O que é força de trabalho distribuída?
A força de trabalho distribuída é composta por trabalhadores remotos "distribuídos" em locais fora de um local de trabalho tradicional e centralizado, sendo que há muita variação na composição da equipe distribuída. Seus integrantes podem trabalhar remotamente o tempo todo ou só de vez em quando, morar perto da sede e comparecer a reuniões presenciais ou estar separados por muitos quilômetros e fusos horários. Ainda assim, o que todas as forças de trabalho distribuídas têm em comum é a necessidade de se conectar em tempo real, entre si e com todos os recursos e ferramentas corporativos disponíveis para os trabalhadores presenciais.
Se as equipes distribuídas são compostas por trabalhadores remotos, o que diferencia uma empresa distribuída de uma empresa que simplesmente tem equipes ou trabalhadores remotos? A resposta está no seu grau de compromisso com a transformação do local de trabalho – tanto digital quanto gerencial. 2020 trouxe consigo muitas mudanças no mundo tradicional do trabalho. Empresas verdadeiramente distribuídas estão respondendo a esse desafio aproveitando as modernas tecnologias do local de trabalho e desenvolvendo processos de negócios e RH mais resilientes e ágeis.
O que todas as forças de trabalho distribuídas compartilham é a necessidade de estar conectado em tempo real – entre si e com todos os recursos e ferramentas corporativos disponíveis para trabalhadores on premise.
As equipes remotas e a mudança do mundo do trabalho
Muitas empresas que estavam planejando modernizar gradualmente suas estruturas de força de trabalho ainda usavam sistemas e processos obsoletos quando a COVID-19 atingiu – e, nesse momento, elas entraram na década de 2020 à medida que se apressavam para transformar seus locais de trabalho e operações de RH.
O Gartner realizou uma pesquisa com mais de 200 líderes seniores de RH antes e depois da pandemia para determinar seu impacto na força de trabalho. Eles relataram que, antes da pandemia, uma média de 30% dos colaboradores trabalhava remotamente, pelo menos em parte do tempo. Em abril de 2020, esse número subiu para 81%.
Tradicionalmente, eram os funcionários que direcionavam as tendências para as equipes distribuídas, com muitas empresas hesitando em adotar o trabalho remoto. Depois de vários meses de equipes remotas se adaptando e aprendendo a trabalhar dessa nova maneira, ficou claro que, mesmo quando as coisas voltam ao normal, podemos esperar que essa recente mudança para a força de trabalho distribuída permaneça. No início de junho de 2020, a Pricewaterhouse Coopers realizou uma extensa pesquisa de trabalho remoto. O relatório subsequente mostra “que uma semana de trabalho flexível permanente… tem amplo apoio”. Ele afirma que 85% dos trabalhadores de escritório querem trabalhar remotamente pelo menos um dia por semana e que 55% dos executivos seniores preveem que esse será o caso, mesmo que a COVID-19 não seja mais uma preocupação.
Benefícios da força de trabalho remota
Muito antes de a COVID-19 estar sobre nós, a globalização e as melhorias nas tecnologias do local de trabalho começaram a impulsionar um aumento constante nos números da força de trabalho remota. De acordo com a Tech Republic, o número de trabalhadores remotos aumentou 159% entre 2005 e 2017 e vem crescendo exponencialmente desde então.
No entanto, algumas empresas permaneceram céticas e relutaram em expandir sua força de trabalho distribuída para além do escritório físico. Eles achavam que, sem as estruturas tradicionais do local de trabalho e a supervisão individual de um local de trabalho central, os colaboradores deslizariam para a ineficiência. Também havia a preocupação de que as equipes de RH não tivessem os sistemas necessários para fornecer total suporte, como treinamento, bem-estar e avaliações de desempenho a trabalhadores externos. Em uma pesquisa do Gartner 2020, os líderes de RH relataram que o "maior desafio decorre da falta de infraestrutura tecnológica e da falta de conforto com novas formas de trabalho".
Com a chegada da pandemia, não havia mais tempo para debater os benefícios ou o momento da distribuição da força de trabalho – era sobre nós se éramos a favor ou não. Há anos existem estudos e relatórios que demonstram os benefícios da flexibilidade do “trabalho em qualquer lugar” – tanto para os empregadores quanto para os colaboradores. Mas depois de alguns meses da nação trabalhando de casa, um novo conjunto de estatísticas robustas de trabalho remoto começou a entrar. E o que esses dados nos disseram foi uma reiteração do que ele vinha dizendo o tempo todo: quando os colaboradores recebem flexibilidade e independência, eles se expõem ao desafio. A McKinsey, em uma pesquisa de meados de 2020, relata um aumento de 55% nos fatores de experiência dos colaboradores, incluindo o alcance de metas, o reconhecimento do trabalho, o engajamento e o relacionamento com a empresa e a satisfação no trabalho.
Quando os colaboradores recebem flexibilidade e independência, eles surgem do desafio.
Alguns dos benefícios das equipes remotas incluem:
Aumento da produtividade: muitos relatórios e estatísticas recentes demonstram resultados sólidos de desempenho e eficiência das equipes remotas. Com base em fontes de dados robustas, um artigo de 2020 na revista Forbes relata um aumento de 35% na produtividade entre trabalhadores remotos.
