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Reunião de negócios para analisar a gestão do fluxo de trabalho

Gestão de fluxo de trabalho: um guia básico da automação do fluxo e da gestão de processos de negócios

A automação de processos começou na década de 1980 com fluxos de trabalho simples quando as organizações buscavam promover a eficiência. Atualmente, os aplicativos de software empresariais dão suporte a melhores práticas e fluxos de trabalho padrão e ajudam a automatizar as principais funções das empresas. Mas, cada vez mais, as empresas precisam ampliar e otimizar mais os fluxos de trabalho para aumentar a eficiência e promover agilidade e mudanças transformadoras. Isso pode exigir a otimização do fluxo de trabalho dentro de um aplicativo empresarial e/ou a melhora do fluxo em vários sistemas. Felizmente, as novas tecnologias incluem recursos de automação e ajudam as empresas a enfrentar esse desafio.

O básico: o que é fluxo de trabalho?

Uma definição simples de fluxo de trabalho é: sequência de atividades ou tarefas interligadas e concluídas para atingir um resultado específico. O fluxo de trabalho estruturado segue um caminho distinto, que pode ser sequencial ou paralelo, para atender a dependências ou requisitos específicos. Muitas vezes, o caminho pode ter variações definidas.

 

Existem três tipos de fluxo de trabalho:

  1. Totalmente manual: O fluxo de trabalho manual, por exemplo, pode se basear em papel, com protocolos, anotações e assinaturas escritas que circulam fisicamente no escritório ou na área de produção.
  2. Semiautomatizado: No fluxo de trabalho semiautomatizado, só partes do processo são automatizadas. Pense em uma série de e-mails com comentários no corpo do texto e alterações nos arquivos anexados, transmitidos sempre que o processador da tarefa achar conveniente.
  3. Totalmente digitalizado ou automatizado: O fluxo de trabalho automatizado é executado em um aplicativo de negócio dedicado de maneira clara e estruturada, de acordo com regras definidas.

 

Qual é a diferença entre o fluxo de trabalho e o processo de negócios?

O fluxo de trabalho é mais específico e independente. Por sua vez, o processo de negócios é mais amplo e designa um conjunto de tarefas, fluxos de trabalho, atividades e diretrizes no qual algumas tarefas podem ser automatizadas e outras, não.

 

Por exemplo, pense em um fluxo de trabalho de aprovação simples de compras. Com uma ou várias variantes definidas, a regra de negócios pode estipular que a compra precisa da aprovação de outro departamento se o valor exceder um determinado limite. Esse fluxo de trabalho faz parte de um processo maior de compra de bens e serviços dentro da organização e inclui diretrizes para a seleção de fornecedores ou uma lista de fornecedores adequados, o modo de emitir uma solicitação (RFP) para selecionar fornecedores de serviços etc.

 

Aqui estão mais alguns exemplos comuns de fluxo de trabalho:

  • Aprovar pedidos de compras
  • Aprovar solicitações de férias
  • Processar pagamentos de contas
  • Contratar colaboradores
  • Requisitar uma peça de reposição
  • Enviar a fatura ao cliente

O que é a gestão do fluxo de trabalho e por que é importante?

Gestão do fluxo de trabalho é a ação de digitalizar processos separados e gerenciar os resultados. E o software de gestão do fluxo de trabalho permite criar, executar e gerenciar esses fluxos.

 

Esses são os benefícios e resultados principais esperados da gestão do fluxo de trabalho:

  • Mais eficiência: aumente o nível de automação para gerar resultados melhores e mais rápidos e, ao mesmo tempo, facilitar tudo para os envolvidos. Por exemplo, com as ferramentas de gestão do fluxo de trabalho, os stakeholders podem acessar, revisar e processar facilmente tarefas digitais definidas com clareza, trabalhando em qualquer lugar – no escritório, em casa ou em trânsito.
  • Agilidade aprimorada: adapte a padronização de processos para atender à mudança nas necessidades operacionais, crie outros inovadores para dar suporte a novos modelos de negócios e corrija os que estão desorganizados para aumentar a resiliência e flexibilidade dos negócios.
  • Compliance mais robusto: com responsabilidades claras e trilhas de auditoria baseadas em dados, você pode monitorar e gerenciar resultados e garantir o melhor compliance com políticas e regulamentações.

