American Eagle Outfitters: Soluções digitais para remodelar o processo de procurement e o relacionamento com fornecedores
Remodelando a gestão de fornecedores e de compras no varejo
A American Eagle Outfitters (AEO) é um varejista especializado, líder global no lançamento de tendências e ofertas em roupas, acessórios e produtos de cuidado pessoal de alta qualidade com seu portfólio de marcas. Devido ao crescimento da empresa, ela precisava avaliar os processos de compras indiretas e os relacionamentos com fornecedores e fazer mudanças para maximizar a eficiência. A SAP Business Network para procurement e as soluções SAP Ariba ajudaram a simplificar processos e fornecer protocolos de compras em conformidade em toda a empresa.
| Setor | Região | Porte da empresa |
| Varejo | Pittsburgh, Pensilvânia | >40.000 colaboradores |
de compliance nos pedidos de compra (5% acima da meta).
de compliance na contagem de 48.000 faturas anuais (dentro da meta).
em transações de despesas na SAP Business Network.
Gerente sênior de serviços de procure-to-pay, American Eagle Outfitters Inc.
Simplificação do procurement e da gestão de fornecedores alinhada ao crescimento dos negócios
A AEO é um portfólio de marcas exclusivas, duradouras e amadas, com um sortimento de mercadorias que incluem vestuário, roupas íntimas e esportivas, acessórios e produtos de cuidado pessoal de alta qualidade e da moda atual para homens e mulheres. A empresa opera lojas nos Estados Unidos, Canadá, México e Hong Kong, além de vendas online para 80 países. As mercadorias das marcas American Eagle e Aerie também estão disponíveis em mais de 260 localizações internacionais operadas por empresas licenciadas em cerca de 30 países.
Por não ter um grupo de compras centralizado, a empresa estava interessada em uma solução para gerenciar o alto volume de fornecedores e faturas. A responsabilidade pelas compras estava distribuída entre parceiros de negócios, que deveriam manter registros precisos e pedidos de compras (POs), bem como controlar os envios e as conciliações de faturas.
A AEO também desejava integrar novos fornecedores aos seus sistemas de TI. Ela queria influenciar a abordagem de compras indiretas e relações com fornecedores de seus usuários de negócios, reconhecendo que a gestão de mudanças e a educação do usuário seriam fundamentais para o sucesso.
Gerente sênior de serviços de procure-to-pay, American Eagle Outfitters Inc.
Adaptação da capacitação e colaboração de fornecedores com soluções digitais
Para atender ao crescimento substancial dos negócios e dos volumes de transações da AEO, ela precisava de uma transformação digital de seus processos de procurement. A empresa escolheu a SAP Business Network para procurement e as soluções SAP Ariba pela versatilidade de ofertas de produtos e canais de procure-to-pay simples, com a colaboração de fornecedores e a experiência intuitiva do usuário como recursos essenciais. Isso inclui as soluções SAP Ariba Contracts, SAP Ariba Sourcing e SAP Ariba Spend Analysis, bem como o recurso de compras guiadas.
A rede de negócios e as soluções permitem que a AEO gerencie despesas indiretas em diversas categorias, como acessórios, suprimentos, tecnologia, logística e marketing. Isso tudo abrange desde clipes de papel e lâmpadas até campanhas de marketing e softwares. A AEO foi capaz de estabelecer regras complexas de transações e lógica de faturamento baseada no país. A equipe de atendimento da SAP Business Network deu suporte à empresa com o planejamento de ondas de capacitação de fornecedores e com a definição de procedimentos operacionais padrão de capacitação robustos. Por exemplo, a AEO conseguiu fazer a transição de um processo de conciliação de três níveis para dois níveis para recibos e faturas. Ela também fez uma parceria com líderes de habilitação de rede sobre regras e requisitos de transações internacionais de declarações de impostos sobre vendas do México. A empresa está frequentemente acrescentando fluxos de trabalho aprimorados às áreas de pedidos, faturas, emissão de relatórios e contratos transacionais da SAP Business Network para procurement.
A AEO funciona com equipes internas e terceirizadas para configurar taxonomia e funções analíticas de despesas personalizadas, graças à solução SAP Ariba Spend Analysis. Sete sistemas de origem alimentam a solução para dar visibilidade aos dados em um local único. Com a integração da solução Concur Travel & Expense – usada para reservas online e gestão de despesas – ao SAP Ariba Spend Analysis, ela pode resumir as despesas de viagens em uma ferramenta única de relatórios. Ela também aproveita o recurso de IA dos "Serviços de auditoria" para verificar as solicitações e os recibos de despesas.
