O que é procurement? Um guia completo
Procurement é o processo de sourcing, compra, recebimento e inspeção de todos os serviços e mercadorias que sua empresa precisa para operar – de matérias-primas a software e materiais de escritório.
Muitas vezes, a função de procurement passa despercebida – até que algo a interrompa. Responsável por manter as empresas em movimento, o procurement garante que os materiais e suprimentos corretos estejam disponíveis quando necessário. Com foco operacional, o procurement não costumava ser considerado uma disciplina estratégica – até agora.
A contenção de custos continua sendo uma prioridade, principalmente devido à inflação e ao aumento dos custos dos suprimentos. No entanto, o controle de custos é apenas uma das pressões que o procurement enfrenta hoje. Pressionado entre a ameaça de escassez de suprimentos e o custo de manter estoque extra, o procurement deve, de alguma forma, apoiar a resiliência da cadeia de suprimentos, mesmo quando eventos climáticos ou outras disrupções impedem as entregas. Diante da necessidade de adquirir mercadorias sustentáveis e cumprir os crescentes requisitos regulatórios, as empresas devem adicionar uma camada extra de coleta de dados e escrutínio aos seus processos de sourcing. Acrescente à equação pressões geopolíticas e riscos – com a consequente escassez de materiais – e, de repente, o procurement estará no olho do furacão.
Hoje, o CPO (Chief Procurement Officer) não desempenha mais uma função de back-office voltada principalmente à redução de custos e compliance.
Definição de procurement
O procurement é uma função vital para os negócios, responsável por proteger todos os serviços e mercadorias necessários para as organizações. Para as empresas de produção, a disponibilidade de suprimentos é particularmente essencial, pois é impossível criar produtos acabados sem os materiais necessários. Os departamentos de procurement devem conversar com os stakeholders internos e compilar as previsões e necessidades destes, para então contratar os melhores fornecedores pelo custo ideal.
Graças aos pergaminhos de papiro que registram detalhes de fornecimento e transporte, vemos que a origem do procurement remonta à construção das pirâmides. Ao longo do tempo, o procurement passou por inúmeras transformações – evoluindo de uma simples tarefa de manutenção de registros para uma disciplina que requer pensamento estratégico e negociação.
Durante a Revolução Industrial, a função ganhou importância à medida que as crescentes operações de produção precisavam realizar o sourcing, comprar e transportar materiais. Em meados do século XX, com o crescimento da economia, oportunidades e licitações competitivas ajudaram a redefinir a prática novamente. As pessoas eram treinadas em vários aspectos da gestão da cadeia de suprimentos, ganhando status profissional. O procurement passou a ser considerado mais como uma função gerencial do que operacional.
Hoje, o procurement passa por uma transformação radical – sem dúvida, tão significativa quanto qualquer outra mudança no passado.
Por que o procurement é tão importante nos negócios?
O que antes era uma função de gestão de back-office, agora está no centro das atenções – um parceiro estratégico da diretoria executiva na tomada de decisões estratégicas e complexas.
O procurement também controla uma grande fatia dos custos das empresas – de 40% a 80%, de acordo com algumas estimativas – e, portanto, é essencial para considerações orçamentárias. Contudo, práticas eficazes de procurement também melhoram a avaliação de riscos, a supervisão de fornecedores e o potencial de criação de valor na cadeia de suprimentos.
Estes são alguns dos principais aspectos que tornam o procurement uma função importante nos negócios:
Redução de custos: o procurement é a principal ferramenta para reduzir custos e estabilizar o fluxo de caixa nas empresas, afetando as margens de lucro e os resultados. Eficácia no sourcing de produtos e nas negociações de contratos pode levar a reduções significativas nos custos. Além disso, a simplificação dos processos de compras pode ter um impacto real nos resultados financeiros.
Qualidade: fornecer as matérias-primas certas no momento certo é crucial para a fabricação de produtos de alta qualidade. A qualidade abrange todos os aspectos do processo de procurement, pois a escolha de materiais e fornecedores afeta diretamente a qualidade dos produtos e serviços. Priorizar a qualidade é fundamental para mitigar os riscos relacionados à reputação, à produção e às questões legais.
