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Homem trabalha em dispositivo móvel usando o HRMS da SAP

O que é HRMS?

O sistema de gestão de recursos humanos (HRMS) ajuda as empresas a gerenciar e automatizar seus processos centrais de RH, como armazenamento de dados dos colaboradores, horário e presença, administração de benefícios e folha de pagamento. Além disso, o HRMS oferece recursos de gestão de talentos, como recrutamento, integração, gestão de desempenho, planejamento de metas, aprendizagem, treinamento, remuneração e planejamento de sucessão.

 

O HRMS moderno substitui as trabalhosas planilhas tradicionais e os processos baseados em papel. Ele também reduz erros humanos e automatiza processos manuais repetitivos e demorados. Assim, os membros da equipe de RH podem se concentrar em serviços com maior valor agregado e, em última análise, mais compensadores.

Histórico do HRMS

Na década de 1970, as grandes empresas começaram a digitalizar alguns processos básicos, principalmente funções com muitos dados e sujeitas a erros, como folha de pagamento e contabilidade, mas esses primeiros sistemas de gestão de recursos humanos tinham alcance limitado. Na década de 1990, os mainframes mais poderosos e a ascensão da Internet permitiram que as empresas digitalizassem e automatizassem uma ampla gama de funções centrais de RH, como gestão de registros, administração dos benefícios e fluxos de trabalho de recrutamento. 

 

Hoje, com o crescimento da tecnologia inteligente e da conectividade na nuvem, os processos de RH não se limitam mais aos dados transacionais. O HRMS moderno reúne e integra os dados para ajustar a estrutura dos relatórios em tempo real, com base em variações regionais de infraestrutura, legislação e compliance regulatório. Esses sistemas também automatizam o fluxo de trabalho e aproveitam a inteligência artificial (IA) para criar processos mais inteligentes e simplificados.

HRMS, HRIS, HCM e HXM: entenda as siglas

Sistema de gestão de recursos humanos (HRMS), sistema de informações de recursos humanos (HRIS)gestão de capital humano (HCM) são termos de RH muito usados como sinônimos, mas eles têm diferenças importantes. HCM é um termo genérico que descreve o conjunto amplo de software e práticas usado pela organização para gerenciar a força de trabalho do recrutamento à aposentadoria.

 

Normalmente, o HRIS se baseia em um banco de dados de informações dos colaboradores e dá suporte aos processos essenciais de RH com estrutura mais linear e quantitativa, como processamento da folha de pagamento ou gestão de horários e comparecimento. Em comparação, o software HRMS é uma solução mais abrangente que contém todas as estruturas de gestão de dados do HRIS e incorpora a gestão de talentos e funcionalidades mais complexas e qualitativas. As melhores soluções de HRMS também usam tecnologia inteligente, como IA, Machine Learning e conectividade na nuvem, para personalizar e automatizar as funções com inteligência.

 

O termo mais abrangente, HXM (gestão da experiência humana), constitui uma mudança cultural que reconhece a importância de toda a experiência do colaborador e do valor do engajamento para os negócios no núcleo do RH. Devido à conectividade e aos avanços tecnológicos, agora as empresas podem ter uma visão clara, ampla e completa da força de trabalho. Isso ajuda a perceber o valor mensurável de priorizar a experiência do colaborador e as pessoas para embasar a funcionalidade administrativa do RH. Essa abordagem mais holística é uma mudança da priorização e da gestão dos processos de RH.

Diagrama da relação entre HXM, HCM, HRMS e HRIS

Diagrama da relação entre HXM, HCM, HRMS e HRIS

 

Por que o software de HRMS é tão importante hoje?

Durante muitos anos, as empresas pensaram no uso de novas tecnologias para automatizar os processos de RH. A pandemia trouxe mudanças enormes e sem precedentes para a força de trabalho. De repente, as equipes de RH foram forçadas a usar novas tecnologias para dar suporte e gerenciar a força de trabalho remota e distribuída.

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Whirlpool: história de sucesso de HRMS

Depois de implementar o HRMS, a Whirlpool reduziu em 20% o custo operacional do RH.

No início, essa transição foi problemática; agora, mais de um ano depois, os líderes de RH ficaram mais criativos e adaptativos em suas práticas. Um artigo da SHRM nos diz como isso acabou sendo algo bom. Quando toda a força de trabalho se tornou remota quase da noite para o dia, as equipes de RH foram os "socorristas" do mundo dos negócios, e muitos outros departamentos e líderes de equipes seguiram seu exemplo. Com o surgimento da pandemia, muitas empresas acabaram percebendo que tinham no departamento de RH um verdadeiro tesouro de dados e funções analíticas sobre o pessoal e que essas informações poderiam fundamentar decisões e estratégias em toda a empresa.

