O que é contingent workforce management? O guia definitivo
Contingent workforce management é o processo de encontrar, engajar e gerenciar trabalhadores temporários e freelancers.
A pandemia fez com que a gestão da força de trabalho temporária evoluísse rapidamente de uma medida provisória para um elemento estratégico essencial. Em um relatório recente da Economist Impact, 75% dos CPOs acreditam que o tratamento da contingent workforce management e dos gastos associados é uma das principais prioridades de suas organizações. No entanto, apenas 35% das organizações dizem ter visibilidade suficiente dessas atividades. As empresas – de startups a conglomerados globais – estão agora procurando maneiras de gerenciar essa nova realidade e ganhar a agilidade necessária para prosperar no complexo e fluido mundo atual do trabalho.
O que é contingent workforce management?
Cinquenta por cento das organizações conquistam talentos aumentando o uso da força de trabalho terceirizada. A maioria dessas contratações são de especialistas em suas áreas – como especialistas em IA, produtores de vídeo e gurus de aplicativos – que oferecem habilidades valiosas para organizações sob demanda.
O que é trabalhador temporário? Um trabalhador temporário é alguém que trabalha para uma empresa de maneira provisória, não como um colaborador permanente.
Como os trabalhadores temporários não são colaboradores permanentes, eles são gerenciados de modo diferente. Cada vez mais, o procurement e o RH trabalham juntos para gerenciar esses trabalhadores com soluções especializadas de força de trabalho temporária. As soluções geralmente fazem parte de um sistema de gestão de fornecedores (VMS) mais amplo – geralmente integrado às soluções de gestão de capital humano (HCM) – e oferecem ferramentas para tudo, desde requisições iniciais e negociações até integração, engajamento, faturamento, pagamento e desligamento. Sem as ferramentas e a tecnologia certas, esse processo pode se tornar bastante complicado – e o risco de descumprimento das leis trabalhistas, impostos e outras regulamentações é alto.
A força de trabalho temporária pode incluir prestadores de serviços independentes, freelancers e consultores e é apenas uma parte da força de trabalho terceirizada. A outra parte é composta por prestadores de serviços vindos de empresas que fornecem serviços baseados em pessoas, como agências de marketing, escritórios de advocacia e TI terceirizada. A aquisição de serviços é a atividade de contratar e gerenciar prestadores de serviços que fornecem esses serviços baseados em pessoas a uma organização. Como a força de trabalho terceirizada se tornou parte significativa das estratégias de força de trabalho em todo o mundo, os trabalhadores terceirizados devem ser gerenciados com o mesmo cuidado e atenção que os trabalhadores tradicionais (colaboradores).
A importância da gestão eficaz da força de trabalho temporária
A gestão eficaz da força de trabalho temporária pode trazer muitos benefícios para sua empresa, incluindo habilidades especializadas, maior flexibilidade e capacidade de resposta. Geralmente, há muita atenção aos benefícios e desafios dos próprios trabalhadores temporários, mas também é importante reconhecer a necessidade essencial de administrar essa área em crescimento com eficiência.
1. Flexibilidade econômica: programas bem-sucedidos de força de trabalho temporária capacitam as empresas a aproveitar e aumentar a força de trabalho flexível, possibilitando maior competitividade e resiliência, especialmente em tempos de disrupção ou flutuação econômica.
2. Resposta à volatilidade do mercado: agora muitas empresas modernas estão interessadas em equilibrar e redimensionar a força de trabalho terceirizada nos próximos anos. Para alcançar esse objetivo, elas precisam incentivar e investir nas melhores equipes e soluções de força de trabalho temporária.
3. Economia de custos: quase 40% das empresas citam as iniciativas de redução de custos como uma força motriz por trás da contratação de mão de obra temporária. Estratégias de gestão bem-sucedidas são essenciais para alcançar os resultados desejados da contratação de força de trabalho temporária.
4. Flexibilidade no planejamento da força de trabalho: este é um fator determinante para as empresas atuais, pois permite orçamentos mais enxutos e tomada de decisões mais ágil. Mas essa meta não pode ser facilmente alcançada sem estratégias e recursos sólidos de contingent workforce management.
