O que é um Warehouse Management System (WMS)?
O WMS é um software que ajuda as empresas a gerenciar e controlar as operações diárias de depósitos.
Síntese do sistema de administração de depósitos
O WMS, ou Warehouse Management System, é um software que ajuda as empresas a gerenciar e controlar as operações diárias de depósitos, da entrada à saída de mercadorias e materiais de um centro de distribuição ou execução. O software de WMS é um componente-chave da gestão da cadeia de suprimentos e fornece visibilidade em tempo real do estoque da empresa, em depósitos e em trânsito. Além da gestão de estoques, um WMS oferece ferramentas para processos de separação e embalagem, uso de recursos, funções analíticas e muito mais.
O WMS, ou Warehouse Management System, é um software que ajuda as empresas a gerenciar e controlar as operações diárias de depósito, da entrada à saída de mercadorias e materiais de um centro de distribuição ou execução.
Hoje, mais do que nunca, atacadistas, fornecedores de logística terceirizada (3PL) e expedidores sofrem pressão para cumprir e entregar pedidos omnichannel na velocidade da Amazon. As vendas de e-commerce também aumentaram. Só em 2019, a Statista revelou que as vendas de varejo online dos EUA somaram US$ 343,15 bilhões – e que o montante deve chegar a quase US$ 476,5 bilhões até 2024. Se, por um lado, as vendas online e as expectativas de expedição rápida crescem, por outro, o contingente de mão de obra diminui. Em meados de março de 2020, no início da pandemia de COVID-19, não havia muitos trabalhadores disponíveis devido ao baixo índice nacional de desemprego. Embora esse número tenha aumentado, é provável que haja nova escassez de mão de obra pós-COVID-19 nos depósitos. Estas forças geram a necessidade de processos mais rápidos e eficientes de administração de depósitos e logística.
Um WMS eficiente pode ajudar a simplificar todos os aspectos da administração de depósitos – de processos de recebimento, armazenamento, separação, embalagem e expedição a controle de estoque e reabastecimento. Além disso, o WMS organiza todas as atividades em uma única interface. Esses sistemas também se integram a outras ferramentas – desde as mais básicas, como escaneamento de códigos de barras e etiquetagem RFID, até as mais avançadas, como robótica e wearables de RA (realidade aumentada) – e soluções de missão crítica, como TMS (sistemas de gestão de transportes), ERP e software de logística.
Cinco benefícios de um Warehouse Management System
Um sistema digital e robusto de administração de depósitos é essencial para qualquer empresa com estoque disponível – e pode ajudar a economizar dinheiro e aumentar a eficiência em muitas áreas. Estes são os cinco principais benefícios de um WMS:
- Aumento da eficiência operacional: o WMS automatiza e simplifica os processos de depósito – de recebimentos a entregas – para maior eficiência, operações harmoniosas e capacidade de processar volumes maiores. Esse tipo de sistema reduz os erros na separação e expedição de mercadorias e elimina trabalhos duplicados e desnecessários. Um WMS também compartilha dados com sistemas ERP e de gestão de transportes, oferecendo uma perspectiva holística que se estende além do depósito e ajuda a agilizar a movimentação de mercadorias.
- Redução de desperdício e custos: se você tem estoque perecível ou com prazo de validade, o software de WMS pode identificar os itens que devem ser separados primeiro ou que precisam entrar em promoção para minimizar o desperdício. O WMS pode ajudar a determinar o uso mais eficaz do espaço nos depósitos, desde posicionamento em estoque até percursos ideais. Alguns sistemas oferecem simulações avançadas para projetar plantas baixas e posicionar paletes, prateleiras e equipamentos a fim de operar com o máximo de eficiência e economizar tempo e dinheiro.
- Visibilidade do estoque em tempo real: usando código de barras, identificação RFID, sensores ou outros métodos de rastreamento de localização, o sistema WMS fornece insights em tempo real sobre o estoque, acompanhando a movimentação das mercadorias para o depósito, em torno dele e até o próximo local. Com essa visibilidade, você gera previsões de demanda mais precisas, executa uma estratégia de estoque just-in-time e melhora a rastreabilidade – um recurso especialmente importante em caso de recall.
- Gerenciamento de mão de obra aprimorado: um WMS pode ajudar você a prever necessidades de mão de obra, criar programações, otimizar a duração dos trajetos no depósito e atribuir a tarefa certa ao colaborador certo com base no nível de qualificação, proximidade e outros fatores. Um bom sistema WMS ajuda a motivar os colaboradores, criando um ambiente descontraído, organizado e seguro, onde eles sentem que seu tempo é valorizado e usado com sabedoria.
