Otimização de estoque: minimizando riscos e desperdícios
Otimização de estoque é o processo de gerenciar e controlar estrategicamente os níveis de estoque para maximizar a eficiência, minimizar os custos e atender à demanda dos clientes.
Visão geral da otimização de estoque
Otimização de estoque é a prática de ter o estoque certo para atender à demanda e proteger sua empresa de disrupções inesperadas, evitando excedentes desnecessários. Quando realizada com eficácia, a otimização de estoque é uma prática ágil que não só responde rapidamente a riscos e oportunidades, como também tem a capacidade de prevê-los e se preparar para eles.
A otimização do estoque nunca foi tão crucial
Como qualquer líder de negócios pode confirmar, a otimização do estoque é um componente particularmente difícil da gestão da cadeia de suprimentos porque é vulnerável a muitos fatores, incluindo tendências sociais, eventos naturais, política, economia e concorrência (para citar apenas alguns). Quando chegou, a pandemia foi a causa de todas as disrupções das cadeias de suprimentos globais e lançou uma luz brilhante e inabalável sobre a volatilidade das antigas práticas dessa área de negócios.
Além disso, quando o consumidor tolerava prazos de entrega de uma semana ou mais, as empresas podiam sobreviver com apenas alguns grandes depósitos. Atualmente, o Efeito Amazon torna a entrega no mesmo dia ou no dia seguinte uma demanda crescente do consumidor. Isso teve enorme impacto na otimização do estoque, pois significa que agora as empresas devem ter vários centros de distribuição e precisam gerenciar o estoque em vários locais. Para completar, as compras online estão em alta histórica e a fidelidade à marca por parte do consumidor tem caído diante do aumento das opções online. Isso levou a níveis de concorrência sem precedentes para muitas empresas e margens cada vez menores de lucro e de erro.
"A cadeia de suprimentos é algo realmente complexo."
Elon Musk
A diferença entre gestão e otimização do estoque
Ambas fazem parte das mesmas operações da cadeia de suprimentos relacionadas ao estoque, mas quando se trata de definir práticas específicas, a categoria geral é “controle de estoque”, abaixo da qual está a gestão de estoque, e dentro desta, a otimização do estoque.
O controle de estoque abrange todas as operações de gestão de estoque, incluindo a otimização do estoque.
Gestão de estoque refere-se ao objetivo de estabelecer metas de alta produtividade e eficiência para todas as operações de estoque. Modernas tecnologias de planejamento de cadeia de suprimentos oferecem suporte a esses processos, dando aos gerentes da cadeia de suprimentos maior visibilidade sobre todos os elos da cadeia. A Internet das Coisas (IoT) e os dispositivos e ativos conectados à nuvem podem ser automatizados para maior eficiência na produção. Processos de produção, depósito e logística também alcançam mais eficiência por meio da aplicação de tecnologias inteligentes, como IA (Inteligência Artificial), Machine Learning, robótica e automação de processos robóticos.
Otimização do estoque é um subconjunto da gestão de estoque que se refere mais especificamente a margens de lucro e minimização de perdas. A preservação de estoque excedente causa perda e desperdício. Ocupa espaço, torna-se obsoleto e, muitas vezes, não vende ou deve ser vendido a preços reduzidos. Contudo, como vimos na pandemia, a escassez e a demanda inesperada são o outro lado da moeda do estoque, no qual os custos vêm sob a forma de perda de lucro potencial e danos à marca. Portanto, o objetivo da otimização de estoque é prever melhor a demanda e maximizar os resultados financeiros do estoque para a empresa.
Os diferentes tipos de estoque
Do ponto de vista do consumidor, o estoque consiste principalmente em produtos acabados. Mas, para a empresa, o estoque inclui tudo o que deve ser armazenado e reabastecido. Se uma empresa produz sopa, o “estoque” pode incluir qualquer coisa – das sementes usadas para cultivar os tomates ao combustível que abastece os caminhões de entrega que levam os produtos ao supermercado. Analisar a gestão de estoque desta forma mais holística contempla melhor a complexidade do conceito.
Há quatro tipos básicos de estoque:
- Matérias-primas: todo o estoque que será usado nos produtos acabados.
