Les cinq grands avantages de l'intégration HCM/ERP

Aujourd'hui, les entreprises les plus performantes savent que leur transformation dépend des données et des solutions digitales, et que leurs collaborateurs en sont l'élément le plus important. Elles ont donc absolument besoin d'un robuste système HCM pour gérer leur personnel en pleine évolution. Et un ERP moderne optimisé par l'IA est essentiel à la gestion stratégique et à l'analyse des données, car il offre une version unique de la réalité et une visibilité sur l'ensemble de l'entreprise.

Alors, que se passe-t-il quand ces deux super-systèmes sont intégrés dans le cloud ? Une avalanche d'avantages !

ERP vs HCM

C'est dans le secteur de la production qu'ont été utilisés les premiers progiciels de gestion intégrés (ERP). Dans un passé pas si lointain, les solutions ERP étaient principalement utilisées pour les opérations de production, la gestion de la Supply Chain, et les fonctions Finance et Comptabilité. Mais aujourd'hui, les meilleurs ERP ont évolué et sont devenus des systèmes de gestion d'entreprise entièrement intégrés qui s'appuient sur l'IA, le Machine Learning et l'analytique avancée pour relier tous les services et tous les aspects de l'entreprise en un seul système. Doté d'une puissante base de données, un système ERP moderne est extrêmement évolutif et rapide. Il peut s'adapter aux modules opérationnels autres que la comptabilité et la production pour se mettre au service de toute l'entreprise : la Supply Chain, les ventes et le marketing, la R&D, les achats et, bien sûr, les ressources humaines.

Les RH ont d'ailleurs été parmi les tout premiers « modules » à être ajoutés à un ERP. C'était en 1979, avec le système ERP R/4 de SAP. Avec l'avancée des technologies, les modules RH des ERP ont continué à s'améliorer et à se développer, et les équipes RH ont commencé à réclamer leur propre système de gestion sur mesure. C'est ainsi que la HCM est née, puis qu'elle est devenue ce qu'elle est aujourd'hui : une fonction qui aide les entreprises à gérer leurs équipes de l'embauche au départ à la retraite, avec des outils qui prennent en charge le recrutement et l'intégration, la formation, la gestion de la paie et des avantages sociaux, la performance, la gestion de l'expérience collaborateur, l'analytique sur le personnel, etc.

HCM et ERP : une combinaison gagnante

Mais alors… si les systèmes HCM existaient déjà en tant que modules ERP, pourquoi ne se sont-ils pas développés au sein de l'ERP au fil du temps ? Pourquoi est-ce que les entreprises les plus performantes ont souhaité acquérir des systèmes HCM distincts, en dehors de leurs ERP ? Pour répondre à cette question, il faut examiner de près la gestion des RH, différente de beaucoup d'autres opérations métier et aussi plus complexe.

Dans l'expression « ressources humaines », il y a « humain ». Cela signifie qu'il est avant tout question de relations, d'engagement et de développement personnel. Outre les tâches administratives et de comptabilité, les tâches « objectives », les responsables RH ont aussi besoin des bons outils et systèmes pour gérer les aspects plus « subjectifs » de leurs missions, davantage axés sur l'humain. En d'autres termes, ils doivent être capables de gérer et d'analyser les données à la fois structurées et non structurées.

Les données structurées sont les blocs d'informations quantifiables que l'on peut organiser et formater en une base de données relationnelle, comme une feuille de calcul. Ces données objectives couvrent les domaines comme la paie, les avantages sociaux et l'ordonnancement. Les données non structurées regroupent les informations plus subjectives et qualitatives, telles que les aptitudes et les compétences, la gestion des performances et l'engagement des collaborateurs.

Les anciens systèmes ERP ont d'abord été reconnus comme des outils d'unification et de gestion des vastes ensembles de données structurées, répartis dans toute l'organisation. Et même si les équipes RH trouvaient cette fonctionnalité extrêmement précieuse, elles ressentaient toujours le besoin d'avoir des outils de gestion plus spécialisés et des systèmes adaptés à la gestion de leurs données et informations non structurées.

Sont alors apparus les systèmes HCM discrets, d'abord comme des outils de gestion d'entreprise RH hautement spécialisés, entièrement dédiés aux besoins uniques et complexes des équipes RH en matière de gestion des données opérationnelles et qualitatives/quantitatives.

