La clôture financière est un processus depuis longtemps associé à des tâches fastidieuses et sources d'erreurs, sans parler de la pression intense pour clôturer les comptes le plus rapidement possible. Bien que des décisions cruciales soient souvent en jeu, les états et rapports financiers sur lesquels elles reposent n'ont de valeur que s'ils sont exacts et fiables.

Aujourd'hui, les PME/ETI sont confrontées à une concurrence intense et doivent être en mesure de faire évoluer et d'adapter leurs modèles économiques à un rythme rapide. Des processus de clôture financière efficaces et éprouvés contribuent à fiabiliser et à accélérer la planification d'entreprise et la prise de décision, et aident les investisseurs et les actionnaires à reconnaître une bonne opportunité lorsqu'elle se présente.

Qu'est-ce que la clôture financière ?

La clôture financière désigne un processus récurrent de vérification et de rapprochement, qui permet de livrer les états et rapports financiers nécessaires pour obtenir une vue détaillée de la situation fiscale de l'entreprise. En d'autres termes, la clôture financière est la somme de toutes les activités de gestion financière que les équipes comptables réalisent pour « clôturer les comptes » au cours d'une période spécifique, telle qu'un mois, un trimestre ou un exercice comptable. L'objectif final d'une clôture comptable est de fournir des rapports détaillés et complets, notamment :

• Le bilan ou l'état de la situation financière
• Le compte de résultat
• L'analyse des flux de trésorerie

Clôture financière et clôture comptable, quelle différence ?

Même les personnes qui connaissent la différence entre ces deux termes les utilisent souvent de manière interchangeable. Pourtant, d'un point de vue opérationnel, il existe une distinction entre la clôture financière et la clôture comptable, et cette distinction prend de plus en plus d'importance à mesure que les PME/ETI cherchent à mieux intégrer leurs processus comptables à un système cloud unique, tel qu'un progiciel de gestion intégré (ERP).

Voici la définition des deux termes clés :

• La clôture financière est un terme générique qui fait référence à tous les processus comptables qui font partie de la clôture comptable, y compris la clôture effective des comptes. Il en résulte des rapports et des états financiers qui fournissent aux parties prenantes et aux dirigeants un compte rendu précis de la situation financière de l'entreprise. Celle-ci a lieu de manière régulière, c'est-à-dire tous les mois, tous les trimestres, tous les ans ou autre.
• La clôture comptable est l'étape du processus de clôture financière où le grand livre (ou les « comptes ») sont rapprochés et clôturés pour la période donnée. Après cette étape, les rapports financiers sont générés pour montrer la situation fiscale de l'entreprise pendant cette période spécifique.

Étapes clés du processus de clôture financière

En gros, le processus de clôture financière comporte cinq étapes : enregistrement, analyse, clôture, consolidation et génération de rapports. Lorsque la date limite de la clôture est fixée, le solde de tous les états financiers doit être rapproché pour que les comptes puissent être clôturés et que le processus soit relancé pour la période comptable suivante.

Enregistrement, analyse, consolidation

• La création de transactions financières implique l'enregistrement des actifs, des passifs, des capitaux propres, des recettes et des charges de toute l'entreprise pour cette période comptable spécifique.
• L'exécution de la comptabilité financière inclut des tâches supplémentaires telles que l'analyse et le rapprochement des comptes, la constatation des produits, le calcul de l'amortissement et la comptabilité d'exercice.

Clôture

• La clôture entité désigne le moment où vous avez arrêté l'enregistrement et le rapprochement des transactions et que vous êtes prêt à rapprocher et clôturer les comptes.
• La clôture groupe a lieu après la clôture des comptes et inclut des étapes supplémentaires nécessaires à la consolidation financière entre les divisions et entités juridiques, notamment le mappage à un plan comptable commun, la conversion dans une devise commune, les éliminations intragroupes et le calcul des investissements. Au fur et à mesure que les PME/ETI se développent, elles devront automatiser et intégrer certaines de ces activités et accéder plus rapidement aux contrôles et vérifications de validation.

Rapport

• Le reporting financier est la dernière étape du processus de clôture financière. Le reporting devenant de plus en plus complexe et exigeant, on attend des équipes Finances qu'elles produisent des rapports plus flexibles, plus rapidement. Les interfaces des appareils mobiles et les puissants systèmes de gestion financière sont la solution idéale pour exécuter des rapports personnalisés en temps réel, partout et à tout moment.

Les logiciels de clôture financière ERP peuvent vous montrer un instantané des tâches à effectuer pour clôturer les comptes.

Les 5 principaux défis en matière de clôture financière

De nombreuses PME/ETI sont confrontées à des défis de plus en plus complexes en matière de comptabilité internationale, pourtant elles doivent compter sur des équipes réduites pour mener à bien leurs tâches. Elles doivent à tout prix rationaliser et automatiser leurs pratiques comptables et relever ces défis de front.

