O que é um sistema de gestão financeira (FMS)?

FMS é o software que abrange processos para gerenciar receitas, despesas e ativos em uma organização.

Visão geral do sistema de gestão financeira

Os primeiros registros contábeis foram encontrados entre as ruínas de 7.000 anos da antiga Mesopotâmia. Isso antecede a invenção da roda em mais de 3.000 anos e fala da importância histórica e cultural do comércio na evolução da sociedade humana. Mas não foi até o final do século XV que vimos a gênese da contabilidade moderna com a popularização da contabilidade de partidas dobradas pelo matemático italiano Luca Pacioli. Com ele, as empresas podiam ver tanto a situação atual (débito) quanto futura (crédito), e nasceu aí um sistema de gestão financeira rudimentar. Naturalmente, os sistemas modernos de gestão financeira não seriam reconhecidos pelo signore Pacioli.

Definição do sistema de gestão financeira

Um sistema de gestão financeira consiste no software e nos processos usados para gerenciar rendimentos, despesas e ativos em uma organização. Além de dar suporte a operações financeiras diárias, o objetivo de um sistema de gestão financeira é maximizar os lucros e garantir sustentabilidade a longo prazo. Eles ajudam os times de finanças a:

  • Agilizar o faturamento e a cobrança de faturas

  • Otimizar o fluxo de caixa diário, mensal e anual

  • Manter trilhas de auditoria e cumprir regulamentações contábeis

  • Automatizar processos financeiros e reduzir erros contábeis

  • Oferecer melhores orçamentos, previsão e planejamento

  • Acelerar as atividades de relatórios e fechamento financeiro

  • E muito mais

O software de gestão financeira pode fazer parte de um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) mais amplo de uma empresa, que consolida dados financeiros e operacionais e fornece aos times uma visão abrangente do negócio. Os aplicativos financeiros independentes também podem ser combinados para criar um sistema de gestão financeira de ponta a ponta. Cada vez mais, os CFOs estão escolhendo um ERP baseado na nuvem e sistemas de gestão financeira que podem ser dimensionados rapidamente para abarcar o crescimento e fornecer funcionalidade para diferentes geografias, idiomas, moedas e regulamentos.

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Captura de tela mostrando como os sistemas de gestão financeira da SAP permitem monitorar e gerenciar a variação dos gastos.

Componentes essenciais de um sistema de gestão financeira

Um sistema de gestão financeira eficaz fornece às empresas um pacote completo de software de contabilidade e uma única fonte da verdade. Dentro do sistema há diversas ferramentas diferentes, que podem ser agrupadas nestas quatro categorias:

  • Contabilidade geral e fechamento financeiro: ferramentas para contabilidade e fechamento financeiro viabilizam atividades essenciais de contabilidade, como Livro Razão, contas a pagar (AP), contas a receber (AR) e folha de pagamento. Elas ajudam os times a gerar relatórios, criar demonstrações contábeis de receitas, despesas e saldos – e a fechar os livros rapidamente e com menos esforço. Os recursos de gestão fiscal também ajudam a garantir a precisão e o compliance fiscal.

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Sistema de gestão financeira da SAP exibindo o status das contas a receber.

  • Gestão de receita, caixa e tesouraria: com as ferramentas de contabilidade de receita, os times de finanças podem automatizar processos de faturamento, visualizar pagamentos de última hora e garantir o compliance com as normas legais de reconhecimento de receitas, como IFRS 15. As ferramentas de gestão de caixa e tesouraria ajudam os times a prever o fluxo de caixa, melhorar a liquidez e reduzir riscos de maneira proativa. Esse software também se integra a sistemas bancários, para que os usuários possam obter visibilidade em tempo real dos saldos bancários e simplificar a reconciliação nas contas.

  • Planejamento e análise financeiros: este conjunto de ferramentas de planejamento, previsão, orçamento e análise ajuda os CFOs e seus times a apoiar a saúde financeira geral da empresa. O software FP&A é fundamental para analisar custos e rentabilidade, melhorar o desempenho, prever e navegar em condições futuras e fornecer suporte rápido e preciso à tomada de decisão para a diretoria executiva. Ele também oferece suporte ao planejamento de vários cenários e à colaboração entre finanças e todos os outros departamentos.

  • Governança, risco e compliance: ferramentas de GRC que ajudam os times a alinhar as atividades organizacionais com as metas de negócios, identificar e reduzir diferentes tipos de risco e garantir o compliance com leis e regulamentações – do GDPR e SOX a acordos comerciais internacionais. Ao sincronizar dados em todas as atividades de governança corporativa, gestão de riscos e compliance, as empresas podem operar com mais eficiência, navegar pelas incertezas e agir com integridade.

