Le RPA s'exécute sur un PC, un bureau ou des serveurs, comme d'autres programmes logiciels. La technologie crée, déploie et gère des robots logiciels qui interagissent avec les applications internes, les sites Web, les portails utilisateur et autres applications, imitant les actions d'un humain en effectuant la même tâche.
En substance, avec le RPA, l'utilisateur (humain) enregistre la séquence d'actions et d'interactions avec les applications pour créer le workflow. Le système développe la liste d'actions en observant la personne lorsqu'elle effectue la tâche, puis il crée un bot logiciel exécutant la tâche dans l'interface utilisateur graphique de l'application.
Les bots logiciels sont programmés pour comprendre ce qui se passe à l'écran, saisir les frappes de clavier correspondantes, naviguer dans différents systèmes, identifier et extraire des données et d'autres actions définies. Les robots RPA font tout cela de manière plus précise et plus rapide que les humains.
Il existe deux types de RPA :
- RPA non surveillé : les robots logiciels font le travail sans aucune intervention humaine. Ils interagissent directement avec les systèmes informatiques, en s'exécutant dans un processus ou une tâche du début à la fin. Le robot RPA s'exécute généralement sur un service distant et est activé en fonction d'une planification ou d'une condition de déclencheur.
- RPA surveillé : ou automatisation de bureau robotique (RDA), les bots logiciels assistent les humains en se concentrant sur les tâches précises dans des charges de travail plus complexes ou des processus qui ne peuvent pas être entièrement automatisés. Le bot RPA est déployé sur le poste de travail et déclenché par l'interaction utilisateur.
Le RPA sert de solution de contournement pour l'intégration des systèmes hérités. Puisqu'elle fonctionne via l'interface utilisateur graphique, les développeurs n'ont pas besoin de créer des API pour connecter des systèmes. Au lieu de cela, le bot logiciel passera d'une application à une autre, comme le ferait un utilisateur humain.
Certains outils de RPA ont la particularité d'être accessibles aux non-programmeurs, ce qui permet aux experts du domaine sans compétences en programmation de créer et de mettre en œuvre des workflows de RPA. Ces développeurs amateurs n'ont aucune expérience en matière de codage, mais ils connaissent parfaitement le domaine d'activité concerné par l'automatisation.
Bien que cette caractéristique permette de démocratiser le RPA, les scénarios plus avancés nécessitent toujours une bonne connaissance de la programmation, en particulier pour la sécurité et la maintenance continue du système. Dans l'idéal, le processus doit associer des développeurs amateurs et professionnels : les experts du domaine créent le workflow de RPA puis le transmettent au développeur logiciel pour garantir l'intégration des bonnes pratiques et des exigences de sécurité.