Approvisionnement vs achats : quelles différences ?

Lorsque l'on compare l'approvisionnement et les achats, il s'agit moins de savoir en quoi ils sont différents que de savoir comment ils se complètent. L'approvisionnement est une pratique globale ; il s'agit du cadre procédural et analytique qui sous-tend vos activités de gestion des dépenses. Les achats interviennent plus tard dans le processus, lorsque l'obligation de diligence raisonnable est terminée et qu'il est temps d'initier et de finaliser les transactions.

Il y a vingt ans, les équipes Achats et d'approvisionnement utilisaient en grande partie des feuilles de calcul et des analyses manuelles, limitant ainsi les types et le volume d'insights à leur disposition. Aujourd'hui, les technologies et les logiciels avancés permettent aux parties prenantes d'agir sur la base de renseignements plus précis et de repérer des opportunités stratégiques qui profitent à l'ensemble de l'entreprise. Dans cet article, nous allons examiner les deux activités sous l'angle des pratiques modernes.

Qu'est-ce que l'approvisionnement ?

L'approvisionnement vise à approvisionner et à acquérir des biens et des services pour répondre à la fois aux besoins immédiats et à long terme de l'entreprise. Ses principaux objectifs sont l'optimisation de la base de fournisseurs, la gestion des coûts tout au long du cycle de vie des biens acquis et le maintien de relations solides avec les fournisseurs indispensables. Les processus et technologies d'approvisionnement les plus efficaces automatisent la gestion des commandes et des appels d'offres et intègrent les données afin d'améliorer l'efficacité, la transparence et la conformité tout en soutenant les objectifs métier plus larges.

Étapes de base du processus d'approvisionnement

Bien que chaque entreprise ait des procédures opérationnelles qui lui sont propres, le processus d'approvisionnement comprend généralement les étapes suivantes :

• Identification et validation des besoins : ce processus commence par une évaluation approfondie des besoins spécifiques des différents services de votre entreprise, afin de s'assurer que vos efforts d'approvisionnement sont correctement alignés sur vos objectifs plus larges et vos exigences opérationnelles.
• Recherche et sélection des fournisseurs via le sourcing stratégique  : les bonnes pratiques de sourcing stratégique sont robustes et axées sur les données. Elles impliquent un effort de recherche organisé pour identifier les fournisseurs potentiels et les évaluer en fonction de vos critères fondamentaux (notamment la valeur, la fiabilité, l'éthique et la qualité).
• Gestion des catégories  : il s'agit ici d'organiser vos dépenses en groupes distincts de produits ou de services afin de minimiser les coûts et les risques et de vous assurer de tirer le meilleur parti de chaque achat. Le processus utilise l'analytique des dépenses pour identifier les possibilités d'économies et optimiser les négociations avec les fournisseurs.
• Négociations et gestion des contrats  : au cours de cette phase, vous négocierez les conditions qui régissent vos transactions avec votre fournisseur. Cela inclut généralement la tarification, les calendriers de livraison, les normes de qualité et la manière dont vous traitez les changements ou les litiges.
• Gestion et évaluation continues de la relation fournisseur  : un processus d'approvisionnement solide ne se termine pas par la signature d'un contrat, mais implique une évaluation et une gestion continues de vos relations avec les fournisseurs. Outre l'établissement de normes, il s'agit de réagir rapidement à tout problème et de définir des conséquences claires en cas de non-respect des règles.

Que sont les achats ?

Les achats sont la composante la plus transactionnelle de l'approvisionnement, axée sur l'acquisition des biens et des services essentiels au bon fonctionnement de l'entreprise. Cela implique une interaction directe avec les fournisseurs pour passer les commandes et gérer les livraisons et les paiements. Les équipes d'achat les plus efficaces sont également à l'écoute des fournisseurs pour s'assurer qu'elles bénéficient des meilleurs prix et des meilleures conditions de livraison.

