O que é software de automação de serviços profissionais?
O software de PSA (automação de serviços profissionais) fornece um framework unificado para administrar um negócio mais eficiente e previsível.
Visão geral do software de PSA
Por que o software de PSA (automação de serviços profissionais) tem gerado tanta agitação e atenção ultimamente? Talvez porque as empresas de serviços profissionais se encontrem em um cenário complexo que as obriga a buscar novas respostas e soluções.
A demanda por expertise e consultoria especializada disparou. No entanto, a mesma clientela que busca esse know-how também quer serviços econômicos, execuções mais rápidas e faturamento transparente. Soma-se a essa complexidade o ambiente de trabalho em constante evolução, em que os melhores talentos talvez só estejam disponíveis de forma híbrida ou remota e as tradicionais fontes de pessoal estão diminuindo em determinados setores.
Como resultado, muitas empresas se encontram em uma situação paradoxal – serviços em alta demanda e dificuldades para formar equipes eficientes e otimizar as operações para prosperar neste mercado em constante mudança. Além disso, práticas manuais e desarticuladas na gestão dos negócios reduzem a capacidade de adaptar e reinventar modelos de negócios tradicionais rapidamente.
Felizmente, o software de PSA baseado em nuvem amadureceu para ajudar as empresas a enfrentar esses desafios, integrando-se perfeitamente aos principais sistemas de gestão, como o ERP. E, o mais importante, esse tipo de solução oferece recursos otimizados para empresas de serviços profissionais, pois são criados com base nas necessidades e oportunidades exclusivas dessas organizações.
Software de PSA: uma definição
Normalmente, os softwares de PSA são usados por empresas de serviços profissionais especializados, nas quais os serviços faturáveis constituem a principal fonte de receita. No entanto, eles também são proveitosos em organizações que abrigam departamentos de serviços complexos em suas operações.
O principal objetivo do software de PSA é estabelecer um framework unificado para administrar um negócio mais eficiente e previsível, ajudando na gestão de pessoal, finanças, receitas, faturamento, desempenho e marketing, integrando-se facilmente aos sistemas de negócios existentes e oferecendo acesso on demand a dashboards e recursos de relatórios interfuncionais.
Principais componentes de um sistema de software de PSA
Um sistema de PSA combina um conjunto de funções essenciais em uma única suíte integrada para empresas orientadas por projetos e serviços. Alguns dos componentes mais comuns de soluções de PSA incluem:
Cloud ERP
O núcleo do PSA contém uma solução Cloud ERP com processos de negócios integrados para ajudar a gerenciar e automatizar os principais aspectos dos negócios, incluindo gerenciamento de projetos, alocação de recursos, monitoramento do tempo, faturamento e gestão financeira.
O Cloud ERP aproveita a tecnologia em nuvem para simplificar e otimizar as operações das empresas de serviços profissionais, viabilizando colaboração em tempo real, acessibilidade aos dados e escalabilidade, e aumentando a eficácia da gestão de projetos, recursos e finanças.
Suporte às vendas
As ferramentas de PSA apoiam as estratégias de marketing, as vendas e os relacionamentos com clientes – da consulta inicial à conclusão dos projetos – promovendo a retenção dos clientes e a atenção contínua a eles. Ações como segmentação dos leads certos, medição do engajamento e otimização das propostas ajudam as empresas a garantir a implementação dos recursos de melhor valor e a atender às expectativas dos clientes de forma rentável e pontual.
Ferramentas de gestão de recursos e talentos
Com orçamentos cada vez mais apertados nas empresas de serviços profissionais, é comum ver consultores altamente especializados (e caros) se dedicando ao trabalho administrativo, simplesmente por necessidade. Não se pode esperar que mesmo os melhores planejadores e estrategistas avaliem manualmente todas as inúmeras variáveis e equipes envolvidas em cada projeto. Infelizmente, ambos os cenários geram ineficiência e falta de transparência no uso dos recursos. Um dos componentes centrais do software de PSA é a gestão de recursos, não só para encontrar e integrar rapidamente a pessoa certa com as habilidades corretas para cada tarefa, mas também para coordenar todas as equipes e programações a fim de maximizar a geração de valor. O PSA analisa as habilidades encontradas nas equipes, bem como nos trabalhadores terceirizados, os projetos atuais e futuros, o monitoramento do tempo, os cronogramas disponíveis e as tolerâncias orçamentárias – tudo para manter a rentabilidade e a pontualidade dos projetos.