Voici les principaux défis rencontrés par les équipes Finance :

1. Absence de structure et de procédures d'exploitation standard pour la comptabilité : pour les responsables des équipes Finance, le processus de clôture financière est le b.a.-ba de la comptabilité. Dans les PME/ETI, cela signifie souvent que certaines personnes expérimentées, qui connaissent le processus de clôture financière sur le bout des doigts, ne ressentent pas le besoin d'introduire des procédures d'exploitation standard plus formelles et plus détaillées. À mesure que les entreprises se complexifient, elles ont besoin de procédures d'exploitation standard solides. Mais comme il peut s'avérer difficile d'obtenir l'adhésion à des procédures opérationnelles plus rigoureuses, tout nouveau système financier proposé doit être en mesure de démontrer rapidement ses avantages et sa facilité d'utilisation.
2. Pression lors de la clôture mensuelle : des cadres dirigeants aux actionnaires, les décisions stratégiques importantes dépendent fortement du contenu des rapports de clôture financière. Le travail doit donc être fait au plus vite. Ce peut être une bonne chose lorsque cela se traduit par une plus grande efficacité et une meilleure gestion du temps. Mais, trop souvent, cela conduit à des raccourcis douteux ou à des silos. Les collaborateurs les plus rapides se voient chargés de clôturer les comptes au lieu de prendre le temps de répartir et d'automatiser ces tâches dans l'ensemble de l'équipe et de contribuer à une meilleure compréhension des procédures standard de clôture financière dans toute l'entreprise.
3. Données financières inexactes et tardives : il suffit qu'un seul domaine de l'entreprise fournisse des données inexactes ou incomplètes pour disrupter l'ensemble de la clôture financière. Chaque service produit des factures, des dépenses et des commandes d'achat, mais dans de nombreuses entreprises, en particulier les PME/ETI qui ont connu une croissance rapide, la cohérence des procédures en matière de reporting financier fait défaut. Les demandes urgentes à la fin du mois entraînent tensions et erreurs. De nombreuses entreprises souffrent d'un manque d'outils et de solutions pour soutenir une comptabilité et un reporting départemental cohérents et continus tout au long du mois.
4. Silos et mauvaise intégration des données financières : outre les données inexactes et tardives provenant des différents services, les équipes Finance sont également contraintes d'utiliser des systèmes de reporting cloisonnés et disparates, contenant souvent des métadonnées ou structures de données différentes pour les noms et les numéros de compte, les noms et le nombre de produits, les clients, les divisions, etc. Par conséquent, les comptables doivent non seulement rapprocher et rendre intelligibles les informations disparates, mais aussi souvent recourir à des processus manuels propices aux erreurs pour s'assurer que les données sont dans une structure cohérente.
5. Manque d'automatisation de la comptabilité : à mesure que les PME/ETI se développent, la complexité de leurs comptes augmente, sans parler de la nécessité de faire respecter des normes de sécurité et de gouvernance de plus en plus exigeantes. Peu enclines à se détacher des processus existants, nombre d'entreprises tentent d'intégrer ces éléments supplémentaires sous forme de tâches manuelles. Non seulement cela augmente le risque d'erreur, mais cela limite également l'évolutivité et l'intégration des données. Sans de puissants systèmes de gestion ERP optimisés par l'intelligence artificielle (IA), les PME/ETI atteindront une masse de comptabilité critique, au-delà de laquelle elles ne pourront plus se développer à l'aide de processus manuels.

Bonnes pratiques pour un reporting financier et une clôture comptable plus fluides

Les rapports et insights fournis par le processus de clôture financière jouent un rôle majeur dans la croissance et le fonctionnement de votre entreprise. Cependant, en raison de leur complexité, ils comptent souvent parmi les activités les plus redoutées. Mais en standardisant les procédures, en élaborant des stratégies de communication efficaces et en exploitant de puissantes solutions de comptabilité, les entreprises peuvent parvenir à un processus beaucoup plus simple et beaucoup plus efficace.

• Identifier les inefficacités et les processus comptables sources d'erreurs. Dans le cadre de la digitalisation et de la modernisation de leurs pratiques comptables, bon nombre des PME/ETI les plus performantes forment un groupe de travail composé de représentants de tous les services. L'équipe Finance lui fournit un ensemble de risques et de problèmes à détecter, et ces résultats sont ensuite regroupés et évalués afin de savoir précisément où sont les possibilités d'amélioration.
  