A empresa implementou o serviço SAP Ariba Education and Training para desenvolver guias rápidos de referência sobre processos fundamentais, como recibos e conciliação de faturas, requisições de compras e pedidos de mudanças. A AEO também aproveitou as habilidades e o conhecimento dos consultores do SAP Services and Support para ajudar nas configurações e no design da interface do usuário, bem como nas melhores práticas e no monitoramento de indicadores-chave de desempenho (KPI).
A AEO priorizou o compliance e o reforço da política de gestão de mudanças e o compliance dos pedidos de compras para direcionar todas as transações para a rede de negócios com o uso do serviço SAP Ariba Change Management. Foram gerados relatórios detalhados para analisar o que estava sendo comprado em nível de departamento ou de centro de custo, definindo parâmetros rígidos sobre o que exigiria uma fatura com pedido ou sem.
Gerente sênior de serviços de procure-to-pay, American Eagle Outfitters Inc.
Fornecimento de insights valiosos sobre despesas e compliance aprimorado
A implementação da SAP Business Network para procurement e das soluções SAP Ariba permite que a AEO gerencie as despesas com sete integrações diferentes que se alinham à sua taxonomia personalizada. Por meio da criação de integrações com diversos sistemas de origem, a empresa obtém acesso rápido a detalhes de despesas desses sistemas e relatórios robustos e abrangentes por fornecedor e departamento em uma única ferramenta. Descritos como "revolucionários", as funções analíticas e os insights de despesas permitem à equipe de sourcing estratégico identificar oportunidades de sourcing e economias. No nível de transação, a equipe pode atuar sobre as tendências que surgirem, seja viabilizando o catálogo ou estabelecendo contratos e acordos com certos setores de fornecedores específicos. Isso ajuda a empresa a tomar decisões fundamentadas nos processos de procurement.
A automação de pedidos de compras, faturas e transações de contratos para fornecedores e parceiros internos aumenta a capacidade da equipe mais ampla de procurement, que pode focar nas iniciativas estratégicas que trazem resultados significativos para a AEO. Essas iniciativas incluem programas de sourcing e compras, como o Concur Travel & Expense, e programas corporativos do empregador que também usam a tecnologia SAP. O componente downstream das soluções SAP Ariba permite que a empresa aprimore o compliance com menos esforço. Ela atinge a meta de 80% ou mais de compliance nos pedidos de compras de forma consistente, o que se traduz em economia de custos. Para a habilitação, ela tem uma meta de 75% de compliance na contagem de faturas. Das mais de 62.000 faturas anuais, a AEO está normalmente dentro da meta ou um pouco acima.
Há um impacto positivo nas relações com fornecedores porque, uma vez integrados, eles trabalham tranquilamente com a SAP Business Network como ponto central. Eles não precisam mais entrar em contato com parceiros de negócios ou enviar faturas em PDF, e podem acompanhar as programações de pagamentos em toda a rede. Há uma redução de e-mails e chamadas telefônicas, com perguntas e comunicações centralizadas para a atenção das pessoas certas. A AEO utiliza um portal de informações para enviar mensagens importantes e informações da cadeia para fornecedores. Em paralelo, eventos de fornecedores, treinamentos funcionais e atualizações regulares de materiais de treinamento da SAP para alinhamento com novas versões e funcionalidades também contribuem para relacionamentos mais fortes com os fornecedores. A empresa executa uma combinação de eventos grandes e específicos de capacitação de fornecedores – um evento grande a cada trimestre e outro regular semanalmente. A equipe de atendimento da SAP Business Network dá suporte à AEO, facilitando o "hiperfoco" na implementação de uma nova região. Por exemplo, a empresa executou uma campanha de capacitação e compliance de pedidos de compras no México, quando foi feita a integração de fornecedores da região Ásia-Pacífico. Na medição de KPIs de capacitação baseados na quantidade de faturas que passam pela SAP Business Network, o México apresenta cerca de 91% das faturas totais de forma consistente. E lá, o compliance é de 90%. Em outras palavras, 90% das despesas estão sendo enviadas por pedido de compra. Isso acontece graças à capacidade de coletar eletronicamente todas as documentações exigidas pelo país e fornecer os pedidos de compra pela rede.
Gerente sênior de serviços de procure-to-pay, American Eagle Outfitters Inc.