O que é HRMS (sistema de gestão de recursos humanos)?
Um HRMS ajuda as empresas a gerenciar e automatizar seus processos centrais de RH e oferece recursos de gestão de talentos.
Definição do sistema de gestão de recursos humanos (HRMS)
HRMS significa sistema de gestão de recursos humanos – muitas vezes referido como software de gestão de capital humano (HCM). As empresas usam HRMS para digitalizar, automatizar e centralizar processos de RH central, como armazenamento de dados de colaboradores, gestão de benefícios, horas e presença, e folha de pagamento. Além disso, o HRMS oferece recursos de gestão de talentos, como recrutamento, integração, gestão de desempenho, planejamento de metas, aprendizagem, treinamento, remuneração e planejamento de sucessão.
Um HRMS moderno ajuda a substituir os processos tradicionais baseados em papel e planilha de trabalho, automatizando processos manuais repetitivos e demorados. Assim, os membros da equipe de RH podem reduzir erros humanos e se concentrar em serviços de maior valor agregado e, em última análise, mais gratificantes.
História dos sistemas de gestão de recursos humanos
Na década de 1970, as grandes empresas começaram a digitização de alguns processos básicos, principalmente funções com muitos dados e sujeitas a erros, como folha de pagamento e contabilidade, mas esses primeiros sistemas de gestão de recursos humanos tinham alcance limitado. Na década de 1990, os mainframes mais poderosos e a ascensão da Internet permitiram a digitização e a automação de uma ampla gama de funções de RH central, como gestão de registros, gestão de benefícios e workflows de recrutamento.
Hoje, com o crescimento da tecnologia inteligente e da conectividade na nuvem, os processos de RH não se limitam mais aos dados transacionais. O HRMS moderno reúne e integra os dados para ajustar a estrutura dos relatórios em tempo real, com base em variações regionais de infraestrutura, legislação e compliance regulatório. Esses sistemas também automatizam o fluxo de trabalho e aproveitam a inteligência artificial (IA) para desenvolver processos mais inteligentes e simplificados.
HRMS, HRIS e HCM – entenda os acrônimos
Sistema de gestão de recursos humanos (HRMS), sistema de informações de recursos humanos (HRIS) e gestão de capital humano (HCM) são termos de RH muito usados como sinônimos, mas eles têm diferenças importantes.
Normalmente, o HRIS se baseia em um banco de dados de informações dos colaboradores e dá suporte aos processos de RH central com estrutura mais linear e quantitativa, como processamento da folha de pagamento ou gestão de horas e presença.
Em comparação, um HRMS é um sistema mais abrangente que contém todas as estruturas de gestão de dados de um HRIS, mas também incorpora a gestão de talentos e funcionalidades mais qualitativas e complexas. As melhores soluções de HRMS usam tecnologia inteligente, como IA, Machine Learning e conectividade na nuvem, para personalizar e automatizar as funções com inteligência.
HCM é um termo genérico que descreve o conjunto amplo de software e práticas usado pela organização para gerenciar a força de trabalho, do recrutamento à aposentadoria. Um sistema HCM é geralmente referido como um sistema de gestão de recursos humanos (HRMS) e inclui o software de HRIS. Graças à conectividade e aos avanços tecnológicos, agora as empresas podem ter uma visão clara e completa da força de trabalho. Isso ajuda a perceber o valor mensurável de priorizar a experiência do colaborador e as pessoas para embasar a funcionalidade administrativa do RH. Essa abordagem mais holística representa a mudança da priorização e da gestão dos processos de RH.
Por que o software de HRMS é tão importante hoje?
Durante muitos anos, as empresas pensaram no uso de novas tecnologias para automatizar os processos de RH. A pandemia trouxe mudanças enormes e sem precedentes para a força de trabalho. De repente, as equipes de RH foram forçadas a usar novas tecnologias para dar suporte e gerenciar a força de trabalho remota e distribuída.
No início, essa transição foi problemática; agora, mais de um ano depois, os líderes de RH ficaram mais criativos e adaptativos em suas práticas. Um artigo da SHRM revela como isso acabou sendo positivo. Quando toda a força de trabalho se tornou remota quase da noite para o dia, as equipes de RH foram os "socorristas" do mundo dos negócios, e muitos outros departamentos e líderes de equipes seguiram seu exemplo. Com a pandemia, muitas empresas acabaram percebendo que tinham no departamento de RH um verdadeiro tesouro de dados e funções analíticas de pessoal e que essas informações poderiam fundamentar decisões e estratégias em toda a empresa.