5. Acesso a habilidades especializadas: a contingent workforce management ajuda a garantir que a empresa acesse um pool de profissionais altamente especializados conforme a necessidade. Com a agilização desse processo, sua empresa pode ser a mais competitiva e responsiva possível.
6. Escalabilidade e agilidade: com a opção de aumentar ou reduzir a capacidade de mão de obra conforme necessário, é possível aumentar a agilidade organizacional, facilitando a gestão das flutuações da carga de trabalho e dos requisitos específicos do projeto.
7. Maior eficiência operacional: a gestão adequada de trabalhadores temporários garante integração perfeita com os processos organizacionais, melhorando a eficiência operacional geral e a produtividade.
Os desafios da gestão de colaboradores temporários
Cada mudança e inovação requer algum ajuste. A boa notícia é que você não está sozinho. As empresas líderes de hoje reconhecem esses problemas comuns de força de trabalho temporária e estão se adaptando e evoluindo rapidamente com soluções e processos para otimizar essa nova realidade.
1. Compliance e questões legais: ano após ano, o cenário das leis trabalhistas, regulamentações fiscais e classificação do trabalhador se torna cada vez mais complexo. Protocolos claros e soluções dedicadas podem ajudar a evitar riscos e penalidades.
2. Controle de qualidade e consistência: manter a consistência entre vários projetos e equipes pode ser um desafio, principalmente quando os trabalhadores temporários estão envolvidos em tarefas ou projetos essenciais. O cumprimento dos padrões e critérios oficiais pode levar a melhores resultados tanto para os trabalhadores temporários como para seus empregadores.
3. Visibilidade e controle: a contratação de trabalhadores terceirizados fora da supervisão de RH costumava significar que eles não eram integrados a sistemas centralizados, dificultando o acompanhamento, o monitoramento e a anexação do ROI aos resultados do trabalho. Os atuais sistemas de gestão de fornecedores permitem integrar trabalhadores terceirizados a um sistema unificado.
4. Aquisição e retenção de talentos: as equipes de RH e procurement enfrentam dificuldades com o atual ambiente competitivo de recrutamento. A pressão é grande para obter acesso confiável e em tempo real a pools de talentos e criar uma experiência atraente e simplificada para todos os envolvidos.
5. Segurança de dados e propriedade intelectual: esse é um desafio enfrentado por colaboradores e empregadores. As melhores soluções de força de trabalho temporária baseadas em nuvem se integram ao ERP e aos sistemas de negócios centrais para garantir que as atualizações regulares de segurança e os protocolos de TI com suporte centralizado estejam em vigor.
6. Regionalização: as forças de trabalho remotas e terceirizadas continuam crescendo. Para os gerentes de força de trabalho temporária, isso significa uma enorme variedade de regras globais e regionais e documentação. Os sistemas de gestão de fornecedores podem ajudar automatizando atualizações regulares de compliance e regulamentações trabalhistas.
Diferentes abordagens à contingent workforce management
São inúmeras as variáveis de empresa para empresa que podem afetar a gestão da força de trabalho temporária, e as organizações modernas estão adotando uma abordagem cada vez mais holística da prática. Isso inclui combinar diferentes métodos e unificar atividades em uma estrutura mais visível e baseada na nuvem.
1. Gestão centralizada: envolve a gestão de todas as atividades da força de trabalho temporária por meio de uma só equipe interna ou departamento. Esse método oferece maior controle e consistência, mas pode não ter flexibilidade.
2. Gestão descentralizada: uma abordagem descentralizada permite que departamentos individuais ou unidades de negócios gerenciem diretamente os trabalhadores temporários. Embora isso possa ser mais adaptável a necessidades específicas, pode levar a inconsistências e falta de visibilidade geral.
3. Gestão híbrida: uma abordagem híbrida combina elementos da gestão centralizada e descentralizada e é cada vez mais popular para alcançar um equilíbrio entre controle e agilidade.
4. Terceirização de serviços gerenciados: organizações maiores se esforçam para aprimorar e desenvolver seus programas internos de força de trabalho temporária, no entanto, muitas delas continuam usando MSPs (prestadores de serviços gerenciados) especializados nessa área. As modernas soluções de software podem ajudar a garantir que especialistas de força temporária interna e terceirizada trabalhem em conjunto com visibilidade e continuamente.
