O que é um sistema de gestão de fornecedores?
Um sistema de gestão de fornecedores (sistema VMS) é uma solução de software que ajuda as organizações a gerenciar suas relações com fornecedores ou vendedores externos
Fornecedores – quem são eles?
O que há em uma palavra? O termo fornecedor pode significar coisas diferentes para diferentes pessoas e empresas, dependendo da situação.
No mundo dos sistemas de gestão de fornecedores e gestão de fornecedores, há duas categorias principais de "fornecedores" e, consequentemente, dois tipos de software que suportam os processos de negócios relacionados. Os fornecedores podem ser:
Suportado pelo software de gerenciamento de fornecedores
2. Trabalhadores temporários, agências de empregos contratados e prestadores de serviços
Suportado por um sistema de gerenciamento de fornecedores ou VMS
Vamos nos aprofundar nos detalhes desses tipos de fornecedores e nos sistemas de software que os suportam.
Fornecedores de mercadorias e serviços
Esses tipos de vendedores são fornecedores ou fornecedores de mercadorias e serviços que uma empresa compradora ("o comprador") precisa para as operações diárias e o cumprimento de sua missão. Por exemplo, uma empresa pode precisar de aço para fazer uma bicicleta ou componentes para fazer um carro.
Neste cenário, o termo vendedor às vezes é usado de forma intercambiável com o fornecedor. Alguns tipos de empresas estão mais aptas a usar um termo ao longo do outro. Seja qual for o nome, muitas empresas trabalham com milhares de fornecedores vinculados em cadeias de suprimentos espalhadas pelo mundo.
Isso dificulta que as empresas saibam tudo o que precisam sobre seus fornecedores e monitorem seu desempenho. É ainda mais difícil saber com quais fornecedores seus fornecedores trabalham e com os quais trabalham, e assim por diante.
Além disso, à medida que as empresas ampliam as operações globais e trabalham com fornecedores em todo o mundo, os dados de fornecedores geralmente são mantidos localmente, em planilhas ou em discos rígidos individuais. Ele rapidamente se torna um sistema manual e desatualizado para o gerenciamento de informações de fornecedores.
A falta de visibilidade das informações do fornecedor e do desempenho do fornecedor aumenta o risco de suprimento da empresa e impede a capacidade de agir rapidamente quando surgem situações terríveis – como um desastre natural, recall de produtos ou violações éticas. Também dificulta que os funcionários saibam de quais fornecedores eles devem comprar.
Para resolver esses problemas de negócios, as empresas contam com o relacionamento com fornecedores ou com o software de gestão do relacionamento com fornecedores.
O que é gestão de fornecedores?
A gestão de fornecedores é o processo de várias etapas de iniciar e desenvolver relacionamentos com fornecedores de mercadorias e serviços necessários para administrar seus negócios.
Do ponto de vista do comprador, as principais fases do gerenciamento de relacionamento com fornecedores incluem:
Seleção de fornecedor ou vendedor: usando um perfil de risco atualizado e qualificação e segmentação com base na categoria, local e unidade de negócio
Avaliação de risco: realização de due diligence de risco com base na natureza do engajamento do fornecedor
Negociação de contrato: definição de termos e KPIs de risco
Integração: com compreensão da avaliação de risco e do status da auditoria
Gerenciamento de desempenho e monitoramento/redução de riscos: usando uma visão única e baseada em matriz do fornecedor e um modelo de incidente baseado em dados
Trabalhadores temporários, agências de empregos contratados e prestadores de serviços
No mundo dos "sistemas de gestão de fornecedores" – ou VMS – o termo “fornecedor” é um pouco errado, mas se refere aos trabalhadores temporários ou às agências de empregos contratados que fornecem serviços e talentos baseados em pessoas que fazem parte da força de trabalho terceirizada de uma empresa.
Com uma força de trabalho global cada vez mais complexa e multicanal, as empresas precisam ter uma visão clara de quem está trabalhando para elas, onde, por que, quando e por quais taxas.
Com respostas a essas perguntas, os líderes de procurement e RH estão mais bem equipados para atender às metas de negócios e obter vantagem competitiva. É por isso que o VMS se torna uma ferramenta inestimável, pois oferece visibilidade aguda da força de trabalho terceirizada.
O que é um sistema VMS?
Um VMS, ou sistema de gestão de fornecedores, é uma plataforma de software baseada em nuvem que resolve um problema comum para muitas empresas globais – como encontrar, engajar e gerenciar sua força de trabalho terceirizada – prestadores de serviços e mão de obra terceirizada ou terceirizada.
Por que um sistema VMS é importante?
Pesquisa recente relata que um em cada dois executivos planeja aumentar o uso de mão de obra terceirizada, tornando um VMS mais necessário hoje do que nunca.
O aumento da globalização, um mercado mais competitivo e a necessidade de preencher funções especializadas são apenas algumas razões pelas quais as empresas dependem cada vez mais da força de trabalho terceirizada – prestadores de serviços, trabalhadores temporários e sazonais e empresas de serviços gerenciados sob as descrições de serviço (SOW) – para aumentar e complementar sua base total de talentos.