Atualmente, o software de HRMS é inestimável para as empresas organizarem, compreenderem e otimizarem o mundo do trabalho em rápida mudança. As soluções de HRMS reúnem em um só lugar os processos complexos de RH e oferecem armazenamento centralizado dos dados de colaboradores, recursos de automação, IA integrada e funções analíticas avançadas para as empresas. Além disso, os recursos sofisticados e fáceis de usar de gestão de talentos ajudam as empresas a recrutar, desenvolver e reter os melhores talentos do setor.
Quem usa software de HRMS?
Muitas das áreas listadas abaixo funcionavam de forma isolada e o feedback ou os dados novos de uma não chegavam necessariamente às outras. Além de otimizar e aprimorar os processos para cada um desses profissionais, o HRMS moderno também garante que os dados reunidos e o feedback oferecido sejam compartilhados, configurando o conjunto mais amplo de funções analíticas de pessoal.
Profissionais de RH: para os times de RH, a utilidade do HRMS abrange desde a revisão básica e o acesso aos dados de colaboradores até a entrega de relatórios complexos baseados em dados e a automação de tarefas sofisticadas de gestão de talentos.
Recrutadores: as ferramentas de HRMS oferecem aos recrutadores um portal centralizado para divulgar as vagas abertas, cultivar e recrutar candidatos, além de acessar e personalizar as funções de integração.
Gerentes: até em seus dispositivos móveis, os gerentes podem usar o software de HRMS para supervisionar a estrutura da equipe, controlar horas trabalhadas e faltas, aprovar solicitações de folga e férias e monitorar o desempenho dos colaboradores para verificar a necessidade de suporte ou feedback para atingirem suas metas.
Colaboradores: um único portal fácil de usar permite que os colaboradores editem seus dados pessoais, visualizem gráficos organizacionais, façam solicitações de folgas e férias, vejam as tarefas de aprendizado e até gerenciem suas metas pessoais de carreira e seus planos de desenvolvimento.
Candidatos: atualmente, os candidatos têm portais de HRMS dedicados que os ajudam a buscar vagas e se candidatar a elas, acompanhar o status da candidatura e aceitar ofertas digitais com assinatura eletrônica.
Componentes do software de HRMS
O software de HRMS oferece clareza e simplificação. Além de facilitar a vida da empresa, reunir os dados da força de trabalho em um só lugar também permite insights e análises com fontes e departamentos díspares e recomendações e relatórios cada vez mais práticos e precisos.
Confira os diversos elementos da solução HRMS:
HRIS: RH central e folha de pagamento
Self-service para colaboradores: as ferramentas do HRIS ajudam colaboradores e líderes de equipe a eliminar a desordem das tarefas administrativas de RH legadas e impressas. Os recursos self-service compatíveis com dispositivos móveis aumentam a transparência e a produtividade da força de trabalho em várias áreas, como relatórios e análises, horas e presença, gestão de dados de colaboradores e folha de pagamentos.
Gestão de benefícios: com o aumento dos modelos de trabalho híbrido, as empresas estão enfrentando o desafio de acompanhar os vários requisitos de benefícios nos Estados Unidos. A gestão automatizada de benefícios libera as equipes de RH da montanha de papelada para darem conselhos e orientações conscientes e valiosos para os colaboradores nessa área tão importante da vida. Os portais de self-service compatíveis com dispositivos móveis mantêm os colaboradores informados sobre os benefícios a que têm direito.
Gestão de tempo: as perdas na folha de pagamentos se devem a práticas imprecisas de controle de horas por parte de colaboradores e gerentes e podem custar à empresa até 2,5% do total de despesas com a folha. Embora às vezes intencional, elas costumam ocorrer devido a erros dos sistemas desatualizados e das práticas manuais imprecisas. Felizmente, essa é uma das perdas operacionais mais fáceis de prevenir e pode ser muito reduzida com o uso de soluções inteligentes de software de RH. As ferramentas do HRMS são altamente personalizáveis e podem ser sincronizadas com feriados, provisões e outras regras de negócios. O cálculo automático do tempo de trabalho e da remuneração se integra às funções da folha de pagamentos, sendo que os colaboradores têm acesso self-service à visão completa de seu controle de horas.
Gestão de talentos
Recrutamento e integração: soluções HRMS podem ajudar os empregadores a otimizar o processo de recrutamento para garantir que o melhores talentos sejam encontrados e atraídos. Isso inclui um melhor suporte ao sourcing global de talentos e à gestão de relacionamentos com o candidato. Elas também dão suporte ao monitoramento mais abrangente de candidatos e a processos simplificados para apoiar o planejamento da sucessão. E, para novos contratados, as ferramentas de integração do HRMS podem oferecer um portal para novos colaboradores – incluindo workflows automatizados e desburocratizados de novas contratações e um processo de treinamento e integração mais atraente e personalizado.
