Qu'est-ce que l'automatisation des processus ?
L'automatisation des processus désigne l'utilisation de logiciels et de technologies pour automatiser des processus et des fonctions en vue d'atteindre des objectifs organisationnels définis.
Aperçu de l'automatisation des processus
De nos jours, qu'est-ce qui empêche de dormir les chefs d'entreprise ? La concurrence plus féroce que jamais, bien entendu. La vitesse effrénée à laquelle évolue la demande des clients et sur le marché les préoccupe également. Pour rester dans la course et prospérer, les entreprises doivent faire tout ce qui est possible pour renforcer leur compétitivité et leur rentabilité, mais aussi pour gagner en résilience et en agilité. C'est là tout l'enjeu de l'automatisation des processus.
De plus en plus d'entreprises voient l'automatisation des processus comme un outil puissant dans leur combat pour stimuler leur compétitivité et leur rentabilité. En effet, dans une récente enquête Gartner menée auprès de leaders sectoriels dans le monde, 80 % des participants citaient l'automatisation comme une priorité et une tactique clé pour réussir.
Définition de l'automatisation des processus
L'automatisation des processus désigne l'utilisation de logiciels et de technologies pour automatiser des processus et des fonctions en vue d'atteindre des objectifs organisationnels définis, notamment la fabrication d'un produit, le recrutement et l'intégration d'un collaborateur ou la fourniture d'un service client.
L'automatisation des processus (BPA) et la transformation numérique
À ses débuts, l'automatisation des processus (BPA) représentait un aspect d'une notion plus vaste, celle de la gestion des processus métier (BPM). La BPA se concentrait sur l'amélioration de la productivité en back-end en prenant en charge les tâches chronophages et répétitives. Aujourd'hui cependant, la BPA n'est plus une simple composante de la BPM. Elle en est devenue le moteur et la pierre angulaire de tout parcours de transformation numérique. La transformation numérique — alimentée par des technologies telles que l'IA et le Machine Learning — efface quasiment toutes les limites posées à la portée et à l'évolutivité de l'automatisation des processus. Vous pouvez intégrer les dernières solutions BPA aux applications back-end et front-end afin de rationaliser les processus de la Supply Chain, des RH, de la fonction Finance, du service client et bien plus encore.
Les étapes de l'automatisation des processus
Exemples d'automatisation des processus
Les activités ou tâches ad hoc ou ponctuelles ne sont pas de bonnes candidates pour l'automatisation des processus. Cette technologie convient davantage aux tâches répétitives avec des étapes, des séquences et des règles formalisées. L'automation veille à la bonne application des processus à chaque fois en impliquant les bonnes personnes, dans le bon ordre, en tenant compte des bonnes informations dans un délai défini. Pour gagner en efficacité via l'élimination des tâches et activités redondantes, il faut tout d'abord un processus planifié et modélisé. Chaque entreprise aura certes ses propres priorités en matière d'automatisation, mais voici quelques domaines qui profitent souvent de l'automatisation des processus.
Recrutement. Les outils d'automatisation des processus rationalisent diverses activités de recrutement. Entre autres, ils téléchargent les CV et les références avec efficacité ; traitent rapidement les évaluations, les refus ou les suivis afin que vous dénichiez les meilleurs talents.
Intégration et formation des collaborateurs. Du traitement des dossiers à la conformité et la formation, l'automatisation des processus simplifie les tâches de recrutement et d'intégration. L'entreprise y gagne un collaborateur impliqué et productif plus rapidement.
Processus de paiement et de paie. Ces dernières années marquent l'essor du nombre de travailleurs de plateformes et de collaborateurs travaillant dans de multiples régions à distance. Grâce à l'automatisation des processus, les entreprises peuvent rationaliser leurs activités de paie courantes comme le paiement des sous-traitants et des fournisseurs externes.
Planification du personnel. La planification des collaborateurs n'est pas chose facile, en particulier lorsque les lieux de travail et services sont nombreux. Les entreprises capables de synchroniser les demandes de congé et les déplacements professionnels des différents services parviennent à couvrir les absences, avec en prime une meilleure automatisation des tâches administratives au sein des RH et de la paie.
Simplification et homogénéisation de la facturation. La facturation incombe normalement aux services comptabilité. Force est de constater que ce n'est pas toujours le cas. L'automatisation des processus de facturation limite les erreurs, les confusions comptables et même le risque juridique.
