, qualidade e compliance e/ou redução de custos, desperdício, retrabalho e duração do ciclo. Em geral, esses projetos buscam enfrentar desafios operacionais específicos e se concentram no retorno rápido sobre o investimento.

Os projetos de transformação de processos buscam a inovação para entregar mais valor. A mudança nos modelos de negócios e o surgimento de novas tecnologias são desafios frequentes que demandam projetos transformadores. A meta da transformação é a automação de processos completos ou a experiência perfeita do cliente em todos os pontos de contato. Esses projetos geralmente procuram abordar processos críticos de valor ou volume elevados, ou áreas de negócio voltadas ao cliente.

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