Avec les fluctuations constantes des marchés d'approvisionnement mondiaux et l'évolution rapide des besoins, les Achats sont devenus un véritable casse-tête. Les entreprises ont besoin d'une meilleure approche pour gérer leur base de fournisseurs et pour optimiser le coût de leurs achats de façon proactive. C'est là que la gestion des catégories entre en jeu. Elle fait partie des bonnes pratiques incontournables pour de nombreuses entreprises aujourd'hui.

Définition de la gestion des catégories

La gestion des catégories est le processus qui consiste à acheter des biens et des services en les regroupant dans des catégories selon des caractéristiques similaires (p. ex. type, valeur, fournisseur, risque, localisation ou service). Ce processus permet de mieux comprendre et de maîtriser le coût total de possession de chaque catégorie, ainsi que d'optimiser les économies et la valeur de chaque achat. Avec la gestion des catégories, les entreprises peuvent également rationaliser le processus Achats, renforcer les relations avec les fournisseurs, améliorer l'analyse des achats, atténuer les risques et bien plus encore.

Évolution de la gestion des catégories

La gestion des catégories a été développée dans les années 1980. Historiquement parlant, il s'agissait d'un processus manuel, impliquant des étapes déconnectées et chronophages, qui étaient exécutées dans des feuilles de calcul, des documents et des présentations isolés. Accaparées par la collecte des données, l'analyse et la génération manuelles de rapports, les équipes Achats n'avaient plus beaucoup de temps à consacrer à la stratégie et à la création de valeur.

Aujourd'hui, un logiciel de gestion des catégories permet d'automatiser et d'accélérer de nombreuses étapes de ce processus. Il aide les responsables de catégorie à analyser de larges volumes de données, ainsi qu'à rationaliser l'élaboration, l'exécution et la surveillance de stratégies concernant les catégories. Résultat : les responsables deviennent bien plus efficaces et stratégiques dans l'exécution de leurs tâches quotidiennes. Les solutions modernes proposent des informations sur les catégories, des conseils sur le processus, des modèles, des recommandations optimisées par l'IA, et bien plus encore, pour aider les responsables à atteindre, voire dépasser, leurs objectifs en matière de gestion des achats.

Gestion des catégories vs sourcing stratégique

Les termes « gestion des catégories » et « sourcing stratégique » sont parfois utilisés de manière interchangeable, mais il s'agit de deux concepts différents. Le sourcing stratégique est un processus Achats qui vise à sélectionner les fournisseurs appropriés et à négocier les meilleurs prix pour répondre aux objectifs à court terme de l'entreprise. Le principal objectif du sourcing stratégique est de réduire les coûts. La gestion des catégories, quant à elle, segmente les achats en catégories pour aider les responsables à identifier là où il est possible de faire des économies et d'améliorer la qualité, les performances des fournisseurs et l'efficacité. La gestion des catégories est un processus continu, mené à bien sur le long terme, qui inclut souvent le sourcing stratégique comme première étape.

Les 6 principaux avantages de la gestion des catégories

Grâce en partie à un nombre réduit de redondances et des négociations plus simples avec les fournisseurs, l'approvisionnement basé sur des catégories offre une multitude d'avantages distincts, qui peuvent aider les équipes d'achat à mener la barque d'une main ferme et à identifier de nouvelles opportunités :

1. Amélioration des informations. Avec des dépenses catégorisées et un point de contact unique pour tous les fournisseurs associés, les entreprises peuvent bénéficier d'informations plus pertinentes sur les coûts, les performances de tel ou tel fournisseur, ainsi que sur les éventuels problèmes de Supply Chain. En ayant une meilleure connaissance des contrats, des prix et des tendances du marché, les entreprises peuvent prendre des décisions avisées et plus rentables en matière d'achats.
2. Augmentation des économies. S'appuyant sur leur expertise des catégories et sur les informations révélées par la catégorisation, les responsables peuvent négocier de meilleurs prix et améliorer les performances pour réduire les coûts. Et comme les responsables voient loin et effectuent des achats à long terme, ils peuvent multiplier les économies d'échelle.
3. Réduction de l'exposition aux risques. En ayant une compréhension approfondie de chaque fournisseur et en nouant des relations solides à plus long terme, les équipes de gestion des catégories peuvent opter pour une approche plus proactive en matière de gestion des fournisseurs et réduire le risque d'avoir à faire à des fournisseurs inconnus ou peu scrupuleux.
4. Meilleure efficacité des achats. Avec des processus éprouvés, digitalisés et automatisés, les équipes peuvent réagir plus rapidement aux évolutions du marché et dégager du temps pour les activités à valeur ajoutée.
5. Meilleur respect des engagements d'ESG et de RS. L'alignement des objectifs des catégories, la transparence et la surveillance aident les entreprises à mieux respecter les engagements en matière d'environnement et de responsabilité sociale.
6. Augmentation des dépenses gérées. Grâce à l'automatisation intelligente, les achats peuvent gérer un plus grand nombre de catégories et, de là, augmenter les dépenses gérées.

Types de catégories d'achats

Les regroupements par catégorie peuvent varier d'une entreprise à l'autre selon le secteur, les politiques de dépenses et le marché. En général, chaque catégorie d'achats est constituée d'un groupe de produits ou de services ayant des caractéristiques similaires (p. ex. type, fournisseur, valeur, localisation ou département). Les RH, les technologies, la maintenance et les déplacements sont des exemples classiques de catégories.

Il est également courant de scinder les achats indirects et directs en catégories qui leur sont propres. Les achats directs concernent les éléments nécessaires aux produits et services essentiels, comme les matières premières et les conditionnements. En revanche, les achats indirects concernent les biens et services qui soutiennent les opérations quotidiennes, comme les fournitures de bureau. Le regroupement des achats indirects, qui sont souvent gérés de manière cloisonnée dans l'entreprise, peut permettre de standardiser et de réduire leurs coûts.