O software de gestão de fluxos de trabalho, como mostrado aqui, ajuda a gerenciar e definir variações nos processos.

Automação de processos de negócios pronta para uso vs. fluxos de trabalho personalizados

Os aplicativos de negócios dão suporte a fluxos de trabalho padrão, de acordo com as melhores práticas dos processos de negócios. Por exemplo, os sistemas de gestão empresarial (ERP) são projetados especificamente para executar processos básicos, como finanças, produção, cadeia de suprimentos, serviços, suprimentos e outros, em todas as empresas. As modernas suítes ERP, além de oferecer amplos recursos de gestão de fluxos de trabalho, também incorporam tecnologias inovadoras (discutidas abaixo) para automatizar processos de negócios e manter a competitividade por meio de mais eficiência e inovação de processos. Da mesma forma, as soluções setoriais e os aplicativos de linha de negócios, como o software de gestão de capital humano (HCM) para RH, dão suporte às melhores práticas dos processos específicos de um determinado setor ou departamento.

 

No entanto, muitas vezes há requisitos de automação que podem não ser atendidos com o padrão de processos e fluxos de trabalho disponível em pacotes de aplicativos de negócio. Requisitos empresariais exclusivos que ajudam você a se diferenciar da concorrência e oferecer serviços ou produtos excepcionais aos clientes merecem reformulação radical do processo de negócios ou a criação de um novo. Mudanças nas condições de mercado exigem adaptação na padronização dos processos a novas necessidades não cobertas pelos já existentes ou ativação de variantes desses processos. A automação adicional do trabalho manual ou semiautomático que antecede ou acompanha as transações em seus aplicativos de negócios pode trazer ganho potencial de produtividade e eficiência.

Como atender à sua necessidade de automação dos negócios

Há várias maneiras de abordar seus requisitos de automação. Eis alguns cenários comuns:

  1. Ajuste mínimo dos aplicativos de negócios: Muitos aplicativos vêm com ferramentas integradas e modelos de fluxo de trabalho para definir e criar processos que ainda não estão mapeados no sistema. Quando é necessário modificar os fluxos, os administradores não precisam começar do zero; podem aproveitar as funções existentes no sistema e criar modificações. Além disso, as modernas ferramentas de software têm recursos adicionais de automação que usam Inteligência Artificial (IA) ou automação de processos robóticos (RPA) já incorporados.
  2. Extensões de aplicativos lado a lado: Muitas empresas preferem manter o "núcleo limpo", ou seja, preferem executar os aplicativos com o menor número possível de modificações. Isso significa que os novos fluxos de trabalho e os processos inovadores podem aproveitar dados dos sistemas existentes, mas são criados fora dos aplicativos de negócios usados. Em geral, essas extensões de aplicativos, denominadas "lado a lado" para se diferenciar das extensões internas, são criadas e executadas na nuvem. Os sistemas de gestão do fluxo de trabalho combinam regras de negócios e de fluxo e permitem que os desenvolvedores digitalizem processos com fluxos de trabalho e lógica de decisão. Essas ferramentas dedicadas ao fluxo de trabalho permitem adaptar com flexibilidade os fluxos de processo e criar variações em uma abordagem low-code dentro de limites definidos. Os dashboards de visibilidade do processo, com caixa de entrada centralizada para todos os fluxos de trabalho dos aplicativos, permitem que os usuários monitorem e gerenciem proativamente o resultado do processo.
  3. Orquestração de processos entre departamentos: Os sistemas de gestão do fluxo de trabalho baseados em nuvem também são uma opção essencial na chamada orquestração entre linhas de negócios. São processos que abrangem diferentes aplicativos, sistemas e serviços. Pense em estruturas híbridas em que os requisitos de automação demandam interligação de vários fluxos de trabalho desconectados e executados em aplicativos distintos. Ou considere os processos em que se quer disponibilizar determinado fluxo de trabalho para participantes externos, como parceiros e fornecedores – e usar o resultado desse fluxo para iniciar a etapa seguinte internamente.
  4. Processos departamentais leves: Nos processos departamentais que só envolvem formulários, fluxos de trabalho simples de solicitação ou aprovação, alguma automação de processos robóticos ou gestão de casos, os recursos podem ser obtidos com plataformas de desenvolvimento low-code ou no-code. A funcionalidade de arrastar e soltar permite que usuários sem habilidade de codificação criem aplicativos de fluxo de trabalho leves e adaptados a necessidades específicas.

