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Professor ensinando dois alunos da Universidade de Toronto a usar equipamentos de laboratório

Universidade de Toronto: 

Modernizando o RH para aprimorar as experiências dos colaboradores

Conheça a jornada da Universidade de Toronto com a SAP

Quando começou sua transformação digital, a Universidade de Toronto conhecia o valor da modernização do RH. A universidade implementou as soluções SAP S/4HANA e SAP SuccessFactors para atualizar sua suíte de gestão de talentos e aprimorar a experiência do colaborador. Agora, os colaboradores economizam tempo e esforço usando as soluções SAP para funções centrais de RH, pesquisa e finanças.

50

%

de aceleração no fechamento financeiro mensal.

25

%

de aceleração no processamento geral por lotes.

Menos de 1

minuto para executar relatórios personalizados que atingiam o tempo limite em 15 minutos.

A conversão para o SAP S/4HANA nos forneceu uma robusta base digital para o futuro. A ideia de criar uma Empresa Inteligente, proporcionando aos colaboradores a experiência ideal por meio de uma plataforma integrada foi o principal motivo pelo qual escolhemos as soluções SAP SuccessFactors.

Cathy Eberts
Diretora – Aplicativos empresariais e vice-CIO
Universidade de Toronto

O desafio

Reformular a gestão de talentos e a tomada de decisões para o futuro

Fundada em 1827, a Universidade de Toronto evoluiu e tornou-se a maior universidade do Canadá, com pioneirismo em aprendizagem, descoberta e criação de conhecimento. Com acentuado foco em inovação, a instituição oferece diversas e extensas áreas de estudo organizadas em torno de comunidades de aprendizagem interligadas.

Para dar suporte a um vibrante ecossistema de estudantes, acadêmicos e ex-alunos, a divisão de serviços de tecnologia da universidade mantém os principais processos de negócios e sistemas de finanças, RH e administração de pesquisa, que conectam aproximadamente 33.000 usuários a uma ampla variedade de serviços, que incluem self-services para colaboradores e aplicativos online para administração de pesquisas, processamento da folha de pagamento e decisões de finanças e procurement.


Depois de lançar o plano "Towards 2030" para melhorar e fortalecer sua posição como potência de pesquisa em todo o mundo, a universidade precisava alinhar sua base de tecnologia a essa visão.


Com a proximidade do fim do suporte ao ambiente de software legado, a Universidade de Toronto iniciou um extenso processo de revisão. Consultores externos interagiram com o pessoal administrativo e os acadêmicos da estrutura de governança da instituição para ouvir suas necessidades. Com base nisso, a universidade decidiu que precisava migrar os sistemas de administração do aplicativo SAP ERP para o SAP S/4HANA e adotar as soluções SAP SuccessFactors.  

A adoção das soluções SAP SuccessFactors tem sido um monumental divisor de águas para nós, melhorando radicalmente a experiência do colaborador e promovendo o RH ao status de parceiro estratégico único em nossa organização.

Cherilyn Nobleza
Diretora executiva, Funções analíticas e transformação de RH, Divisão de RH e equidade
Universidade de Toronto

A solução

Melhorar o desempenho e abrir caminho para a modernização contínua

Dando início ao seu programa de modernização empresarial de três a cinco anos para transformar os sistemas centrais de RH, pesquisa e finanças, bem como toda a suíte de gestão de talentos, a Universidade de Toronto migrou esses sistemas para o Microsoft Azure antes da migração para uma infraestrutura inteligente de ERP.

 

Para converter o sistema ao SAP S/4HANA, a universidade aproveitou o programa SAP Early Adopter Care, que forneceu acesso a um coach para ajudar a instituição a minimizar o risco do projeto, identificando etapas específicas de conversão e preparação da integração.

 

Em apoio ao plano “Towards 2030”, a instituição entendeu que também precisava transformar a função de RH, automatizando as transações que consumiam o tempo de integrantes da equipe de RH, liberando-os para se concentrarem em contratar e desenvolver os melhores talentos a fim de alcançar os objetivos de negócios.

 

Com 116.000 solicitações de férias a cada ano, esse e outros processos rotineiros de RH, como folhas de ponto, exigiam esforço humano substancial no processamento de tarefas em papel. Para digitalizar esses e outros processos de gestão de talentos, a universidade adotou o portfólio SAP SuccessFactors, incluindo as soluções SAP SuccessFactors Performance & Goals, SAP SuccessFactors Learning e SAP SuccessFactors Recruiting.

