O que um ERP não consegue fazer é eliminar os pontos de interrupção entre os processos da sua empresa e os de seus fornecedores.

De acordo com um estudo recente da IDC, empresa de análises, o e-mail continua sendo o canal mais comum que as empresas usam para colaborar com parceiros comerciais e fornecedores fora da organização. Na verdade, algumas das maiores empresas do mundo enviam documentos como pedidos de compra, planilhas de previsão de demanda, faturas e confirmações de envio por e-mail rotineiramente. Embora seja um ótimo método para comunicações comerciais regulares, o e-mail não costuma ser um meio robusto o suficiente para transações comerciais cruciais, que exigem feedback e visibilidade em tempo real.

Imagine que você está enviando um pedido de compra (PO) com mais de 100 itens para um de seus fornecedores por e-mail. Imagine também que o objetivo dessa PO é adquirir materiais diretos essenciais para o processo de produção.

O que acontece se você precisar fazer uma alteração no pedido? O que acontece se a pessoa de contato do seu fornecedor estiver ausente e o pedido ficar parado na caixa de entrada dela por um longo período? Como você saberá se determinados itens estão atrasados ou em falta? Em última análise, com que rapidez você consegue reagir a mudanças antes que elas afetem negativamente sua empresa e seus clientes?

Participar de uma rede de negócios permite expandir o ERP e colaborar de forma integrada e digital com seus fornecedores e outros parceiros comerciais. A integração entre a rede e o seu ERP propicia uma experiência totalmente digitalizada. Além disso, como destacado abaixo, você pode obter eficiência, visibilidade e compliance com uma rede de negócios.

Nº 1: Automação dos workflows de colaboração entre procurement e contas a pagar

A colaboração digital permite aprimorar a eficiência operacional quase em tempo real. Os pedidos de compra gerados pelo seu ERP podem ser enviados digitalmente aos fornecedores por meio de uma rede de negócios. Seus fornecedores podem confirmar o pedido e enviar um aviso de expedição para confirmar o recebimento da PO e a data de entrega. Quaisquer alterações no pedido também atualizarão os documentos relacionados, fornecendo um histórico completo da transação. A imagem abaixo ilustra o fluxo de documentos de compradores para fornecedores, facilitado por uma rede de negócios.

Graças ao dashboard online de pedidos de compra, os fornecedores podem gerenciar as POs facilmente em qualquer lugar. Se algum colaborador estiver fora do escritório, os colegas darão conta do aumento de pedidos sem problemas. Além disso, a sua empresa, como compradora, poderá visualizar e acompanhar o andamento do pedido tranquilamente.

Nº 2: Simplifique o compliance de gastos

Mais do que um meio digital para transmitir documentos, uma rede de negócios é uma plataforma altamente configurável, com mais de 100 regras de negócios que você pode habilitar de acordo com os processos da sua empresa. As regras de negócios proporcionam validação automatizada dos documentos recebidos dos fornecedores, reduzindo a necessidade de revisão manual e tratamento de exceções. Por exemplo, você pode definir uma regra que exija que os fornecedores emitam faturas incluindo apenas as quantidades enviadas ou que escolham opções na lista de valores de impostos validados por sua empresa.

Nº 3: Visibilidade do status das faturas

Os fornecedores podem acessar as informações de faturas e pagamentos usando ferramentas self-service em uma rede negócios, bem como verificar imediatamente se há problemas com as faturas e tomar as medidas necessárias para acelerar a resolução e o pagamento. Desse modo, sua equipe de contas a pagar deixa de receber e-mails e telefonemas para esclarecer dúvidas relacionadas a faturas e pagamentos, o que a libera para atividades mais estratégicas.