Chegou a hora de atualizar o ERP? Um guia para substituir seu sistema ERP legado
Entenda por que, quando e como substituir o ERP legado.
Visão geral
Como você está aproveitando seu sistema ERP? Já chegou a hora de atualizá-lo? Você provavelmente nunca ouviu essas perguntas diretamente (a menos que tenha conversado com um representante de vendas), mas talvez já tenha se questionado sobre isso, mesmo que implicitamente. Você tem uma pontinha de dúvida, pensando que seu sistema poderia ser melhor para você? Talvez você já tenha ouvido alguns casos de sucesso dos sistemas ERP modernos. Ou, quem sabe, algo ainda mais evidente – pode haver novas demandas para seus clientes ou necessidades de acompanhar a concorrência que seu sistema legado não consegue atender sem investimentos significativos em upgrades ou modificações. De qualquer forma, é uma boa prática de gestão avaliar continuamente o desempenho do sistema e identificar áreas de melhoria ou problemas emergentes que possam se tornar desafios no futuro próximo.
Existe um sistema ERP perfeito?
A resposta curta é “não”. Mesmo que houvesse um sistema perfeito para suas necessidades específicas em um determinado momento, essas necessidades estão em constante evolução. Portanto, é importante acompanhar de perto a situação, saber como seu ERP está atendendo às suas necessidades atuais e identificar tendências que possam levar a problemas.
É comum referir-se a sistemas instalados como “ERP legado”, sugerindo tecnologia antiga e sistemas ultrapassados. Isso é injusto, pois muitos sistemas instalados são regularmente mantidos, continuamente atualizados e totalmente capazes de crescer e se adaptar às necessidades e requisitos em mudança. Dito isso, as atualizações de ERP são opcionais, embora fortemente recomendadas pelos fornecedores de software. É importante manter-se atualizado com as correções e melhorias fornecidas pelo seu fornecedor de soluções. Se você detectar problemas ou tendências desfavoráveis, o primeiro passo é garantir que seu sistema esteja atualizado com todas as versões mais recentes. Em seguida, verifique se o seu fornecedor oferece add-ons ou melhorias adicionais que possam resolver as deficiências identificadas. Avalie o custo e o esforço necessários para implementar essas correções e use essas informações para avaliar o custo de continuar com sua solução atual (consulte “Quanto você gasta com ERP?” abaixo).
Seu software de ERP atual está decepcionando suas expectativas?
Em suma, mantenha atualizado seu sistema ERP legado, mas acompanhe atentamente o desempenho do sistema. As necessidades e os requisitos vão mudar, e é fundamental garantir que seu sistema continue a atender eficazmente às demandas da empresa e dos clientes.
Essa autoavaliação pode ajudar a identificar deficiências e áreas de interesse, incluindo:
Seu sistema não está conseguindo atender aos novos requisitos ou está impondo limitações às novas iniciativas.
Ele não suporta novas tecnologias ou requisitos, ou o faz apenas com dificuldades, altos custos e atrasos. O fornecedor é lento para incorporar novos recursos e funções.
As funções são difíceis de aprender e usar, e inibem o uso em vez de apoiar a eficiência.
O tempo de resposta é extremamente lento. O armazenamento e a recuperação de informações são inadequados, complicados ou simplesmente não atendem às crescentes necessidades atuais.
O sistema é caro, difícil de manter e dar suporte, e não recebe o suporte adequado do fornecedor.
Se o seu sistema é de fato um ERP legado com suporte cada vez mais limitado do fornecedor, o custo e a dificuldade para encontrar técnicos, programadores e analistas experientes aumentarão à medida que o sistema se tornar mais desatualizado e menos confiável.
Estes são os tipos de problemas que podem evoluir lentamente e ser ignorados por muito tempo. Então, de repente, fica claro que as deficiências do sistema estão causando sérios problemas de negócios – e algo precisa ser feito.
Quanto você gasta com ERP?
Muitas empresas se surpreendem ao fazer a análise e descobrir o custo real para manter o sistema ERP existente funcionando. Isso pode parecer estranho já que as empresas em crescimento geralmente monitoram as despesas com bastante rigor como parte de suas responsabilidades de gestão diárias. Mas nem sempre é fácil separar os custos diretos e indiretos associados ao ERP.