  Ce processus détecte généralement les goulets d'étranglement et les retards, mais attire également l'attention sur la panoplie d'activités qui sont encore effectuées avec des feuilles de calcul manuelles isolées. Ce processus prépare le terrain pour le développement des procédures d'exploitation standard et le déploiement d'outils comptables plus connectés et automatisés.
• Élaborer des bonnes pratiques de gestion du changement pour créer et déployer des procédures d'exploitation standard. Bien que l'équipe comptable soit responsable du bon déroulement de la clôture financière, les données fournies par chaque service sont essentielles, depuis les coûts d'acquisition engagés par les cadres dirigeants jusqu'aux frais de repas de l'équipe commerciale. Si les services sont censés fournir des résultats rapides et précis, il incombe à l'entreprise de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
  
  Dans les PME/ETI les plus performantes, cela commence souvent par une stratégie de gestion du changement efficace, qui aide à communiquer l'importance de la standardisation des tâches et de la consolidation des protocoles pour savoir qui possède quoi, et quand et comment les collaborateurs doivent compléter et soumettre leurs tâches financières. La création et la mise en œuvre de procédures d'exploitation standard constituent le moment idéal pour introduire et soutenir l'utilisation d'outils de gestion financière intelligents, tels qu'une solution ERP.
• Mettre en œuvre et soutenir un processus comptable continu. La « comptabilité continue » signifie simplement qu'au lieu que tous les départements soient pris de panique le 29 de chaque mois, des workflows sont mis en place pour répartir les tâches de clôture financière de manière plus équitable tout au long de la période de reporting.
  
  L'utilisation d'outils financiers automatisés peut grandement contribuer à rationaliser ce processus, notamment grâce à des applications mobiles et à des modèles, le tout via le cloud, afin de recueillir et d'intégrer les données quotidiennes interservices en temps réel. Cela permet d'éviter la panique de fin de mois et permet également aux équipes de repérer (et de corriger) les erreurs de manière précoce. Enfin, lorsque les comptes sont tenus à jour, les entreprises peuvent procéder à une clôture provisoire à n'importe quelle période du mois, afin d'éviter les chocs ou de repérer les opportunités.
• Automatiser et digitaliser la clôture financière. Grâce à un ERP optimisé par l'IA qui fournit des solutions financières basées sur le cloud, les PME/ETI peuvent réaffecter un temps précieux. Au lieu de passer des heures à effectuer des tâches manuelles et à rendre intelligibles des données désordonnées, les équipes Finance peuvent consacrer plus de temps aux activités stratégiques et qualifiées qui aident leur entreprise à se développer et à s'adapter à l'évolution rapide du marché.
  
  Les systèmes cloud fournissent des tableaux de bord en temps réel qui permettent aux dirigeants de personnaliser les rapports et d'obtenir des insights approfondis à tout moment du mois, depuis leur appareil, leur bureau ou ailleurs. Ils permettent également à l'équipe comptable d'accéder librement aux informations de l'ensemble de l'entreprise, grâce à des outils qui intègrent et normalisent automatiquement les ensembles de données disparates et leur donnent les moyens d'agréger et d'analyser les données de toute l'entreprise.
• Se réunir après chaque clôture financière. C'est une étape particulièrement importante pour les PME/ETI qui se développent et changent rapidement de modèle économique, en particulier lorsqu'elles tentent de mettre en œuvre et de consolider de nouveaux outils digitaux et de nouvelles procédures d'exploitation standard. Tous les problèmes de procédure et les révélations qui ont surgi lors de la dernière clôture sont encore bien présents dans les esprits un jour ou deux après la fin du processus.
  
  De nombreuses entreprises profitent de ce petit moment de répit post-clôture pour mettre en place des réunions régulières de débriefing sur la clôture financière. À cette occasion, les équipes peuvent se retrouver à l'extérieur, manger ensemble et prendre un moment pour analyser et échanger leurs idées sur la manière d'améliorer et de rationaliser le processus.

L'automatisation et les listes de tâches contribuent à améliorer le processus de clôture financière, comme on le voit dans cette liste d'approbations.

Lancez-vous avec un logiciel de clôture financière

La légende dit que, lors d'une visite à la NASA, le président Kennedy est tombé sur un gardien qui travaillait encore le soir. Quand il lui demanda pourquoi il était là à une heure si tardive, l'homme répondit : « Parce que j'aide à envoyer un homme sur la lune ». Si cette vieille histoire peut sembler un peu gentillette aujourd'hui, son message n'en reste pas moins extrêmement puissant.

Pour faire preuve d'agilité et de résilience sur les marchés mondiaux en perpétuelle évolution où la concurrence est rude, les PME/ETI doivent transmettre à leurs équipes le sens d'une mission commune et favoriser la compréhension de leurs objectifs. Mais avec des silos internes, des processus inefficaces et des workflows manuels propices aux erreurs, la tâche s'annonce impossible. La transformation digitale de la fonction Finance n'a pas à se faire du jour au lendemain. La prise en main des meilleurs outils de clôture financière dans le cloud peut être plus simple que vous ne le pensez. Contactez votre éditeur de logiciels pour en savoir plus sur les options et solutions personnalisées en fonction de vos besoins spécifiques.