Étapes de base du processus d'achat

• Demande d'achat et approbation  : le cycle commence par une « demande d'achat », un document interne émis par un service ou un individu qui doit ensuite être examiné et approuvé par les parties prenantes désignées pour s'assurer que la demande est alignée sur les contraintes budgétaires et les besoins de l'entreprise.
• Sélection des fournisseurs et passation de commande  : après approbation, le service Achats sollicite et évalue les offres ou devis des fournisseurs afin de déterminer la meilleure proposition en termes de prix, de qualité, de conditions de livraison et d'autres critères. Une commande d'achat formelle est alors émise, établissant un accord contractuel qui spécifie les paramètres et conditions convenus pour la vente.
• Réception et rapprochement des biens/services  : une fois les biens ou services livrés, le service Achats vérifie que les spécifications et normes de qualité définies dans le contrat sont respectées et échange directement avec le fournisseur pour résoudre tout problème ou écart.
• Traitement des paiements  : lors de cette étape finale, le service de comptabilité fournisseurs traite le paiement conformément aux conditions convenues, marquant la fin du cycle d'achat.

Approvisionnement vs achats : les principales différences

Nous avons déjà abordé certains aspects généraux des relations entre les achats et l'approvisionnement. Voici quelques-unes des différences les plus subtiles entre ces deux termes souvent confondus :

• Champ d'application et objectifs

  • L'approvisionnement englobe tout, de l'identification et de la validation des besoins à la sélection des fournisseurs, en passant par la négociation des contrats et la gestion continue des relations. L'objectif de l'approvisionnement est de maximiser la valeur pour l'organisation au fil du temps, non seulement en termes d'économies, mais aussi d'amélioration de la qualité des produits, de prestation de services, de satisfaction des clients et d'innovation des fournisseurs.
  • En revanche, les achats sont plus « dans l'instant ». Ils impliquent des activités spécifiques telles que la commande de biens et de services, leur réception, l'inspection de leur qualité et de leur exactitude, et le traitement des paiements. Les achats se concentrent principalement sur l'efficacité et la rentabilité du processus d'acquisition, en mettant l'accent sur le contrôle des coûts, le respect des budgets et la livraison des biens et des services dans les délais impartis.

• Durée du processus

  • L'approvisionnement est un processus cyclique continu qui implique une planification et une gestion à long terme. Il nécessite une évaluation et une adaptation continues pour répondre à l'évolution des besoins opérationnels et des conditions du marché.
  • Les achats, quant à eux, sont généralement un processus plus court et centré sur une tâche. Le cycle d'achat se termine une fois que les biens ou les services ont été reçus et que les fournisseurs ont été payés (bien que les évaluations de performances et l'analyse des dépenses puissent influencer les décisions d'achat futures).

• Prise de décision

  • L'approvisionnement englobe à la fois la prise de décisions et la communication d'informations et d'insights pour éclairer ces décisions. De la direction à l'atelier, les entreprises comptent sur les informations fournies par leurs équipes d'approvisionnement pour les aider à faire des choix rapides et sûrs qui correspondent à leurs objectifs en matière de coûts, de risques, de durabilité et de conformité.
  • L'objectif principal des équipes chargées des achats est de répondre aux besoins immédiats de manière efficace, dans le respect des contraintes budgétaires et des « cinq principes » d'achat : le bon produit au bon endroit, au bon moment, au bon prix, en bonne quantité.

• Relation avec les fournisseurs

  • Le processus d'approvisionnement vise à établir des relations avec les fournisseurs qui offrent des avantages concurrentiels à long terme et contribuent à la croissance et à la réussite mutuelles. Cela implique des évaluations régulières, une collaboration en vue d'améliorations et des efforts de développement conjoints.
  • Bien que les achats intègrent clairement des éléments de la gestion de la relation fournisseur (SRM), ils considèrent généralement ces relations sous un angle plus transactionnel et axé sur les tâches. L'accent est mis sur le respect des conditions du contrat plutôt que sur le développement de liens stratégiques plus approfondis.

