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Réunion de planification et d'analyse financières

Qu'est-ce que la FP&A ?

Au cours des dernières années, les directeurs financiers et leurs équipes ont été contraints d'évoluer au-delà de la simple tenue des registres et des résultats pour devenir des partenaires commerciaux stratégiques. On leur demande de fournir à la direction générale des informations décisionnelles pertinentes et de proposer une aide à la décision rapide à l'échelle de l'entreprise, tout en veillant à la rentabilité et à la pérennité de l'entreprise. C'est là que la FP&A revêt toute son importance.

Définition de la FP&A

La planification et l'analyse financières (FP&A) sont un ensemble d'activités de planification, de prévision, de budgétisation et d'analytique soutenant les principales décisions commerciales et la santé financière globale d'une entreprise. Le système FP&A d'entreprise permet aux équipes financières de centraliser les données financières, opérationnelles et externes (comme les tendances du marché). Le service financier peut ainsi analyser ces données et obtenir des insights détaillés nécessaires à la planification des activités futures et à l'amélioration de la rentabilité des décisions.

 

Principaux avantages des outils FP&A pour les professionnels de la finance :

  • Bénéficier d'une analyse financière rapide et précise permettant de fournir des conseils aux responsables d'entreprise.
  • Prévoir l'impact des décisions potentielles sur le flux de trésorerie et la rentabilité financière.
  • Évaluer et surveiller la santé financière et les investissements globaux de l'entreprise.
  • Créer et gérer des modèles et prévisions financiers détaillés.
  • Créer des plans financiers agiles et intégrés représentant de multiples scénarios.
  • Collaborer avec différents services pour préparer et consolider les budgets.
  • Mettre en adéquation la stratégie de l'entreprise avec l'exécution et le suivi des performances.
  • Identifier et évaluer les nouvelles opportunités de revenus et les risques associés.
  • Et bien plus encore.

La planification et l'analyse financières font généralement partie d'un système de gestion financière élargi, comprenant également des fonctionnalités de comptabilité, de gestion des revenus et des flux de trésorerie, de GRC (gouvernance, risques et conformité) et d'autres processus financiers essentiels. Par ailleurs, la FP&A peut faire partie d'une solution analytique autonome s'intégrant à d'autres systèmes d'entreprise, comme un ERP. Dans tous les cas, la FP&A a évolué en passant des feuilles de calcul classiques et calculs manuels aux solutions cloud modernes utilisant l'intelligence artificielle (IA), l'automatisation et l'analytique avancée pour résoudre les défis financiers d'un environnement en rapide mutation.

 

L'émergence de la xP&A

En 2020, Gartner a présenté le concept de la xP&A : l'extension de la planification et de l'analyse. La xP&A prend le meilleur de la planification et analyse financières pour l'étendre à tous les niveaux de l'entreprise, en supprimant les silos entre les services et en synchronisant les plans en temps réel dans l'ensemble de l'entreprise. Cette planification continue inclut tous les processus, de la finance, des ventes et du marketing aux RH et à la chaîne logistique. En les associant, les entreprises peuvent gagner considérablement en agilité et prévoir des scénarios évoluant constamment afin de s'y adapter.

D'ici 2024, 70 % des nouveaux projets de planification et d'analyse financières deviendront des projets de planification et d'analyse étendues (xP&A), élargissant leur champ d'application au-delà du domaine financier vers d'autres domaines de la planification et de l'analyse d'entreprise. 

Gartner

Loin d'être nouveau, le concept de xP&A était jusqu'ici connu sous différentes dénominations : planification connectée, planification stratégique intégrée, planification financière intégrée, planification d'entreprise collaborative, entre autres. Désormais le concept de xP&A vient fédérer toutes ces notions. Proposée par les fournisseurs de logiciels leaders du marché, cette fonctionnalité synchronisée supprimant les silos existe depuis longtemps et n'a jamais été aussi importante, alors que toutes les entreprises tentent de se préparer à l'imprévu en faisant preuve d'une flexibilité exceptionnelle.

Principales étapes du processus de FP&A

Le processus de FP&A est un cycle continu de collecte et d'analyse de données. En cette période d'instabilité des marchés et d'évolution rapide, ce processus gagne en complexité, à mesure que les entreprises se développent et ciblent de nouveaux marchés. Les entreprises doivent collecter et analyser davantage de données. C'est pourquoi de nombreuses moyennes et grandes entreprises ont mis en place des équipes FP&A dédiées au sein de leurs services financiers. Toutefois, malgré la complexité croissante, le processus de FP&A comprend quatre étapes principales :

  1. Collecte, consolidation et vérification des données
    La première étape du processus de FP&A implique la collecte des données financières et opérationnelles des systèmes ERP, des entrepôts de données et d'autres solutions d'entreprise. En outre, les données de sources extérieures à l'entreprise (données démographiques, économiques et du marché élargies) peuvent également être collectées.