Gestão de desempenho e remuneração: a gestão de desempenho pode ser desafiadora, exigindo que as empresas equilibrem dados qualitativos e quantitativos e se mantenham objetivas. As ferramentas de HRMS ajudam a gerenciar metas e avaliações de colaboradores e permitem gerenciar o desempenho continuamente com o planejamento orientado das ações. A gestão da remuneração também pode ser complicada e exigir a avaliação de vários fatores dentro e fora da empresa. O software de HRMS dá suporte efetivo ao planejamento e ao projeto de remuneração.
Aprendizagem e desenvolvimento profissional: o crescimento e o desenvolvimento da carreira são uma parte importante da experiência do colaborador. As ferramentas de HRMS usam tecnologia inteligente para proporcionar uma experiência de aprendizagem mais personalizada e envolvente e também conectar pessoas, informações e especialistas dentro e fora da empresa. Isso ajuda os colaboradores a estruturar melhor o tempo e as metas de planejamento da carreira. Programar um treinamento obrigatório de aprendizagem e compliance é fácil, e os objetivos de longo prazo, como o desenvolvimento de liderança e o planejamento da sucessão, entram na agenda do modo mais adequado à necessidade e aos compromissos de cada um.
Gestão do desempenho de vendas: qualquer líder de negócios pode afirmar que as equipes de vendas estão no melhor momento quando vendem e promovem leads. O HRMS ajuda as empresas a simplificar e gerenciar de forma centralizada os problemas ligados às vendas, como comissões, territórios e cotas, e até o desempenho dos vendedores.
Funções analíticas e planejamento da força de trabalho: os insights baseados em dados são fundamentais para alinhar o RH à estratégia corporativa geral. Com métricas e KPIs, relatórios, modelagem preditiva da força de trabalho e funções analíticas baseadas em IA, os líderes de RH podem dar melhor suporte ao planejamento estratégico e operacional, à elaboração do orçamento e à gestão de desempenho.
Gestão da experiência do colaborador: com mais foco na experiência do colaborador, as empresas precisam buscar maneiras inovadoras de entender melhor como os colaboradores se sentem sobre as experiências no trabalho, desde quando são candidatos até o momento em que saem da empresa. As tecnologias e ferramentas de voz do colaborador (VoE) que reúnem essas informações, incluem feedback de 360°, pesquisas, análise comportamental e de sentimentos etc. Com esses insights, as organizações podem personalizar a experiência de cada colaborador em todo o seu ciclo e aumentar o engajamento e a produtividade.
Os sistemas de HRM e os próximos passos da transformação digital do RH
A transformação digital do RH, como qualquer grande mudança operacional, sempre enfrentará oposição e inércia iniciais, além de envolver riscos inevitáveis. A melhor maneira de se preparar para uma mudança operacional é começar a divulgar as metas e os objetivos do projeto. Quando há linhas de comunicação abertas entre os líderes de equipes, executivos e especialistas em RH, os muros começam a cair. As estratégias eficazes de planejamento e gestão de mudanças preparam as equipes para assegurar a adesão com antecedência.
A lista abaixo destaca alguns itens importantes para iniciar a transformação digital do RH.
Integridade dos dados: antes de iniciar o processo de migração dos dados, obtenha os recursos certos e aperfeiçoe ou requalifique seus talentos de TI para garantir o cumprimento da tarefa e minimizar os erros humanos.
Custo e esforço: quantifique os requisitos do projeto em todas as áreas do negócio que serão afetadas, inclusive a implementação e as integrações. Identifique orçamentos e cronogramas realistas para garantir o sucesso da implementação.
Necessidades atuais e futuras: trabalhe em estreita colaboração com o departamento e os líderes de equipe desde o início para garantir que você compreenda as metas, os requisitos e os desafios específicos deles. Verifique se o HRMS pode ser dimensionado para atender às necessidades em constante mudança de todos os stakeholders.
Compliance: defina os requisitos regulatórios, trabalhistas e jurídicos e verifique se o seu novo sistema atende a essas necessidades em todas as regiões.
Preparo para o lançamento: envolva desde o início a equipe de RH no desenvolvimento de cronogramas e metas de treinamento. Defina marcos mensais para garantir que todos os seus gestores, gerentes e colaboradores estejam devidamente treinados e prontos para aproveitar todo o valor do novo sistema de HRM.