Alinhamento de metas: o sourcing estratégico alinha as compras do departamento de procurement com as metas da empresa. Por exemplo, se aumentar a agilidade e a resiliência for um valor central da empresa, as ferramentas necessárias para alcançar essa meta deverão ser incorporadas no processo de procurement. Uma análise detalhada do mercado e dos requisitos internos da organização pode ajudar a identificar os fornecedores mais bem posicionados para atender às necessidades de sua empresa.
Redução de riscos: podem ocorrer riscos em todas as etapas do processo de procurement – desde imprecisão nas análises de necessidades até problemas de entrega de fornecedores. Outros riscos podem vir de respostas ineficazes às obrigações de compliance, padrões éticos pouco claros, incidentes relacionados ao clima, disrupções globais e desafios semelhantes. Os processos de procurement da atualidade são baseados em tecnologia e podem fornecer a visibilidade necessária para identificar, avaliar e reduzir proativamente os riscos.
Sustentabilidade e ética: a equipe de procurement deve estar alinhada aos valores da empresa em relação a impacto ambiental, sourcing ético, compromissos de práticas ESG (ambientais, sociais e de governança) e muito mais para garantir o compliance e a proteção contra riscos, danos à reputação e despesas desnecessárias. Gerenciar o sourcing sustentável e o compliance é uma responsabilidade fundamental da função de procurement.
Tipos de gestão de procurement
Há quatro tipos principais de procurement:
- Procurement direto: inclui o suprimento de qualquer item que dê suporte diretamente à produção das mercadorias que a empresa vende, incluindo matérias-primas, componentes, peças, serviços e itens de atacado. Como tudo isso impacta a receita, o crescimento e a reputação, os relacionamentos com os fornecedores são cruciais no procurement direto.
- Procurement indireto: qualquer item não diretamente relacionado à produção enquadra-se no procurement indireto, por exemplo, materiais, mercadorias e serviços para uso interno e operações comerciais diárias – incluindo material de escritório, serviços públicos e despesas de viagem.
- Procurement de mercadorias: tanto o procurement direto como o indireto podem se enquadrar no procurement de mercadorias, que inclui a compra de qualquer objeto tangível, acabado ou inacabado – abrangendo tudo, de equipamentos a matérias-primas e cadeiras de escritório.
- Procurement de serviços: contratação de serviços profissionais baseados em pessoas, como consultorias, agências, escritórios de advocacia, TI terceirizada, serviços de segurança, entrega de SaaS (software como serviço) e reparos de instalações se enquadram no procurement de serviços, pois são necessários para aumentar a eficiência dos workflows e eliminar quaisquer lacunas na força de trabalho.
12 etapas no processo de procurement
Embora possa variar de uma empresa para outra, o processo de procurement geralmente inclui as 12 etapas a seguir:
1. Identificação das necessidades: a primeira etapa de qualquer processo de procurement é identificar materiais, produtos, software ou serviços específicos necessários devido à escassez, bem como a novos projetos ou requisitos operacionais regulares. Esta fase inclui planejamento e previsão de demanda.
2. Sourcing de fornecedores: a pesquisa e a avaliação dos melhores fornecedores potenciais para as necessidades de sua empresa ocorrem no início do processo de procurement. O desenvolvimento de fornecedores alternativos pode ajudar a gerenciar os riscos, oferecendo opções em caso de faltas ou disrupções.
3. Envio da requisição de compra: o envio de uma solicitação de compra com especificações como preço, prazo e quantidade para revisão e aprovação interna aciona o processo de compra.
4. Avaliação e seleção de fornecedores: para escolher o melhor fornecedor por meio de um processo de licitação competitiva – que inclui a publicação de solicitações de proposta (RFP) e de cotação (RFQ), leilões eletrônicos ou "três propostas e uma compra" – é preciso avaliar os fornecedores em termos de custo, qualidade, reputação, confiabilidade, velocidade e sustentabilidade.