    Une fois toutes les données nécessaires collectées, elles doivent être consolidées, standardisées et vérifiées. La précision des plans, des prévisions, des budgets et des analyses dépend de la qualité et de l'exhaustivité des données exploitées. Cette étape est donc cruciale, mais chronophage. C'est pourquoi les entreprises se tournent désormais vers des solutions optimisées par l'IA capables d'automatiser de nombreuses tâches.
  2. Planification et prévisions
    Lors de cette étape, les analystes FP&A utilisent les données préparées pour créer des prévisions financières concernant les performances futures et l'orientation des activités de l'entreprise. Les prévisions financières incluent les prévisions de ventes et sur les flux de trésorerie, etc. Des modèles de prévisions financières sont également utilisés pour tester nos différents scénarios, simuler l'impact des différentes variables et déterminer le meilleur plan d'action afin d'optimiser les résultats.

    Voici les méthodes de planification financière les plus courantes :

    Planification prédictive : elle permet aux professionnels de la FP&A de créer un modèle sur de gros volumes de données portant sur les performances passées. Ce modèle de prévision de séries chronologiques est ensuite utilisé pour prévoir les futures performances. L'analytique prédictive booste les outils de planification, notamment lorsqu'elle est intégrée à une solution unique et optimisée par l'IA et le Machine Learning.

    Planification axée sur les leviers : dans ce type de planification, les analystes identifient les leviers essentiels d'une entreprise (c'est-à-dire les éléments essentiels à sa réussite), puis ils créent une série de plans démontrant d'un point de vue mathématique comment ces leviers peuvent être affectés par différentes variables.

    Planification de scénarios multiples : à l'heure actuelle, les entreprises privilégient de plus en plus la planification et l'analyse de scénarios. Dans la planification de scénarios multiples, les analystes formulent des hypothèses sur de futurs événements. Ils anticipent les conséquences, puis créent un plan permettant de répondre à chaque scénario plausible.

    Ces modèles et prévisions financières sont utilisés afin de créer les plans financiers et opérationnels nécessaires pour atteindre les principaux objectifs stratégiques de l'entreprise. Développé par la direction générale à l'aide des données de FP&A, le plan stratégique inclut des objectifs de haut niveau comme le chiffre d'affaires et le résultat net à court et à long terme.

    La collaboration entre les services est essentielle pour tous les types de planification. Elle permet la prise en compte de toutes les données, variables et connaissances, tout en améliorant la précision et l'engagement. La collaboration accroît la validité des plans et permet d'obtenir un consensus à leur sujet. D'où l'intérêt de la xP&A, qui associe et synchronise les plans entre les services pour permettre à l'entreprise de supprimer les silos et de gagner en efficacité.
  3. Budgétisation
    L'étape de budgétisation permet aux professionnels de la FP&A d'estimer les dépenses nécessaires à l'exécution du plan d'entreprise sur la base des revenus du plan stratégique. Ils allouent ensuite un budget de dépenses à chaque unité opérationnelle ou fonction métier, ainsi que les revenus et le flux de trésorerie qu'ils sont susceptibles de générer. La direction collabore avec chaque service, puis regroupe les budgets convenus dans un budget principal.

    Le budget d'entreprise est habituellement créé chaque année et actualisé chaque trimestre pour suivre l'évolution des conditions financières. Toutefois, afin de mieux s'adapter aux conditions de marché instables, de nombreuses entreprises ont désormais adopté des cycles de budgétisation continus fréquemment actualisés avec des prévisions continues. Certaines entreprises ont aussi adopté un budget base zéro, qui évite les dépenses hypertrophiées et les dépassements de coûts en évaluant en permanence les dépenses nécessaires et superflues.
  4. Suivi et analyse des performances
    Pour guider la stratégie de l'entreprise et offrir une aide à la décision, les équipes de la FP&A analysent les données financières et surveillent les performances de manière continue, notamment les ventes, les dépenses, les bénéfices, le fonds de roulement, le flux de trésorerie et d'autres indicateurs de performance clés. Elles répondent aux requêtes ad hoc et transforment les données en un scénario ou une mise en récit des données afin d'aider les décideurs à comprendre une situation et à prendre des mesures réfléchies.