Certaines entreprises choisissent de s'appuyer sur une norme mondiale, telle que l'United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC), pour définir leurs catégories, mais la majorité créeront leur propre système de codage pour les achats. Quelles que soient les catégories utilisées, pour réussir à les gérer correctement, il est nécessaire d'appliquer un cadre standard pour segmenter les biens et les services nécessaires au bon fonctionnement d'une entreprise.

Les 3 étapes clés du processus de gestion des catégories

Même si la façon de faire peut varier d'une entreprise à l'autre, la gestion des catégories comprend généralement trois étapes :

1. Définir des profils de catégorie. Pour commencer, les équipes analysent les dépenses actuelles et effectuent une pondération de différents facteurs, depuis les risques et les réglementations jusqu'à la logique de l'entreprise, pour déterminer les catégories. Elles obtiennent ainsi un système de codage par catégories applicable aux achats, qu'elles peuvent utiliser dans toute l'entreprise.
2. Élaborer et planifier une stratégie. À cette étape, les équipes évaluent leurs catégories en fonction des prix, des performances des fournisseurs, des prévisions de l'offre et de la demande, et d'autres facteurs. Elles déterminent là où elles peuvent optimiser les dépenses et générer plus de valeur. En fonction de ces informations, elles élaborent une stratégie de base pour atteindre les objectifs de chaque catégorie, qu'elles divisent en tactiques et phases spécifiques.
3. Exécuter la stratégie et surveiller les résultats. Enfin, les équipes lancent la stratégie, puis surveillent les résultats, fournisseurs, besoins et marchés en continu, afin de pouvoir réagir rapidement aux changements et optimiser les stratégies de catégorisation selon les besoins.

Éléments à prendre en compte pour choisir un logiciel de gestion des catégories

Un logiciel de gestion des catégories est conçu pour centraliser, digitaliser et rationaliser les processus de toutes les stratégies de catégorisation. Il fournit des informations exploitables qui permettent de perfectionner et d'améliorer ces processus. Pour être efficace, une solution doit contenir au minimum les fonctionnalités suivantes :

• Automatisation. Processus automatisés de manière intelligente pour créer des profils de dépenses de catégorie et pour élaborer et exécuter des stratégies.
• Accompagnement pas à pas. Recommandations du système, processus guidés et modèles, outils et cadres de bonnes pratiques.
• Surveillance et analytique en temps réel. Capacité à surveiller et à analyser les informations sur le marché, les catégories, les prix, les performances des fournisseurs, les résultats, et bien d'autres éléments en temps réel.
• Exécution de la stratégie. Outils facilitant la conversion de stratégies, plans et initiatives en projets ou événements de sourcing.
• Intégration. Intégration transparente avec le Source-to-Pay et d'autres solutions de gestion des fournisseurs.
• IA. Analyse intégrée et optimisée par l'IA des opportunités et recommandations en fonction des données d'achats et d'autres facteurs, avec un plan pour intégrer les grands modèles de langage, comme ChatGPT, pour aider à créer des stratégies.

Bonnes pratiques pour une stratégie de gestion des catégories efficace

Pour pouvoir élaborer rapidement une stratégie de catégorisation réussie, voici les bonnes pratiques à appliquer :

• Nommer un responsable et une équipe de catégorie dédiés. Étant donné que les grandes catégories et les zones stratégiques de dépenses nécessitent du temps et de l'expertise, le fait de mettre en place une équipe constituée d'intervenants spécialisés venant de différents départements favorise l'efficacité du processus. Le responsable d'une catégorie a pour mission de surveiller et de comprendre le marché, les réglementations et les tendances tarifaires de l'ensemble de cette catégorie. Il doit également élaborer des plans à court, moyen et long termes.
• Créer un système de codage cohérent pour l'ensemble de l'entreprise. Il s'agit d'une étape cruciale pour obtenir des informations pertinentes et une meilleure visibilité sur les dépenses. Certaines entreprises s'appuieront sur des normes universelles, telles que l'UNSPC, mais bien souvent, la majorité d'entre elles créeront leurs propres catégories, qui correspondront davantage à leurs objectifs spécifiques ou aux besoins du secteur.
• Utiliser des solutions automatisées pour centraliser les données de dépenses. Avec un emplacement centralisé pour suivre et surveiller les données, il est plus facile d'obtenir et de mettre en avant les informations importantes, ainsi que de soutenir les pratiques de gouvernance.
• Maîtriser les technologies de gestion des catégories. À l'aide de technologies telles que l'IA dans les Achats, les équipes peuvent plus facilement repérer les schémas, catégoriser automatiquement les dépenses, organiser les fournisseurs par catégorie, établir des repères, formuler des recommandations, automatiser des tâches, etc.
• Maintenir la motivation des intervenants et les garder dans la boucle. En utilisant des outils et des logiciels d'analytique pour communiquer sur les victoires remportées et les opportunités, il est plus facile d'obtenir le soutien des intervenants et de respecter les objectifs de l'entreprise.
• Établir des relations dynamiques avec les fournisseurs. Focalisez-vous sur la valeur globale (et non pas uniquement sur les coûts), et collaborez de manière ouverte pour nouer des relations de travail solides.
• Intégrer des données tierces. Développez un mécanisme pour utiliser des points de données externes pertinents venant de fournisseurs tiers pour compléter votre stratégie de catégorisation.
• Perfectionner le processus du cycle de vie des catégories de manière continue. Améliorez l'analyse des données internes et externes en recueillant des informations spécifiques aux catégories, en améliorant la stratégie et en réalisant des examens périodiques.