O que é implementação de ERP?
A escolha de um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) é só o começo. Desde a preparação preliminar até a pós-migração, seguir as melhores práticas para a implementação do ERP ajuda as empresas a evitarem armadilhas e a se precaverem de custos e riscos evitáveis.
Visão geral da implementação de ERP
Quando se trata da implementação de um sistema ERP, a primeira coisa a entender é o significado da sigla ERP: planejamento de recursos empresariais. A maneira mais simples de definir ERP é pensar em todos os processos centrais de negócios necessários para uma empresa funcionar: financeiro, RH, produção, cadeia de suprimentos, serviços, procurement e outros. No nível mais básico, ERP é um software que ajuda a gerenciar com eficiência todos esses processos em um sistema integrado – por isso é frequentemente chamado de sistema de registro da organização.
Sem um sistema ERP implementado com eficiência, as empresas enfrentam muitos processos em silos e sistemas legados que levam a ciclos de relatórios extensos e propensos a erros, acesso limitado a dados em tempo real e nenhuma fonte única e confiável. Por isso, independentemente do tamanho da empresa, líderes empresariais optam por implementar um sistema ERP para ajudá-los a obter vantagem competitiva, otimizar operações e reduzir riscos.
Mas a integração de um sistema ERP aos processos e ao ambiente de TI da empresa pode ser uma tarefa monumental. É importante conhecer os benefícios, as possíveis armadilhas e as melhores práticas de implementação antes de começar.
Benefícios empresariais da implementação de um sistema ERP
São inúmeros os benefícios de implementar um sistema ERP – especialmente um sistema baseado na nuvem – e eles variam de empresa para empresa. Os motivos de uma empresa de serviços profissionais para escolher um sistema ERP, por exemplo, são bem diferentes dos motivos de uma fábrica.
Esses três aspectos positivos da implementação de ERP aplicam-se praticamente a todas as organizações:
Insights práticos em tempo real: administrar os negócios em tempo real é um desafio quando é necessário agir com base em informações de difícil acesso. A implementação de um sistema ERP ajuda os líderes empresariais a centralizar os dados, monitorar continuamente a posição financeira da empresa e gerenciar relatórios – mesmo em um ambiente de negócios difícil e em constante evolução.
Aumento da eficiência operacional: administrar os negócios usando sistemas desconectados que dependem de intervenção manual não é apenas caro e trabalhoso, mas também leva a erros, atrasos e clientes insatisfeitos. A automação de processos manuais com uma solução ERP economiza tempo, reduz esforços, diminui custos e ajuda a aumentar a lucratividade.
Implementação, uso e manutenção simplificados: acompanhar os avanços tecnológicos é uma tarefa complicada quando uma organização opera em várias regiões geográficas que não contam com suporte total, ou em silos de linha de negócios que não acompanham o ritmo das mudanças. Com a implementação de um Cloud ERP, as atualizações tornam-se escaláveis, automáticas e disponíveis em qualquer lugar.
Estratégias de implementação de ERP
Quando as empresas pensam em implementações de sistema, geralmente começam considerando os recursos desejados. Mas novos recursos ou tecnologias não são a questão central; o que uma empresa precisa para crescer são processos de negócios modernos que permitam agilidade e capacidade de resposta.
No entanto, os processos existentes tendem a ser inflexíveis, lentos e incapazes de atender às necessidades da empresa. Mesmo quando processos comprovados e com boa relação custo-benefício estão em vigor, eles precisam ser atualizados com frequência para atender às necessidades crescentes ou ser aprimorados com novos recursos, como IA, acesso móvel, alertas e Business Intelligence. É importante que esses processos estejam no centro do plano de implementação. Também vale a pena observar que, quanto mais complexa for a empresa, mais abrangente e sofisticada será a abordagem de implementação.