5. Soluções dedicadas de VMS baseadas em nuvem: as soluções em nuvem baseadas em IA oferecem análise de dados em tempo real e integração perfeita do sistema. Isso pode melhorar significativamente a gestão de trabalhadores temporários, oferecendo insights de custos, produtividade, previsão e compliance.
6. Parceria estratégica: a formação de parcerias estratégicas com agências de recrutamento ou organizações de empregadores profissionais (PEOs) pode simplificar o processo de sourcing e de gestão de mão de obra temporária. A melhor prática de força de trabalho temporária envolve o desenvolvimento de protocolos e o uso de tecnologias e processos certos para esses fins.
7. Pools de talentos internos: desenvolver e manter um pool interno de trabalhadores temporários pré-avaliados pode agilizar o processo de contratação e garantir uma qualidade consistente de talentos. Os gerentes de força de trabalho temporária operam para facilitar e automatizar o acesso seguro e robusto a esses recursos.
A importância de estender a DEI à força de trabalho temporária
No clima atual, os gerentes de força de trabalho temporária enfrentam intensas demandas de todos os lados. As responsabilidades de procurement exigem atenção rápida às necessidades operacionais urgentes. As funções da gestão da força de trabalho exigem apoio assistencial e pessoal tanto para os contratantes quanto para os contratados. E com o crescente número de ações judiciais relacionadas à diversidade, equidade e inclusão (DEI) sendo movidas a cada ano, a pressão da diretoria executiva é grande para minimizar o risco e manter o compliance em todas as etapas. Essa estrutura complexa exige que os gerentes da força de trabalho temporária não só alinhem suas estratégias aos objetivos mais amplos de DEI da empresa, mas também se mantenham à frente na compreensão do significado humano e do impacto dessas políticas.
O aumento da visibilidade é essencial para gerenciar com eficiência a diversidade e proteger os direitos humanos na força de trabalho terceirizada. Isso envolve uma ampla compreensão da força de trabalho, incluindo insights das horas trabalhadas, garantindo faturamento preciso e mantendo práticas de pagamento justo. Essa visibilidade é uma questão de compliance e um passo para o tratamento equitativo de todos os trabalhadores, independentemente de sua condição contratual.
Além disso, a adoção de processos digitais para assinatura e gestão de documentos, levando a uma abordagem sem papel, alinha-se às metas de consumo responsáveis. Essa mudança para a digitalização simplifica as tarefas administrativas e reflete um compromisso com práticas sustentáveis, contribuindo para esforços mais amplos de responsabilidade social corporativa. Ao integrar esses elementos, os gerentes da força de trabalho temporária podem criar um ambiente compatível, eficiente e alinhado com a evolução dos valores sociais e as expectativas éticas da força de trabalho moderna.
Como a IA está transformando a gestão de talentos temporários
A IA potencializa as soluções modernas de força de trabalho temporária para fornecer resultados mais inteligentes, rápidos, analíticos e repletos de insights. Isso inclui áreas de trabalho personalizáveis, workflows integrados e interfaces de usuário aprimoradas.
A IA e seu subconjunto, Machine Learning, conferem aos sistemas o poder de aprender com o tempo, permitindo análises sofisticadas de habilidades e inteligência de talentos. Por exemplo, as descrições de cargos e os processos de recrutamento baseados em IA podem simplificar o modo como você recruta e aloca trabalhadores temporários, fornecendo uma correspondência mais rápida e ideal entre o que você precisa e o que o trabalhador tem a oferecer. Ao integrar perfeitamente com o RH e outras áreas operacionais, a IA também atua na análise de dados sobre desempenho e compliance da força de trabalho, oferecendo acesso a dados em tempo real e a capacidade de executar análises sob demanda nos conjuntos de dados díspares.
Os gerentes de força de trabalho temporária do futuro precisarão equilibrar a eficácia dessa ferramenta com as qualidades insubstituíveis da engenhosidade e insights humanos, promovendo um futuro do trabalho centrado nas pessoas e eficiente.
