O que é gestão de categorias? Um guia completo.
Gestão de categorias é uma abordagem de procurement em que produtos e serviços semelhantes são agrupados em categorias para consolidar os gastos e maximizar a economia.
Com a constante flutuação nos mercados globais de suprimento – e as rápidas mudanças nos requisitos de negócios – o procurement tornou-se uma função incrivelmente complexa. As empresas precisam de uma maneira melhor de gerenciar proativamente sua base de suprimentos e otimizar seus gastos com as compras. É aqui que a gestão de categorias se destaca – e o motivo pelo qual ela se tornou uma importante melhor prática para tantas empresas hoje.
Definição de gestão de categorias
A gestão de categorias é o processo em que mercadorias e serviços adquiridos são agrupados em categorias com base em características semelhantes – como tipo, valor, fornecedor, risco, localização ou departamento. Esse processo facilita a compreensão e o controle do custo total de propriedade de cada categoria e maximiza a economia e o valor de cada compra. Com a gestão de categorias, as empresas também podem simplificar o processo de procurement, fortalecer o relacionamento com os fornecedores, melhorar a análise de despesas, reduzir os riscos e muito mais.
“As empresas que otimizam totalmente a gestão de categorias podem economizar até US$ 114 milhões e obter mais de 500% de retorno sobre o investimento, além de reduzir riscos.” – Future Purchasing
A evolução da gestão de categorias
A gestão de categorias foi desenvolvida na década de 1980 e, historicamente, tem sido um esforço manual, com etapas desconectadas e demoradas realizadas em planilhas, apresentações e documentos isolados. O tempo gasto no trabalho manual – que incluía coleta e análise de dados e geração de relatórios – deixava as equipes de procurement com menos tempo para investir em estratégia e realização de valor.
Avançando para os dias de hoje: o software para gestão de categorias pode automatizar e agilizar muitas etapas desse processo, ajudando os gerentes de categorias a analisar grandes volumes de dados e a simplificar o desenvolvimento, a execução e o monitoramento de estratégias de categorias, tornando o processo muito mais eficiente e estratégico no dia a dia. As soluções modernas oferecem insights sobre categorias, orientação de processos, modelos, recomendações baseadas em IA e muito mais para ajudar os gerentes a alcançar e, muitas vezes, superar suas metas de gestão de despesas.
Gestão de categorias versus sourcing estratégico
Os termos gestão de categorias e sourcing estratégico às vezes são usados de forma intercambiável, mas não significam a mesma coisa. O sourcing estratégico é um processo de procurement focado na seleção dos fornecedores certos e na negociação dos melhores preços para cumprir as metas organizacionais de curto prazo. O principal objetivo do sourcing estratégico é a redução de custos. Por outro lado, a gestão de categorias segmenta as compras em categorias para ajudar os gerentes a identificar oportunidades para economizar dinheiro e melhorar a qualidade, o desempenho dos fornecedores e a eficiência da função. A gestão de categorias é um processo contínuo realizado a longo prazo e, muitas vezes, inclui o sourcing estratégico como etapa inicial.
Os seis principais benefícios da gestão de categorias
Graças, em parte, a menos redundâncias e a negociações mais simples com os fornecedores, o procurement orientado por categorias oferece uma série de vantagens distintas que podem ajudar as equipes de compras a ter maior controle e identificar novas oportunidades:
1. Insights aprimorados. Com gastos categorizados e um único ponto de contato para todos os fornecedores relacionados, as empresas podem obter insights mais significativos sobre custos, desempenho dos fornecedores e problemas potenciais na cadeia de suprimentos. Além disso, a profunda familiaridade com contratos, preços e tendências de mercado pode ser usada para tomar decisões de compras mais acertadas e rentáveis.
2. Maior economia. Os gerentes podem aproveitar sua expertise em categorias e os insights obtidos por meio da categorização para negociar melhores preços, elevar o desempenho e reduzir os custos. E, comprando a longo prazo, os gestores podem aproveitar economias de escala para economizar ainda mais.
3. Menor exposição aos riscos. Com uma compreensão aprofundada de cada fornecedor e relacionamentos de trabalho mais longevos e eficazes, as equipes de categorias podem adotar uma abordagem mais proativa à gestão de fornecedores e reduzir o risco de lidar com empresas desconhecidas ou de reputação duvidosa.
4. Maior eficiência no procurement. Com processos digitalizados, automatizados e exaustivamente testados, as equipes podem responder com maior rapidez às mudanças do mercado e liberar tempo para atividades que agregam mais valor.
5. Melhor adesão aos compromissos de ESG e SR. O alinhamento, a transparência e o monitoramento do objetivo das categorias facilitam a adesão das empresas aos compromissos de responsabilidade ambiental e social.
6. Maior controle sobre os gastos. A automação inteligente habilita o procurement a gerenciar um número maior de categorias, o que, em última análise, aumenta o controle sobre os gastos.
Tipos de categorias de procurement
Os agrupamentos de categorias podem variar de uma empresa para outra, dependendo do setor, das políticas de despesas e do mercado específico. Geralmente, cada categoria de procurement é composta por um grupo de produtos ou serviços com características semelhantes – como tipo, fornecedor, valor, localização ou departamento. RH, tecnologia, manutenção e viagens, por exemplo, são categorias comuns.