Melhoria do bem-estar: em sua pesquisa anual, a FlexJobs descobriu que mais de 85% dos entrevistados sentiram que seu bem-estar foi melhorado ao trabalhar em casa e que eles foram capazes de cuidar melhor de si mesmos. Dos entrevistados, mais de 50% também relataram menos dias de doença e menos tempo de inatividade ao trabalhar remotamente.
Redução da rotatividade: deslocamentos incontroláveis, bem como ambientes de trabalho aglomerados e estressantes geralmente resultam em altas taxas de desgaste dos funcionários, mesmo entre aqueles que estão satisfeitos com seu trabalho. Como a revista Forbes apontou em junho de 2020, as empresas com flexibilidade de trabalho remoto desfrutam de uma redução de 25% no volume de negócios.
Acesso ampliado a talentos: o trabalho remoto abre oportunidades para pessoas com deficiências ou problemas de mobilidade. Apoia pessoas que necessitam de arranjos de trabalho mais flexíveis, como pais com crianças pequenas. Ele também amplia o pool de talentos para incluir aqueles que podem não ser capazes de viver ou se mudar dentro de um deslocamento razoável para o escritório.
Custos indiretos reduzidos: um relatório recente compilou e analisou estatísticas de trabalho remoto obtidas dos EUA. Escritório de Gestão e Orçamento. A conclusão foi que para cada funcionário que trabalha remotamente – mesmo apenas 50% do tempo – as empresas economizam uma média de US$ 11.000 por ano nos custos indiretos associados e no espaço de escritório. Além disso, o mesmo relatório mostra que os trabalhadores remotos também economizam até US$ 7.000 por ano trabalhando em casa.
Equipes distribuídas: como funcionam?
É claro que sempre haverá certos serviços em que o trabalho remoto é simplesmente impossível. No entanto, a tecnologia moderna está ampliando rapidamente a gama de funções que podem ser desempenhadas pela força de trabalho distribuída. Para prosperar, essas equipes remotas precisam ser capazes de colaborar, se comunicar e interagir entre si e com todos os sistemas operacionais da empresa, com a mesma eficiência do espaço de trabalho físico centralizado. Para isso, é necessário um equilíbrio entre as tecnologias modernas do local de trabalho e a gestão resiliente e eficaz.
As equipes distribuídas contam com sistemas empresariais e soluções de software poderosas e ágeis. A inteligência artificial (IA) traz a capacidade de as equipes distribuídas não só acessarem dados e sistemas conectados, mas usarem essas informações em tempo real e de maneiras decisivas. Outras tecnologias baseadas em IA, como sensores e chatbots, podem ajudar líderes de equipe e especialistas em RH a se manterem conectados a colaboradores remotos por meio da nuvem. Tarefas como treinamento, avaliações de desempenho e verificações de bem-estar podem ser personalizadas e gerenciadas perfeitamente por toda a força de trabalho distribuída.
Sem dúvida, os trabalhadores remotos precisam de tecnologia poderosa e sistemas empresariais robustos para realizar seu trabalho. Mas, mais do que tudo, seu sucesso depende de estratégias de gestão responsivas e resilientes.
Estratégias para gerenciar uma força de trabalho distribuída
Gerencie as expectativas. Muitos trabalhadores distribuídos se sentem confortáveis com tecnologias colaborativas, mas outros podem precisar de assistência adicional. É importante que os gerentes e líderes de RH garantam uma comunicação clara das expectativas e ofereçam acesso fácil a suporte e treinamento técnico, sempre que necessário.
Seja responsivo. Gerenciar equipes distribuídas requer uma abordagem dedicada ao fornecimento de feedback e mentoria. Por exemplo, em vez de avaliações de desempenho presenciais e formais, muitos gerentes de equipe remota bem-sucedidos estão programando check-ins online semanais. Esse processo mais informal pode permitir que os gerentes permaneçam no topo das cargas de trabalho dos membros da equipe sem microgerenciar.
Promova a confiança e o trabalho em equipe. Os gerentes devem encontrar maneiras inovadoras de motivar os colaboradores remotos e garantir que todos estejam falando da mesma forma. As tecnologias modernas do local de trabalho funcionam apoiando a colaboração, a transparência e a responsabilidade – não fazendo com que as equipes sintam que estão sendo examinadas.
Priorize o bem-estar dos colaboradores. O trabalho remoto apresenta um conjunto único de desafios de bem-estar. Para ajudar na transição para uma nova forma de trabalho, os gerentes de equipe distribuídos e os líderes de RH podem usar tecnologias conectadas ao local de trabalho para ajudar a desenvolver programas de bem-estar dedicados às necessidades dos trabalhadores remotos.
O futuro do trabalho remoto e da força de trabalho distribuída
Em um momento de incerteza global, as empresas estão olhando para o futuro e adotando soluções que tornarão suas equipes e empresas mais resilientes e competitivas. A pandemia levou as empresas muito mais para baixo no caminho da transformação do local de trabalho do que poderiam ter vindo de outra forma. Por meio do uso de tecnologias digitais modernas e do planejamento estratégico da força de trabalho, as empresas distribuídas estão se preparando para o local de trabalho do futuro.
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Obtenha as ferramentas necessárias para o planejamento estratégico e operacional de sua força de trabalho.
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