 

Atualmente, o software de HRMS é inestimável para as empresas organizarem, compreenderem e otimizarem o mundo do trabalho em rápida mudança. As soluções de HRMS reúnem em um só lugar os processos complexos de RH e oferecem às empresas armazenamento centralizado dos dados de colaboradores, recursos de automação, IA integrada e funções analíticas avançadas. Além disso, os recursos sofisticados e fáceis de usar de gestão de talentos ajudam as empresas a recrutar, desenvolver e reter os melhores talentos do setor.

Quem usa software de HRMS?

Tradicionalmente, muitas áreas listadas abaixo eram isoladas; o feedback ou os dados novos de uma não chegavam necessariamente às outras. Além de otimizar e melhorar os processos para cada um desses profissionais, o HRMS moderno também garante que os dados reunidos e o feedback oferecido sejam compartilhados, configurando o conjunto mais amplo de funções analíticas de pessoal.

  • Profissionais de RH: Para as equipes de RH, a utilidade do HRMS vai da revisão básica e do acesso aos dados de colaboradores à entrega de relatórios complexos baseados em dados e à automação de tarefas sofisticadas de gestão de talentos.
  • Recrutadores: as ferramentas de HRMS oferecem aos recrutadores um portal centralizado para divulgar as vagas abertas, encontrar e fomentar candidatos e acessar e personalizar as funções de integração.
  • Gerentes: Até em seus dispositivos móveis, os gerentes podem usar o software de HRMS para supervisionar a estrutura da equipe, monitorar horários e faltas, aprovar solicitações de folgas e férias e monitorar o desempenho dos colaboradores para ver se precisam de suporte ou feedback para atingir suas metas.
  • Colaboradores: Um único portal fácil de usar permite que os colaboradores editem seus dados pessoais, visualizem gráficos organizacionais, façam solicitações de folgas e férias, vejam as tarefas de aprendizado e até gerenciem suas metas pessoais de carreira e planos de desenvolvimento.
  • Candidatos: Os candidatos de hoje têm portais de HRMS dedicados para ajudá-los a procurar e se candidatar a vagas, acompanhar o status da candidatura e aceitar ofertas digitais com assinatura eletrônica.

Componentes do software de HRMS

O software de HRMS oferece clareza e simplificação. Além de facilitar a vida da empresa, a união dos dados da força de trabalho em um só lugar, também permite insights e análises com fontes e departamentos díspares e recomendações e relatórios cada vez mais práticos e precisos.

 

Veja os diversos elementos da solução HRMS:

  1. HRIS: RH básico e folha de pagamentos

    Self-service para colaboradores: As ferramentas de HRIS ajudam colaboradores e líderes de equipe a eliminar a desordem das tarefas administrativas legadas e impressas. Os recursos self-service compatíveis com dispositivos móveis aumentam a transparência e a produtividade da força de trabalho em várias áreas, como relatórios e análises, horários e comparecimento, gestão dos dados de colaboradores e folha de pagamentos.

    Gestão de benefícios: Com o aumento dos modelos de trabalho híbrido, as empresas estão enfrentando o desafio de acompanhar os vários requisitos de benefícios nos Estados Unidos. A gestão automatizada de benefícios libera as equipes de RH da montanha de papelada para darem conselhos e orientações conscientes e valiosos para os colaboradores nessa área tão importante da vida. Os portais de self-service para colaboradores, compatíveis com dispositivos móveis, os mantêm informados dos benefícios a que têm direito.

    Gestão do tempo: As perdas na folha de pagamentos se devem a práticas imprecisas de controle de horários por parte de gerentes e colaboradores e podem custar à empresa até 2,5% do total de despesas com a folha. Embora às vezes intencional, elas costumam ocorrer devido a erros dos sistemas desatualizados e das práticas manuais imprecisas. Felizmente, essa é uma das perdas operacionais mais fáceis de prevenir e pode ser muito reduzida com o uso de soluções inteligentes de software de RH. As ferramentas HRMS são altamente personalizáveis e podem ser sincronizadas com feriados, provisões e outras regras de negócios. O cálculo automático do tempo de trabalho e da remuneração se integra às funções da folha de pagamentos, sendo que os colaboradores têm acesso self-service à visão completa de seus horários.

  2. Gestão de talentos

    Recrutamento e integração: Apesar do aumento enorme do desemprego causado pela COVID-19 no último ano, os empregadores enfrentam uma mudança de atitude e expectativa e têm dificuldade de encontrar candidatos. As soluções HRMS ajudam os empregadores a otimizar o processo de recrutamento para que encontrem e atraiam os melhores talentos. Isso inclui melhor suporte ao sourcing global de talentos e à gestão do relacionamento com os candidatos. Também há apoio ao acompanhamento mais abrangente dos candidatos e a processos simplificados de planejamento de sucessão.