Com os talentos digitais, remotos e globais da atualidade, os benefícios de um sistema de gestão de fornecedores são claros: as empresas podem contratar indivíduos e serviços em todo o mundo com flexibilidade e agilidade, protegendo talentos sob demanda, aumentando ou diminuindo a velocidade de retorno sobre o investimento e – em última análise – eliminando a concorrência menos ágil.
No entanto, encontrar e gerenciar o mix certo de mão de obra pode ser um desafio. Há implicações financeiras, legais, de conformidade, de segurança e de custo a serem consideradas, especialmente quando se trata de empregar uma força de trabalho flexível e distribuída geograficamente. As empresas que administram internamente a força de trabalho estendida sem um VMS podem se deparar com desafios administrativos e gerenciais. Trabalhadores e prestadores de serviços podem estar espalhados em diversos países ou continentes com leis trabalhistas e compliance distintos ou talvez tenham sido alocados a departamentos da empresa com diferentes tecnologias e processos internos. Com muitos integrantes e locais envolvidos no processo de seleção, contratação e integração/desligamento de talentos, há um vasto potencial para erros de comunicação, ineficiência, processos não rastreados e pouca visibilidade.
A ascensão da força de trabalho terceirizada
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Principais recursos de um VMS robusto
Nem todas as soluções de gestão de fornecedores disponíveis no mercado são criadas da mesma forma. Toda empresa precisa pesquisar os recursos e as propostas de valor de um VMS robusto.
Apresentamos as seis qualidades mais importantes dos principais sistemas de gestão de fornecedores:
- Visibilidade total da força de trabalho Com o software de gestão de fornecedores, uma empresa pode adotar uma abordagem mais organizada e sistemática para gerenciar sua força de trabalho flexível. Com um VMS, as organizações obtêm visibilidade total da força de trabalho, maximizam a redução de custos, melhoram a qualidade e a eficiência dos trabalhadores, e aplicam o compliance com facilidade.
- Relatórios abrangentes O software de gestão de fornecedores permite que os usuários avaliem com precisão tempo, custo, conformidade, qualidade e quantidade, gerando relatórios abrangentes baseados em dados e comparando a avaliação com o setor como um todo.
- Processos eficientes e conformidade As organizações podem usar um VMS para implementar procedimentos consistentes em toda a organização, incluindo diferentes departamentos, localizações geográficas, marcas ou divisões – mesmo que os programas sejam gerenciados independentemente uns dos outros. Isso não só ajuda na eficiência organizacional, mas também na garantia de conformidade com as políticas governamentais e internas locais.
- Um VMS tem uma poderosa funcionalidade de rastreamento de candidatos que ajuda as organizações a adquirir os melhores talentos e serviços, ao mesmo tempo que cria um processo de contratação mais eficiente. Do momento em que um recurso é solicitado até o momento em que os trabalhadores são integrados, o aplicativo realiza ações automatizadas que eliminam tarefas administrativas tediosas. Onde quer que estejam, os gerentes de contratação têm acesso para aprovar ou rejeitar itens instantaneamente, viabilizando o rápido avanço do respectivo workflow.
- Análise de dados Os recursos de análise de dados do software de gestão de fornecedores podem permitir uma melhor tomada de decisões em toda a empresa. Um VMS fornece acesso direto ao programa completo de força de trabalho temporária de uma organização para avaliar os sucessos, fazer os ajustes necessários e produzir continuamente resultados positivos.
Além desses principais recursos, também há muitos excelentes benefícios do VMS que permitem que as empresas obtenham vantagem competitiva – desde economia de custos e compliance até melhores melhorias na integração e nos processos.
Dez benefícios de um sistema de gestão de fornecedores na nuvem
1. Automação de processos na nuvem, incluindo sourcing, verificação, gestão de atribuições, gerenciamento de projetos, integração, desligamento e faturamento
2. Compliance diário e redução de riscos com lembretes, controles e informações orientados por eventos, todos gerenciados e auditáveis em um sistema
3. Fornecedores combinados rapidamente com base em métricas predefinidas, informações integradas de fornecedores e monitoramento de desempenho em todos os ciclos de vida de fornecedores
4. Acesso móvel completo para controle de tempo, processamento de pagamento e reembolso de despesas, com integração de sistemas de entrada de tempo e pagamento existentes
5. Custos mais baixos com menos treinamento, recrutamento e despesas administrativas graças a relatórios automáticos, detalhados e instantâneos de reconciliação
6. Maior transparência em toda a força de trabalho para melhor visualizar, rastrear e gerenciar todos os tipos de trabalhadores, mesmo que sejam pagos por terceiros
7. Tempo de preenchimento mais rápido de meses para dias com sourcing automatizado que aproveita rapidamente o talento certo e oferece suporte a uma experiência melhor para os candidatos
8. Melhor integração com uma experiência do trabalhador mais clara, rápida e satisfatória e um caminho mais tranquilo para a produtividade do trabalhador e do prestador de serviços
9. Um pool de talentos mais robusto, tomando decisões iniciais mais inteligentes sobre sourcing de talentos e interagindo totalmente com mercados e serviços de talentos online
10. Machine Learning para comparar preços de talentos com habilidades e experiência compatíveis, monitorar taxas de mercado, propor candidatos e executar cenários de contratação
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