SAP Runs SAP: Capacitação dos colaboradores com um espaço moderno de trabalho digital
Negócios a todo vapor durante a migração de mais de meio milhão de usuários
A SAP SE precisava reformular seu espaço de trabalho digital interno com a mínima disrupção para os usuários. Após a migração tranquila para o SAP Build Work Zone, os colaboradores e usuários externos têm uma experiência excepcional com acesso centralizado e inteligente a aplicativos, processos, conteúdo da Web, conhecimento e informações – em qualquer dispositivo e lugar.
| Setor | Região | Porte da empresa |
| Alta tecnologia | Walldorf, Alemanha | 111.961 colaboradores |
usuários migrados.
grupos convertidos para espaços de trabalho no SAP Build Work Zone.
de dados migrados.
Senior Product Owner, SAP SE
Atendendo à demanda dos colaboradores por um espaço de trabalho digital moderno e fácil de usar
A tecnologia mudou radicalmente na última década. Os usuários agora esperam a mesma experiência intuitiva, sofisticada e integrada de consumidor, seja no trabalho ou no lazer. E quando esses usuários são colaboradores de um dos principais fornecedores de software empresarial do mundo, com certeza as expectativas são ainda maiores.
Mas a SAP SE descobriu que sua implementação interna de 10 anos da plataforma SAP Jam Collaboration, agora em modo de manutenção e indisponível para compra, não atendia mais às suas expectativas. As pesquisas de usuários mostraram queda nas classificações internas de satisfação e usabilidade. Os colaboradores queriam uma interface mais rápida e moderna para ajudá-los a serem mais produtivos e conectados, além de capacitá-los a desenvolver sites de negócios com mais facilidade.
A SAP sabia que era o momento de levar seu espaço de trabalho digital interno a um novo patamar. Ela ofereceu aos usuários uma ferramenta que permite desenvolver sites de negócios intuitivos para acessar o conteúdo necessário, de fóruns e feeds a documentos e aplicativos, além de integrar facilmente os dados e processos dos aplicativos da SAP e de terceiros.
No entanto, com mais de 600.000 usuários (111.000 colaboradores e cerca de 500.000 usuários externos), a SAP precisava fazer a migração mais perfeita possível.
Head of Employee Digital Experience, SAP SE
Viabilizando uma transição quase perfeita para um criador de páginas no-code intuitivo
A SAP decidiu migrar do SAP Jam para o SAP Build Work Zone, que é parte do portfólio do SAP Build e permite aos usuários de negócios desenvolver aplicativos, automatizar processos e criar sites de negócios com a simplicidade de arrastar e soltar. A nova solução desenvolvida com o SAP Build Work Zone, ilustrada no diagrama de arquitetura abaixo, oferece vários recursos, incluindo:
Uma experiência moderna de criação de páginas no-code com um espaço de trabalho intuitivo, um editor de temas, um cabeçalho e menu, além de recursos de acessibilidade.
Capacitação da comunidade, facilitando discussões eficazes em grupo e permitindo que grandes grupos de usuários, incluindo internos e externos, tais como clientes e parceiros, compartilhem melhores práticas, reúnam ideias e se mantenham informados.
Suporte a hubs, ajudando os usuários a acessar informações da solução, guias práticos e notas de versão de modo mais fácil por meio de integrações personalizadas com sistemas internos e externos.
Centro de conhecimentos especializados, permitindo a troca de tópicos específicos entre pares, oferecendo um local central para compartilhamento de informações e conhecimento.
A migração para o SAP Build Work Zone também foi a escolha inteligente em termos de manter a continuidade dos negócios e minimizar as demandas de uma equipe de TI ocupada. Como explica Eduardo Antunes da Cunha, responsável sênior de produtos, “Essa não foi uma migração tradicional em que os dados vão de um lugar para outro. Foi uma transição integrada para converter uma instância do SAP Jam em uma do SAP Build Work Zone com a execução de alguns scripts, a atualização do banco de dados e outras tarefas de detalhes irrelevantes para os usuários. Você mantém os mesmos usuários e conteúdo e converte tudo. Os grupos do SAP Jam se tornam espaços de trabalho no SAP Build Work Zone, os layouts e modelos são atualizados e a base de usuários e os logins permanecem iguais.”
Assim, por exemplo, para manter conexões do SAP Jam com outros sistemas, a equipe de TI simplesmente atualizou o ponto de extremidade do URL para garantir que tudo continuasse funcionando sem problemas.
