Quando os preços não correspondem, as quantidades estão desativadas ou as referências estão em falta; as faturas são agrupadas em filas de contas a pagar a serem avaliadas, fixadas e enviadas de volta aos fornecedores.

Mas esse modelo operacional está fundamentalmente quebrado.

Toda fatura incorreta que atinge a contabilidade de fornecedores é um trabalho que não deveria existir. A oportunidade real não é agilizar as contas a pagar na correção de erros; ela está impedindo que faturas com defeito entrem no sistema em primeiro lugar.

Verificação de realidade: a automação não pode corrigir entrada incorreta.

Muitas organizações investem muito na automação de contas a pagar dentro do ERP. No entanto, as taxas de exceção são teimosamente altas. Por quê?

Como a automação não elimina erros, ela só os processa mais rapidamente.

Se os fornecedores puderem enviar faturas que excedam tolerâncias de preço ou quantidade, referenciar pedidos de compra incorretos ou ausentes ou ignorar dados do imposto obrigatórios, o AP será forçado a uma função de correção reativa. Isso também cria riscos de conformidade fiscal, especialmente com requisitos crescentes, como mandatos de faturamento eletrônico.

Esses problemas não são causados pela ineficiência do AP, mas porque a maioria dos sistemas de automação de contas a pagar não foi projetada para evitar que faturas incorretas entrem no processo.

De acordo com a pesquisa da Ardent Partners*:

• 49% dos executivos de contas a pagar citam o tempo necessário para aprovar faturas e pagamentos como um dos principais desafios.
• 48% dos executivos de contas a pagar identificam o alto volume de exceções de faturas como um grande problema.

A moderna AP não deve operar dessa forma.

A solução: Promova a proatividade com o SAP Business Network Commerce Automation

Com o SAP Business Network Commerce Automation, a automação de contas a pagar é iniciada antes mesmo do envio da fatura.

Os compradores podem configurar regras de negócio que cumprem seus requisitos e critérios. Enquanto uma fatura está sendo criada e preenchida no SAP Business Network, ela é validada em tempo real em relação aos requisitos e critérios do comprador, incluindo:

• Campos obrigatórios e referências
• Tolerâncias de preço e quantidade
• Alinhamento de pedido, entrada de mercadorias ou folha de registro de serviços
• Regras de conformidade e imposto específicas de país/região

Se uma fatura não cumprir as regras, ela não poderá ser enviada e o fornecedor será solicitado a corrigir o problema. Além disso, as faturas criadas por meio de uma "geração de pedido" no SAP Business Network consistentemente têm muito menos problemas para começar.

O resultado é simples, mas poderoso: apenas faturas estruturalmente válidas, financeiramente precisas e em conformidade chegam a contas a pagar.

Os benefícios: menos exceções, menor custo operacional e conformidade garantida.

Essa aplicação muda muito os resultados. O SAP Business Network alcançou:

• 83% do total de faturas são processadas sem exceções
• Até 60% de redução nos custos operacionais para processamento de faturas
• Conformidade de faturamento eletrônico em mais de 40 países/regiões com requisitos regulatórios

E nossos clientes prosperam. A Deutsche Telekom é uma empresa líder em telecomunicações com mais de 260 milhões de clientes em 50 países/regiões. Eles alcançaram:

• Mais de 92% de processamento de faturas sem contato
• 96% de taxa de pagamento pontual
• Mais de € 1 milhão em economia com foco em processos de negócios automatizados

Principais conclusões

Quando as faturas são interrompidas na origem, o AP é alterado fundamentalmente. As equipes se afastam da correção e do retrabalho para otimização de pagamentos, funções analíticas e experiência do fornecedor.

Isso é automação, integrada ao processo, como no SAP Business Network.

Descubra como as regras de negócios ajudam as organizações a alcançar o verdadeiro processamento de faturas direto e sem contato no SAP Business Network.