O resultado

A instituição passou a proporcionar experiências competitivas aos colaboradores, da contratação à aposentadoria

Com a mudança para o SAP S/4HANA, o processo de fechamento financeiro mensal da Universidade de Toronto é concluído na metade do tempo. A execução do processamento por lotes está 25% mais ágil e alguns relatórios personalizados são disponibilizados mais de 90% mais rápido do que antes. Nada menos que 10 sistemas foram desativados para criar uma estrutura otimizada e reduzir custos. Ao mesmo tempo, fornecendo uma experiência de usuário consistente, intuitiva e simplificada – da contratação à aposentadoria – a universidade passou a ter um único ponto de acesso à suíte de poderosas soluções de gestão de talentos.

 

Com o SAP SuccessFactors Learning, a universidade consolidou diferentes aplicativos de aprendizagem em um sistema único e unificado de gestão de aprendizagem e hoje oferece melhor suporte ao treinamento e compliance dos colaboradores. Com esse moderno sistema de gestão de aprendizagem, a instituição tornou-se pioneira também em capacitar sua equipe no ambiente de trabalho digital e identificar as habilidades que esse ambiente exigirá dos futuros líderes de pessoas. Essa abordagem se alinha à estratégia de negócios da instituição e às metas pessoais de aprendizagem dos colaboradores, e promove o RH ao status de parceiro estratégico.

 

O SAP SuccessFactors Performance & Goals deu um novo significado às avaliações de desempenho na universidade. Com essa solução intuitiva, os colaboradores resumem suas realizações anuais e identificam outros colegas e gerentes que devem ser consultados como parte da avaliação de desempenho. Um workflow automatizado estabelece a comunicação com esses colegas de trabalho, acelerando a solicitação e o envio de feedback como parte da avaliação finalizada, eliminando 100% do trabalho manual.

 

A universidade tem reputação de longa data como empregador preferencial, atraindo mais de 150.000 candidatos de todo o mundo a cada ano. O uso do SAP SuccessFactors Recruiting oferece melhor suporte aos esforços de recrutamento por meio da integração direta com o sistema de informações de RH da universidade. A solução também fornece uma interface de usuário harmoniosa e ágil para recrutadores e gerentes de contratação, bem como um processo simplificado para candidatos a vagas.

Planos futuros

Planejar a vida universitária pós-pandemia

A Universidade de Toronto está se antecipando às necessidades que sua força de trabalho e estrutura acadêmica terão no pós-pandemia, ampliando a automação e a colaboração digital como parte de suas prioridades estratégicas.

 

A universidade planeja implementar a solução SAP SuccessFactors Employee Central e integrá-la à suíte de soluções SAP SuccessFactors já em uso, criando uma única fonte da verdade para todos os dados dos colaboradores e uma plataforma intuitiva para funções analíticas e relatórios de RH.

 

Também está no horizonte um projeto para implementar a solução SAP SuccessFactors Succession & Development. O plano é acelerar o avanço dos pipelines de pessoas e talentos, calibrados para funções específicas com pipelines direcionados que apoiam as prioridades de equidade, diversidade e inclusão.

 

Em um mundo onde muitos processos de recrutamento tendem a permanecer virtuais e online, a adoção de assinaturas eletrônicas será crucial. A universidade espera integrar o aplicativo SAP Signature Management by DocuSign para oferecer assinatura eletrônica aos candidatos usando o SAP SuccessFactors Recruiting.

 

Com o upgrade de seus sistemas centrais para o SAP S/4HANA e recursos aprimorados de velocidade e geração de relatórios para seus principais sistemas de informações de pesquisa e RH, a Universidade de Toronto tem uma base sólida para o futuro e poderá inovar com tecnologias modernas, bem como aproveitar os benefícios da tomada de decisões baseada em dados.

A SAP ajuda a Universidade de Toronto a operar com máxima eficácia

Principais resultados e benefícios de negócios

  • Criação de uma base para modernizar o desempenho operacional central, eliminando processos manuais e sistemas baseados em papel
  • Experiência digital simplificada para colaboradores e equipe de administração – da contratação à aposentadoria – com soluções de RH integradas na nuvem
  • Uma experiência harmonizada e simplificada aos do colaboradores, usando avançadas soluções digitais de RH integradas
  • Capacidade de economizar $1,5 milhão com a automação dos processos de solicitação de férias

Soluções e serviços em destaque

  • As soluções SAP SuccessFactors ajudam a melhorar a experiência do colaborador com soluções centradas nas pessoas, desenvolvidas em torno das necessidades e metas da força de trabalho exclusiva da instituição.
  • O SAP S/4HANA fornece uma base para a transformação digital com um ERP inteligente integrado às principais soluções de negócios e à tecnologia inteligente.

Sobre a Universidade de Toronto

A Universidade de Toronto é a maior universidade do Canadá, com pioneirismo em aprendizagem, descoberta e criação de conhecimento desde 1827. A Universidade tem significativo impacto local e global, com mais de 560.000 ex-alunos em todo o mundo.

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