Qu'est-ce que l'automatisation des processus ?

Cette page Web a été traduite automatiquement pour vous faciliter la tâche. SAP ne fournit aucune garantie concernant l'exactitude ou l'exhaustivité de la traduction automatique. La page web originale en anglais peut être trouvée en utilisant la carte du monde située dans le coin supérieur droit de cette page.

Qu'est-ce qui maintient les dirigeants d'entreprise d'aujourd'hui debout la nuit ? D'une part, c'est le fait que la concurrence est plus féroce que jamais. Autre inquiétude : la vitesse fulgurante à laquelle les demandes des clients et du marché évoluent et évoluent. Pour rester compétitives et prospérer, les entreprises doivent saisir tous les avantages possibles pour gagner en compétitivité et en rentabilité, mais aussi pour accroître leur résilience et leur agilité. C'est là qu'intervient l'automatisation des processus.

Les entreprises se tournent de plus en plus vers l'automatisation des processus en tant qu'outil puissant dans leur lutte pour renforcer leur compétitivité et leur rentabilité. En fait, selon une récente enquête menée par Gartner auprès de leaders mondiaux du secteur, 80 % des personnes interrogées ont cité l'automatisation comme l'une de leurs principales priorités et tactiques de réussite.

Définition de l'automatisation des processus

L'automatisation des processus désigne l'utilisation de logiciels et de technologies permettant d'automatiser les processus et fonctions de gestion afin d'atteindre des objectifs organisationnels définis, tels que la production d'un produit, l'embauche et l'intégration d'un salarié ou la fourniture d'un service client.

Facebook
twitter
LinkedIn

L'automatisation des processus est un moyen plus simple et plus rapide d'améliorer l'efficacité et l'agilité de l'entreprise. Dans cette démonstration, vous verrez comment créer des workflows, automatiser des tâches sans codage et démarrer rapidement avec du contenu prédéfini.

Automatisation des processus de gestion (BPA) et transformation numérique

L'automatisation des processus de gestion était initialement un aspect unique du domaine global de la gestion des processus de gestion (BPM). Le BPA était axé sur l'amélioration de la productivité backend en prenant en charge des tâches chronophages et répétitives. Mais aujourd’hui, le BPA n’est plus simplement une composante de BPM, il est devenu le moteur de celui-ci et une pierre angulaire de tout parcours de transformation numérique. La transformation numérique, optimisée par des technologies telles que l'IA et le Machine Learning, signifie que le périmètre et l'évolutivité de l'automatisation des processus métier modernes sont presque illimités. Les solutions BPA modernes peuvent désormais être intégrées aux applications backend et frontend, ce qui permet de rationaliser les processus, des chaînes logistiques aux RH, aux finances, au service client, etc.

Les étapes de l'automatisation des processus de gestion

Exemples d'automatisation des processus de gestion

Les activités ou tâches ad hoc ou ponctuel(le)s ne sont pas les candidats idéaux pour l'automatisation des processus. Cette technologie est plus adaptée aux tâches répétitives avec des étapes, des séquences et des règles formalisées. L'automatisation garantit que le processus de gestion est exécuté correctement à chaque fois, en impliquant les bonnes personnes, dans le bon ordre, en prenant en compte les bonnes informations et dans un délai défini. Un processus de gestion planifié et modélisé est la première étape pour améliorer l'efficacité en réduisant les tâches et activités redondantes. Bien que les priorités en matière d'automatisation des processus varient d'une entreprise à l'autre, les domaines ci-dessous bénéficient souvent de l'automatisation des processus.

Recrutement. Les outils d'automatisation des processus peuvent aider à rationaliser les diverses activités de recrutement, y compris la possibilité de charger des CV et des références rapidement et efficacement, ainsi que de traiter rapidement les évaluations, les rejets ou les suivis afin de trouver et d'identifier les meilleurs talents.
Intégration et formation des employés. Du traitement des enregistrements à la conformité et à la formation, l'automatisation des processus peut simplifier les tâches de recrutement et d'intégration. Cela permet d'accélérer le développement d'un collaborateur engagé et productif.
Processus de paiement et de paie. Ces dernières années ont été marquées par une forte augmentation du nombre de travailleurs travaillant à distance et travaillant dans plusieurs régions. Les processus automatisés peuvent aider les entreprises à rationaliser à la fois les activités de paie régulières, ainsi que le paiement des contractants et des fournisseurs externes.
Planification de la main-d'œuvre. Il est difficile de gérer la planification des collaborateurs, en particulier sur plusieurs sites et services. La possibilité de synchroniser les demandes de congés et les déplacements professionnels dans les différents services permet de couvrir les absences et de mieux automatiser les tâches administratives des équipes RH et de paie.
Facturation plus simple et plus cohérente. Alors que la génération de facture doit idéalement être du ressort des services comptables, ce n'est pas toujours le cas. Les processus de facturation automatisés peuvent aider à atténuer les erreurs, les erreurs, les erreurs de comptabilité et même les risques juridiques.
Expérience client. Dans un climat concurrentiel, il est plus facile que jamais pour vos clients de rebondir s'ils subissent des tracas et des retards. L'automatisation des processus permet de créer une expérience client plus personnalisée et de déplacer les clients rapidement et avec précision via les flux de processus.
Tâches réglementaires et de conformité. Il est essentiel qu'une variété de processus de gestion respectent les exigences réglementaires et de conformité. Les fichiers journaux des solutions d'automatisation des processus laissent une trace de données visible, ce qui facilite le suivi et la révision de ces activités en temps réel. Par exemple, avant que les équipes de maintenance aient accès au fonctionnement des centrales électriques, les responsables peuvent confirmer que tous les systèmes potentiellement dangereux ont été terminés avec succès et ont journalisé les protocoles de sécurité nécessaires à l'arrêt.