Aqui estão quatro estratégias gerais com as quais empresas de todos os portes podem abordar um projeto de implementação de ERP:
- Big Bang: implemente um sistema ou processo em sua totalidade, tudo de uma só vez. Esse método é frequentemente usado ao fazer a transição de um sistema antigo para um novo, em que tudo muda simultaneamente. Embora essa abordagem possa trazer benefícios imediatos e reduzir a necessidade de operações paralelas, também acarreta riscos significativos. Qualquer problema que surja durante a implementação pode ter impactos generalizados, e a mudança repentina pode ser avassaladora para usuários e stakeholders. A abordagem Big Bang é frequentemente escolhida quando as restrições de tempo ou a natureza do projeto tornam a implementação de ERP em fases impraticável.
- Rollout em fases: implemente gradualmente um sistema ou processo em fases, geralmente em diferentes departamentos, locais ou grupos de usuários. Esse método permite monitoramento e ajustes cuidadosos em cada fase, reduzindo o risco de disrupção generalizada. Ao distribuir a implementação, as organizações abordam os problemas à medida que surgem e aprendem com cada fase antes de passar para a próxima. Embora seja necessário mais tempo para implementar totalmente o sistema, essa abordagem permite transições mais suaves e maior aceitação do usuário. É especialmente útil em projetos complexos em que a implementação de ERP em larga escala acarreta riscos significativos.
- Implementação piloto: apresente um novo sistema, processo ou produto em pequena escala, muitas vezes em um ambiente controlado ou com um grupo de usuários limitado, antes de um rollout em grande escala. O principal objetivo de um piloto é testar a funcionalidade do sistema, identificar possíveis problemas e coletar feedback dos usuários. Essa abordagem permite ajustes e refinamentos antes de uma implementação mais ampla, reduzindo a probabilidade de falha na implementação completa. Um piloto bem-sucedido pode criar confiança entre os stakeholders e servir como prova de conceito para a adoção do ERP em larga escala.
- Abordagem híbrida: combine elementos de várias estratégias de implementação, como Big Bang, rollout em fases e implementação piloto para adaptar um plano às necessidades específicas do projeto. Por exemplo, uma organização pode usar rollout em fases para funções centrais e, ao mesmo tempo, usar a implementação piloto para novos recursos em áreas selecionadas. Essa abordagem proporciona mais flexibilidade, possibilitando ajustes com base em feedback em tempo real e circunstâncias em evolução. Ao aproveitar os pontos fortes de diferentes estratégias, a abordagem híbrida reduz riscos, otimiza recursos e aumenta a probabilidade de sucesso da implementação do ERP.
A função da equipe de projeto de ERP
Não importa a estratégia, há um elemento que talvez seja mais essencial para o sucesso do projeto de ERP do que qualquer outro: a própria equipe. Estudos de caso das implementações de ERP contam a mesma história. O fator decisivo para o sucesso da implementação é a equipe de implementação– as pessoas que moldam o projeto desde o início.
Isso porque um excelente software de ERP só é excelente quando implementado por uma equipe sólida. Se as pessoas não tiverem tempo, suporte ou habilidades para realizar o trabalho com eficiência, não serão bem-sucedidas, e o projeto poderá sofrer atrasos, ter custos adicionais e/ou software que não atende às necessidades da empresa.
Muitas vezes, empresas que tiveram contratempos ou fracassos atribuíram a equipe que “tinha tempo” para trabalhar no projeto. Mas um projeto de ERP requer o recrutamento de pessoas “indispensáveis” – profissionais ocupados, que conhecem os processos de negócios, trabalham bem com outros membros da organização e têm o respeito da gestão executiva. Eles devem ser dedicados ao projeto em tempo integral (40 horas), ou no máximo possível de horas por semana.
Não inclua na equipe do projeto ninguém que não possa dedicar pelo menos 25% do tempo semanal (mínimo de 10 horas). Membros da equipe que dedicam menos de um quarto do tempo não conseguirão acompanhar adequadamente as atividades do projeto nem agregar valor a ele.