    Quanto às novas contratações, as ferramentas de integração do HRMS oferecem um portal para novos colaboradores, com o fluxo de trabalho sem papel e automatizado das novas contratações e um processo de treinamento e integração mais engajador e personalizado.

    Gestão de desempenho e remuneração: A gestão de desempenho pode ser desafiadora e exigir que as empresas equilibrem dados qualitativos e quantitativos e se mantenham objetivas. As ferramentas de HRMS ajudam a gerenciar metas e avaliações de colaboradores e permitem gerenciar o desempenho continuamente, com o planejamento orientado das ações.

    A gestão da remuneração também pode ser complicada e exigir a avaliação de vários fatores dentro e fora da empresa. O software de HRMS dá suporte efetivo ao planejamento e ao design da remuneração.

    Aprendizagem e desenvolvimento profissional: O crescimento e o desenvolvimento da carreira são uma parte importante da experiência do colaborador. As ferramentas de HRMS usam tecnologia inteligente para proporcionar uma experiência de aprendizagem mais personalizada e envolvente e conectar pessoas, informações e especialistas dentro e fora da empresa. Isso ajuda os colaboradores a estruturar melhor o tempo e as metas de planejamento da carreira. Programar um treinamento obrigatório sobre aprendizagem e compliance é fácil, e os objetivos de longo prazo, como o desenvolvimento de liderança e o planejamento da sucessão, entram na agenda da forma mais adequada à necessidade e aos compromissos de cada um.

    Gestão do desempenho em vendas: Qualquer líder de negócios pode afirmar que as equipes de vendas estão no melhor momento quando vendem e promovem leads. O HRMS ajuda as empresas a simplificar e gerenciar de forma centralizada os problemas ligados às vendas, como comissões, territórios e cotas e até o desempenho dos vendedores.

  3. Funções analíticas e planejamento da força de trabalho: Os insights baseados em dados são fundamentais para alinhar o RH à estratégia corporativa geral. Com métricas e KPIs, relatórios, modelagem preditiva da força de trabalho e funções analíticas baseadas em IA, os líderes de RH podem dar melhor suporte ao planejamento estratégico e operacional, à elaboração do orçamento e à gestão de desempenho.

  4. Gestão da experiência do colaborador: Com mais foco na experiência do colaborador, as empresas precisam buscar maneiras inovadoras de entender melhor como os colaboradores se sentem sobre as experiências no trabalho, desde quando são candidatos até o momento em que saem da empresa.

    As tecnologias e ferramentas de voz do colaborador (VoE) que reúnem essas informações incluem feedback de 360°, pesquisas, análise comportamental e de sentimentos etc. Com esses insights, as organizações podem personalizar a experiência de cada colaborador em todo o seu ciclo e aumentar o engajamento e a produtividade.

Os sistemas de HRMS e os próximos passos da transformação digital do RH

A transformação digital do RH, como qualquer grande mudança operacional, sempre enfrentará oposição e inércia iniciais, além de correr riscos inevitáveis. A melhor maneira de se preparar para uma mudança operacional é começar a divulgar as metas e os objetivos do projeto. Quando há linhas de comunicação abertas entre os líderes de equipes, executivos e especialistas em RH, os muros começam a cair. As estratégias eficazes de planejamento e gestão de mudanças preparam as equipes para assegurar a adesão com antecedência.

 

A lista abaixo destaca alguns itens importantes para iniciar a transformação digital do RH.

  • Integridade dos dados: Antes de iniciar o processo de migração dos dados, obtenha os recursos certos e aperfeiçoe ou requalifique seus talentos de TI para garantir o cumprimento da tarefa e minimizar os erros humanos.  
  • Custo e esforço: Quantifique os requisitos do projeto em todas as áreas do negócio que serão afetadas, inclusive a implementação e as integrações. Identifique orçamentos e cronogramas realistas para garantir o sucesso da implementação. 
  • Necessidades atuais e futuras: Trabalhe em estreita colaboração com o departamento e os líderes de equipe desde o início para garantir que você compreenda suas metas, requisitos e desafios específicos. Verifique se o HRMS pode ser dimensionado para atender às necessidades em constante mudança de todos os stakeholders. 
  • Conformidade: Defina os requisitos regulatórios, trabalhistas e jurídicos e verifique se o seu novo sistema atende a essas necessidades em todas as regiões. 
  • Preparação para o lançamento: Envolva desde o início a equipe de RH no desenvolvimento de cronogramas e metas de treinamento. Defina marcos mensais para garantir que todos os seus gestores, gerentes e colaboradores estejam devidamente treinados e prontos para aproveitar todo o valor do novo sistema HRMS. 
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