Comment les technologies de formation et les systèmes de gestion de la formation permettent de perfectionner les compétences
Le réajustement des compétences du personnel est depuis longtemps la priorité des entreprises. À mesure que les dirigeants réagissent aux disruptions mondiales en faisant majoritairement appel à un personnel à distance, ils s'appuient plus que jamais sur les technologies de formation et les systèmes de gestion de la formation (LMS).
La crise sanitaire mondiale de la COVID-19 et l'instabilité économique obligent de nombreuses entreprises à « faire plus avec moins » lorsqu'il s'agit du réajustement et du perfectionnement des compétences, des priorités absolues. Heureusement, les technologies de formation du personnel sont suffisamment matures pour que les entreprises puissent choisir parmi une gamme de fonctionnalités qui correspondent à leurs besoins et à leur budget.
Lorsqu'une compagnie d'assurance mondiale est passée au télétravail, ses responsables RH ont constaté qu'environ 500 de ses collaborateurs n'étaient pas productifs. Au lieu de trouver immédiatement des solutions à court terme pour améliorer la productivité, l'entreprise a décidé de réajuster leurs compétences afin de les préparer au monde du travail de demain. La préoccupation première de l'entreprise reste son personnel et cela passe par le renforcement de ses capacités pour demain.
Les dirigeants tentent de laisser de côté le superflu pour trouver les meilleures solutions pour leur personnel, que ce soit en période de croissance ou de crise. Par exemple, les hôpitaux, les instituts de recherche et les organismes de santé répondent aux besoins des travailleurs de première ligne en créant des technologies de formation et des ressources pédagogiques pour prévenir et limiter l'exposition à la COVID-19.
Alors que les dernières avancées sont en train de changer la donne pour les systèmes de gestion de la formation, pour l'instant, tous les investissements technologiques ne sont pas forcément adaptés à toutes les entreprises. Voici les caractéristiques que les entreprises peuvent prendre en compte lorsqu'elles investissent dans une nouvelle solution.
1. Des fonctionnalités alignées sur vos objectifs stratégiques
Lorsque vous choisissez votre technologie de formation, la première chose à vérifier est que ses fonctionnalités peuvent prendre en charge vos besoins. Une fois que vous avez déterminé vos objectifs stratégiques et élaboré une stratégie de gestion du personnel solide, vous pouvez rechercher quelles fonctionnalités vous aideront à réaliser ces objectifs. Pour de nombreuses entreprises, des plateformes flexibles et ouvertes peuvent être nécessaires pour prendre en charge plusieurs éléments critiques.
Par exemple, une entreprise du secteur de l'énergie autorisait uniquement son personnel ayant suivi une formation certifiante à accéder à une partie spécifique d'une installation nucléaire. L'entreprise avait besoin d'un système de gestion de la formation capable d'intégrer pleinement l'accréditation des collaborateurs à ses formations et à ses opérations sensibles.
De même, une entreprise pharmaceutique peut avoir besoin de valider les formations pour se conformer aux exigences des réglementations nationales sur les médicaments. Une solution qui s'appuie sur un écosystème innovant, notamment des applications partenaires, peut fournir des fonctionnalités supplémentaires et flexibles tout au long du cycle de vie du personnel (y compris la gestion du recrutement, de l'intégration, du développement et de la relève). Alors que certaines grandes entreprises peuvent avoir besoin de solutions ouvertes qui prennent en charge divers cas d'utilisation, d'autres peuvent avoir besoin de technologies de formation de niche qui ciblent des secteurs spécifiques, tels que l'éducation ou la santé. Dans tous les cas, les entreprises doivent s'orienter vers des technologies qui soutiennent au mieux leurs objectifs. Et, étant donné la gamme de logiciels désormais disponibles, vous pourrez peut-être concevoir un système de gestion de la formation plus adapté à la stratégie de votre entreprise que vous ne le pensez.
2. Évolutivité
De nombreuses entreprises ayant plusieurs sites ou un grand nombre de collaborateurs auront besoin d'un système de gestion de la formation administré en interne, qu'elles réajustent les compétences de centaines ou de centaines de milliers de collaborateurs.
Face à l'augmentation fulgurante du télétravail pendant la crise sanitaire mondiale, les PME/ETI peuvent également avoir besoin d'un système de gestion de la formation pouvant être adapté de manière sûre et efficace au domicile de leur personnel. Les technologies d'apprentissage mobiles, accessibles depuis n'importe où, par exemple via un smartphone, peuvent améliorer l'adoption par les travailleurs et collaborateurs à distance qui manquent de temps pour se former, notamment les commerciaux itinérants.
Si les outils qui intègrent la formation à la réalité virtuelle (RV) ou à la réalité augmentée (RA) peuvent ne pas être propices à des situations physiques, ils peuvent être bénéfiques pour préparer le personnel à des scénarios d'urgence ou inédits. Ces technologies émergentes sont un excellent exemple de la manière dont les outils de formation modernes peuvent aider les entreprises à relever de nouveaux défis et le personnel à perfectionner et réajuster ses compétences.
