O que é automação de processos?
Automação de processos é definida como o uso de software e tecnologias para automatizar processos e funções de negócios, a fim de alcançar metas organizacionais definidas.
Visão geral da automação de processos
O que tira o sono dos líderes empresariais de hoje? Por um lado, a competição está mais acirrada do que nunca. Outra preocupação é a velocidade com que as demandas dos clientes e do mercado estão mudando e evoluindo. Para competir e prosperar, as empresas precisam aproveitar todas as vantagens possíveis, não apenas para se tornarem mais competitivas e lucrativas, mas também para aumentar a resiliência e agilidade. É aí que entra a automação de processos.
As empresas recorrem cada vez mais à automação de processos como uma ferramenta poderosa na luta para impulsionar a competitividade e rentabilidade. De acordo com uma recente pesquisa do Gartner junto a líderes globais do setor, 80% dos entrevistados citaram a automação como uma de suas principais prioridades e táticas de negócios para o sucesso.
Definição da automação de processos
Automação de processos é definida como o uso de software e tecnologias para automatizar processos e funções de negócios a fim de alcançar metas organizacionais definidas como, por exemplo, produzir um produto, contratar e integrar um colaborador ou oferecer atendimento ao cliente.
Automação de processos de negócios (BPA) e transformação digital
A automação de processos de negócios era inicialmente um único aspecto da área mais abrangente da gestão de processos de negócios (BPM). A BPA tinha como foco melhorar a produtividade do back-end, assumindo tarefas demoradas e repetitivas. Hoje, no entanto, a BPA não é mais só um componente da BPM. Ela se tornou a força motriz por trás da BPM e um pilar central de qualquer jornada de transformação digital. A transformação digital – baseada em tecnologias como IA e Machine Learning – significa que o escopo e a escalabilidade da automação de processos de negócios atual são quase ilimitados. As soluções modernas de BPA podem ser integradas a aplicativos back-end e front-end, simplificando processos desde as cadeias de suprimentos até RH, finanças, atendimento ao cliente e muito mais.
As etapas da automação de processos de negócios
Exemplos de automação de processos de negócios
Atividades ou tarefas ad hoc ou únicas não são boas candidatas para automação de processos. Essa tecnologia é mais adequada a tarefas repetitivas com etapas, sequências e regras formalizadas. A automação garante que o processo de negócios seja sempre feito corretamente – envolvendo as pessoas certas, na ordem certa, considerando as informações certas e dentro de um prazo especificado. Um processo de negócios planejado e modelado é o primeiro passo para melhorar a eficiência, reduzindo tarefas e atividades redundantes. Embora as prioridades da automação de processos variem de empresa para empresa, abaixo estão algumas áreas que geralmente se beneficiam da automação de processos.
Recrutamento. Ferramentas de automação de processos ajudam a otimizar diversas atividades de recrutamento, incluindo a capacidade de enviar currículos e referências de modo rápido e eficiente, além de processar rapidamente avaliações, rejeições ou acompanhamentos para que você possa encontrar e selecionar os melhores talentos.
Integração e treinamento de colaboradores. Do processamento de registros ao compliance e treinamento, a automação de processos ajuda a simplificar tarefas de recrutamento e integração. Isso acelera o desenvolvimento de um colaborador engajado e produtivo.
Processos de pagamento e folha de pagamento. Nos últimos anos, houve grande aumento no número de trabalhadores informais e colaboradores remotos que trabalham em várias regiões. Processos automatizados ajudam as empresas a agilizar tanto as atividades regulares da folha de pagamento quanto o pagamento de contratados e fornecedores externos.
Programação da força de trabalho. É difícil gerenciar a programação dos colaboradores, especialmente em vários locais e departamentos. A capacidade de sincronizar solicitações de folga e viagens de negócios entre departamentos significa que as ausências são cobertas e as equipes de RH e folha de pagamento podem automatizar melhor as tarefas administrativas.
Faturamento mais simples e consistente. Embora a geração de faturas deva, idealmente, ser responsabilidade dos departamentos de contabilidade, nem sempre é esse o caso. Processos de faturamento automatizados ajudam a aliviar erros, confusões contábeis e até mesmo riscos legais.