O suporte executivo à equipe também é fundamental. Em todas as principais implementações de ERP, devem ser tomadas decisões em relação a prioridades e prós e contras de recursos. Sem forte apoio e compromisso, até equipes mais qualificadas podem ter dificuldades.
Ter um sistema ERP moderno implementado rapidamente é uma das coisas mais significativas que uma empresa pode alcançar, e envolver as pessoas certas desde a concepção do projeto é essencial.
Etapas para planejamento de um novo projeto de implementação de ERP
Todo projeto de ERP inevitavelmente se depara com problemas inesperados. No entanto, a adesão às melhores práticas para uma implementação bem-sucedida do ERP pode identificar e solucionar problemas à medida que surgem, ajudando a gerenciar riscos e custos.
É fundamental programar a sequência de implementação de maneira realista, sempre considerando a disponibilidade da equipe de liderança, dos gerentes e dos especialistas internos que contribuem para o esforço. Priorize as necessidades para se concentrar nas grandes conquistas enquanto desenvolve uma base de software e tecnologia central que cresça de acordo com as necessidades dos negócios.
As principais etapas envolvidas no planejamento de implementação de ERP
Embora o plano final detalhado e os indicadores-chave de desempenho (KPIs) sejam adaptados a requisitos de negócios específicos, as seguintes atividades-chave são etapas comuns em todas as implementações bem-sucedidas de ERP:
Melhores práticas para planejar uma nova implementação de ERP
1. Selecione um parceiro de software e serviços para ajudar na implementação.
Após a conclusão do processo de pesquisa e avaliação do software de ERP, é hora de escolher um parceiro para ajudar na implementação do sistema selecionado, já que a maioria das equipes de projeto não tem muita experiência em implementar software de ERP. Procure um consultor de implementação de ERP qualificado com conhecimento profundo e experiência com o aplicativo ERP selecionado. Confirme se ele entende como a nova solução ERP suporta processos de negócios atuais e em evolução, incluindo falar com referências para verificar a expertise.
O parceiro deve ter pessoal treinado no setor específico e disponível nos locais necessários. Para clientes e fornecedores internacionais, certifique-se de que o parceiro tenha as habilidades em negócios, idiomas e moedas multinacionais necessárias para simplificar a implementação. Por fim, revise o software de gestão de projetos que o parceiro usa para garantir que seja compatível com o sistema interno de planejamento, programação e rastreamento existente.
2. Detalhe todas as tarefas do projeto.
Um parceiro de implementação de ERP ajuda a desenvolver uma lista de tarefas detalhada de tudo o que precisa ser feito.
Essa lista é extensa – só o treinamento, por exemplo, inclui muitas tarefas:
Treinamento da equipe do projeto: a equipe do projeto de ERP precisa conhecer o software para decidir como adaptar os processos de negócios.
Treinamento da equipe de TI: a equipe de TI deve ser instruída sobre como instalar e atualizar o sistema ERP da melhor forma.
Treinamento do usuário de negócios: cada usuário final do software de ERP deve aprender como ele funciona.
Treinamento contínuo: novos usuários precisam de treinamento à medida que se juntam à empresa, portanto, é necessário ter um plano de integração de longo prazo.
A lista de tarefas deve ser dividida em fases. Determine um tempo para executar um projeto piloto na sala de reuniões, personalizar o aplicativo, integrar a outros aplicativos e fontes de dados, implementar a infraestrutura, depurar dados, realizar a aceitação do usuário, etc.
3. Calcule as horas de trabalho.
Faça uma previsão cuidadosa da quantidade de tempo necessária para cada tarefa. Considere o trabalho envolvido em cada tarefa e atribua o número de “horas de trabalho” necessárias, mesmo que seja apenas um intervalo de horas. Some as horas de trabalho de cada fase do projeto ERP e atribua a execução da tarefa ao membro da equipe do projeto responsável.
Essa pode ser uma tarefa desafiadora, por isso é importante envolver um parceiro de implementação familiarizado com a solução ERP específica. Essa etapa é essencial para calcular com precisão o cronograma, determinar se a equipe atual precisa de ajuda e limitar desvios de escopo.
