Momento para um upgrade ERP? Um guia para substituir seu sistema
ERP legado
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Como seu sistema ERP está funcionando para você? Chegou a hora de uma atualização do ERP? Provavelmente, você não fez essas perguntas diretamente (a menos que tenha conversado com representantes de vendas), mas pode já ter feito essa pergunta, talvez não explicitamente. Existe alguma dúvida de que seu sistema é melhor de alguma maneira? Possivelmente você já ouviu algumas histórias de sucesso modernas de ERP. Ou talvez seja mais óbvio do que isso – talvez haja coisas novas que você precisa fazer por seus clientes ou para acompanhar a concorrência que seu sistema legado não consegue lidar sem muito tempo e dinheiro para atualizações ou modificações. De qualquer forma, é uma boa prática de gestão avaliar continuamente o desempenho do sistema e identificar áreas de melhoria ou questões emergentes que podem se tornar problemas no futuro previsível.
Existe um sistema ERP perfeito?
A resposta curta é “não”. E mesmo que o sistema perfeito existisse para suas necessidades específicas em determinado momento, essas necessidades mudam continuamente. Por isso, é bom manter o controle das coisas, saber como seu ERP está dando suporte às necessidades atuais e identificar tendências que possam levar a problemas.
É na moda se referir a sistemas instalados como "ERP legado", o que implica tecnologia antiga e sistemas desatualizados. Isso é injusto porque muitos sistemas instalados são regularmente mantidos, continuamente atualizados e totalmente capazes de crescer e se adaptar às necessidades e requisitos em mudança. Ou seja, as atualizações de ERP são opcionais, embora fortemente incentivadas por fornecedores de software. É importante se manter atualizado com correções e aprimoramentos fornecidos pelo seu provedor de soluções. Se você detectar problemas ou tendências desfavoráveis, a primeira coisa que você deve fazer é garantir que seu sistema tenha todas as atualizações e versões, então descubra se seu fornecedor tem add-ons ou aprimoramentos adicionais disponíveis que podem resolver quaisquer deficiências que você tenha encontrado. Determine o que seria necessário para implementar essas correções em termos de dinheiro e esforço e use essas informações para avaliar o custo de continuar com sua solução atual (consulte "Quanto você gasta com ERP?" abaixo).
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Seu software ERP está decepcionando você?
Em resumo, mantenha seu sistema ERP legado atualizado. Mas também fique atento ao desempenho do sistema. As necessidades e os requisitos vão mudar e você precisa ter certeza de que seu sistema está realmente suportando suas necessidades da empresa e do cliente.
A autoavaliação mencionada acima pode ajudar a identificar deficiências e áreas de preocupação, incluindo o seguinte:
- Seu sistema não consegue atender aos novos requisitos ou coloca limites nas novas iniciativas.
- Ele não suporta novas tecnologias ou requisitos, ou o faz apenas com dificuldade, alto custo e atrasos. O fornecedor incorpora lentamente novos recursos e funções.
- As funções são difíceis de aprender e usar, e inibem em vez de apoiar a eficiência.
- O tempo de resposta é gravemente lento. O armazenamento e a recuperação de informações são inadequados, complicados ou não estão de acordo com as necessidades em expansão de hoje.
- O sistema é caro e de difícil manutenção e suporte, e não é suportado adequadamente pelo seu fornecedor.
- Se seu sistema é realmente um ERP legado com suporte cada vez menor do fornecedor ou um pool reduzido de suporte técnico, programadores e analistas experientes sem dúvida se tornarão mais caros e mais difíceis de encontrar à medida que o sistema se torna mais obsoleto e não confiável.
Esses são os tipos de problemas que podem evoluir lentamente e não serem reconhecidos por muito tempo. Então, de repente, fica claro que as deficiências do sistema estão causando sérios problemas de negócios – e algo precisa ser feito.
Quanto você gasta com ERP?
Muitas empresas ficam surpresas quando fazem a análise e descobrem quais são os custos reais para manter o sistema ERP em funcionamento e operacional. Isso pode parecer estranho quando as empresas em crescimento normalmente observam os gastos de perto como parte de suas responsabilidades regulares de gerenciamento. Mas nem sempre é fácil separar os custos diretos e indiretos associados ao ERP.