Como dar os primeiros passos na automação do fluxo de trabalho

 

 

Aqui estão algumas dicas básicas para criação com base na automação do fluxo de trabalho disponível.

  1. Comece com tarefas que tenham etapas bem definidas e sejam repetidas com frequência.
    Atividades ou tarefas únicas ou ad hoc não são boas candidatas para configurar processos ou fluxos de trabalho. Mas, quando as tarefas são repetidas, com etapas, sequências e regras formalizadas, isso garante que toda vez o fluxo de trabalho ou o processo de negócio será seguido corretamente, com as pessoas certas, na ordem certa, considerando as informações certas e dentro do prazo especificado. Um fluxo de trabalho ou processo de negócios planejado e modelado é a primeira etapa para melhorar a eficiência com a redução de tarefas e atividades redundantes.
  2. Aumente a taxa de automação.
    Aumentar a taxa de automação dentro de um fluxo de trabalho ou processo de negócios é a próxima etapa para otimizar a eficiência e melhorar os resultados. O nível mais básico da automação do fluxo de trabalho é programar o sistema para, ao concluir uma tarefa, levar o fluxo automaticamente para a tarefa seguinte, até a conclusão. Pense no colaborador que faz uma solicitação de compra: o gerente responsável recebe automaticamente uma notificação para analisá-la e, com um simples clique, aprova e aciona o pedido no sistema de compras.
  3. Automatize a execução.
    A próxima etapa é fazer o sistema executar automaticamente uma ou várias tarefas sem envolvimento humano. É aí que a transformação digital e a proliferação de novas tecnologias de automação nos últimos anos criaram oportunidades para aumentar o nível de automação dos fluxos de processos.

As organizações têm requisitos e objetivos muito diferentes para o fluxo de trabalho e a automação dos processos de negócios. Algumas só querem ampliar ou adaptar os fluxos de trabalho existentes para atender à necessidade de mudança. Para muitas, o objetivo é aumentar a taxa de automação ou adotar uma abordagem estratégica para automatizar de ponta a ponta os processos essenciais e se manter competitivas. E os líderes de mercado aproveitam a digitalização e o surgimento de novas tecnologias para utilizar tecnologias avançadas de automação, transformar seus negócios e traçar novos caminhos.

As etapas da automação dos processos de negócios.

Etapas da automação de processos de fluxo de trabalho

O papel da tecnologia avançada na gestão do fluxo de trabalho

Aqui estão alguns exemplos de tecnologias avançadas usadas no moderno software de fluxo de trabalho:

  • Big Data: as tecnologias de Big Data e a visibilidade aprimorada desses dados disponibilizam para uso uma grande quantidade de informações, que pode ser integrada e utilizada diretamente nos processos de negócios. Veja um exemplo de fluxo de trabalho: pense no processo semiautomático de aprovação de despesas de capital (CAPEX): os relatórios financeiros são enviados por e-mail dos revisores para os aprovadores antes da tomada de decisão do investimento. Com base nas fontes de dados relevantes, o sistema de fluxo de trabalho pode gerar e disponibilizar automaticamente os relatórios necessários para as pessoas certas em um determinado momento no processo. Além disso, com base em regras de negócios definidas ou pelo aproveitamento da Inteligência Artificial (IA) e dos recursos de Machine Learning (veja abaixo), os dados integrados podem orientar as decisões, acelerar o processo e liberar os tomadores de decisões de tarefas ou avaliações rotineiras.
  • Inteligência Artificial: as tecnologias de IA, como Machine Learning, processamento de linguagem natural (NLP), visão computacional ou automação de processos robóticos (RPA), ajudam a automatizar etapas de processos antes só executadas de modo manual ou semiautomático por seres humanos.
  • Machine Learning: Machine Learning  pode ser aplicado onde uma etapa do processo requer análises de dados complexas para encontrar padrões ou fazer previsões e recomendações. Pense nos serviços de bufê em eventos esportivos em que a ordem de reposição dos refrigerantes pode depender da previsão do tempo.
  • Processamento de linguagem natural (NLP): o NLP permite que chatbots ou assistentes de voz digital automatizem determinadas interações de um processo ou todo um fluxo de trabalho simples. Pense nas respostas automatizadas ao grande volume de consultas de rotina, como o status dos pedidos ou faturas.
  • Visão computacional: a visão computacional consegue extrair das imagens informações complexas e contextuais que podem ser usadas para automatizar ou embasar outros processos. Um exemplo são as concessionárias de energia elétrica, que analisam imagens de satélite a fim de monitorar o movimento na superfície para notificar processos de manutenção e acionar automaticamente equipes de serviço em caso de eventos que coloquem a infraestrutura em risco. A visão computacional também pode criar programações de manutenção preditiva em que a inspeção visual automática é usada para só acionar a solicitação de serviço quando necessário, em vez de marcar um horário fixo.
  • Automação de processos robóticos (RPA): o RPA executa tarefas manuais repetitivas dentro de fluxos de processo, imitando a interação do usuário com os sistemas. Um caso típico é preencher as lacunas de integração copiando e colando dados de planilhas ou outros documentos, como e-mails de fornecedores, em um sistema de negócios; que além de acelerar essa tarefa, aumenta a precisão dos dados.