- Melhor relacionamento com fornecedores e clientes: com um WMS, a empresa oferece execução avançada dos pedidos, entregas rápidas e maior precisão – o que aumenta a satisfação e a fidelização dos clientes e eleva a reputação da marca. Os fornecedores também podem ter tempos de espera reduzidos em portões e compartimentos de carga, melhorando o relacionamento.
O que um sistema WMS faz?
Um WMS eficaz permite melhorar todas as atividades de entrada e saída do depósito e aquelas que vão para a cadeia de suprimentos ampliada – do recebimento e armazenamento à separação, embalagem e expedição. Os principais recursos do WMS dão suporte a estas atividades:
Processo de recebimento e armazenamento em depósito
Um WMS pode ajudar as empresas a receber, processar e armazenar itens da maneira mais eficiente, com base em regras comerciais e fluxo de depósito. Antes dos sistemas de administração de depósitos, caneta e papel eram usados para receber itens e conciliá-los com pedidos de compra e recebimentos físicos – e alguns depósitos menores usam essa abordagem até hoje. Em um estudo de 2018 da Peerless Research, 87% dos entrevistados disseram que ainda processavam materiais manualmente no recebimento.
Um sistema WMS suporta o uso de tecnologia RFID e a integração com faturamento e outros softwares para que os itens possam ser recebidos, validados e conciliados automaticamente com os pedidos de compra digitais por meio de leitura de código de barras e etiquetas impressas para facilitar o armazenamento e a recuperação.
Gestão de estoques
O software de administração de depósitos fornece visibilidade em tempo real sobre o estoque da organização em qualquer local, incluindo itens em trânsito e em lojas. O WMS traz informações de rastreamento usando tecnologia AIDC (identificação automática e captura de dados), como códigos de barras ou RFID. E muitos sistemas dão suporte a inventário rotativo e previsão de demanda por meio de funções analíticas avançadas e insights sobre o desempenho de produtos e fornecedores. Com esses insights, as empresas podem ajustar os níveis de estoque rapidamente a fim de garantir que haja itens suficientes para atender à demanda – online ou nas lojas físicas.
Entre outras práticas, o controle preciso de estoque é essencial para melhorar as taxas de pedidos que chegam completos, no prazo, sem danos e com fatura precisa. Essas práticas podem ajudar a alocar o estoque de acordo com workflows personalizados e lógica de separação para que ele possa ser movimentado com mais rapidez – para dentro ou para fora do depósito.
Separação, embalagem e execução de pedidos
Segundo uma pesquisa da Logistics Magazine, o local mais citado para atividades de embalagem e execução é o depósito. E a Research Gate estima que os custos relacionados à separação de pedidos compõem 55% do custo total de armazenamento.
Os sistemas WMS ajudam a reduzir tais custos e orientam sobre o modo mais eficiente de armazenar, recuperar e embalar itens. Eles também dão suporte a tecnologias de separação que simplificam o processo, como RF (radiofrequência), com ou sem verificação por escaneamento, tecnologia pick-to-light (separação guiada por luzes indicadoras) e pick-to-voice (separação por voz), robótica e algoritmos que otimizam os caminhos de separação.
Algumas soluções de administração de depósitos facilitam a execução de pedidos, usando técnicas como separação de pedido único, por lote, zona ou ondas, cross-docking, sistemas “put to order” e “put-wall”, e muito mais – tudo para simplificar o processo.
Expedição
Muitos sistemas de depósito são integrados ao software de logística e gestão de transportes que permite inúmeras maneiras de agilizar o processo de execução, gerando conhecimento de transporte, listas de embalagem e faturas para remessas, além de enviar notificações de remessa – tudo automaticamente.
Com recursos de rastreamento em tempo real, as empresas podem acompanhar se a entrega dos pacotes foi pontual e no destino correto.
E isso compensa. Nas melhores operações de depósito, a grande maioria das remessas do portão e em trânsito é entregue no destino dentro do prazo.
Gestão de mão de obra
Obter insights sobre produtividade e custos relacionados à mão de obra ajuda a executar operações mais enxutas e eficientes nos depósitos. Um WMS fornece visibilidade em tempo real dos trabalhadores, custos de mão de obra, tempos de resposta, lacunas de produtividade, tendências de planejamento e muito mais – para que as empresas reajam adequadamente.
Além de fornecer insights importantes, muitos sistemas também oferecem suporte à intercalação de tarefas com base em fatores como prioridade ou proximidade para ajudar a minimizar a duração geral dos trajetos dos trabalhadores, bem como “viagens sem carga” ou o tempo desperdiçado. Eles também ajudam no planejamento e na programação, diretamente ou por meio da integração com outros sistemas.