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O software GRC ajuda as empresas a monitorar e gerenciar a disponibilidade de capital e os riscos associados.

Transformação financeira digital e novas tecnologias

A maioria das empresas ainda está nos estágios iniciais de aplicação das tecnologias digitais, como nuvem, funções analíticas otimizadas, automação de processos robóticos (RPA), inteligência artificial (IA) e blockchain aos processos financeiros, mas elas estão à beira de uma grande mudança e já sentem a pressão. Não apenas espera-se cada vez mais que os CFOs e seus times forneçam suporte rápido às decisões de negócios, mas as duras lições aprendidas com a pandemia da COVID-19 estão forçando os líderes a acelerar a transformação financeira e a adotar novas tecnologias.

 

O motivo é simples. Os benefícios da transformação das finanças digitais – como inteligência instantânea, modelagem preditiva altamente precisa e processos mais ágeis e automatizados – são os ingredientes que as empresas precisam para navegar pelas mudanças e se adaptar ao novo normal. A IA, em particular, é uma força motriz por trás da transformação financeira, revolucionando completamente a análise financeira, a automação e todos os processos, desde atividades de fechamento financeiro até a mitigação de riscos e o compliance.

Na próxima década, a IA otimizará ou transformará quase todas as atividades financeiras.
Gartner

  • Gestão financeira na nuvem: além da escalabilidade, da relação custo-benefício e da capacidade de se conectar a mais fontes de Big data, a gestão financeira em nuvem oferece acesso seguro ao sistema, de qualquer lugar – o que é especialmente importante agora que tantos colaboradores trabalham remotamente. A nuvem também é a porta de entrada – e o pré-requisito – para novas tecnologias inteligentes, como IA, Machine Learning e blockchain.

  • Funções analíticas financeiras avançadas: funções analíticas financeiras baseadas em IA e Machine Learning podem explorar grandes conjuntos de dados estruturados e não estruturados – de dentro e de fora da organização – quase em tempo real. Essas funções analíticas capacitam os profissionais de finanças a criar previsões e planos mais precisos, modelar cenários futuros, entender o impacto financeiro de possíveis decisões, gerar relatórios on demand e prever riscos e oportunidades. Em última análise, as funções analíticas financeiras avançadas podem ser usadas para orientar os negócios na direção certa e garantir a sustentabilidade a longo prazo.

  • Automação financeira: em breve, 90% dos controllers corporativos usarão uma combinação de RPA e IA para automatizar tudo, desde relatórios financeiros e fechamentos até preparação de impostos e folha de pagamento. Bots de RPA não só automatizam tarefas repetitivas e liberam os trabalhadores para se concentrarem em trabalhos de maior valor, como também podem concluir esses trabalhos com mais rapidez, minimizar custos e erros, otimizar fluxos de trabalho e orquestrar atividades em todos os times de robôs e humanos.

  • Blockchain: em finanças, a tecnologia de blockchain oferece novos níveis de transparência, eficiência e segurança. Por exemplo, os times de finanças podem usar blockchain para criar um único "Razão imutável" que esteja sempre atualizado e não exija reconciliações. Contratos inteligentes baseados em blockchain – executados automaticamente quando condições predefinidas são atendidas – também podem ser usados para automatizar e acelerar atividades como processamento de pagamentos e compliance regulatório.

nº 1

funções analíticas financeiras avançadas foram a principal prioridade dos líderes financeiros em 2020

Gartner 

80

%

dos líderes financeiros implementaram ou estão planejando implementar o RPA

Gartner 

Os melhores sistemas de gestão financeira na nuvem agora incorporam tecnologias inteligentes, como funções analíticas avançadas, IA, Machine Learning e blockchain, diretamente em suas ferramentas, o que acelera radicalmente a transformação financeira e oferece rápido retorno sobre o investimento.

Perguntas frequentes sobre gestão financeira

A contabilidade é um componente de um sistema de gestão financeira. Um sistema contábil suporta requisitos de reserva da empresa – Livro Razão, apps de contabilidade que alimentam diretamente o Livro Razão, incluindo contas a pagar, contas a receber e folha de pagamento. Um sistema de gestão financeira inclui ferramentas para gerenciar todos os aspectos financeiros da organização, incluindo gestão de caixa e tesouraria, contabilidade de custos, planejamento estratégico, funções analíticas e previsão financeira, governança e muito mais.

Planejamento de recursos empresariais (ERP) é uma suíte integrada de software de gestão de negócios projetada para atender à ampla gama de funcionalidades necessárias a uma empresa. Aplicativos financeiros – como contabilidade, relatórios e gestão de tesouraria – são parte essencial de uma suíte de ERP e um bom lugar para começar se você quiser gerenciar melhor seus processos financeiros.