5. Negociação de preços e condições: depois que o fornecedor é selecionado, a equipe de procurement negocia vários termos de compra, incluindo preço, quantidade, cronogramas de entrega e condições de pagamento.
6. Criação de um PO (pedido): depois que o fornecedor é escolhido e os termos são finalizados, a empresa emite um pedido formal para esse fornecedor detalhando exatamente as mercadorias, os serviços e os termos incluídos no pedido.
7. Recebimento de mercadorias e verificação da qualidade: quando as mercadorias são recebidas, o próximo passo é garantir que a qualidade e a quantidade destas correspondam ao que foi pedido, inspecionando-as cuidadosamente quanto a danos ou erros.
8. Processamento de faturas e cumprimento das condições de pagamento: após a confirmação de que uma entrega de mercadorias passou na verificação de quantidade e qualidade, a equipe de AP (contas a pagar) poderá processar a fatura do fornecedor para garantir a pontualidade no pagamento. Dependendo dos termos do contrato, é possível aplicar descontos por pagamento antecipado e usar vários métodos de pagamento.
9. Criação e gestão de bons relacionamentos com os fornecedores: é estratégico que a equipe de procurement desenvolva relacionamentos contínuos e positivos com os fornecedores. Os benefícios desta prática incluem melhorias de desempenho dos fornecedores, condições e descontos, além de maior colaboração e confiabilidade.
10. Gestão de contratos de procurement: etapa que abrange monitoramento de contratos, garantia de compliance e renegociação de termos conforme necessário. É importante identificar e resolver possíveis problemas para assegurar que as economias negociadas sejam realizadas, garantindo os resultados financeiros.
11. Gestão de riscos: parte do que torna a equipe de procurement tão fundamental em uma organização é a sua função na gestão de riscos. É essencial prever e gerenciar possíveis problemas, como escassez e disrupções na cadeia de suprimentos, e implementar medidas para mitigá-los. Manter-se atualizado quanto às regulamentações e aos requisitos – e identificar qualquer ameaça de não conformidade – também é um componente-chave da gestão de riscos.
12. Revisão e análise: esta etapa final do processo de procurement é um trabalho contínuo. Revisar e analisar KPIs de procurement para identificar lacunas e descobrir novas oportunidades de redução de custos e riscos desempenha um papel fundamental no sucesso dos negócios.
Essas 12 etapas geralmente são consideradas como o ciclo de vida do procurement, pois as tarefas se sobrepõem e o processo é contínuo. O sucesso do ciclo de vida de procurement requer integração com outras áreas de negócios importantes, como orçamento, previsão e gestão da cadeia de suprimentos.
Procurement versus compras e outros workflows relacionados
Muitas empresas usam os termos "procurement", "compras", "sourcing" e "gestão da cadeia de suprimentos" de forma intercambiável, mas eles não significam a mesma coisa. Veja as diferenças:
Procurement versus compras: compras é uma parte do processo de procurement com foco nas transações e inclui negociação, pedido de produtos, recebimento de mercadorias e serviços e envio de pagamentos. Embora as compras sejam uma parte crucial do procurement, o processo geral de procurement é muito mais amplo.
Procurement versus sourcing: sourcing é parte indispensável do estágio inicial do processo geral de procurement e inclui identificação de necessidades, busca por fornecedores, emissão de solicitações de compra, avaliação e seleção de fornecedores e negociação de preços e condições. É na fase de sourcing que as empresas podem estreitar o relacionamento com os fornecedores.
Procurement versus gestão da cadeia de suprimentos: como parte do processo geral de gestão da cadeia de suprimentos, o procurement tem como foco a aquisição dos serviços e mercadorias necessários para fabricar os produtos e manter as operações internas. O procurement interage dinamicamente com outros segmentos da cadeia de suprimentos, como logística, gestão de estoques e planejamento da demanda.
Gestão de procurement sustentável
O procurement sustentável, que integra critérios ambientais, sociais e de governança (ESG) às práticas e à tomada de decisões de procurement, não é apenas uma tendência – é algo crucial a ser considerado.