Além das taxas mensais e anuais para os fornecedores de software e hardware, haverá custos contínuos de serviço e suporte de vários provedores de serviços (por exemplo, serviço de hardware, consultoria ou rede). Certifique-se de incluir os custos de atualização se você tiver detectado (ou suspeite) que atualizações ou melhorias podem ser necessárias para resolver problemas existentes ou previstos, conforme mencionado acima.
Considere também os custos diretos do departamento interno de TI, incluindo salários e benefícios, espaço, utilitários e suprimentos. Tente separar aqueles que suportam diretamente seu ERP. Lembre-se de que pelo menos alguns desses custos permanecerão após o upgrade e a implementação de um novo sistema, especialmente se você estiver substituindo um sistema tradicional on-premise por outro local. A estrutura de custos para software como serviço (SaaS) baseado em nuvem é diferente, mas você ainda precisará de um ponto de comparação para tomar uma decisão defensável sobre ficar com seu sistema existente, iniciar uma atualização de ERP ou buscar uma substituição de sistema legado.
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O que um novo sistema custaria?
Você se sente ansioso em relação ao custo potencial de mudar para um novo sistema ERP? Isso é compreensível. Um novo sistema ERP é provavelmente uma das maiores despesas com equipamento de não produção que uma empresa irá realizar em um determinado ano. No entanto, quando visto no contexto dos benefícios disponíveis e em comparação com o valor atualmente gasto para manter o sistema atual, a maioria das empresas descobre que o custo é inteiramente razoável e justificável. Lembre-se de pensar em termos de custos do ciclo de vida – o custo total ao longo de um período de tempo, como de cinco a sete anos.
Ao analisar o custo para adquirir e implementar um sistema de substituição, esteja ciente de que os custos de licença de hardware e software são apenas uma parte da equação. Você também deve incluir o seguinte na sua avaliação:
- Conexão em rede e dispositivos periféricos, como scanners de código de barras, estações de entrada remotas, dispositivos móveis e software cliente, além de suporte.
- Conversão de dados e entrada de dados no novo sistema, bem como provisão para arquivamento e acesso a registros históricos.
- Preparação para desastres, incluindo sistemas de backup ou failover, recursos de recuperação de dados, conectividade redundante e comunicações.
- Educação e treinamento para a equipe de implementação de ERP e todos os usuários futuros. (Isso é extremamente importante. Não erre aqui.)
- Desenvolvimento e documentação de novo workflow.
- Assistência à implementação. Provavelmente, um determinado nível de assistência será incluído no pacote do fornecedor do sistema principal, mas você pode querer obter assistência adicional do(s) fornecedor(es), consultores externos, sua empresa de contabilidade ou outros para alguns ou todos os itens listados acima.
- Encargo adicional para seus empregados durante a implementação na forma de horas extras, contratação de temporários para ajudar com funções regulares para que tenham tempo para trabalhar na implementação, ou bônus e outros incentivos para manter os trabalhadores motivados.
Esteja ciente de que a estrutura de custos para sistemas SaaS baseados em nuvem é bem diferente da abordagem tradicional no local de compra e implementação. Com o SaaS, há pouco ou nenhum custo inicial para hardware, pois trata-se essencialmente de uma situação de assinatura. Mas um contrato SaaS geralmente inclui uma grande parte dos custos de manutenção e suporte, de modo que seus custos de TI internos e contínuos serão bastante reduzidos. A maioria das empresas descobre que o custo total ao longo de cinco a sete anos com SaaS provavelmente será inferior ao custo total de compra e suporte interno.
Ao pesar a decisão de manter seu sistema existente ou analisar uma substituição, considere as compensações. Com uma nova solução ERP, você ganhará uma interface de usuário moderna, recursos e funções adicionais e aumentará sua vantagem competitiva, enquanto se mantiver seu sistema legado, você limitará sua capacidade de permanecer ágil, produtivo e competitivo. Embora você não esteja primariamente em busca de redução de custos, as modernas histórias de sucesso de ERP demonstram que os benefícios de migrar para um novo sistema geralmente custam menos e superam as despesas de implementação de um upgrade.