Gestão de pátios e portões
Os recursos de gestão de pátios e portões ajudam os motoristas de caminhão a encontrar os portões de carregamento certos rapidamente. O suporte a cross-docking – procedimento no qual as mercadorias chegam ao depósito e são imediatamente enviadas a outro destino sem armazenamento intermediário – é ideal para produtos alimentícios frescos. O software compara os recebimentos com os pedidos de venda atuais e notifica o destinatário se as mercadorias devem ser colocadas em um local de cross-docking.
Funções analíticas e métricas de depósitos
Com um WMS, você pode coletar dados em tempo real automaticamente, em vez de depender de métodos manuais, eliminando erros de digitação e acelerando o processo. Esses dados também podem ser integrados a funções analíticas para rastrear métricas importantes, como pontualidade na expedição, precisão do estoque, custos de distribuição, índice de execução de pedidos ou linhas, duração do ciclo dos pedidos e muito mais. O sistema também pode criar relatórios visuais que podem ser compartilhados facilmente com stakeholders e usados para fazer ajustes.
Sistemas de administração de depósitos em ação
Sistemas e ferramentas de administração de depósitos são usados em quase todos os setores, embora os principais sejam os grandes distribuidores, centros de execução de pedidos de e-commerce e fornecedores de logística terceirizada (3PL) – muitas vezes com vários depósitos. Empresas farmacêuticas, de saúde e de armazenamento a frio também são usuárias comuns. Frequentemente, as soluções WMS são integradas aos sistemas de transporte e logística para melhorar a transparência, a eficiência e a redução de custos.
Veja como as empresas a seguir usaram um WMS e tecnologias modernas para maximizar a eficiência:
A Nadro transforma a distribuição farmacêutica com processos digitais de depósitos no SAP Extended Warehouse Management. Saiba mais.
A Delta Light gerencia o planejamento da produção, o armazenamento e o transporte com os aplicativos SAP Extended Warehouse Management e SAP Transportation Management. Saiba mais.
Tipos de Warehouse Management System
Existem três tipos principais de software de WMS: independente (geralmente um sistema on premise, legado e desenvolvido internamente), baseado em nuvem e como aplicativo integrado no ERP ou em plataformas de gestão da cadeia de suprimentos (on premise ou hospedadas na nuvem). Cada tipo de WMS tem vantagens e desvantagens, e o melhor tipo varia de uma empresa para outra:
WMS independente: esses sistemas normalmente são implementados on premise, no hardware da própria empresa. Eles costumam oferecer maior suporte à personalização (apesar do custo elevado disso) e a organização pode manter um controle mais rígido sobre os próprios dados e software. Embora o custo inicial do sistema seja maior do que nas demais opções, o investimento é único. Ao mesmo tempo, os custos de atualização, manutenção e outras despesas associadas são de responsabilidade da empresa. À medida que o WMS se torna obsoleto, fica cada vez mais difícil a integração com outras plataformas e a implementação de novas tecnologias.
WMS na nuvem: os sistemas WMS baseados em nuvem podem ser implementados com custos iniciais mais baixos. Fornecidos como SaaS (software como serviço), eles oferecem mais flexibilidade para lidar com sazonalidade e outras mudanças nas condições de mercado – e podem ser ampliados para acompanhar o crescimento das empresas. Por meio de atualizações regulares, a administração de depósitos em nuvem oferece um caminho mais rápido para a inovação, e o provedor é responsável por manter e atualizar o sistema. Os fornecedores de SaaS também investem dinheiro e expertise em medidas de segurança e oferecem recursos de recuperação de desastres. Além disso, é mais fácil integrar esses sistemas na nuvem a outras soluções.
WMS baseado em SCM e integrado ao ERP: alguns sistemas de gestão de depósitos são criados como módulos ou aplicativos integrados ao ERP e às plataformas de cadeia de suprimentos. A vantagem desse tipo de sistema é a maior capacidade de integração com outras soluções em áreas que se sobrepõem, como contabilidade e business intelligence. Eles fornecem uma visão holística dos negócios e da cadeia logística, com total transparência para que os processos de armazenamento e logística sejam orquestrados e executados em conjunto. Em última análise, esses recursos são usados para otimizar as operações e proporcionar experiências ágeis na execução de pedidos.
Tecnologia de armazenamento inteligente
Para atender às constantes mudanças nos padrões de compra, canais e expectativas dos clientes – e acompanhar a evolução dos mercados e as disrupções – as empresas precisam desde tecnologias de armazenamento inteligentes, de IA e Machine Learning até robôs autônomos.