As tecnologias de fluxo de trabalho permitem processos padronizados com responsabilidades claras e interligam as diversas tarefas dentro de um caminho definido. A combinação inteligente com uma ou várias tecnologias novas aumenta o nível de automação em um fluxo de processo e traz resultados melhores e mais rápidos. Além disso, permite processos inovadores e ajuda a criar valor ou proporcionar uma experiência melhor.

Software de gestão do fluxo de trabalho que mostra o status e as principais métricas de um processo de vendas.

Como aproveitar os dados para gerar melhor resultado nos processos

Os processos e fluxos de trabalho totalmente digitalizados possibilitam a excelência operacional baseada em dados. Ao monitorar e acompanhar o desempenho dos processos em relação às metas, as organizações podem gerenciar os resultados e promover experiências melhores. Os dashboards oferecem ao usuário visibilidade pontual do desempenho geral dos processos em andamento em relação a KPIs, marcos ou fases. Os alertas destacam tarefas que exigem tratamento imediato e especial (ou "de exceção"). As regras de negócios ou os recursos de Machine Learning recomendam as melhores ações para a correção ideal. O uso de dados do processo melhora o tempo de resposta, aumenta a precisão e a eficácia das operações e garante a conformidade com SLAs, políticas e regulamentações.

Otimize seus processos

Promova a transformação estratégica dos processos com inteligência dos processos de negócios.

As avançadas ferramentas de análise de processos permitem a abordagem estratégica baseada em dados nos projetos de melhoria e transformação dos processos de negócios. A descoberta de processos baseados em dados traz transparência aos processos atuais pois são de fato executados nos sistemas de negócios, com todas as variantes, desvios, trabalho manual, retrabalho, duração do ciclo e problemas de compliance, por exemplo. As organizações agilizam projetos e aumentam o ROI ao:

  • Comparar processos semelhantes das diversas unidades de negócios, organizações e unidades do país entre si e com benchmarks do setor para identificar e padronizar o fluxo de processo das melhores práticas (padrão ouro)
  • Identificar e avaliar as ineficiências existentes no processo para serem remediadas no projeto
  • Encontrar as lacunas entre o processo pretendido e a funcionalidade padrão presente no sistema de destino

A criação de transparência nos processos atuais, além de identificar oportunidades de automação, melhoria e transformação, também permite que as organizações:

  • Priorizem, estruturem e simplifiquem projetos de processo
  • Avaliem os requisitos do processo e a tecnologia de automação mais adequada
  • Evitem o erro comum de automatizar processos ineficazes e mal projetados
  • Validem melhorias e determinem o ROI com a comparação do desempenho do processo antes e depois do projeto

Principais conclusões da estratégia de fluxo de trabalho e automação de processos

Na era digital, qualquer estratégia de automação de processos e fluxos de trabalho precisa alcançar o equilíbrio certo entre três dimensões:

  1. Garantir operações eficientes e confiáveis. Aproveite os pacotes de aplicativos de negócios para montar uma estrutura comprovada que adote as melhores práticas nos processos centrais e viabilize a economia de escala.
  2. Promover agilidade e capacidade de resposta. Introduza recursos de automação adicionais para atender rapidamente aos novos requisitos de negócios não cobertos pelos principais processos e obtenha vantagens competitivas com a inovação diferenciada de processos.
  3. Gerenciar custo e complexidade. Evite os desafios gerados pela fragmentação de recursos diferentes de vários fornecedores e prepare-se para a convergência das tecnologias de automação.