Desempenho e gestão dos projetos
Todos estão cada vez mais exigentes. Os clientes são inconstantes e não hesitam em trocar de fornecedor, enquanto as empresas sentem a tensão da inflação e dos complexos problemas da força de trabalho. Ou seja, margens de erro estão se tornando coisa do passado. Como não é mais possível tolerar gargalos e estouros de orçamento, as empresas precisam de planejamento rigoroso e eficiente nos projetos. Os componentes de gerenciamento de projetos do PSA geralmente incluem monitoramento e gestão de tarefas e marcos de ponta a ponta, informações de despesas em tempo real, agilidade na comunicação e geração de relatórios para os clientes, rastreamento de recursos e previsão de riscos aos prazos ou orçamentos. Basicamente, o PSA fornece um conjunto amplo e abrangente de ferramentas operacionais e relatórios em tempo real que analisam toda a empresa, projetos e equipes para reuni-los em um sistema de planejamento unificado e transparente.
Gestão de finanças centrais e faturamento
As empresas de serviços profissionais têm os processos de faturamento e finanças mais complexos de qualquer setor. Os clientes esperam transparência sobre horas trabalhadas e tempo gasto, com todos os detalhes sobre monitoramento do tempo e serviços cobrados de modos diferentes (consultoria especializada versus trabalho administrativo, por exemplo). Para manter a eficiência e a rentabilidade, essas organizações precisam de estratégia e precisão. Felizmente, os sistemas de PSA se destacam na gestão financeira, incluindo monitoramento e previsão do tempo e horas gastas – no total ou em subdivisões especificadas. Os custos são calculados à medida que acontecem e o faturamento é automatizado em tempo real. Além disso, funções analíticas, como reconhecimento de receitas e análise de rentabilidade, são processadas pelo sistema de PSA, e os registros financeiros podem ser personalizados e produzidos no momento, em qualquer fase do projeto.
Dashboards, relatórios e business intelligence
O desconhecido pode prejudicar você. As empresas da atualidade devem ser capazes de se adaptar rapidamente para aproveitar oportunidades e evitar riscos. Com insights rápidos baseados em dados e relatórios personalizáveis em tempo real, os líderes de negócios não precisam perder tempo no escuro. Integradas ao ERP e a outros sistemas de negócios, as ferramentas de PSA podem permitir que os usuários especifiquem os parâmetros de seus relatórios usando vários pontos de dados (horas gastas, faturas pendentes, KPIs específicos internos ou orientados pelo cliente, programações) para produzir relatórios em tempo real e iniciar previsões e recomendações precisas.
Os sete principais benefícios do PSA para empresas de serviços profissionais
Como as empresas de hoje estão mais enxutas do que nunca, os líderes de serviços profissionais buscam soluções que os ajudem a otimizar a utilização dos recursos e a capacitar as equipes necessárias rapidamente. Cada vantagem conta – especialmente quando promove maior agilidade e lucratividade.
- Menos trabalho administrativo e mais horas faturáveis. Certifique-se de que as pessoas certas estejam fazendo o trabalho certo. Maior visibilidade permite reduzir o desperdício de tempo e recursos. Você também pode consultar – e reutilizar – modelos de projetos anteriores para aumentar a eficiência das equipes e aplicar aprendizados anteriores aos projetos atuais.
- Maior produtividade e visibilidade. Tenha uma visão das atividades de negócios em tempo real e em qualquer nível, analisando margens, lucratividade e eficiência – desde engajamentos únicos até uma perspectiva interempresarial completa. Avisos antecipados de gargalos, desperdícios ou atrasos, junto com insights baseados em dados sobre como corrigi-los, geram maior clareza e lucratividade.
- Melhor capacidade de previsão. A capacidade de acessar relatórios personalizados sobre finanças, monitoramento do tempo e outras atividades centrais relacionadas aos projetos ajuda a gerar clareza e foco. Além disso, soluções digitais baseadas em IA podem usar esses conjuntos de dados variados não só para gerar relatórios sobre o presente e o passado, como também para prever de onde virão os desafios e as oportunidades no futuro.