• Gestion du risque et conformité

  • L'approvisionnement a généralement une vision plus large et plus globale des risques, qu'il s'agisse de problèmes mondiaux susceptibles de disrupter la Supply Chain, d'un éventail complexe de questions de conformité et de réglementation ou de changements et d'événements économiques en général. Des évaluations complètes des risques et des stratégies d'atténuation sont intégrées aux processus de sélection et de gestion des fournisseurs.
  • Bien que les achats puissent s'imbriquer dans ces questions plus générales, ils se concentrent principalement sur les risques opérationnels liés à la livraison, à la conformité aux spécifications et aux processus de paiement. L'objectif est de veiller à ce que les opérations quotidiennes soient optimisées, et non disruptées.

Qu'est-ce qu'un logiciel d'approvisionnement en ligne et comment peut-il vous aider ?

Un logiciel d'approvisionnement en ligne est une plateforme basée sur le cloud ou installée localement qui facilite le traitement électronique de divers processus d'approvisionnement. Cela inclut l'automatisation du sourcing, de la gestion des demandes et des commandes d'achat, du traitement des factures, de la gestion des fournisseurs, etc. En intégrant ces processus dans une plateforme unique et unifiée, un logiciel d'approvisionnement en ligne offre une approche plus cohérente et plus efficace de la gestion des tâches d'approvisionnement. Il transforme de façon digitale l'approvisionnement en un processus rationalisé et basé sur des données, ce qui se traduit par de nombreux avantages pour votre entreprise :

• Rentabilité  : en automatisant les tâches d'approvisionnement courantes, telles que l'émission de commandes d'achat et le traitement des factures, vous pouvez minimiser les aspects laborieux de l'approvisionnement afin d'obtenir des résultats plus rapides et plus précis et de réduire les coûts administratifs. En outre, les logiciels d'approvisionnement en ligne offrent généralement de meilleurs outils de gestion budgétaire et de suivi des dépenses, ce qui vous aide à rester dans les limites financières tout en optimisant vos dépenses.
• Optimisation des processus  : des fonctionnalités telles que les commandes d'achat électroniques, les workflows d'approbation automatisés et les paiements électroniques intégrés accélèrent le processus d'approvisionnement, réduisant les délais entre le sourcing et le paiement, ainsi que le risque d'erreurs. Cette efficacité accrue vous permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'améliorer la productivité de vos équipes.
• Meilleure visibilité  : en consolidant des ensembles de données disparates (provenant de systèmes multiples) dans un tableau de bord complet, les solutions d'approvisionnement en ligne offrent aux équipes une visibilité plus précise sur tous les maillons de la Supply Chain. Cela permet un suivi plus précis des dépenses et une analyse pilotée par l'IA en temps réel.
• Gestion des fournisseurs  : les meilleurs systèmes comprennent des fonctions permettant de gérer les informations relatives aux fournisseurs, de suivre leurs performances et de favoriser de meilleures relations avec eux. Grâce à une plateforme centralisée et connectée, vous pouvez accéder à des données sur les fournisseurs à la demande et améliorer la communication et la collaboration avec ces derniers.
• Gestion des risques  : la conformité et l'atténuation des risques sont renforcées par la normalisation des processus et l'alignement sur les réglementations fiscales, gouvernementales et de durabilité, tant au niveau local que mondial. De solides pistes d'audit et une visibilité à plusieurs niveaux sur la Supply Chain permettent de réagir de manière proactive aux risques. En outre, ces systèmes vous aident à surveiller les performances des fournisseurs et à tenir des registres détaillés, protégeant ainsi votre entreprise de tout préjudice.
• Soutien à la décision et au sourcing stratégique  : les solutions d'approvisionnement optimisées par l'IA soutiennent les initiatives de sourcing stratégique, notamment la planification déterministe des besoins. Elles fournissent une analytique et des insights détaillés qui peuvent être utilisés pour une multitude d'activités, depuis le choix des bons fournisseurs et des bons produits jusqu'à l'exécution plus efficace des activités d'approvisionnement.

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