Além das taxas mensais e anuais para os fornecedores de software e hardware, haverá custos contínuos com serviços e suporte de diversos provedores, como manutenção de hardware, consultoria e redes. Certifique-se de incluir os custos de atualização se você identificar (ou suspeitar) que são necessárias melhorias ou atualizações para resolver problemas existentes ou antecipados, conforme mencionado anteriormente.
Considere também os custos diretos do departamento de TI interno, incluindo salários e benefícios, espaço, serviços públicos e suprimentos. Tente separar esses custos daqueles que dão suporte direto ao seu ERP. Lembre-se de que pelo menos alguns desses custos permanecerão após o upgrade e a implementação de um novo sistema, especialmente se você estiver substituindo um sistema on premise tradicional por outro sistema on premise. A estrutura de custos para software como serviço (SaaS) baseado em nuvem é diferente, mas você ainda precisará de um ponto de comparação para decidir se deve permanecer com seu sistema existente, iniciar uma atualização de ERP ou buscar uma substituição do sistema legado.
Calculando o ROI do ERP
Veja o passo a passo para avaliar os custos e os benefícios de um novo ERP.
Calculando o ROI do ERP
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Qual seria o custo de um novo sistema?
Os possíveis custos para mudar para um novo sistema ERP causam ansiedade? É compreensível. Um novo sistema ERP é provavelmente uma das maiores despesas com equipamentos não produtivos que uma empresa fará em determinado momento. No entanto, em comparação com os benefícios disponíveis e com o valor gasto para manter o sistema atual, a maioria das empresas considera que o custo é razoável e justificável. Lembre-se de pensar em termos de custos do ciclo de vida: o custo total ao longo de um período de tempo, como de cinco a sete anos.
Ao analisar os custos de aquisição e implementação de um novo sistema, considere que os custos de licença de hardware e software são apenas uma parte da equação. Você também deve levar em consideração na sua avaliação os seguintes custos:
Dispositivos periféricos e de rede, como scanners de código de barras, estações de entrada remota, dispositivos móveis, software de cliente e suporte para todos esses componentes.
Conversão e entrada de dados no novo sistema, bem como provisão para arquivamento e acesso a registros históricos.
Preparação para desastres, incluindo sistemas de backup ou failover, recursos de recuperação de dados, conectividade redundante e comunicações.
Educação e treinamento para a equipe de implementação de ERP e todos os futuros usuários. (Isso tem importância fundamental. Não procure atalhos.)
Desenvolvimento e documentação do novo workflow.
Assistência para a implementação. Provavelmente, o pacote do fornecedor do sistema principal oferecerá um certo nível de assistência, mas você pode querer contratar assistência adicional de fornecedores, consultores externos, contabilidade ou outros para alguns ou todos os itens listados acima.
Carga adicional para seus funcionários durante a implementação, como horas extras e contratação de temporários para ajudar nas tarefas rotineiras, permitindo que eles tenham tempo para se dedicar à implementação, além de bônus e outros incentivos para manter a equipe motivada.
Esteja ciente de que a estrutura de custos para sistemas SaaS baseados em nuvem é bem diferente da tradicional abordagem on premise de compra e implementação. Com o SaaS, há pouco ou nenhum custo inicial para o hardware, pois o serviço é oferecido essencialmente como uma assinatura. Mas um contrato de SaaS geralmente abrange uma boa parte dos custos de manutenção e suporte, de modo que seus custos de TI internos e contínuos serão muito reduzidos. A maioria das empresas percebe que, em um período de cinco a sete anos, o custo total do SaaS tende a ser menor do que o de compra e suporte interno.
Ao avaliar a decisão de manter o sistema atual ou buscar uma substituição, é importante considerar os prós e contras de cada opção. Com uma nova solução de ERP, você terá uma interface de usuário moderna, recursos e funções adicionais e aumentará sua vantagem competitiva. Já se você optar por manter seu sistema legado, limitará sua capacidade de garantir agilidade, produtividade e competitividade. Embora a redução de custos não seja seu foco principal, casos recentes de sucesso com ERP mostram que os benefícios de migrar para um novo sistema geralmente superam os custos, sendo mais vantajoso do que investir em uma atualização.