- Entrega perfeita de serviços virtuais/remotos. Esta demanda está aumentando tanto por parte dos clientes quanto da força de trabalho cada vez mais remota. Uma solução de PSA unificada garante experiências digitais integradas, precisas e consistentes.
- Maior satisfação dos clientes. Com ferramentas precisas e transparentes de faturamento e previsão que ajudam você a prever as necessidades dos clientes, as soluções de PSA ajudam a proporcionar uma experiência satisfatória aos clientes.
- Redução na perda de receita. Silos e ineficiências são um anátema para empresas baseadas em serviços. Quem está fazendo o quê? Quem está gastando o quê? Quanto e quando estamos faturando? A capacidade de responder a essas perguntas em tempo real pode ser a diferença entre lucros e perdas.
- Pagamentos mais rápidos. Com faturamento e acompanhamento automatizados e claros, as empresas podem reduzir os números de DSO (duração de pendência dos créditos) e colocar os projetos no azul mais rapidamente.
Quem usa ferramentas de PSA?
Talvez mais do que em qualquer outro setor, as empresas de serviços profissionais fornecem consultoria e outros serviços profundamente especializados e personalizados. No passado, o desenvolvimento de ferramentas de automação independentes era difícil e demorado. Mas agora, com a capacidade de adaptar e simplificar uma solução unificada baseada em nuvem, as soluções de software de PSA têm se tornado indispensáveis em uma ampla gama de práticas, entre as quais:
Consultoria financeira, fiscal, contábil e de auditoria. Se você faturar em horas, corre o risco de ultrapassar o orçamento do cliente e perder negócios. Já em modelos de cobrança por preço fixo ou retenção, o desafio é oposto – o trabalho pode demorar mais do que o esperado e tornar os projetos não lucrativos. Com margens mais apertadas do que nunca, hoje em dia não há espaço para ineficiência. O software de PSA para serviços financeiros ajuda as empresas a rastrear e analisar suas atividades, tempo e resultados, além de implementar processos mais tranquilos e automações mais eficientes a fim de priorizar os serviços mais rentáveis e garantir que os clientes recebam serviços rápidos e que agregam valor.
Empresas de consultoria gerencial. Tal como acontece com praticamente todos os campos de serviços profissionais, os consultores gerenciais e de negócios se encontram em um momento de intensa concorrência e rápidas mudanças nas demandas e atitudes. Para fornecer a consultoria altamente especializada e eficaz que os clientes exigem – mantendo a capacidade de crescer e permanecer rentáveis – as empresas precisam repensar suas estruturas fundamentais. As soluções de PSA ajudam as consultorias de negócios a gerenciar e priorizar melhor o tempo e os serviços. Com menos recursos e colaboradores, o planejamento de recursos e o monitoramento do tempo tornam-se cruciais. Além disso, o faturamento e a gestão de clientes precisam ser rastreáveis e transparentes. O software de PSA ajuda a automatizar e coordenar tarefas administrativas, liberando os profissionais de consultoria para se concentrarem no que fazem de melhor.
Escritórios de advocacia. Nas empresas dos Estados Unidos, a taxa de atrito dos colaboradores subiu de 16% em 2019 para 27% em 2021, o que representa um impressionante aumento de 61% – índice semelhante ao observado em empresas do Reino Unido e Canadá, entre outros países. Os escritórios também têm lidado com maiores demandas por serviços mais baratos e eficientes. Com operações mais enxutas, as empresas modernas precisam de soluções que possam agregar valor a todas as áreas de seus negócios – tanto administrativas quanto jurídicas. As soluções de PSA habilitam as organizações a reconhecer e analisar padrões de trabalho e faturamento, bem como a automatizar e simplificar tarefas. Outros recursos de PSA podem ajudá-las a administrar cotações, contratos e ciclos de vida dos clientes.
Empresas de software, alta tecnologia e serviços de TI. Como qualquer pessoa no espaço de tecnologia pode confirmar, o desenvolvimento de software e os serviços de TI dependem altamente da coordenação harmoniosa de equipes e recursos. Os clientes exigem execução rápida e resultados precisos e confiáveis. As soluções de PSA ajudam a dar suporte ao gerenciamento de projetos sofisticados – de monitoramento do tempo a dependências e obstáculos. As expectativas dos clientes são gerenciadas e atendidas com ferramentas que não só informam sobre sprints ativos e atuais, como também preveem e notificam quando os resultados a serem fornecidos estão em risco.