Gestão total de talentos: por que o procurement e o RH devem trabalhar juntos
Um negócio bem-sucedido requer uma gama diversificada de trabalhadores, abrangendo pessoal em tempo integral e meio período, prestadores de serviços e pessoal temporário. O desafio geralmente surge quando esses segmentos de força de trabalho são tratados por sistemas díspares ou gerenciados por departamentos internos separados. Essa abordagem fragmentada pode levar à falta de visibilidade abrangente de toda a força de trabalho, bem como a processos manuais complicados para desenvolver uma estratégia de força de trabalho integrada. É aqui que a gestão total da força de trabalho se torna uma necessidade fundamental.
As melhores soluções de hoje fornecem uma abordagem unificada à gestão da força de trabalho, garantindo uma estratégia e experiência consistentes em todos os segmentos da força de trabalho, incluindo processos de planejamento, pessoal, integração e pagamento. A chave está na integração de todos os dados da força de trabalho em uma visão única e acessível, para que você possa ver e gerenciar toda a força de trabalho em um só lugar. Com esta integração, você tem a certeza de ter a combinação de talentos apropriada para cumprir seus objetivos estratégicos de pessoal.
Mas os benefícios vão além da simples visibilidade. Essas soluções equipam você com as ferramentas necessárias para lidar com tudo, desde o treinamento até o compliance global de toda a sua equipe, promovendo uma força de trabalho dinâmica e adaptável. Ao implementar uma abordagem tão abrangente, você garante que sua empresa tenha os recursos necessários para progredir e se adaptar rapidamente às necessidades em constante mudança.
O que procurar nas soluções de contingent workforce management
Com as ferramentas certas, você pode responder a perguntas cruciais sobre sua força de trabalho temporária, por exemplo, quem trabalha para você em um determinado momento, em que estão trabalhando e quais recursos eles precisam acessar para evitar o uso indevido de sistemas de TI. Essas ferramentas também podem informar onde eles estão trabalhando e quanto você está pagando, para ter certeza de que está pagando taxas de mercado por determinados conjuntos de habilidades. As ferramentas de contingent workforce management fazem parte de um sistema de gestão de fornecedores mais amplo, e o mais avançado também oferece ferramentas de procurement de serviços – para que toda a força de trabalho terceirizada possa ser gerenciada em um só lugar.
Estes são alguns dos principais fatores a considerar na escolha de uma solução de contingent workforce management:
Engajamento global de talentos: as soluções de gestão da força de trabalho temporária devem viabilizar o rápido recrutamento e implementação de recursos de pessoal e dar a você confiança no suporte ao compliance e aos protocolos. Você deve ser capaz de centralizar suas operações e avançar rapidamente, em qualquer lugar do mundo em que suas necessidades de negócios surjam.
Escala e versatilidade: para competir, você precisa ter o potencial de escalar e reconfigurar sua capacidade de força de trabalho para aumentar ou reduzir conforme necessário. Isso significa acesso rápido a diversos conjuntos de dados e ferramentas para analisar, colaborar e fazer avaliações preditivas precisas imediatamente.
Visibilidade e controle abrangentes: procure plataformas que forneçam uma visão completa da força de trabalho durante todo o ciclo de vida do projeto e em toda a empresa – detalhando locais de trabalho, taxas, progresso do projeto, riscos potenciais, oportunidades de otimização e muito mais.
Integração perfeita com RH, ERP e gestão de despesas: as soluções devem ser facilmente integradas aos principais sistemas de negócios para garantir a consistência dos dados, reduzir riscos de compliance e melhorar os resultados gerais da força de trabalho e a gestão de despesas.
Gestão de desempenho e resultados: você deve rastrear e monitorar as principais métricas de gestão para avaliar com precisão o desempenho e aumentar a produtividade ao longo do tempo.
Ferramentas de análise e de tomada de decisões: procure recursos que facilitem a vida, como análises detalhadas para tomada de decisões fundamentadas, suporte a aplicativos móveis e configurações self-service para personalização rápida.
Automação inteligente: quando baseados em IA e Machine Learning, os protocolos de automação ajudam você a estar pronto para mudanças nos requisitos de mão de obra, compliance e segurança, fornecendo o alerta necessário para ser responsivo em vez de reativo.
Funcionalidade personalizável: capacidade de adaptar modelos e campos para personalizar a funcionalidade com base em prioridades e processos organizacionais.
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