Apesar do alto nível de personalização no antigo site do SAP Jam, desde cabeçalhos até integrações e scripts, o projeto foi executado por uma equipe de TI muito pequena. Essa complexidade foi agravada pelo grande porte da migração, que envolveu:
15 milhões de documentos
Mais de 40 fluxos de trabalho do projeto, desde aprendizagem de RH até engajamento do cliente e compliance de segurança
Aproximadamente 30 integrações com diferentes sistemas
Disponibilização de conteúdo e aplicativos de maneira contextual para os usuários
A transição para o SAP Build Work Zone envolveu pouquíssima disrupção, sem a necessidade de treinamento para a maioria dos usuários. Como destaca Antunes da Cunha, “Na sexta-feira, os usuários tinham o SAP Jam. Na segunda-feira, eles já fizeram login no SAP Build Work Zone e trabalharam com ele.”
A partir dessa mudança, os usuários tiveram uma nova experiência acessível em vários dispositivos com um espaço de trabalho intuitivo, um editor de temas, um cabeçalho e menu modernos, um construtor de páginas no-code aprimorado com mais colunas e melhores layouts, além de melhorias de acessibilidade. Enquanto o foco do SAP Jam era o conteúdo da Web, o SAP Build Work Zone combina conteúdo da Web e aplicativos de negócios, seja da SAP ou de terceiros, um passo enorme que aumenta significativamente a produtividade.
Logo após a migração, milhares de grupos estavam operando sem problemas, permitindo que os colaboradores concluíssem tarefas e interagissem com clientes, parceiros e outros stakeholders. Agora, com um ponto de entrada central para conteúdo da Web e aplicativos de negócios, os colaboradores têm uma experiência mais holística.
Uma nova ferramenta que se mostrou popular é o cartão de integração baseado no SAPUI5, que permite acesso direto a aplicativos externos, como Twitter, e ferramentas de perguntas e respostas. Antunes da Cunha observa que “Antes, a inclusão de um widget personalizado em uma página era um processo confuso de duas ou três etapas. Agora, os usuários podem adicionar um widget personalizado em uma só etapa.” Os cartões de integração reúnem conteúdo desde páginas de Wikis e Microsoft SharePoint até repositórios de documentos no SAP Build Work Zone. Eles combinam isso com informações contextuais e significativas e as conectam em diferentes locais, de modo que os usuários só precisam atualizá-las uma vez.
O SAP Build Work Zone também contribui para a agilidade dos negócios, permitindo que os usuários ajustem rapidamente o site em resposta a feedbacks e às mudanças nas necessidades dos negócios. A empresa pode implementar campanhas com mais eficiência, comunicar de maneira eficaz e com alcance mais amplo e incentivar maior adoção pelos usuários. Além disso, a comunicação transparente e a colaboração aprimorada aumentam o engajamento dos colaboradores com a estratégia e a transformação corporativas.
A TI, por sua vez, valoriza o fato de que, além de ter lançado o SAP Build Work Zone, também pode gerenciá-lo com uma pequena equipe. O acesso self-service ao conhecimento por meio de conteúdo, fóruns e feeds reduziu os números de tickets de suporte e a carga de trabalho de TI. Ao mesmo tempo, a rápida capacitação e integração de usuários beneficiam não só a TI, mas a empresa como um todo. Por exemplo, os consultores podem faturar com agilidade dos clientes as horas trabalhadas.
Ampliação da funcionalidade para uma experiência cada vez mais rica
O SAP Build Work Zone representa uma etapa extremamente importante para uma experiência de alto nível aos usuários. Aproveitando os benefícios de integração e extensibilidade do SAP Business Technology Platform, como configurações aprimoradas de ampla disponibilidade e estruturas de conectividade e integração mais robustas, a SAP pode ajudar a preparar o desenvolvimento dessa plataforma estrategicamente importante para o futuro.
Uma melhoria planejada envolve a incorporação do launchpad do SAP Fiori no SAP Build Work Zone. Isso permitirá que os usuários acessem centenas de apps SAP Fiori em seu novo espaço de trabalho digital – cobrindo desde menus de almoço até solicitações de férias e comprovantes de pagamento – o que aumenta ainda mais a produtividade e a experiência holística.
Além disso, a agenda inclui a integração do SAP Build Work Zone à solução SAP Build Process Automation e ao ambiente de desenvolvimento SAP Build Apps. Assim, as linhas de negócios poderão automatizar processos e publicar seus próprios aplicativos no SAP Build Work Zone usando ferramentas low-code e no-code, obtendo mais controle, enquanto a TI mantém a governança apropriada.
E a empresa está analisando a utilização mais ampla das soluções SAP SuccessFactors em diversos cenários, por exemplo, integração, gestão do desempenho e rastreamento de metas, para que os colaboradores possam realizar essas tarefas de RH sem problemas, no conforto do espaço de trabalho digital.
Enquanto isso, a integração do SAP Build Work Zone ao software de funções analíticas ajudará os usuários a monitorar o uso do espaço de trabalho e a SAP poderá fazer ainda mais melhorias no novo espaço digital em evolução.
Com a migração para o SAP Build Work Zone, a SAP estabeleceu a base para aprimorar continuamente seu novo espaço de trabalho digital.