Contas a receber (AR) é a área de negócios responsável pela gestão da entrada de receita, geralmente o dinheiro devido pelos clientes por compras e crédito concedido a eles na forma de condições de pagamento. Contas a receber começa com o faturamento, administra as cobranças e mantém registros de montantes devidos, vencimento de recebíveis e histórico de pagamentos.

Contas a pagar (AP) é a área de negócios que controla e administra os valores devidos a fornecedores, subcontratados, credores e outras partes externas. Contas a pagar (dívida) geralmente começa com o reconhecimento da fatura de compra e termina com o pagamento. Contas a pagar rastreia valores devidos e para quem, vencimento, pagamentos e necessidades de caixa.

Gestão de receitas busca aumentar a receita com uma previsão precisa da demanda e do comportamento do consumidor – otimizando produtos, preços, promoção e localização (distribuição) para alcançar os melhores resultados financeiros possíveis.

Um subconjunto do processo de contas a receber, gestão de recebíveis, refere-se principalmente ao processo de cobrança – comunicações com aqueles que devem dinheiro à empresa e atividades de cobrança realizadas para garantir o pagamento.

Reconciliação refere-se ao processo de correspondência de registros em duas ou mais fontes ou repositórios para identificar diferenças, determinar qual é o correto e sincronizar registros. Exemplos incluem a comparação de entradas do "Livro Razão" com documentos de origem e a correspondência de registros bancários com pagamentos recebidos e feitos.

De modo geral, um sistema de contabilidade é o mecanismo usado para acompanhar o dinheiro que entra e sai de uma empresa. Muitas vezes, o termo refere-se a um conjunto de aplicativos de software que rastreiam atividades financeiras. As funções básicas do sistema de contabilidade ou módulos de software de ERP financeiro incluem Livro Razão, contas a pagar e contas a receber. Funções opcionais incluem folha de pagamento, gestão de caixa, crédito e cobranças, entre outras.

Planejamento e análise financeiros é um conjunto de atividades de planejamento, previsão, orçamento e análise que dão suporte à saúde financeira geral de uma empresa. As ferramentas de FP&A ajudam os times de finanças a fornecer rápido suporte a decisões da diretoria executiva, criar previsões e modelos financeiros detalhados, planejar vários cenários, identificar e avaliar novas oportunidades de receita e muito mais.

Fluxo de caixa é o movimento de entrada e saída de caixa da empresa. O dinheiro recebido das vendas é mantido em contas bancárias e outros investimentos líquidos até ser gasto em materiais, folha de pagamento, pagamentos de empréstimos e outras despesas. A Demonstração de fluxo de caixa, um dos três relatórios financeiros básicos (Receita, Balanço, Fluxo de caixa), rastreia alterações no caixa de uma organização durante um período contábil: saldo inicial, fundos líquidos recebidos, pagamentos feitos, saldo final.

Gestão de caixa é o processo de cobrança e gestão dos fluxos de caixa. Centralizado no dinheiro em caixa de contas bancárias e investimento, a gestão de caixa determina onde o caixa de entrada é colocado e como é alocado para capital de giro, investimentos, reserva de caixa ou outras disposições.

Semelhante à gestão de caixa, a gestão de tesouraria é a administração dos fundos da organização, com foco no capital de giro, com o objetivo de manter a liquidez e fazer o melhor uso dos fundos para otimizar o desempenho da empresa.

Relatório de despesas é um formulário que monitora e contabiliza os gastos da empresa. Geralmente, espera-se que um colaborador que desempenhe funções fora das instalações da empresa relate todas as despesas incorridas durante essa atividade – como transporte, hospedagem e refeições. As despesas são pagas diretamente dos fundos da empresa ou pelo indivíduo e informadas para reembolso.

Quando um colaborador paga itens relacionados a negócios e custos de fundos pessoais, ele informa essas despesas à empresa para que possam ser reembolsadas. Essa é uma prática comum para despesas de viagem ocorridas durante viagens de vendas, reuniões e convenções, serviço e instalação de equipamentos e similares. Também pode ser aplicada a bens de consumo ou suprimentos necessários para concluir um projeto, quando é mais rápido apenas comprá-los em vez de passar pelos canais de compra normais.

T&E é a sigla em inglês para viagens e despesas. Um colaborador em viagem de negócios relatará os custos incorridos com transporte, hospedagem, refeições e outras despesas usando um relatório de T&E da empresa (em papel ou eletrônico). As despesas podem ser pagas diretamente pela empresa (conta da agência de viagens ou cartão de crédito da empresa) ou pelo colaborador e informadas para reembolso.

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