Technologies clés d'automatisation des processus de gestion

Les solutions robotiques d'automatisation des processus et d'automatisation des workflows sont au centre de toute transformation de l'automatisation numérique.

Automatisation des processus robotiques (RPA)

La RPA ne fait pas référence aux robots physiques comme vous pourriez le voir sur une chaîne de montage. Les outils et bots RPA sont plutôt intégrés aux systèmes de gestion dans le but d'automatiser et de simplifier diverses tâches et interactions. La RPA est une composante principale du BPA. Il décrit les logiciels et les bots qui sont programmés pour émuler et copier des actions humaines pour effectuer des tâches de gestion répétitives. Les robots logiciels RPA peuvent naviguer dans les systèmes, lire et saisir des données et effectuer un large éventail de tâches basées sur des règles.

Automatisation de workflow

L'automatisation des workflows est souvent utilisée de manière interchangeable avec la RPA, mais ce n'est pas exact. L'automatisation des workflows peut être définie en faisant en sorte que le flux de tâches, de documents et d'informations dans les activités liées au travail s'exécute indépendamment conformément aux règles de gestion définies et fait référence à des tâches spécifiques dans l'ensemble d'un workflow.

Techniques et termes utilisés dans l'automatisation des processus

L'automatisation des processus peut être simple et n'inclure que quelques tâches principales, ou faire partie d'un parcours d'IPA et d'hyperautomatisation plus important. Ci-dessous, vous trouverez quelques-unes des techniques et technologies qui permettent d'obtenir les meilleurs résultats en matière d'automatisation des processus :

Hyper-automatisation
L'hyperautomatisation n'est pas une technologie en soi, mais plutôt une initiative stratégique que l'organisation s'engage à identifier, contrôler et automatiser le plus de processus métier et informatiques possible, le plus rapidement possible. Pour ce faire, l'hyperautomatisation repose sur l'intégration et l'orchestration de plusieurs technologies, outils et plateformes, notamment l'IA/le Machine Learning, la RPA, les systèmes ERP modernes et les outils de développement nécessitant peu ou pas de code.
Automatisation intelligente des processus (IPA)
McKinsey définit l'IPA comme « un ensemble émergent de nouvelles technologies qui allient la refonte fondamentale des processus à l'automatisation des processus robotiques et à l'apprentissage automatique ». Elle augmente les processus de gestion à l'aide de l'IA et d'outils nouvelle génération qui permettent d'automatiser et de simplifier les tâches répétitives, reproductibles et routinières. Cela signifie que non seulement l'IAP peut imiter les activités et les tâches humaines, mais aussi apprendre à les accomplir. Les technologies d'IA et cognitives permettent d'intégrer des fonctionnalités de prise de décision à l'automatisation basée sur des règles, ce qui permet d'améliorer les performances des collaborateurs humains, d'augmenter la vitesse, de réduire les risques et d'améliorer les parcours clients.

Automatisation avec ou sans code
LCNC (Low-code/no-code) fait référence aux outils d'application et d'intégration qui sont équipés d'une fonctionnalité de glisser-déposer, d'outils visuels et d'un grand nombre de contenus prédéfinis. Les outils LCNC permettent à une personne ayant peu ou pas de compétences en programmation ou en codage d'automatiser les processus en fonction de son vaste savoir-faire en la matière. Cependant, les technologies d'automatisation de LCNC sont également dotées de dispositifs de protection solides pour garantir que les équipes informatiques disposent d'une gouvernance globale et s'assurer que tous les nouveaux processus ou applications automatisés s'intègrent bien au système, répondant ainsi aux normes de sécurité et de conformité les plus strictes.