Empresas de construção e engenharia. Em tempos de inflação e cortes orçamentários, os clientes não só procuram cotações menores, como também têm menor tolerância a estouros nos prazos e custos. As empresas precisam conseguir explorar novos tipos de projetos e modelos de negócios e se empenhar para se manterem na liderança de um mercado cada vez mais competitivo. Nas empresas de construção e engenharia, a capacidade de automatizar e rastrear elementos como faturamento, despesas, folha de pagamento e custos de materiais agrega um valor enorme. Mas um recurso de PSA particularmente útil neste setor é a capacidade de automatizar ofertas e cotações. Uma proposta justa, simplificada e precisa – que cumpre os requisitos e impressiona o cliente – é uma ferramenta poderosa para ficar à frente da concorrência.
Agências de publicidade e marketing digital. As agências de marketing da atualidade operam em um ambiente de mídia, tendências e tecnologias em rápida mudança. Os clientes, por sua vez, exigem campanhas cada vez mais complexas, que agreguem valor e entreguem resultados rápidos. As soluções de PSA ajudam as agências de marketing a gerenciar e automatizar melhor os ciclos de vida dos clientes – de abordagens e vendas a cotações, gerenciamento de projetos e faturamento. Quando o PSA está integrado a outras ferramentas, como sistemas de CRM e ferramentas de automação de marketing, as agências obtêm uma solução unificada e centralizada que as ajuda a otimizar o desempenho, rastrear e analisar os resultados e desvendar novas oportunidades.
Integração com PSA: Cloud ERP e muito mais
Tradicionalmente, as empresas de serviços profissionais demoravam mais que outros setores a adotar a transformação digital. No entanto, nos últimos anos, surgiu uma urgência tão grande por eficiência e competitividade, que a maioria das empresas modernas está adotando sistemas ERP baseados em nuvem para se manter à frente da concorrência e expandir os negócios no futuro.
A beleza dos modernos sistemas Cloud ERP é que eles podem se adaptar e ser o encaixe perfeito para sua empresa. Os sistemas ERP legados eram configurados de acordo com as necessidades operacionais da época da implementação – mas se algo no modelo de negócios ou mercado mudasse repentinamente, as empresas não teriam resiliência para adaptar seus sistemas e responder rapidamente. Por outro lado, os sistemas Cloud ERP suportam o modelo XaaS (tudo como serviço). Isso significa que as soluções de projetos e PSA integradas nativamente funcionam em conjunto com o sistema Cloud ERP – de forma harmoniosa e simples. E à medida que os modelos de negócios mudam, escalam ou se diversificam globalmente, sua empresa terá as ferramentas de gestão necessárias – sem precisar investir em sistemas separados e independentes para cada uma das necessidades operacionais.
Software de PSA em ação
Os exemplos abaixo mostram como algumas das principais empresas de serviços profissionais do mundo estão usando o SAP S/4HANA Cloud (ERP) para gerar benefícios e recompensas.
Agilita: gerenciamento de projetos e negócios de licenciamento trazidos para a era da nuvem.
McGrathNicol: a produtividade dos colaboradores melhorou graças a workflows simplificados, pontos de contato flexíveis e eficientes para os usuários finais e acesso facilitado às informações.
Qual o melhor software de PSA? O que procurar em um PSA?
Quando sua empresa estiver pronta para migrar para uma solução de PSA dedicada, certifique-se de fazer escolhas que apoiarão seus modelos de negócios hoje e no futuro. Procure soluções baseadas em nuvem que:
Possam ser integradas aos sistemas existentes e ajudem a automatizar as tarefas da “proposta ao recebimento”
Sejam pré-configuradas com melhores práticas e modelos de processos relevantes
Forneçam acesso em tempo real a dados de finanças, receita, margens, definição de equipe e muito mais
Sejam baseadas em nuvem para evoluir e escalar com sua empresa e acompanhar as rápidas mudanças nas necessidades
Proporcionem uma experiência organizada e sofisticada aos usuários para otimizar a precisão e a aceitação entre as equipes
Conheça as soluções de PSA
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