- Material em processo (WIP): como o nome indica, este é todo o estoque que está sendo preparado e embalado no momento. Como esta é uma etapa cara e arriscada, as empresas podem usar soluções de otimização de estoque para ajudá-las a encontrar os processos mais econômicos e com o melhor custo-benefício.
- Produtos acabados: o significado mais comumente percebido do que é estoque, em seu estado embalado pronto para venda.
- Suprimentos de manutenção, reparo e operação (MRO): todo o estoque necessário na fabricação, produção e entrega dos itens. A otimização do estoque é aplicada para equilibrar melhor o excedente e a escassez de itens não destinados ao consumo.
Os desafios da tradicional otimização do estoque
Desde que existem cadeias de suprimentos e depósitos, um dos maiores desafios para alcançar a otimização do estoque tem sido o equilíbrio entre manter “apenas o suficiente” e “evitar excessos”. Tradicionalmente, a previsão da demanda tem sido uma prática retrospectiva. Embora os especialistas em otimização do estoque e previsão de demanda sejam muito qualificados, a análise e a previsão humana têm limite. Portanto, as cadeias de suprimentos lineares, baseadas em sistemas legados, sempre serão vulneráveis, não importa quanta expertise seja aplicada. Entre os desafios mais comuns temos:
Sistemas legados que não podem reunir nem gerenciar Big Data: tecnologias manuais e não conectadas incapazes de processar volumes de dados díspares e não estruturados. É com base nesses dados – por meio da aplicação de tecnologias inteligentes como IA, Machine Learning e funções analíticas avançadas – que algumas das previsões mais acertadas são alcançadas, da previsão de riscos à previsão da demanda.
Demandas dos clientes por rapidez: a demanda do consumidor por entregas rápidas e produtos personalizados cresce a cada ano. Além disso, os ciclos de vida dos produtos estão mais curtos do que nunca. Devido ao elevado custo de aumentar as redes de logística e de cadeias de suprimentos para atender a essas demandas, as empresas precisam melhorar a precisão para otimizar o estoque.
Maior concorrência: uma implicação da Indústria 4.0 e das tecnologias inteligentes e conectadas da cadeia de suprimentos é que as empresas podem se estabelecer e crescer mais rapidamente do que nunca - tudo gerenciado a partir de um hub central. Isso levou a níveis sem precedentes de concorrência e de variedade de escolha para o consumidor. Cada vez mais, as empresas procuram soluções de otimização do estoque para ajudá-las a alcançar vantagem competitiva.
Eventos climáticos e desastres naturais: a cada ano, estamos vendo tempestades mais debilitantes e incêndios florestais destrutivos. Obviamente, não há como prever com exatidão esses eventos, mas com o uso de funções analíticas avançadas e soluções conectadas à nuvem, os gerentes de estoque têm chances de defender as operações nesses períodos de oscilação na demanda.
Desenvolvendo processos fundamentais de previsão e otimização de estoque
Há uma ampla gama de desafios na otimização do estoque e estes variam de uma empresa para outra. Para certos produtos sazonais ou B2B, o processo pode ser bastante simples, enquanto grandes varejistas, por exemplo, podem ter centenas ou milhares de SKUs e enfrentar altos níveis de inconstância no mercado e na base de clientes.
As práticas fundamentais que sustentam a otimização de estoque não mudaram por décadas, ou até mesmo séculos. O que mudou foram as soluções de software que aprimoram esses processos e os especialistas que os executam. Até mesmo os sistemas digitais mais sofisticados ainda são baseados em muitos dos protocolos e fórmulas familiares e tradicionais da otimização de estoque:
Análise ABC: identificação dos produtos mais e menos populares, bem como dos mais e menos rentáveis. Tradicionalmente, isso tem sido realizado por meio da análise de dados de vendas anteriores. Mas com funções analíticas avançadas e tecnologias inteligentes, agora é possível prever melhor as tendências e antecipar-se a aumentos ou reduções das necessidades de estoque antes que aconteçam.
Previsão da demanda: funções analíticas preditivas ajudam a antecipar a demanda dos clientes e a prever tendências ou riscos. Como já dissemos, tradicionalmente, este era um processo mais retroativo, mas agora o software de gestão de estoque permite que os gerentes da cadeia de suprimentos minimizem o risco de escassez e desperdício, e prevejam a demanda com mais precisão.