Aujourd'hui, plusieurs dizaines d'années plus tard, les ERP modernes n'ont plus rien à voir avec leurs ancêtres. Les meilleurs ERP d'aujourd'hui sont même optimisés par l'IA et le Machine Learning. Ainsi, non seulement ils gèrent facilement les données structurées et non structurées, mais ils s'appuient aussi dessus pour s'améliorer. En effet, plus ils reçoivent de données, plus ils apprennent et deviennent intelligents et précis.

Pour les HCM modernes aussi, les progrès sur les plans de la vitesse, des fonctionnalités et de la sophistication ont été spectaculaires.

Qu'est-ce que cela signifie ? Aujourd'hui, de nombreuses entreprises possèdent ces deux systèmes très efficaces (HCM et ERP) qu'elles exploitent au maximum de leurs capacités, mais ils ne sont pas reliés entre eux. C'est comme si le génie technique de Wozniak n'avait jamais rencontré l'esprit d'entreprise de Jobs. Ils auraient sans doute tous deux connu un certain succès, chacun de leur côté, mais c'est leur collaboration qui a fait émerger leur véritable potentiel.

L'intégration HCM/ERP améliore la visibilité sur l'ensemble de l'entreprise

dgl

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Avec l'intégration de la HCM et de l'ERP, les entreprises bénéficient de la puissance combinée des deux systèmes, qui les aide à comprendre, gérer et optimiser leur personnel, et à s'aligner aux objectifs et aux priorités de l'entreprise. Le vieux dicton « Savoir, c'est pouvoir » prend vraiment tout son sens. Et après tout, savoir, c'est disposer d'informations, non ? Et les informations, ce sont d'abord des données, n'est-ce pas ? En combinant les forces uniques de la HCM et de l'ERP, les entreprises suppriment les silos de données en temps réel pour relier les RH à d'autres services clés, par exemple :

• Supply Chain : Grâce à l'accès aux données de la Supply Chain contenues dans l'ERP, l'équipe RH est mieux à même d'optimiser rapidement la planification du personnel dans des domaines tels que la production et la logistique, et d'adapter les effectifs selon les besoins.
• Service : Grâce à une vue d'ensemble sur les futurs besoins en services ou sur les changements soudains de la demande, les responsables RH peuvent rapidement identifier les lacunes et former leurs collaborateurs ou en embaucher de nouveaux pour répondre à leurs besoins.
• R&D : Les cycles de vie des produits n'ont jamais été aussi courts et, grâce aux solutions logicielles collaboratives, les équipes réparties dans le monde entier n'ont aucune difficulté à travailler ensemble. Lorsque les équipes RH sont informées en temps réel des engagements en matière de R&D, elles peuvent mieux identifier et contrôler les compétences nécessaires.
• Ventes : Avec un accès en temps réel aux données quotidiennes ou hebdomadaires sur l'acquisition ou la conversion des prospects, les équipes RH disposent d'informations instantanées sur les performances des ventes, qu'elles peuvent utiliser pour savoir quand les commerciaux ont besoin d'aide ou de formation supplémentaire.
• Achats : Les sous-traitants et les fournisseurs sont souvent recrutés sans concertation de l'équipe RH. Avec l'explosion de l'économie des petits boulots, les entreprises risquent d'être confrontées à un manque de conformité et de cohérence. L'intégration HCM/ERP aide les équipes RH à travailler avec les équipes de planification des projets pour veiller à ce que les sous-traitants et prestataires externes soient recrutés et gérés selon les normes établies.

Les cinq grands avantages de l'intégration HCM/ERP

Grâce à une visibilité et une connectivité en temps réel dans toutes leurs activités, les équipes RH gagnent en valeur ajoutée et en rentabilité pour l'ensemble de l'entreprise.

1. Utilisez l'analytique et les insights sur le personnel pour éclairer la prise de décision à tous les niveaux de l'entreprise
   Les cadres dirigeants et autres décideurs se servent de plus en plus des données et insights RH basés sur les faits pour prendre des décisions et établir des pratiques rentables pour toute l'entreprise.