4. Crie uma programação realista.
Depois de sistematizar as horas de trabalho disponíveis e necessárias, crie uma programação gerenciável. Em muitos casos, a primeira etapa revela um problema de capacidade em comparação ao prazo de implementação apresentado aos executivos originalmente.
Aqui está um exemplo de cálculo que ilustra as possíveis discrepâncias:
Prazo desejado para o início de operação do projeto = 12 meses ou 1 ano
Número total de horas de trabalho disponíveis em um período de 12 meses = 540/semana ou 28.080 horas/ano
Número total de horas de trabalho necessárias para a implementação = 42.000 horas no total
Horas necessárias divididas por horas disponíveis por ano = 1,496 ano
O resultado? Sabe-se que a data de operação não será cumprida antes mesmo do início do projeto. Algumas soluções possíveis incluem:
Redução do escopo – mesmo que a equipe tenha concordado que essas são tarefas essenciais
Extensão do prazo para uma data realista
Inclusão de mais recursos internos e externos (mais horas de trabalho disponíveis)
Divisão do projeto em fases
É nesse ponto que a equipe de gestão executiva precisa tomar a decisão. Esse é apenas um exemplo de por que ela deve participar do processo de seleção e implementação do software de ERP.
5. Conduza um projeto piloto na sala de reuniões.
Após o kick-off, realize um teste ou um piloto (em uma sala de reuniões) antes do rollout completo. Este piloto garante a inclusão dos processos de negócios adequados para as necessidades atuais e futuras da empresa. À medida que novos processos são criados, é importante entender a gama de opções disponíveis no sistema ERP e validar os processos com a equipe do projeto e os stakeholders da comunidade de usuários.
Nesta fase de várias semanas, o parceiro de implementação de ERP instalará um software piloto que permite testar todos os processos, para garantir que funcionem como esperado, sem surpresas. A aplicação das melhores práticas nesse momento geralmente economiza tempo, principalmente se as ferramentas de configuração puderem fazer ajustes para refinar o processo.
6. Depure os dados.
Parece simples, mas a depuração de dados é uma atividade muito demorada. É melhor começar a avaliar a precisão dos dados assim que possível, pois muito esforço é necessário para concluir essa etapa corretamente. Durante o projeto, ocorrem alterações no processo de negócios – portanto, prepare-se para etapas adicionais de gerenciamento de dados durante a implementação.
7. Mantenha todos informados.
Semanalmente, um membro da equipe deve entrar em contato com todos os principais stakeholders para que conheçam os pontos positivos e “não tão positivos” do andamento do projeto de implementação. O pior cenário é quando as pessoas não são atualizadas e são pegas de surpresa. A maioria dos sistemas de gestão de projetos pode fornecer representações visuais do andamento do projeto de ERP.
Podcast: O Playbook do Cloud ERP
Ouça conselhos de líderes do setor que fizeram uma transição bem-sucedida para o Cloud ERP.
Podcast: O Playbook do Cloud ERP
Ouça conselhos de líderes do setor que fizeram uma transição bem-sucedida para o Cloud ERP.
Priorize processos e recursos mais importantes
Nem todas as empresas têm os mesmos problemas, portanto, é melhor analisar todos os workflows de negócios relevantes e indicar quais procedimentos devem ser abordados primeiro.
Aqui está uma lista de áreas de alto valor a serem consideradas:
Finanças e contabilidade: transações financeiras, KPIs e funções analíticas precisas e em tempo real são essenciais para as empresas e devem abranger todos os locais e departamentos. Além da contabilidade, eles devem ser integrados com cálculo de custos, orçamento, previsões, projetos, gestão de ativos, compliance e administração de caixa.