Planejamento de necessidades de material (MRP): o sistema que lida com planejamento, programação e controle de estoque para produção. Cada vez mais, os sistemas legados de MRP estão sendo substituídos por sistemas de planejamento integrado de negócios e sistemas de DDMRP (MRP orientado pela demanda) que oferecem maior precisão e resiliência.
Fórmula de ponto de reabastecimento: reflete a quantidade mínima de estoque antes da necessidade de reabastecimento. Tradicionalmente, esse tem sido um processo complicado porque difere de um produto para outro – mesmo em itens muito semelhantes. Por exemplo, meias brancas e meias pretas podem ter um ponto de reabastecimento diferente. As tecnologias de otimização do estoque podem manter precisos e visíveis até mesmo os níveis de estoque multilocais mais complexos – em qualquer lugar e em tempo real.
Gestão de estoque permanente: relevante especialmente para FMCG (bens de consumo de alta rotatividade), ou seja, produtos que se movem em alta velocidade. Com tecnologias inteligentes, os processos de gestão de estoque permanente podem ser totalmente automatizados em todos os canais de comunicação de compras omnichannel. O Machine Learning pode ajudar essas ferramentas a se tornarem mais inteligentes e precisas ao longo do tempo, e até mesmo acompanhar notícias, tendências e relatórios climáticos para fornecer insights e relatórios de status do estoque em tempo real.
Estoque de segurança e buffers de estoque: é o processo de garantir que haja buffers de estoque realistas em caso de imprevistos. Desde o início das cadeias de suprimentos, esse tem sido um desafio fundamental, pois tanto a escassez quanto o desperdício levam a perdas de receita. Soluções modernas de software da cadeia de suprimentos agregam velocidade, conectividade e funções analíticas avançadas de dados ao processo de gestão de estoque, permitindo que as empresas otimizem suas margens de buffer com precisão impressionante.
Sistemas de otimização do estoque: benefícios e resultados
Historicamente, mesmo as menores melhorias na otimização estratégica do estoque podem se traduzir em redução de custos e aumento das margens de lucro. Com a aplicação de processos de negócios integrados e software de gestão de estoque, esses benefícios se tornam mais robustos e mensuráveis – e só melhoram com o tempo, à medida que o software aprende e se adapta.
Maior visibilidade em toda a empresa: a transparência aprimorada possibilitada pelo software de otimização de estoque se estende de vendas, marketing e contabilidade a fornecedores de matérias-primas e até mesmo a parceiros, ativos e despesas globais. A conectividade na nuvem permite que todas equipes envolvidas na cadeia de suprimentos trabalhem juntas em tempo real.
Previsão da demanda e recursos preditivos aprimorados: as tecnologias inteligentes podem processar dados complexos de fontes dentro e fora da empresa e fornecer previsões e insights precisos. Quando as tecnologias da cadeia de suprimentos são baseadas em IA e Machine Learning, as funções analíticas preditivas e as previsões da demanda se tornam mais precisas e perspicazes.
A otimização leva a resultados mais sofisticados: com sistemas inteligentes que analisam conjuntos de dados complexos e diversos, os gerentes de estoque podem ver não só quais produtos são os mais lucrativos, mas também quais locais são os melhores para cada SKU e quais combinações de produtos vendem melhor em diferentes épocas do ano.
Escalabilidade: as empresas devem se expandir rapidamente por vários motivos, incluindo sucesso e crescimento geral, eventos inesperados ou sazonalidade. Soluções de software inteligentes e bancos de dados modernos são infinitamente escaláveis e podem aumentar e otimizar as operações em escala global.
Superando os limites com MEIO (otimização de estoque multinível)
Cadeias de suprimentos complexas (especialmente globais) se beneficiam das soluções MEIO, que se baseiam nos fundamentos da otimização de estoque tradicional, mas usam tecnologias modernas de cadeia de suprimentos e nuvem para obter uma visão mais centralizada e em tempo real das operações globais. Uma solução MEIO eficaz recomenda níveis ideais de estoque em cada elo – ou escalão – na cadeia de suprimentos, por meio da otimização simultânea do saldo de estoque em vários locais.