Pequenos projetos que aproveitam uma ou duas dessas tecnologias oferecem ganhos rápidos. Mas o suporte a vários processos com requisitos de automação diferentes aumenta rapidamente a complexidade. A fragmentação de diversas tecnologias de automação de vários fornecedores cria desafios de compatibilidade e integração que retardam projetos e aumentam os custos. Por isso, a abordagem estratégica da automação de processos exige capacidade para implementar várias tecnologias de automação a fim de dar suporte a diversos requisitos e tarefas de uma ponta a outra do processo.

 

O uso de uma plataforma de tecnologia que fornece várias tecnologias de automação de processos e excelente integração entre elas e os aplicativos de negócios da empresa ajuda a evitar problemas de compatibilidade e integração que retardam projetos e geram custos.

 

Além disso, os bots RPA pré-criados e os pacotes predefinidos de conteúdo de automação de processos são outra abordagem para enfrentar esses desafios comuns, projetados especificamente para trabalhar com seus pacotes de aplicativos de negócios, e podem acelerar o retorno sobre o investimento e aumentar o ROI dos seus aplicativos.

Automatize seus fluxos de trabalho

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Perguntas frequentes sobre gestão do fluxo de trabalho

O processo do fluxo de trabalho é uma série ou sequência de atividades definidas para obter resultados específicos.

As várias ferramentas de software de fluxo de trabalho abordam requisitos diferentes. As soluções completas de gestão do fluxo de trabalho oferecem aos desenvolvedores as ferramentas pro-code necessárias para a rápida criação de aplicativos de fluxo de trabalho ou ampliação dos fluxos existentes para além dos aplicativos de negócios que vêm com ambiente próprio de modelagem, que dá aos desenvolvedores e administradores de TI as ferramentas para modelar, configurar e administrar os fluxos de trabalho dentro do aplicativo.

 

Tanto as soluções de gestão do fluxo de trabalho quanto os ambientes de modelagem integrados agregam cada vez mais recursos para que os especialistas em processos sem expertise técnica assumam o controle da gestão dos fluxos. As plataformas low-code/no-code são projetadas para usuários avançados da linha de negócios criarem aplicativos simples de fluxo de trabalho para uso móvel e na internet, sem necessidade de conhecer codificação.

A maioria das organizações implementa várias tecnologias de automação para dar suporte a diversos processos e requisitos. Os pacotes de aplicativos setoriais e de linha de negócios oferecem as melhores práticas em fluxos de trabalho para garantir a operação eficiente e confiável dos processos principais de alto volume da maioria das organizações. As soluções de gestão do fluxo de trabalho e outras tecnologias avançadas de automação, como automação de processos robóticos e recursos de Machine Learning, ajudam as organizações a eliminar lacunas específicas da automação ou criar processos para se diferenciar no mercado.

 

As plataformas de low-code/no-code ajudam os desenvolvedores, profissionais ou não, a responder com rapidez aos requisitos simples de automação.

 

A abordagem estratégica da automação de processos requer a capacidade de combinar perfeitamente várias tecnologias de automação para evitar os problemas de compatibilidade e integração criados pela fragmentação entre os recursos de automação de vários fornecedores.

Frequentemente, os projetos de melhoria de processos enfrentam desafios, como processos desorganizados ou desatualizados, automação do trabalho manual ou semimanual, eliminação de etapas desnecessárias ou redução de atrasos evitáveis. As metas de otimização incluem aumento de eficiência, produtividade, qualidade e conformidade e/ou redução de custos, desperdício, retrabalho e duração do ciclo. Em geral, esses projetos buscam enfrentar desafios operacionais específicos e se concentram no retorno rápido sobre o investimento.

 

Os projetos de transformação de processos visam a inovar para agregar mais valor. A mudança nos modelos de negócios e o surgimento de novas tecnologias são desafios frequentes que demandam projetos transformadores. A meta da transformação é a automação de processos completos ou a experiência perfeita do cliente em todos os pontos de contato. Esses projetos, em sua maioria, procuram abordar processos críticos de valor ou volume elevados ou funções de negócio voltadas para o cliente.

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