Automação de depósitos
As tecnologias de automação têm causado impacto nos depósitos e centros de distribuição. Os workflows e processos de armazenamento que podem ser simplificados por meio da automação incluem coleta de dados, criação de códigos de barras, escaneamento, separação, embalagem, expedição e rastreamento de estoque. Essa automação permite que as empresas operem com muito mais eficiência e dimensionem a estrutura para acompanhar as mudanças na demanda, além de reduzir falhas humanas, como erros de digitação no endereço de entrega ou no número de SKU.
Tecnologia de separação por voz
A separação por voz – também conhecida como VDW e pick-by-voice – permite que os operadores realizem tarefas e comuniquem a conclusão destas sem usar papel, mãos ou olhos. Os operadores utilizam um dispositivo de separação por voz – como fones de ouvido com microfone ou um terminal de voz dedicado – para receber instruções sonoras do sistema WMS sobre onde e quando separar os pedidos recebidos. Os trabalhadores podem usar linguagem do dia a dia para enviar atualizações em tempo real ao sistema de armazenamento, inclusive quando os lotes forem completados.
Dispositivos móveis
Os trabalhadores de depósito da linha de frente dependem de dispositivos móveis para operar com eficiência. A pesquisa Warehouse DC Equipment de 2020 revelou a seguinte porcentagem de uso pelos participantes: smartphones e tablets, 73%; leitores de código de barras, 55%; e tecnologia de GPS, 18% – sendo que 28% planejam implementar sistemas de GPS nos próximos 12 meses. Um WMS que dê suporte à integração com essas tecnologias é crucial.
IA e Internet das Coisas (IoT) na administração de depósitos
A inteligência artificial e a IoT estão sendo cada vez mais incorporadas às operações de depósito. A promessa é que essas tecnologias ajudem as empresas a responder às rápidas mudanças nas condições de armazenamento, em vez de seguirem regras predefinidas. Os sensores de IoT fornecem os dados e a IA pode analisá-los e fazer previsões avançadas. As duas tecnologias funcionam em conjunto para ajudar as empresas a adotar um modelo de armazenamento orientado pela demanda.
Os dados da IoT fluem para o WMS a partir de vários locais, incluindo equipamentos de processamento de materiais, como veículos de transporte, smartphones, dispositivos portáteis, radiofaróis passivos, RFID entre outros. Sistemas de IA transformam esses dados em insights úteis, como tendências, modelos preditivos e outros algoritmos que ajudam na tomada de decisões com base nas condições atuais. Essas tecnologias podem ser implementadas para gestão de roteamento e movimentação de mão de obra, pedidos em lote, slots de depósitos e muito mais.
Robôs de depósito
Robôs que operam em depósitos contam com IA e Machine Learning para tomar decisões com base em informações dos arredores. Usando uma combinação de sensores visuais, auditivos, térmicos e táteis, os robôs podem medir a temperatura ambiente e até perceber o toque. Se tiver suporte à integração, o WMS direcionará as próprias atividades.
Atualmente, diversos robôs são usados em centros de distribuição e depósitos, com capacidade para ajudar em algumas tarefas da força de trabalho e automatizar outras.
Veículos autônomos (AGVs, na sigla em inglês), por exemplo, usam uma pista ou faixa magnética para transportar o estoque pelo depósito, enquanto os robôs móveis autônomos (AMRs, na sigla em inglês) contam com sensores, computadores e mapas incorporados para navegar no depósito e redirecionar o trajeto quando necessário. Os AMRs podem identificar informações sobre pacotes para ajudar na classificação e verificação de estoque. Drones aéreos são equipados com sensores ópticos e usam tecnologias de aprendizagem profunda para escanear itens em locais altos e perigosos, e carregar as contagens recentes no sistema WMS, desde que este ofereça suporte à integração. Além disso, sistemas automatizados de armazenamento e recuperação (AS/RS) armazenam e recuperam itens com a ajuda de software que direciona as operações. Eles podem ter a forma de shuttles, guindastes ou até mesmo de robôs escaladores.
A vantagem mais óbvia de usar robôs em depósitos, entre inúmeras outras, é o aumento da velocidade das operações. Há também melhorias na segurança e motivação dos trabalhadores, pois tarefas perigosas e rotineiras são substituídas por outras mais estratégicas.
Aplicativos de realidade virtual/aumentada
A tecnologia de RA (realidade aumentada) envolve o uso de uma câmera para capturar o ambiente real, como um corredor em um depósito e, em seguida, sobrepor instruções ou informações nesse ambiente – em um dispositivo móvel. Os óculos inteligentes de RA, por exemplo, permitem que os operadores executem tarefas sem usar as mãos. Esses aplicativos mapeiam rotas, mostram as posições no depósito e muito mais. Tecnologias de RV (realidade virtual) também têm sido usadas para tudo – desde treinar operadores de empilhadeiras até aumentar a segurança das rotas de entrega.
FAQs sobre administração de depósitos
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