Também é comum dividir as despesas diretas (itens necessários para os principais produtos e serviços empresariais, como matérias-primas e materiais de embalagem) e as despesas indiretas (mercadorias e serviços que dão suporte às operações comerciais diárias, como materiais de escritório) em suas próprias categorias. O agrupamento de despesas indiretas, muitas vezes gerenciadas em silos em toda a empresa, pode ajudar a padronizar e reduzir os custos de compras indiretas.
Algumas empresas recorrem à orientação de padrões globais, como o UNSPC (United Nations Standard Products and Services Code), para determinar suas categorias, mas a maioria criará sua própria taxonomia de despesas internas. Independentemente da composição exata das categorias, o sucesso na gestão de categorias envolve a aplicação de um framework padrão para segmentar as mercadorias e os serviços necessários para administrar um negócio.
Três etapas-chave no processo de gestão de categorias
Embora o processo possa variar entre as organizações, em geral, a gestão de categorias inclui três etapas:
- Definir perfis de categorias. Para começar, as equipes analisam os gastos atuais e pesam uma série de fatores – de riscos e regulamentações à lógica de negócios direta – para identificar categorias. O resultado é uma taxonomia de categorias consolidada para compras, que pode ser usada em toda a organização.
- Traçar e planejar a estratégia. Nesta etapa, as equipes avaliam as categorias com base em preços, desempenho dos fornecedores, previsões de oferta e demanda e outros fatores – e identificam oportunidades para otimizar as despesas e aumentar o valor. Com base nessas informações, elas criam uma estratégia mestre para atingir os objetivos de cada categoria, divididos em táticas e fases específicas.
- Executar a estratégia e monitorar os resultados. Por fim, a estratégia é lançada e os resultados, fornecedores, necessidades de negócios e mercados são monitorados continuamente para que as equipes possam responder rapidamente às mudanças e otimizar as estratégias de categorias, conforme necessário.
O que buscar no software de gestão de categorias
O software de gestão de categorias foi desenvolvido para centralizar, digitalizar e simplificar processos para todas as estratégias de categorias e fornecer insights práticos que habilitam as equipes a aprimorá-los. Para tanto, as melhores soluções contêm, no mínimo, os seguintes recursos:
Automação. Processos automatizados com inteligência para criar perfis de gastos por categoria e desenvolver e executar estratégias.
Orientação passo a passo. Recomendações baseadas em sistema, processos guiados e modelos, ferramentas e frameworks orientados por melhores práticas.
Monitoramento e funções analíticas em tempo real. Capacidade de monitorar e analisar inteligência de mercado, categorias, preços, desempenho dos fornecedores, resultados e muito mais em tempo real.
Execução da estratégia. Ferramentas para converter facilmente estratégias, planos e iniciativas em projetos ou eventos de sourcing.
Integração. Integração perfeita com processos source-to-pay e outras soluções de gestão de fornecedores.
IA. Análise de oportunidades integrada e baseada em IA e recomendações baseadas em dados de despesas e outros fatores – bem como um plano de integração com grandes modelos de linguagem, como o ChatGPT, para auxiliar na criação de estratégias.
Melhores práticas para uma estratégia eficaz de gestão de categorias
O desenvolvimento de uma estratégia de categorias vencedora pode ser realizado mais rapidamente com as seguintes melhores práticas:
Definição de uma equipe e gerente de categorias dedicados. Visto que grandes categorias e áreas estratégicas de gastos exigem tempo e especialização, ter uma equipe dedicada, composta por stakeholders experientes de departamentos relevantes, torna o processo mais eficaz. O gerente de categorias é responsável por supervisionar e compreender o mercado, as regulamentações e as tendências de preços de toda uma categoria, bem como por desenvolver planos de curto, médio e longo prazo.
Criação de uma taxonomia consistente em toda a organização. Esta é uma etapa crucial para obter melhores insights e visibilidade sobre os gastos. Algumas organizações se guiarão por padrões universais como o UNSPC, porém, é mais comum que as empresas criem suas próprias categorias internas que estarão mais alinhadas às suas metas específicas ou às necessidades do setor.
Uso de soluções automatizadas para centralizar os dados de gastos. Com um único local para rastrear e monitorar dados, é mais fácil encontrar e comunicar insights importantes – e reforçar as práticas de governança.
Utilização da tecnologia de gestão de categorias. Tecnologias como IA habilitam as equipes a identificar padrões com mais facilidade, categorizar gastos automaticamente, organizar fornecedores por categoria, definir benchmarks, fazer recomendações, automatizar tarefas e muito mais.
Stakeholders engajados e no loop o tempo todo. Com ferramentas analíticas e software para comunicar ganhos e oportunidades, é mais fácil obter a adesão dos stakeholders e o alinhamento com as metas organizacionais.
Criação de relacionamentos dinâmicos com os fornecedores. Promova o foco no valor total – e não apenas nos custos – e colabore abertamente para criar boas relações de trabalho.
Incorporação de dados de terceiros. Desenvolva um mecanismo para usar pontos de dados externos relevantes de provedores terceirizados para complementar sua estratégia de categorias.
Aprimoramento contínuo do processo em todo o ciclo de vida das categorias. Melhore a análise de dados internos e externos, reunindo inteligência específica de cada categoria, aprimorando a estratégia e realizando revisões periódicas.
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