Como você justifica financeiramente um novo sistema ERP?
Ao tomar uma decisão desse porte, a maioria das empresas necessita de uma análise de custo-benefício na forma de uma declaração de retorno sobre o investimento (ROI). O lado do custo é fácil – somar os custos previstos, como descrito acima. Do lado do benefício, pode haver uma economia direta nos custos de TI, mas enumerar os principais benefícios requer que a empresa vislumbre como o sistema mudará o local de trabalho e possibilitará maior desempenho, maior produtividade e melhor atendimento ao cliente.
- Desempenho aprimorado: muitos projetos de sistema ERP são justificados em grande medida em relação a melhorias esperadas na eficiência (reduções de mão de obra direta) e economia de custos (incluindo, mas não se limitando a, reduções de estoque), e com razão, uma vez que esses são enormes benefícios de retorno em muitas implementações de ERP bem-sucedidas. Esteja ciente, no entanto, de que o sistema não cria esses benefícios pela simples existência em sua empresa. O sistema organiza, analisa e apresenta dados de tal forma que os gestores possam utilizar melhor as pessoas e tomar melhores decisões, que é o que vai gerar os grandes benefícios. Lembre-se disso ao fazer o orçamento para treinamento de usuários e implementação de procedimentos aprimorados.
- Melhor atendimento ao cliente: esses benefícios são menos diretos, mas ainda mais valiosos. Ao atender melhor os clientes, teoricamente você pode aumentar as vendas e os lucros, aumentar a participação no mercado e, talvez, até aumentar as margens, pois um bom atendimento ao cliente agrega valor ao cliente sem acrescentar custo ao próprio produto. Em alguns casos, as melhorias no atendimento ao cliente tornam-se requisitos de sobrevivência, pois quando um cliente novo ou bom espera recursos, como pedidos eletrônicos ou relatórios eletrônicos aprimorados, seu sistema ERP precisa fornecer.
- Mudanças no local de trabalho: os sistemas atuais são projetados para usabilidade (UX ou experiência do usuário é a palavra atual) para acesso rápido e fácil a informações. Como o trabalho e o fluxo de trabalho de cada usuário são exclusivos, os sistemas atuais são altamente personalizados para dar a cada usuário as telas e os processos de trabalho mais eficientes e confortáveis. Pense na prevenção de custos e não na redução de custos para esse benefício. Essa maior eficiência ajudará os colaboradores atuais a fazer mais e a lidar com um volume maior de negócios sem novas contratações. É desaconselhável justificar o sistema com base na redução do efetivo de pessoal – isso provavelmente não acontecerá, e a perspectiva de perdas de emprego não motivará os trabalhadores a abraçar o sistema e ajudá-los a ter sucesso.
A seleção de ERP é apenas o início
Ao mesmo tempo que se segue dicas para avaliar sistemas ERP, lembre-se de que a substituição do sistema legado não é um processo simples ou rápido, mas vale a pena o investimento, pois pode oferecer benefícios consideráveis quando selecionados e implementados corretamente.
Uma pergunta que a maioria das empresas tem no topo de sua lista neste ponto do processo é “Quanto tempo levará para selecionar e implementar uma substituição de sistema legado?” Não há resposta única para essa pergunta – depende do tamanho e da complexidade da organização, se ou ambos os sistemas (antigos e novos) são baseados em nuvem, a dinâmica da empresa e da equipe de implementação, o nível de comprometimento gerencial com o projeto e a quantidade de cooperação ou resistência entre a comunidade de usuários … citando apenas algumas das variáveis. Algumas implementações podem ser concluídas em alguns meses; outras levam um ano ou mais. Um parceiro de implementação experiente pode ajudá-lo a desenvolver um cronograma alcançável quando você estabelece seu plano de projeto nas fases iniciais do planejamento de implementação.
Não precisamos dizer que a substituição do backbone de gerenciamento de informações estratégicas de sua empresa está fadada a ser disruptiva. Isso não pode ser totalmente evitado, mas a disrupção pode ser minimizada com um esforço de implementação bem planejado e gerenciado.
Dicas para avaliar o software
ERP
Foque na melhor escolha para seu negócio com 5 etapas para avaliar um ERP.
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