Experiência do cliente. Em um clima competitivo, está mais fácil do que nunca para seus clientes desistirem caso enfrentem problemas e atrasos. A automação de processos ajuda a criar uma experiência mais personalizada para os clientes e a movê-los de maneira rápida e precisa pelos fluxos do processo.
Compliance e tarefas regulatórias. É essencial que vários processos de negócios cumpram os requisitos regulatórios e de compliance. As soluções de automação de processos registram arquivos e deixam um rastro de dados visível, facilitando o monitoramento e a análise dessas atividades em tempo real. Por exemplo, antes que as equipes de manutenção tenham acesso ao funcionamento da usina, os gerentes podem confirmar que todos os sistemas potencialmente perigosos foram concluídos com sucesso e registraram os protocolos de segurança de desligamento necessários.
Principais tecnologias de automação de processos de negócios
Soluções de automação de processos robóticos e automação de workflow estão no centro de qualquer transformação de automação digital.
Automação de processos robóticos (RPA)
RPA não se refere a robôs físicos como os que você pode ver em uma linha de montagem. Em vez disso, ferramentas e bots de RPA são integrados aos sistemas empresariais com o objetivo de automatizar e simplificar várias tarefas e interações. RPA é um componente principal da BPA. Ela descreve o software e os bots programados para emular e copiar ações humanas a fim de concluir tarefas empresariais repetitivas. Robôs de software de RPA podem navegar nos sistemas, ler e inserir dados, e executar diversas tarefas baseadas em regras.
Automação de workflow
A automação de workflow é frequentemente usada de modo intercambiável com a RPA, mas isso não é exato. A automação de workflow pode ser definida como a execução independente do fluxo de tarefas, documentos e informações nas atividades relacionadas ao trabalho de acordo com regras de negócios definidas, e se refere a tarefas específicas dentro de todo um workflow.
Algumas técnicas e termos usados na automação de processos
A automação de processos pode ser simples e incluir apenas algumas tarefas básicas, ou pode fazer parte de uma jornada maior de IPA e hiperautomação. Abaixo estão algumas das técnicas e tecnologias que levam aos melhores resultados na automação de processos:
Hiperautomação Hiperautomação não é uma tecnologia em si, mas uma iniciativa estratégica que a organização empreende para identificar, verificar e automatizar o máximo possível de processos de negócios e de TI, em tempo recorde. Para isso, a hiperautomação depende da integração e orquestração de diversas tecnologias, ferramentas e plataformas, incluindo IA/Machine Learning, RPA, sistemas ERP modernos e ferramentas de desenvolvimento low-code/no-code.
Automação de processos inteligentes (IPA) McKinsey define IPA como "um conjunto emergente de novas tecnologias que combina novo design de processos fundamentais com automação de processos robóticos e Machine Learning". Ela amplia os processos de negócios com IA e ferramentas de última geração, que ajudam a automatizar e simplificar tarefas repetitivas, replicáveis e rotineiras. Isso significa que não só a IPA pode imitar atividades e tarefas humanas, como pode realmente aprender a executá-las. IA e tecnologias cognitivas permitem que recursos de tomada de decisão sejam incorporados à automação baseada em regras, resultando em melhor desempenho dos trabalhadores humanos, mais velocidade, riscos reduzidos e jornadas aprimoradas do cliente.
Automação low-code/no-code Low-code/no-code (LCNC) refere-se a aplicativos e ferramentas de integração equipados com a funcionalidade de arrastar e soltar, ferramentas visuais e muito conteúdo predefinido. As ferramentas LCNC possibilitam que alguém com pouca ou nenhuma habilidade em programação ou codificação automatize processos com base em sua ampla expertise no assunto relevante. No entanto, as tecnologias de automação LCNC também são equipadas com proteções robustas para garantir que as equipes de TI possam ter governança abrangente e garantir que quaisquer novos processos ou aplicativos automatizados se integrem bem ao sistema – atendendo aos mais rigorosos padrões de segurança e compliance.