Big Data
Les données ne sont pas classées comme « volumineuses » simplement en raison de leur volume. Le Big Data est défini par un ensemble de critères liés, oui, à son volume mais aussi à sa complexité et à sa rapidité. Les données structurées sont linéaires au format, comme ce que vous pouviez voir sur une feuille de calcul. Tout s'intègre dans une colonne ou une ligne. En revanche, les données non structurées peuvent être constituées d'informations moins quantifiables telles que les commentaires des clients, les e-mails, les vidéos ou les images. Le Big Data peut être intégré et utilisé directement dans l'automatisation des processus de gestion, en fonction de règles de gestion définies, ou en exploitant les fonctionnalités d'intelligence artificielle (IA) et d'apprentissage automatique. Ces données intégrées peuvent ensuite être utilisées pour guider la prise de décision, accélérer les processus et soulager les tâches répétitives et les évaluations.
Intelligence artificielle
Les technologies RPA sont conçues pour fonctionner au mieux avec des données structurées, mais un grand nombre de vos informations les plus précieuses sont stockées dans des données semi-structurées et non structurées (dans des images numérisées, des pages Web, des documents PDF et bien plus encore). Les technologies d'IA sont capables de traiter et de convertir ces données dans un format structuré que la RPA sera capable de comprendre et d'utiliser.
Traitement du langage naturel (TLN)
Les meilleurs chatbots alimentés par NCL apprennent à partir du contenu informatif de la parole humaine mais ils apprennent aussi à interpréter le contexte, et le ton. Dans l'automatisation des processus, les outils NLP peuvent aider à mieux guider les interactions et à répondre aux demandes standard en interne et de la part des clients.
Apprentissage automatique
Le Big Data fournit les gros volumes de données dont dépendent les technologies d'apprentissage automatique pour les aider à prendre des décisions. Lorsque l'apprentissage automatique (et les algorithmes qui l'alimentent) est intégré à la RPA, à l'IA et à d'autres outils tels que le TLN, il permet de repérer les tendances et les modèles, ainsi que d'apprendre à partir des données et des utilisateurs humains. Cela rend l'automatisation des processus encore plus précise et utile.
Systèmes ERP intelligents
Depuis des années, les entreprises s'appuient sur les systèmes ERP pour gérer et coordonner leurs tâches quotidiennes et financières. Mais les ERP d'aujourd'hui ont gagné en capacité (grâce aux technologies d'IA et de Machine Learning) à apporter intelligence et support à presque tous les domaines de l'entreprise et de ses opérations. De nombreuses fonctions d'automatisation font déjà partie des systèmes ERP modernes.

Avantages de l'automatisation des processus de gestion

Les principaux moteurs de l'automatisation des processus sont liés aux avantages évidents découlant de l'augmentation de la vitesse et de l'efficacité, ainsi que d'une plus grande opportunité d'agilité et d'innovation. Ces avantages incluent :

Structures d'entreprise globalement plus agiles et plus résilientes
Des opérations plus efficaces, avec des durées de cycle plus rapides et des taux de réussite dès la première intervention
Conformité améliorée grâce à des pistes de données et à un suivi plus visibles
Réduction de la charge des processus manuels lents, créant ainsi une plus grande liberté d'innovation et de croissance
Collaboration en temps réel à l'échelle de l'entreprise, renforçant le travail d'équipe et la réussite/satisfaction des collaborateurs
Amélioration de la qualité du service client et des temps de réponse

Automatisation des processus : les prochaines étapes de votre transformation numérique

La réalisation de l'automatisation des processus de bout en bout est un pilier essentiel de toute transformation numérique réussie. McKinsey a récemment mené une enquête auprès de leaders du secteur qui avaient atteint leurs objectifs en matière d'automatisation des processus de gestion. Ils ont constaté que, dans l'ensemble, ces réussites avaient en commun trois composantes stratégiques:

L'automatisation doit être adoptée comme une priorité stratégique dans l'ensemble de l'entreprise, et pas uniquement en silos pour traiter quelques processus isolés.
L'automatisation des processus doit se concentrer sur le bon fonctionnement de la technologie pour les personnes, et non l'inverse.
Actuellement, le marché est particulièrement imprévisible, il est donc essentiel de mettre l'accent sur l'évolutivité pour assurer la réussite durable de l'automatisation des processus.

Comme tous les parcours de transformation d'entreprise, elle n'a pas besoin d'être réalisée en une seule fois. La première étape essentielle consiste à se préparer à gérer le changement et à communiquer des objectifs et des jalons clairement définis à l'ensemble de votre personnel.

Commencez votre parcours
d'automatisation des processus

En savoir plus sur les technologies intelligentes pour une automatisation de bout en bout.