Gestão da cadeia de suprimentos (SCM) e produção: cronogramas apertados, margens baixas e disrupções na cadeia de suprimentos desafiam todas as empresas. Administrar tudo isso requer um esforço da equipe – trabalhando com fornecedores, transportadoras, empresas de importação/exportação, bancos e outros parceiros – geralmente em dispositivos móveis em muitos locais.
Gestão do relacionamento com o cliente (CRM): os processos de CRM geralmente afetam todas as partes de uma empresa. Vendas diretas, distribuidores, showrooms de varejo, e-commerce e atendimento ao cliente e em campo precisam poder compartilhar informações do cliente com operações, compras, engenharia, contas a receber, expedição e gestão de pedidos.
Recursos Humanos (RH): administrar uma força de trabalho diversificada é um desafio, e as equipes de RH precisam de acesso imediato e seguro aos sistemas de RH que contêm informações dos colaboradores para folha de pagamento, benefícios, orçamento, programação e necessidades de compliance.Além disso, o recrutamento, o desenvolvimento e a retenção de colaboradores têm grande participação na avaliação dos planos de negócios atuais e propostos.
Business Intelligence, incluindo alertas e dashboards de gestão: a equipe de linha de negócios precisa de atualizações rápidas sobre os problemas da empresa, além da capacidade de se aprofundar facilmente nos detalhes para resolvê-los rapidamente – no escritório, em casa ou em trânsito. Business Intelligence incorporado e dados em um único banco de dados são elementos essenciais.
Idiomas, moedas e locais multinacionais: à medida que os negócios são ampliados, especialmente para novas regiões ou países, a capacidade de abrir e expandir novas operações com agilidade e consistência se torna ainda mais importante. Isso requer recursos de software de ERP amplos e avançados, bem como serviços consistentes do fornecedor de software em cada local.
Mobilidade: a necessidade de os colaboradores acessarem informações quando trabalham remotamente é inerente ao modelo de trabalho moderno. Uma solução Cloud ERP oferece acesso a sistemas de negócios em qualquer lugar.
Dicas para reduzir riscos da implementação de ERP
Todos os projetos de implementação de software envolvem um elemento de risco, mas apresentamos a seguir cinco dicas valiosas para aumentar as chances de conclusão do projeto de ERP dentro do prazo e do orçamento:
- Selecione software, processos de negócios e parceiros de implementação com know-how local e setorial. Sempre converse com referências de empresas/setores semelhantes.
- Não force a tecnologia ultrapassada além de seus limites. Elimine sistemas antigos, desatualizados e independentes e, na medida do possível, consolide dados em um único banco de dados (versão única da verdade) com Business Intelligence incorporado para acesso global e desempenho consistente.
- Verifique se o fornecedor de ERP selecionado tem recursos de integração em nuvem e expertise com redes de fornecedores. Na economia digital, as empresas geralmente precisam integrar sistemas em todas as unidades de negócios, bem como externamente, com clientes e fornecedores.
- Evite que o escopo do projeto saia do controle. É comum descobrir necessidades e oportunidades durante a implementação de ERP, por isso é importante gerenciar pedidos de alteração para evitar atrasos e estouro de orçamento.
- Confirme se o fornecedor de ERP pode oferecer expertise consistente em todos os locais de negócios. Treinamento, implementação e suporte são imprescindíveis e, geralmente, vêm de uma combinação de gestão local, distribuidores de software, empresas de consultoria e o parceiro de software.
Dicas para evitar custos extras de implementação de ERP
O investimento em um novo sistema ERP inclui compromisso de tempo da empresa, consultoria em processos de negócios e implementação, serviços de software e nuvem, bem como dispositivos e outros hardware de usuário final, por isso é importante controlar o projeto e os custos.
Aqui estão algumas áreas-chave a monitorar:
Mantenha o foco no custo total de propriedade (TCO). Gerencie custos totais e benefícios ao longo do tempo para minimizar despesas e maximizar o retorno.As implementações de sistemas ERP terão grande impacto nos negócios.