Big Data Os dados não são classificados como "grandes" simplesmente por seu volume. Big Data é definido por um conjunto de critérios relacionados a seu volume, mas também à sua complexidade e velocidade. Dados estruturados são lineares em formato – como os que você veria em uma planilha. Tudo se encaixa em uma coluna ou linha. Dados não estruturados, por outro lado, podem consistir em informações menos quantificáveis, como feedback de clientes, e-mails, vídeos ou imagens. Big Data pode ser integrado e usado diretamente na automação de processos de negócios, com base em regras de negócios definidas ou aproveitando recursos de inteligência artificial (IA) e Machine Learning. Esses dados integrados podem, então, ser usados para orientar a tomada de decisões, acelerando os processos e aliviando tarefas e avaliações repetitivas.
Inteligência artificial As tecnologias de RPA são criadas para funcionar melhor usando dados estruturados, mas muitos dos seus insights e informações mais valiosos são armazenados em dados semiestruturados e não estruturados (imagens digitalizadas, páginas da Web, documentos em PDF, entre outros). As tecnologias de IA podem processar e converter esses dados em um formato estruturado que a RPA poderá entender e usar.
Processamento de linguagem natural (NLP) Os melhores chatbots baseados em NLP aprendem com o conteúdo informativo da fala humana, mas também aprendem a interpretar contexto e tom. Em automação de processos, as ferramentas de NLP ajudam a orientar melhor as interações e responder a consultas padrão, tanto internas como de clientes.
Machine learning Big Data fornece grandes volumes de dados dos quais as tecnologias de Machine Learning dependem para tomar decisões. Quando o Machine Learning (e os algoritmos que o alimentam) é integrado à RPA, à IA e a outras ferramentas como NLP, ele ganha a capacidade de identificar tendências e padrões, além de aprender com os dados e usuários humanos. Isso torna a automação de processos ainda mais exata e útil.
Sistemas ERP inteligentes Durante anos, as empresas confiaram em sistemas ERP para gerenciar e coordenar suas tarefas diárias e financeiras. Mas os ERPs atuais se desenvolveram e têm mais capacidade (com tecnologias de IA e Machine Learning) para trazer inteligência e suporte a quase todas as áreas de negócios e suas operações. Muitas funções de automação já fazem parte dos sistemas ERP modernos.
Benefícios da automação de processos de negócios
Os maiores catalisadores da automação de processos têm a ver com os benefícios óbvios provenientes do aumento de velocidade e eficiência e de maior oportunidade de agilidade e inovação. Esses benefícios incluem:
Estruturas de negócios mais ágeis e resilientes, em geral
Operações mais eficientes, incluindo tempos de ciclo mais rápidos e taxas certas desde o início
Compliance aprimorado por meio de trilhas de dados e monitoramento mais visíveis
Redução da carga de processos lentos e manuais, criando maior liberdade para inovar e crescer
Colaboração em tempo real em uma organização, construindo trabalho em equipe e sucesso/satisfação do colaborador
Melhoria na qualidade do atendimento ao cliente e nos tempos de resposta
Automação de processos: próximos passos em sua jornada rumo à transformação digital
Alcançar a automação de processos de ponta a ponta é um pilar essencial em qualquer jornada de transformação digital bem-sucedida. A McKinsey realizou recentemente uma pesquisa com líderes de setor que alcançaram com sucesso suas metas de automação de processos de negócios. Eles descobriram que, basicamente em todos os casos, esses sucessos tinham três componentes estratégicos em comum:
- A automação deve ser adotada como uma prioridade estratégica em toda a organização, e não apenas tratada em silos como forma de abordar alguns processos isolados
- A automação de processos deve se concentrar em fazer a tecnologia funcionar para as pessoas, e não o contrário
- O mercado, no momento, está particularmente imprevisível, portanto, o foco na escalabilidade é essencial para o sucesso contínuo da automação de processos
Como todas as jornadas de transformação empresarial, isso não precisa acontecer de uma só vez. O primeiro passo essencial é estar preparado para gerenciar mudanças e comunicar metas e marcos claramente definidos para toda a força de trabalho.
Comece sua jornada de automação de processos
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