O que é HRIS?
HRIS significa sistema de informação de recursos humanos. As empresas usam um HRIS para gerenciar e automatizar processos centrais de RH, como folha de pagamento, controle de tempo e gestão dos benefícios dos colaboradores.
Visão geral do sistema de informação de recursos humanos
O HRIS – ou sistema de informação de recursos humanos – foi uma das primeiras soluções de software comercial a ser desenvolvida na década de 1980. Por quê? O RH era, e continua sendo, um dos departamentos administrativos mais exigentes em qualquer empresa. A equipe de recursos humanos está sobrecarregada, não apenas com enormes quantidades de papelada e manutenção de registros, mas também com o gerenciamento das informações mais preciosas e vulneráveis sobre candidatos e sua força de trabalho.
A tecnologia certamente evoluiu muito desde então. Soluções modernas de HRIS podem automatizar workflows, integrar feedbacks e ajustar estruturas de relatórios, em tempo real, de acordo com as mudanças nas regras de negócios ou no compliance regulatório. Ao oferecer experiências de usuário de nível de consumidor e funcionalidade flexível, os sistemas HRIS modernos são eficientes e fáceis de usar, além de poderosos e ágeis.
O melhor software de HRIS é entregue na nuvem, o qual proporciona uma gama ainda maior de benefícios, incluindo mais armazenamento de dados, maior segurança e facilidade de integração com aplicativos complementares, como folha de pagamento, monitoramento de candidatos e outros sistemas de RH.
Definição de sistema de informação de recursos humanos (HRIS)
HRIS significa sistema de informação de recursos humanos, uma solução de software que ajuda as empresas a gerenciar e automatizar processos centrais de RH e oferece suporte à gestão de benefícios, tempo e presença, folha de pagamento e outros workflows, além de armazenamento de dados do colaborador, como informações pessoais, demográficas e de remuneração.
HRIS vs. HRMS vs. HCM
HCM é um termo amplo que engloba práticas, políticas, processos e software que uma organização usa para gerenciar a força de trabalho, desde a contratação até a aposentadoria. Uma suite HCM é geralmente denominada sistema de gestão de recursos humanos (HRMS) e inclui o software HRIS.
Um sistema de informação de recursos humanos (HRIS) usa um banco de dados de colaboradores para dar suporte aos principais processos de RH que são mais lineares e quantitativos por natureza, como o processamento da folha de pagamento ou a gestão de tempo e presença. Em comparação, HRMS refere-se a uma solução de software mais abrangente que contém um HRIS, mas também incorpora funcionalidades mais qualitativas e complexas envolvidas na gestão de talentos.
Por exemplo, um HRIS ajuda a automatizar e agilizar processos como o registro de horas do colaborador e, quando esses dados são integrados a um sistema HRMS, eles podem ser analisados para melhorar a produtividade e o planejamento – o que, por sua vez, pode ajudar a automatizar tarefas com mais eficiência no HRIS.
Descobrir qual dessas soluções de software é a melhor para você não é tão confuso quanto parece. É simplesmente uma questão de analisar com firmeza onde sua empresa está agora e onde você gostaria de estar futuramente. Em seguida, basta escolher as soluções de RH que atendem às suas demandas atuais e acompanham seu crescimento.
O que os sistemas de informação de RH fazem?
As melhores soluções de HRIS baseadas em nuvem oferecem suporte a vários processos e interações de RH. A tecnologia oferece automação inteligente de workflows em toda a empresa, incluindo:
Administração de benefícios
Administração automatizada de benefícios
Recursos self-service para os colaboradores acessarem, editarem e conhecerem os benefícios
Horas e presença
Gestão precisa de ausências de colaboradores
Aumento da eficiência administrativa com perfis de tempo para determinar feriados, calendário e prêmios.
Cálculos automáticos de horários de trabalho e pagamento por perfil de colaborador
Com a digitalização dos processos de horas e presença, as organizações podem automatizar e simplificar o controle global de horas de trabalho do colaborador e atender às regulamentações de compliance.
Localização integrada
Adaptação às leis e práticas de negócios específicas do país com mudanças legais e regulatórias automáticas
Inventário abrangente de requisitos de globalização e localização para países individuais
Self-service para colaboradores
Recursos self-service que aumentam a produtividade da força de trabalho
Dados de RH integrados em uma única plataforma
Informações importantes de RH monitoráveis com base em requisitos específicos de cada país
Disponibilização de uma página de perfil personalizada aos colaboradores, onde eles podem gerenciar e visualizar benefícios, solicitar folgas e muito mais
Estruturas organizacionais
Funções analíticas para obter insights em tempo real de toda a força de trabalho
Identificação de posições críticas e ajustes rápidos na força de trabalho para o preenchimento de lacunas
Visualização de estruturas organizacionais
Hierarquia e dados do colaborador são fáceis de encontrar em um sistema HRIS.
Benefícios de um sistema HRIS na nuvem
Além da funcionalidade básica de um HRIS moderno, os sistemas baseados em nuvem são mais facilmente integrados aos sistemas existentes. Eles são escaláveis e podem ser ampliados com mais rapidez usando inovações e recursos de segurança.