   • Vue en temps réel et optimisée par l'IA des insights sur le personnel et des prévisions financières pour toute l'entreprise, pour une prise de décision plus confiante
   • Évaluation de l'impact des diverses activités RH (recrutement, fidélisation, expérience, performance, absentéisme, formation et développement, rémunération) par rapport aux objectifs de l'entreprise (rentabilité, ventes, productivité, réussite client, sécurité)
   • Alignement en temps réel des coûts RH liés à l'exploitation et au personnel aux priorités et objectifs de l'entreprise

2. Optimisez l'ensemble des collaborateurs Un personnel hybride est plus difficile à optimiser. L'intégration ERP/HCM vous aide à y voir plus clair en vous fournissant une vue d'ensemble et à l'échelle mondiale sur votre personnel.

   • Transparence sur les personnes qui travaillent pour votre entreprise grâce à un accès général à un pool de talents unique et consultable regroupant tous les collaborateurs, travailleurs externes et candidats (y compris les profils, les compétences, les formations et les certifications, etc., le tout dans un format cohérent à l'échelle mondiale)
   • Diffusion de pratiques RH cohérentes et extension des opportunités de gestion des talents et de croissance aux travailleurs externes
   • Réduction du délai de recrutement grâce à un accès direct aux formulaires de recrutement et d'intégration, et au protocole de conformité
   • Évaluations précises et simulations justes pour répondre rapidement aux besoins à court terme et réaffecter le personnel

3. Renforcez l'engagement et l'efficacité grâce à des expériences fluides Réduisez les formalités administratives, l'opacité et les processus délicats, frustrants pour vos collaborateurs.

   • Point d'accès unique et convivial pour permettre aux collaborateurs de consulter tous leurs enregistrements et informations RH
   • Interface collaborateur unique qui intègre les activités RH à d'autres domaines connexes, comme la gestion des actifs ou la gestion des voyages et notes de frais par les collaborateurs
   • Réduction des tâches et du reporting manuels, tâches pénibles et sujettes aux erreurs, à l'aide de technologies et de processus automatisés intelligents, faciles (voire amusants) à utiliser
   • Collecte et analyse des données auprès de vos collaborateurs tout au long de leur expérience de travail, afin d'obtenir des insights pertinents et d'améliorer leur satisfaction et leur ressenti

4. Réduisez les risques financiers, de conformité et de sécurité Le télétravail et le travail hybride ont créé un personnel géographiquement dispersé, réparti dans divers États, provinces, régions et même pays. De plus, de nombreuses entreprises recourent beaucoup plus aux travailleurs de plateformes et indépendants, ce qui ajoute à la complexité des exigences administratives et du besoin de conformité financière.

   • Reporting exact, complet et en temps réel de l'ensemble de vos collaborateurs pour se conformer aux réglementations et exigences
   • Traitement de la paie de bout en bout et contrôles d'audit globaux pour limiter les risques et réduire les coûts d'exploitation
   • Élimination du partage manuel des données et vue plus nette sur les dépenses liées à la paie et aux avantages sociaux dans l'ensemble de l'entreprise
   • Protection de vos collaborateurs et de votre entreprise grâce à la standardisation des politiques de gouvernance des données et des protocoles d'accès aux données dans tous les processus

5. Supprimez les silos et stimulez l'innovation en exécutant la HCM et l'ERP depuis une même plateforme

   • Exploitation d'un « modèle de données du personnel » de base pour favoriser le partage avec les autres domaines opérationnels de l'entreprise
   • Gestion de la sécurité et des identités dans le cloud pour aligner les modèles de données, intégrer l'analytique inter-système et renforcer la confiance, et utilisation de modèles de processus de bout en bout pour créer des workflows unifiés et une expérience utilisateur fluide
   • Harmonisation des environnements d'applications on-premise, cloud et tiers en un même endroit accessible

Prochaines étapes de l'intégration HCM/ERP

Comme tout changement opérationnel, la mise en œuvre de nouvelles méthodes de travail peut être difficile et stressante. Les plus belles réussites d'intégration ERP/HCM s'expliquent par une solide communication et une bonne gestion du changement. Si vous prenez le temps de montrer à toutes vos équipes tous les avantages dont elles pourront bénéficier et l'étonnante facilité d'utilisation des solutions d'intégration dans le cloud, elles ne seront pas uniquement prêtes pour la transformation digitale, elles seront impatientes de la démarrer.