Siga a direção da empresa e não force mudanças desnecessárias em processos. Em muitos casos, as empresas são pressionadas a mudar a forma como operam para se adequarem ao software de ERP, aumentando os custos operacionais e de implementação.
Mantenha o foco nos processos de negócios rotineiros que agregam valor significativo à empresa. Gestão de pedidos de clientes, atualização de preços, inclusão de novos produtos e serviços, alteração de detalhes de produção e integração de novos colaboradores são exemplos desses processos de rotina.
Evite personalizações e aproveite uma interface de usuário configurável, dashboards, alertas, workflows, Business Intelligence e recursos móveis. Essas competências simplificam o trabalho de todos os departamentos e ajudam a fazer ajustes rápidos e financeiramente viáveis, conforme necessário.
Ataques de hackers ao sistema e violações de dados custam caro. Ao acessar a Internet, use uma solução segura de Cloud ERP e, quando apropriado, confirme se os fornecedores de software e serviços oferecem suporte a uma série de opções de implementação segura de software.
Medição do ROI de uma implementação de ERP
Depois da implementação do ERP, a pergunta inevitável para a empresa é: “Conseguimos o que esperávamos desse investimento?”
O cálculo do ROI de uma implementação de ERP envolve avaliar os benefícios tangíveis e intangíveis que o sistema traz em relação aos custos totais incorridos. O processo começa com a identificação de KPIs que se alinham com as metas estratégicas da organização, como melhorias na eficiência operacional, redução dos custos de estoque, aumento das vendas e aprimoramento dos recursos de tomada de decisão. Esses KPIs devem ser monitorados antes e depois da implementação do ERP para avaliar o impacto do sistema. Por exemplo, se o sistema ERP simplificar a gestão de estoques, levando à redução na falta de estoque e nos custos de transporte, essa economia poderá ser vinculada diretamente ao cálculo do ROI.
Também é fundamental comparar a economia de custos e as melhorias na receita com o custo total de propriedade (TCO) do sistema ERP. Isso inclui, além do investimento inicial em software e hardware, os custos contínuos como manutenção, treinamento e atualizações do sistema.
Por fim, é importante reconhecer que alguns benefícios da implementação do ERP – como mais precisão nos dados, melhor compliance e maior satisfação do cliente – podem não ser facilmente quantificáveis, mas ainda assim contribuem significativamente para o sucesso geral dos negócios. A inclusão desses fatores em uma abordagem Balanced Scorecard pode proporcionar uma visão mais abrangente do ROI do sistema ERP, garantindo que a avaliação reflita ganhos financeiros imediatos e vantagens estratégicas de longo prazo.
Quando a implementação de ERP está concluída?
Uma implementação de ERP é tecnicamente considerada concluída quando a implementação inicial entra em operação, permitindo que as empresas comecem a usar o novo sistema em suas operações diárias. Mas é importante observar que, mesmo após a entrada em operação inicial, as empresas devem continuar aprimorando o sistema ERP com recursos adicionais para aproveitar as oportunidades, como novos locais, linhas de produtos e serviços e aquisições. Portanto, embora a implementação inicial do ERP represente um marco significativo, o processo de implementação é, na verdade, uma jornada contínua de otimização e inovação.
Uma estrutura tecnológica em evolução também oferece possibilidades adicionais para que as empresas se unam a clientes e fornecedores e redefinam como os negócios são feitos em setores específicos. Muitas vezes, esses projetos de transformação digital incluem novas tecnologias como Machine Learning e inteligência artificial (IA), bem como integração com equipamentos e veículos que usam a tecnologia de Internet das Coisas (IoT) para aumentar a velocidade e a eficiência.
Saiba mais sobre implementação de ERP
Encontre o Cloud ERP certo
Quer esteja adotando seu primeiro ERP ou migrando de um aplicativo on premise existente para a nuvem, a SAP tem o Cloud ERP certo para você. O SAP S/4HANA Cloud é o ERP para todas as necessidades de negócios – desde operações essenciais até a inovação de modelos de negócios baseados em IA.