Expérience client. En raison du climat concurrentiel, vos clients ont plus que jamais le choix de partir s'ils connaissent des difficultés et des retards. L'automatisation des processus contribue à la création d'expériences client plus personnalisées et accompagne les clients à travers les flux de processus avec rapidité et précision.
Tâches de conformité et réglementaires. Les processus, aussi variés soient-ils, doivent respecter les exigences de conformité et réglementaires. Les solutions d'automatisation des processus enregistrent des journaux et assurent la traçabilité des données, ce qui facilite le suivi et l'évaluation des activités en temps réel. Par exemple, les responsables peuvent confirmer que les protocoles de sécurité nécessaires en matière d'arrêt ont été réalisés avec brio et consignés pour tous les systèmes potentiellement dangereux avant que les équipes de maintenance n'aient accès aux mécanismes électriques.
Technologies clés d'automatisation des processus
Les solutions d'automatisation robotisée des processus et d'automatisation des workflows sont au cœur de tout parcours d'automatisation numérique.
Automatisation robotisée des processus (RPA)
La RPA ne fait pas référence à des robots physiques tels que vous pourriez les voir sur une chaîne de montage. Au contraire, les outils et bots de RPA sont intégrés dans les systèmes afin d'automatiser et de simplifier diverses tâches et interactions. La RPA est une composante primaire de la BPA. Elle correspond aux logiciels et aux bots programmés pour imiter les actions humaines dans le but d'accomplir des tâches répétitives. Les robots logiciels de RPA peuvent naviguer dans des systèmes, lire et saisir des données, accomplir un large éventail de tâches fondées sur des règles.
Automatisation des workflows
L'automatisation des workflows est souvent utilisée comme synonyme de RPA, mais ce n'est pas tout à fait exact. L'automatisation des workflows correspond à l'exécution indépendante des flux de tâches, de documents et d'informations liés aux activités professionnelles selon des règles de gestion définies. Elle fait référence à des tâches spécifiques au sein d'un workflow global.
Quelques techniques et termes de l'automatisation des processus
L'automatisation des processus peut être simple et se concentrer sur quelques tâches clés uniquement, ou peut faire partie d'un parcours plus large d'IPA et d'hyper-automatisation. Voici quelques techniques et technologies donnant les meilleurs résultats en matière d'automatisation des processus :
Hyper-automatisation L'hyper-automatisation n'est pas une technologie en soi, mais plutôt une initiative stratégique servant à identifier, valider et automatiser en un temps record le plus de processus métier et IT possible. Pour ce faire, l'hyper-automatisation fait appel à l'intégration et l'orchestration de multiples technologies, outils et plateformes, dont l'IA/le Machine Learning, la RPA, les systèmes d'ERP modernes et les outils de développement low-code/no-code.
Automatisation intelligente des processus (IPA) McKinsey définit l'IPA comme un « ensemble émergent de nouvelles technologies qui combinent la refonte fondamentale des processus, l'automatisation robotisée des processus et le Machine Learning ». Elle enrichit les processus grâce à l'IA et d'outils nouvelle génération qui automatisent et simplifient les tâches répétitives, réplicables et routinières. L'IPA peut donc imiter les activités et les tâches humaines, mais plus encore, elle peut réellement apprendre à les accomplir. Les technologies d'IA et cognitives intègrent les capacités de prise de décision dans l'automatisation fondée sur des règles, avec pour résultat une hausse des performances des collaborateurs humains, un gain de vitesse, une réduction du risque et une amélioration des parcours client.
Automatisation low-code/no-code Le low-code/no-code renvoie aux outils d'application et d'intégration offrant une fonctionnalité de glisser-déposer, de visualisation et beaucoup de contenus prédéfinis. Grâce aux outils low-code/no-code, les personnes avec peu ou pas de compétences en programmation ou en codage peuvent tout de même automatiser des processus selon leur expertise. Néanmoins, les technologies d'automatisation low-code/no-code comportent également des garde-fous robustes qui veillent à ce que la gouvernance revienne aux équipes IT et à la bonne intégration des nouveaux processus ou des applications automatisés dans le système, dans le respect des normes de sécurité et de conformité les plus strictes.