Os desafios do procurement sustentável incluem complexidade e transparência da cadeia de suprimentos, medição do desempenho, garantia de compliance com padrões e capacitação. Já é difícil obter materiais com baixa intensidade de emissões – como aço verde e alumínio e plástico reciclados – e a tendência é ficar ainda mais difícil. Além disso, cada vez mais, os clientes querem comprar de marcas que possam comprovar suas credenciais de sustentabilidade, o que torna o procurement sustentável vital para os negócios.
Vejamos apenas um dos aspectos do procurement sustentável – reduzir as emissões da cadeia de suprimentos. Como este processo pode levar anos, se começarem a transição agora, as empresas serão mais competitivas e resilientes no futuro.
Aqui estão alguns exemplos de procurement sustentável:
Sourcing ou procurement ecológico: o sourcing ecológico envolve a compra estratégica de produtos e serviços com menor impacto ambiental. O procurement ecológico inclui a eliminação de plásticos e outros itens descartáveis, a incorporação de matérias-primas recicladas ou reaproveitadas (upcycled) e a adoção de tecnologia ou combustíveis limpos. Esta prática pode reduzir os custos de produção, contribuir para as iniciativas de responsabilidade social corporativa de sua empresa e até mesmo impulsionar as vendas atraindo consumidores preocupados com o meio ambiente.
Materiais de origem ética: o procurement sustentável depende do sourcing ético. Ou seja, comprar produtos de empresas que garantem salários dignos, oferecem boas condições de trabalho, não se envolvem em trabalho infantil, fazem contribuições positivas para as comunidades das quais fazem parte e atendem a outros padrões éticos.
Redução da pegada de carbono e do consumo de energia: reduzir as emissões de carbono e o consumo de energia da empresa não se resume apenas a diminuir as emissões geradas diretamente pelas operações diárias de suas fábricas e transportes – trata-se também de reduzir emissões ao longo de toda a cadeia de suprimentos.
IA em procurement: automação e insights mais inteligentes
A IA em procurement pode automatizar e simplificar tarefas complexas, como análise de gastos, gestão de contratos, sourcing estratégico e gestão de compliance. Ela também oferece suporte a análises e processos decisórios mais inteligentes; ajuda a identificar oportunidades, possíveis reduções de custos e anomalias; e facilita a identificação de novos fornecedores, ajudando a eliminar fraudes e reduzir erros no procurement.
A IA também pode ser usada para gerar valor comercial, desconstruindo o que a empresa realmente precisa, desafiando processos estabelecidos, aproveitando o conhecimento de novos pontos de referência e projetando a cadeia de suprimentos de maneiras novas e diferentes.
A IA generativa também tem enorme potencial para a função de procurement. Sua capacidade de automatizar tarefas, fornecer insights e melhorar a transparência contribui com a eficiência, a produtividade e a melhoria na seleção e gestão de fornecedores. A IA generativa também ajuda a reduzir riscos e gastos.
O uso da IA para ajudar o procurement a tomar decisões mais acertadas, identificar novas oportunidades, automatizar tarefas e melhorar a eficiência operacional permite que a equipe de procurement se dedique a atividades nas quais a expertise humana é mais valiosa.
O que buscar no software de procurement
Ao selecionar o software de procurement, priorize ferramentas que não só digitalizam e simplificam os processos de procurement, mas também aprimoram a tomada de decisões estratégicas. O software ideal deve oferecer recursos robustos de infraestrutura baseada em nuvem e Inteligência Artificial, simplificando as tarefas complexas de procurement. Os recursos essenciais incluem integração perfeita com os sistemas de finanças e da cadeia de suprimentos existentes, interfaces fáceis de usar e funções analíticas abrangentes para a realização de análises detalhadas dos gastos.
Escolha soluções que forneçam insights e relatórios em tempo real para facilitar a gestão proativa das atividades de procurement. Certifique-se de que o software é escalável e capaz de acompanhar a evolução dos seus negócios, além de contribuir ativamente para a trajetória de crescimento de sua empresa.
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