Com a abordagem MEIO, os fabricantes analisam as previsões da demanda com uma visão completa da cadeia de suprimentos. E à medida que as empresas lidam com o Efeito Amazon, as soluções MEIO as ajudam a lidar com estoques atuais menores e mais distribuídos geograficamente.
Coloque em ação as melhores práticas de planejamento de estoque
Tecnologias modernas e soluções inteligentes podem oferecer enormes benefícios para todas as áreas de gestão da cadeia de suprimentos, mas, no final, são as práticas e as pessoas que administram um negócio. A conectividade na nuvem ajuda você a se conectar às suas equipes e parceiros da cadeia de suprimentos em todo o mundo, portanto, coloque essa visibilidade em ação compartilhando e recompensando práticas sólidas e estratégias eficientes de planejamento de estoque.
- Use técnicas robustas de previsão da demanda. A previsão de demanda é um fator-chave que embasa o modo como as empresas elaboram estratégias de gestão de estoque e outros processos, como compra de recursos, logística de entrada, produção, planejamento financeiro e avaliação de risco.
- Faça do seu orçamento de estoque uma prioridade no primeiro trimestre. Toda empresa tem ciclos e mudanças ao longo do ano. Ao estabelecer um orçamento de estoque trimestral, os planejadores da cadeia de suprimentos podem definir metas e KPIs mais realistas e factíveis.
- Implemente sistemas de análise de estoque padrão.
Os sistemas de análise podem ser personalizados para diferentes tipos de estoque e ajudam a melhorar a eficiência e agilizar os workflows. Não é incomum que organizações complexas usem sistemas diferentes em seus negócios. O ponto principal é ter consistência e colocar um plano em prática. Há dois tipos principais de sistemas de análise de estoque:
Sistema de análise contínua: neste modelo, as mesmas quantidades de itens são solicitadas em cada ciclo e os gerentes de estoque devem monitorar os níveis de estoque continuamente, além de reabastecê-los sempre que a quantidade de um item cair abaixo de determinado nível.
Análise periódica: neste modelo, os gerentes de estoque solicitam produtos ao mesmo tempo em cada ciclo de negócios. No final do ciclo, o estoque necessário é solicitado com base nos níveis de qualidade naquele momento. Este sistema não usa níveis fixos de reabastecimento e é mais eficiente para produtos de pouca rotatividade.
- Ouça seus clientes. Muitas empresas ouvem apenas as reclamações e acabam tomando decisões com base no feedback mais contundente. As melhores soluções de software de gestão de estoque poderão coletar e analisar regularmente dados de todos os clientes e compradores, e oferecer insights e recomendações em tempo real sobre esses dados. Isso ajuda nos esforços de otimização do estoque, garantindo que as decisões de gestão de estoque sejam bem fundamentadas e baseadas em dados.
- Use os princípios just-in-time (JIT) e sob demanda. Diante de ciclos de vida de produtos mais curtos do que nunca e da crescente demanda do consumidor por velocidade e personalização, a otimização do estoque deve ser rápida e ágil. Tecnologias como impressão 3D e automação robótica permitem que as empresas realizem estoques virtuais. A produção e a logística da cadeia de suprimentos operam cada vez mais usando redes de fornecedores e provedores sob demanda. Com software inteligente, os gerentes de estoque podem tomar decisões de otimização do estoque em tempo real, confiantes de que os dados os respaldam.
Próximos passos para melhorar o planejamento e a otimização do estoque
Assim como em qualquer transformação dos negócios, é importante estabelecer uma boa comunicação entre a equipe de otimização do estoque e o time da cadeia de suprimentos. Comece eliminando silos, desenvolvendo estratégias sólidas de comunicação e gestão de mudanças e conversando com os líderes de suas equipes. Na força de trabalho encerra uma mina de ouro de informações sobre riscos e oportunidades atuais, que podem ser aproveitadas para estabelecer estratégias práticas de otimização e planejamento de estoque. Os fornecedores de software também podem ajudar você a desenvolver um roadmap para avançar na jornada de otimização do estoque.
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