Les analystes de la FP&A génèrent également des rapports réguliers et des visualisations des données, et réalisent des activités comme l'analyse de la rentabilité comprenant des prévisions des futurs bénéfices afin de répondre aux questions suivantes : « Quels produits et services seront les plus rentables l'année prochaine et aujourd'hui ? » ou « Devrions-nous externaliser la production ou la garder en interne ? »

Technologies modernes pour la FP&A

La FP&A figurait parmi les priorités stratégiques des directeurs et leaders financiers en 2020 et on en comprend aisément les raisons. L'automatisation, l'intelligence artificielle et le cloud changent la donne en améliorant la précision des plans, des budgets et des prévisions et les performances de l'analytique financière. Les entreprises utilisant ces technologies dans leurs activités de planification et d'analyse financières bénéficient d'une visibilité inégalée sur les futures perspectives financières et d'un avantage majeur. 

 

Cloud : généralement, le logiciel de planification et d'analyse financières a été déployé sur site, mais les solutions cloud offrent des opportunités considérables. Elles peuvent se connecter à davantage de sources de Big Data par rapport aux solutions équivalentes sur site. Accessibles en tout lieu, évolutives et rentables, elles permettent une collaboration simplifiée. Dans bien des cas, les avancées récentes de la sécurité cloud ont amélioré la sécurité des données par rapport à un stockage sur site.

 

IA et Machine Learning : les outils de planification et d'analyse financières optimisés par l'IA et le Machine Learning sont très utiles aux analystes de la FP&A. Ils peuvent non seulement aider les utilisateurs à analyser plus de types de Big Data issus de davantage de sources, mais également faciliter l'identification de tendances, de modèles, de corrélations et d'insights susceptibles de passer inaperçus. L'IA et le Machine Learning améliorent considérablement la précision des prévisions financières et boostent l'analytique prédictive, le reporting en libre-service et la planification de scénarios multiples.

 

Outils de collaboration intégrés : l'orchestration intégrée de la collaboration et de la planification via des outils de discussion et de commentaires (similaires à Slack et Teams), une planification automatisée des tâches dans un calendrier et l'affichage mobile sur téléphone, tablette et Digital Boardroom, peut stimuler l'engagement et favoriser la précision et l'efficacité du processus de planification et de l'organisation de la FP&A.

FP&A et COVID-19

Avant le début de la pandémie de coronavirus, les leaders financiers avaient lancé le processus de digitalisation du service financier et d'adoption de nouvelles technologies, mais les progrès étaient lents. En février 2020, seulement 2 % des fonctions de FP&A avaient adopté l'IA, même si les avantages étaient bien connus et très recherchés. Le principal obstacle était que de nombreux services financiers ne disposaient pas de la qualité des données et de la « source unique d'information » nécessaires à l'analytique optimisée par l'IA afin d'obtenir des résultats significatifs.

 

Désormais, en pleine période de COVID-19, il est de plus en plus urgent de mettre en œuvre des outils FP&A optimisés par l'IA. De nombreuses entreprises doivent relever des défis immédiats en matière de flux de trésorerie et faire face à des tensions financières extrêmes découlant des arrêts, des perturbations et des changements liés à la pandémie. Elles ont besoin de prévisions plus précises, de budgets plus réalistes et doivent trouver des moyens novateurs pour générer des revenus et réaliser des économies, tout en assurant la continuité de leurs activités. Il leur faut créer des plans intégrés à long terme pour s'adapter à cette nouvelle donne économique et survivre.

 

Des solutions de FP&A modernes et optimisées par l'IA peuvent les aider à relever ces défis et atteindre leurs objectifs. Ainsi dans le monde entier, les leaders financiers s'efforcent de lever les obstacles à l'adoption, en mettant en œuvre des stratégies de gouvernance des données distribuées et en élaborant des « sources d'information suffisantes » pour que leurs entreprises soient opérationnelles aussi vite que possible.

En raison de la récente instabilité économique et des marchés, l'exploration de l'analytique avancée et de l'automatisation va s'avérer plus importante encore à l'avenir pour les fonctions financières. Les équipes financières auront besoin de ces techniques pour exploiter tout le potentiel de leurs fonctionnalités de prévision. 

McKinsey.

Résumé

Offrant une visibilité et une confiance accrues pour la prise de décision, la FP&A est de plus en plus considérée comme une véritable source de conseils et d'aide au sein des entreprises. À mesure que ces dernières deviennent toujours plus compétitives et complexes, les solutions de FP&A vont évoluer pour leur permettre de relever de nouveaux défis :

  • Les outils FP&A s'intégreront harmonieusement à davantage de sources de données et de systèmes d'entreprise.
  • Les plateformes cloud deviendront la méthode de distribution privilégiée pour les logiciels de FP&A.
  • Les solutions d'IA amélioreront la vitesse, la précision et l'efficacité des processus de FP&A.
  • L'extension de la planification et de l'analyse (xP&A) permettra de faciliter la collaboration à l'intérieur comme à l'extérieur de l'entreprise.

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