O que é procurement de serviços?
A força de trabalho terceirizada, que inclui prestadores de serviços e trabalhadores fora da folha de pagamento (ou seja, temporários), é essencial para prosperar na era digital.
Quanto você sabe sobre sua força de trabalho invisível?
A “força de trabalho invisível” é vital para o sucesso dos negócios, visto que um investimento substancial é feito a cada ano em serviços terceirizados – consultorias, pessoal terceirizado de TI, agências de marketing, escritórios de advocacia, empresas de gerenciamento de instalações, operadores de call center e empresas de contabilidade são apenas alguns exemplos dessa força de trabalho terceirizada ou externa.
No entanto, muitas vezes, os prestadores de serviços são gerenciados de modo insatisfatório – um em cada quatro projetos não é concluído dentro do prazo ou do orçamento. Isso expõe as organizações a riscos e as impede de maximizar o valor dessa mão de obra.
As empresas hoje devem fazer o seu melhor para competir na era digital.
O que é procurement de serviços?
O procurement de serviços é a atividade de contratação (e gestão) de prestadores de serviços para serviços baseados em pessoas – empresas de consultoria técnica, agências de serviços especializados ou empresas de manutenção, só para citar alguns. Essas empresas normalmente são contratadas para realizar trabalhos baseados em projetos por meio de descrições de serviços (SOW).
O procurement de serviços é fundamental porque grande parte da força de trabalho terceirizada atual, ou serviços e mão de obra, estão engajados fora dos contratos padrão de tempo integral para colaboradores.
Quem são esses prestadores de serviços e quais tipos de serviços eles fornecem?
Os prestadores de serviços desempenham um papel fundamental na realização do trabalho e operam no centro da empresa. Por exemplo, as organizações contam com serviços de consultoria para ajudá-las a competir melhor na era digital, prestadores de serviço para executar operações de TI, escritórios de contabilidade para escrituração de registros contábeis, escritórios de advocacia para proteger a propriedade intelectual, agências de marketing para dar voz à marca, operadores de call center para ajudar os clientes e empresas de gestão de instalações para a manutenção de edifícios e equipamentos. Esses são apenas alguns exemplos das muitas tarefas operacionais importantes administradas por prestadores de serviços em nome de clientes empresariais.
O que é procurement? Reveja os diferentes tipos de procurement
Qual é a diferença entre procurement, procurement de serviços e procurement de material direto e indireto? Vamos rever essas definições.
Procurement envolve a prática de compra de mercadorias e serviços que permitem à empresa operar de forma eficiente e lucrativa. Procurement é um processo abrangente que engloba dois tipos distintos:
- Procurement de serviços O procurement de serviços envolve engajamentos com serviços prestados por pessoas. Recrutados fora da força de trabalho permanente da empresa, esses profissionais são especializados nos serviços que prestam, como consultores de estratégia de marca ou engenheiros de manutenção.
- Procurement direto e indireto O procurement direto e indireto refere-se à aquisição de materiais e mercadorias que mantêm um negócio em operação e inclui todas as etapas da gestão integral da cadeia de suprimentos, do sourcing ao procure-to-pay. Procurement direto é a aquisição de qualquer material que é usado diretamente para desenvolver um produto final (como o aço para fazer uma bicicleta). Por outro lado, o procurement indireto são as mercadorias que ajudam na operação diária de uma empresa (como papel ou tinta de impressora para dar suporte às operações do escritório).
Ambas são categorias importantes de despesas em uma empresa, mas muitas vezes são divididas e gerenciadas por diferentes departamentos com tecnologias distintas. Entretanto, há uma forma de obter uma visão unificada das despesas em todas as categorias, usando o que há de melhor em tecnologia inteligente e insights baseados em dados para gerenciar estrategicamente o gasto total.
Como o procurement de serviços beneficia as empresas?
Atualmente, as organizações buscam tudo, de habilidades especializadas à eficiência, e dependem da força de trabalho terceirizada para que os projetos sejam feitos com mais rapidez e flexibilidade suficiente para se adaptarem às mudanças constantes nos requisitos e condições.
A SAP Fieldglass, em colaboração com a Oxford Economics, realizou uma pesquisa global com 1.050 executivos seniores em 24 setores para entender a importância dos prestadores de serviços na realização do trabalho e o impacto deles no desempenho dos negócios.
Os resultados ressaltam como a força de trabalho terceirizada tornou-se vital na realização do trabalho na era digital para organizações de todos os portes, em todos os setores.
Por que a contratação de serviços às vezes é chamada de “força de trabalho invisível”?
Embora se destaquem na gestão dos aspectos financeiros dos acordos com prestadores de serviços, muitas organizações não conseguem gerenciar os aspectos “pessoais” desses contratos – ou seja, quem está fazendo qual trabalho, quais certificações e treinamento o trabalhador obteve, qual o nível de acesso a sistemas e instalações, como está o progresso em relação a marcos/resultados, entre vários outros fatores.
Por exemplo, a pesquisa da SAP Fieldglass e da Oxford Economics revelou algumas estatísticas surpreendentes: menos da metade dos participantes da pesquisa se diz muito bem informada sobre os assuntos básicos relativos aos prestadores de serviços, como termos do contrato (48%), onde estão localizados (44%) e quem está realizando qual trabalho (44%). Apenas um quarto deles é muito bem informado sobre o progresso em relação a marcos ou resultados (27%), à qualidade do trabalho de cada fornecedor (25%) e à qualidade do trabalho individual (18%).
Esse gerenciamento precário, ou a falta de visibilidade do relacionamento com prestadores de serviços, pode gerar resultados insatisfatórios, expor as empresas a riscos de segurança e impedi-las de maximizar o valor dos serviços contratados. Afinal, você não pode medir o que não consegue ver.
O que está em jogo quando as empresas gerenciam mal os prestadores de serviços?
Muito desperdício de gasto. Os prestadores de serviços representam cerca de metade das despesas com trabalhadores terceirizados ou quase um quinto do gasto com a força de trabalho total. No entanto, as empresas geralmente têm visibilidade limitada de seus prestadores de serviços uma vez que um em cada quatro projetos executados por eles não é concluído dentro do prazo ou do orçamento.
Se um quarto dos projetos foram enganosos, um negócio está perdendo tempo precioso e quantidades significativas, se não surpreendentes, de gastos.
Como as empresas podem melhorar o envolvimento com os prestadores de serviços? Quais os benefícios disso?
A pouca visibilidade e a falta de rigor na gestão impedem as empresas de desvendar o valor máximo de seus prestadores de serviços. Nossa pesquisa destaca essa força de trabalho invisível e analisa como as empresas podem colher todos os benefícios de seus prestadores de serviços e, ao mesmo tempo, reduzir os riscos.
Recomendamos quatro ações importantes que as organizações podem tomar para gerenciar prestadores de serviços, desvendar efetivamente mais valor e aumentar o retorno sobre o investimento. Em especial, as organizações devem ver os prestadores de serviços como uma extensão de sua força de trabalho e gerenciá-los com o mesmo rigor com que administram seus colaboradores.
Uma ação importante para gerenciar melhor os prestadores de serviços requer a implementação de tecnologia inteligente com os melhores recursos da categoria, como um sistema de gestão de fornecedores (VMS).
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