Estes são apenas alguns dos benefícios comuns de um sistema HRIS integrado em nuvem:
Torna a administração de RH mais rápida e precisa. Quando se lida com a vida de pessoas, não há margem para erros. Com sua capacidade de automatizar e otimizar tarefas administrativas, o software HRIS pode livrar as equipes de RH de atrasos e imprecisões causados por sistemas manuais e baseados em papel.
Experiência do colaborador aprimorada. Às vezes, os empregadores esquecem como é importante para suas equipes consultarem o status de benefícios, os pagamentos e as folgas. Com as ferramentas do HRIS, os colaboradores podem acessar diretamente suas informações pessoais, produzir relatórios e emitir solicitações – tudo muito prático e sem perder tempo com o atendimento pessoal no departamento de RH.
Maior eficiência. As soluções HRIS oferecem uma ampla gama de ferramentas self-service que reduzem significativamente a necessidade de formulários e processos de aprovação baseados em e-mail e papel. Programações, workflows, solicitações de ausência e muito mais, tudo pode ser automatizado e gerenciado rapidamente e em tempo real.
Oferece suporte às iniciativas de compliance. Com o aumento do trabalho remoto e uma mudança cultural em direção a uma sensibilidade maior e mais litígios, as empresas precisam ter certeza de que estão no lado certo das regulamentações globais de trabalho e emprego. O HRIS em nuvem ajuda a garantir que todas as atividades de RH estejam dentro dos limites de compliance e auxilie no suporte às suas forças de trabalho.
Manutenção da segurança dos dados. Os arquivos de RH contêm alguns dos dados mais confidenciais e preciosos da empresa – incluindo registros e detalhes médicos e financeiros dos colaboradores. No passado, quando esses dados eram armazenados em laptops ou bancos de dados não seguros, havia um risco sempre presente de comprometimento. O HRIS integrado de hoje têm protocolos de segurança avançados incorporados para ajudar a atenuar os riscos à segurança cibernética.
Como a integração do HRIS na nuvem dá suporte aos processos centrais de RH
Embora os sistemas HRIS ajudem a centralizar e agilizar processos e administração de RH, há muitas outras funções essenciais executadas simultaneamente, como recrutamento, treinamento e planejamento. E você não precisa ser um especialista em RH para ver como pode ser útil unificar e centralizar todas essas funções essenciais. No entanto, quando as empresas trabalham com sistemas legados e aplicativos de software de RH desconectados, elas são forçadas a usar processos manuais para buscar ferramentas e informações em silos organizacionais.
Os melhores sistemas HRIS em nuvem não só permitem a integração com o ERP central, mas também foram desenvolvidos para isso. Por exemplo, um sistema ERP em nuvem gerencia uma vasta gama de atividades de negócios cotidianas e foi criado para integrar uma grande variedade de processos de negócios diferentes. Ao unificar dados entre empresas, os ERPs fornecem uma única fonte da verdade e garantem a integridade confiável dos dados. Assim, quando os principais processos de RH e HRIS estão integrados à velocidade e capacidade de análise de um ERP moderno baseado em IA – você obtém o melhor dos dois mundos.
Exemplos do HRIS em ação
Há apenas alguns anos, eram principalmente as maiores organizações que usavam as soluções HRIS. Mas à medida que aumenta a popularidade dos sistemas integrados baseados em nuvem, torna-se cada vez mais viável para as organizações menores e em crescimento aproveitarem os benefícios e a eficiência de um HRIS.
Aqui estão alguns exemplos de empresas que simplificaram os processo de RH com sucesso usando as soluções SAP SuccessFactors.
A Growmark vem atendendo empresas agrícolas nos Estados Unidos e no Canadá há mais de 20 anos – com uma diversidade da força de trabalho amplamente distribuída. Eles usaram as soluções SAP SuccessFactors para integrar e automatizar processos em todo o ciclo de vida do colaborador. Como resultado, a GROWMARK executa processos de RH eficientes e atrai e incentiva os talentos necessários para ajudar os clientes a alcançarem o sucesso.
O Kmart Group revolucionou as compras na Austrália, Nova Zelândia e Ásia por meio da oferta de uma ampla variedade de produtos com preços reduzidos. Quando a empresa precisou reinventar seu sistema de RH, ela buscou as soluções SAP SuccessFactors para transformar as experiências dos colaboradores e modernizar o futuro do trabalho em mais de 500 lojas Kmart, Target e Catch.
Explore hoje o software de HRIS
As empresas modernas buscam uma solução de RH Central unificada e global que ofereça experiências de usuário como consumidor e suporte à análise e automação de dados em tempo real. Conforme as forças de trabalho ficam mais distribuídas, o software HRIS precisa acompanhar esta globalização, fornecendo localização abrangente e compliance em vários países. À medida que os modelos de negócios mudam e evoluem, as empresas exigem a agilidade e a simplicidade fornecidas por uma ampla gama de pré-compilações realmente relevantes e poderosas, ajudando a implementar novos processos e aplicativos de maneira confiável e rápida.