Big Data Les données ne sont pas catégorisées comme « Big » simplement en raison de leur volume. Le terme Big Data répond à un ensemble de critères certes liés au volume, mais aussi à la complexité et à la rapidité. Les données structurées présentent un format linéaire, comme sur une feuille de calcul. Tout entre dans une colonne ou une ligne. En revanche, les données non structurées peuvent être des informations moins quantifiables telles que des retours client, des e-mails, des vidéos ou des images. Le Big Data peut être intégré et directement utilisé dans l'automatisation des processus en fonction de règles de gestion définies ou à l'aide de fonctionnalités d'intelligence artificielle (IA) et de Machine Learning. Ces données intégrées servent ensuite à orienter la prise de décision, accélérant ainsi les processus et diminuant la charge liée aux tâches et évaluations répétitives.
Intelligence artificielle Les technologies de RPA fonctionnent mieux avec des données structurées, mais beaucoup d'informations et d'insights précieux se cachent dans des données semi-structurées et non structurées (images scannées, pages Web, documents PDF, etc.). Les technologies d'IA ont le pouvoir de traiter et de convertir ces données dans un format structuré que la RPA sera capable de comprendre et d'exploiter.
Traitement automatique du langage naturel (NLP) Les meilleurs chatbots optimisés par le NLP se forment à partir du contenu informationnel présent dans les discours humains, mais apprennent également à interpréter le contexte et le ton. S'agissant de l'automatisation des processus, les outils de NLP guident mieux les interactions et répondent aux demandes standards des collègues comme des clients.
Machine Learning Le Big Data fournit les grands volumes de données dont les technologies de Machine Learning ont besoin pour prendre des décisions. Lorsque le Machine Learning (et les algorithmes qui l'alimentent) est intégré à la RPA, l'IA et d'autres outils comme le NLP, il est capable d'identifier des tendances et des modèles, et d'apprendre des données ainsi que des utilisateurs humains. L'automatisation des processus gagne en précision et en utilité.
Systèmes ERP intelligents Depuis des années, les entreprises s'appuient sur des systèmes ERP pour gérer et coordonner les tâches courantes et financières. Les ERP d'aujourd'hui proposent davantage de fonctionnalités (avec des technologies d'IA et de Machine Learning) afin d'apporter intelligence et soutien dans quasiment chaque domaine de l'entreprise et des opérations. Les systèmes ERP modernes comportent déjà de nombreuses fonctions d'automatisation.
Avantages de l'automatisation des processus
Les principaux moteurs de l'automatisation des processus sont bien entendu les avantages qu'elle offre, notamment une hausse de la rapidité et l'efficacité ainsi que des opportunités accrues en matière d'agilité et d'innovation. Voici quelques-uns de ces avantages :
Structures métier plus agiles et résilientes
Opérations plus efficaces, notamment des cycles plus rapides et un meilleur taux de réussite du premier coup
Amélioration de la conformité avec une traçabilité et un suivi plus visibles
Réduction de la charge liée aux processus lents et manuels, soit plus de liberté d'innover et de croître
Collaboration en temps réel dans l'entreprise, un atout pour la cohésion d'équipe et la réussite/satisfaction collaborateur
Amélioration de la qualité du service client et des délais de réponse
Automatisation des processus : les prochaines étapes de votre parcours de transformation numérique
L'automatisation des processus de bout en bout constitue une étape clé dans tout parcours de transformation numérique réussi. Récemment, McKinsey a mené une enquête auprès de leaders sectoriels ayant atteint avec brio leurs objectifs d'automatisation des processus. Dans presque chaque cas, l'enquête a démontré que trois éléments stratégiques expliquaient la réussite :
- L'automatisation doit être adoptée comme une priorité stratégique dans toute l'entreprise, et non être traitée en silos pour quelques processus isolés
- L'automatisation des processus doit chercher à adapter la technologie aux personnes, et non l'inverse
- Le marché s'avère particulièrement imprévisible actuellement, ce qui nécessite une approche centrée sur l'évolutivité pour une automatisation durable des processus
Comme dans tous les parcours de transformation numérique, il faut progresser par étapes. La première étape indispensable est de vous préparer à gérer le changement et à communiquer clairement les objectifs ainsi que les jalons à votre personnel.
Démarrez votre parcours d'automatisation des processus
Apprenez-en davantage sur les technologies intelligentes pour l'automatisation de bout en bout.
Idées que vous ne trouverez nulle part ailleurs
Inscrivez-vous pour recevoir une dose de Business Intelligence directement dans votre boîte de réception.