Como você justifica financeiramente um novo sistema ERP?
Ao tomar uma decisão desse porte, a maioria das empresas precisa de uma análise de custo-benefício na forma de uma declaração de retorno sobre o investimento (ROI). A parte dos custos não tem segredo, basta adicionar os custos esperados conforme descrito acima. Entre os benefícios podem estar as economias diretas nos custos de TI, mas para identificar os principais ganhos, a empresa precisa visualizar como o novo sistema transformará o ambiente de trabalho, possibilitando um desempenho superior, maior produtividade e um atendimento ao cliente aprimorado.
Desempenho aprimorado: muitos projetos de sistema ERP se justificam em grande medida pelas melhorias esperadas em eficiência (reduções de mão de obra direta) e economia de custos (incluindo reduções de estoque, mas não se limitando a elas). E, de fato, esses benefícios representam um retorno significativo em muitas implementações bem-sucedidas de ERP. Esteja ciente, no entanto, de que esses benefícios não surgem espontaneamente pela mera existência do sistema em sua empresa. O sistema organiza, analisa e apresenta dados de modo que os gestores possam otimizar o uso dos recursos humanos e tomar decisões mais informadas, resultando em grandes benefícios. Tenha isso em mente quando for orçar o treinamento de usuários e a implementação de procedimentos aprimorados.
Melhor atendimento ao cliente: esses benefícios são menos diretos, mas ainda mais valiosos. Ao melhorar o atendimento ao cliente, você pode, teoricamente, aumentar as vendas e os lucros, expandir a participação no mercado e até mesmo melhorar as margens. Isso ocorre porque um bom atendimento ao cliente agrega valor ao produto sem adicionar custo extra a ele. Em alguns casos, melhorias no atendimento ao cliente tornam-se essenciais para a sobrevivência do negócio. Isso acontece porque, quando um cliente novo ou importante espera recursos como pedidos eletrônicos ou relatórios eletrônicos aprimorados, seu sistema ERP precisa atendê-lo.
Mudanças no ambiente de trabalho: os sistemas modernos são projetados com foco na usabilidade (atualmente conhecida como UX, ou experiência do usuário), oferecendo acesso rápido e fácil às informações. Como as funções e os workflows de cada usuário são únicos, os sistemas modernos são altamente personalizados para oferecer a cada um as telas e os processos de trabalho mais eficientes e confortáveis. Com esse benefício, você evita custos, em vez de reduzi-los. Esse aumento da eficiência ajudará os colaboradores a produzirem mais e a lidar com um volume maior de negócios sem novas contratações. O sistema não deve ser justificado com base na redução do efetivo de pessoal, pois isso provavelmente não acontecerá. Além disso, a perspectiva de demissões não motivará os colaboradores a adotar o sistema e contribuir para o seu sucesso.
A seleção do ERP é apenas o começo
Ao seguir as dicas de avaliação de sistemas ERP, lembre-se de que substituir um sistema legado não é um processo simples nem rápido. No entanto, vale o investimento, pois, quando bem escolhido e implementado, pode oferecer benefícios consideráveis.
Uma das principais perguntas que as empresas fazem nesse estágio é quanto tempo levará para selecionar e implementar a substituição de um sistema legado. Não há uma resposta única para isso – o tempo necessário varia conforme o tamanho e a complexidade da organização, se um ou ambos os sistemas (antigo e novo) são baseados na nuvem, a dinâmica da empresa e da equipe de implementação, o nível de comprometimento da gestão com o projeto e a quantidade de cooperação ou resistência entre os usuários, entre outras variáveis. Algumas implementações podem ser concluídas em poucos meses, enquanto outras podem levar mais de um ano. Um parceiro de implementação experiente pode ajudar a elaborar um cronograma realista quando você definir o plano de projeto nas fases iniciais do planejamento.
Não é preciso dizer que a substituição da base de gestão estratégica de informações de sua empresa deve ser disruptiva. Isso não pode ser totalmente evitado, mas a disrupção pode ser minimizada com um esforço de implementação bem planejado e gerenciado.
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