Walmart, par exemple, a formé plus d'un million de collaborateurs en 2019 avec la réalité virtuelle pour proposer un apprentissage avec immersion sensorielle, notamment comme moyen d'interviewer les candidats à un poste. L'entreprise a également envoyé des lunettes de réalité virtuelle à ses magasins pour former le personnel à la configuration d'une machine qui gère les commandes que les clients passent en ligne. Grâce à ces lunettes de réalité virtuelle, l'entreprise n'a plus besoin d'envoyer trois ou quatre collaborateurs dans les magasins pour monter et entretenir les machines, ni pour apprendre au personnel à les utiliser. Qu'ils travaillent dans le Retail, les plateformes pétrolières ou les exploitations agricoles, de nombreux collaborateurs peuvent atteindre de nouveaux niveaux de productivité et d'implication grâce à des solutions personnalisables conçues pour évoluer.
3. Collaboration personnel-employeurs
Dans de nombreux cas, le fait de permettre au personnel de gérer lui-même ses formations peut améliorer l'adoption des programmes, l'implication et la culture de la formation. De nombreux collaborateurs répondent positivement au perfectionnement itératif des compétences, leur procurant un sentiment d'appartenance et de fierté à l'égard des connaissances qu'ils acquièrent. Une entreprise a mis en place ce type de perfectionnement itératif des compétences. Son personnel a produit et partagé des vidéos pour former ses collègues sur leurs domaines d'expertise.
L'apprentissage social peut être bénéfique pour les effectifs à distance, en particulier en luttant contre l'isolement, l'anxiété et le manque de motivation qu'ils pourraient ressentir. Les groupes sociaux, les chats et les missions ludiques sont des fonctionnalités des systèmes de gestion de la formation qui peuvent améliorer la collaboration tout en assurant la distanciation sociale. Les responsables peuvent également utiliser ce type de fonctionnalités pour identifier les compétences correspondant aux nouvelles priorités et encourager les équipes à atteindre leurs objectifs.
4. Prise en charge de la gestion du changement
L'introduction d'un programme de perfectionnement des compétences au sein d'une entreprise est une initiative majeure en termes de gestion du changement organisationnel. L'alignement des valeurs, des personnes et de la culture pour atteindre un résultat souhaité ne viendra pas seulement de l'adoption d'une nouvelle technologie. La gestion du changement est un élément essentiel de l'expérience d'apprentissage de toute entreprise, et ce pour au moins trois raisons.
Tout d'abord, le fait de s'assurer que la technologie est adaptée à l'entreprise et à son personnel augmentera les taux d'adoption, ce qui leur permettra d'en tirer le meilleur parti.
Ensuite, une gestion du changement réactive et pilotée par les données permettra de rallonger la durée de vie de la technologie.
Enfin, l'intégration d'une technologie de formation nécessitera une gouvernance efficace, notamment l'attribution de responsabilités concernant les rôles et les données segmentées que vous pouvez collecter à partir de celle-ci. De nombreux experts en réajustement des compétences diront que la gouvernance est tout aussi importante, voire plus importante, que la technologie elle-même.
Les responsables RH ne sont pas les seuls à investir dans ces solutions. La majorité des utilisateurs de plateformes de formation n'appartiennent pas aux RH et peuvent provenir des départements de la sécurité, de la conformité et des ventes. Bien que les budgets restent serrés et que des tensions puissent surgir entre les départements quant à la question de savoir qui gère les activités de perfectionnement et de réajustement des compétences, les différents LMS doivent toujours offrir un bon retour sur investissement (ROI). Les gains d'efficacité peuvent inclure la diminution du temps nécessaire pour trouver et partager l'information, ou l'augmentation des revenus (ou la baisse des coûts), résultant de la standardisation des technologies et supports de formation des collaborateurs.
Pour soutenir la gestion du changement qui accompagne l'introduction d'une nouvelle technologie, les entreprises doivent rechercher des solutions qui peuvent être testées, itérées et adaptées aux besoins du personnel. Pour une expérience de formation fluide, les logiciels d'entreprise doivent offrir un support client aux dirigeants et aux collaborateurs.
De nombreux experts en réajustement des compétences diront que la gouvernance est tout aussi importante, voire plus importante, que la technologie elle-même.
5. Faire attention aux mots à la mode, rester concentrés sur les collaborateurs
Les systèmes de gestion de la formation modernes peuvent utiliser des technologies avancées telles que l'intelligence artificielle (IA) et le Machine Learning pour fournir tout ce dont vous avez besoin, du coaching aux plans de développement des collaborateurs, à une échelle jamais vue auparavant. Toutefois, lorsque les dirigeants évaluent ces nouvelles technologies et fonctionnalités à la mode proposées par les différents systèmes de gestion de la formation, ils doivent avant tout opter pour une stratégie de gestion du personnel alignée sur les objectifs de l'entreprise.
Bien que des fonctionnalités telles que l'apprentissage ludique et social puissent avoir un impact majeur sur certaines entreprises, elles peuvent ne pas être pertinentes pour d'autres. Pour de nombreuses entreprises, les formations en classe animées par un formateur auront peut-être encore leur place à l'avenir. En restant continuellement à l'écoute de leur personnel, les entreprises obtiendront des insights utiles pour répondre à leurs besoins et concevoir des expériences d'apprentissage efficaces.
De nombreux experts en perfectionnement des compétences conviendront que l'apprentissage et le perfectionnement sont un véritable parcours pour les collaborateurs comme pour les employeurs. À mesure que les entreprises investissent massivement dans les nouvelles technologies, l'objectif prioritaire est d'investir efficacement dans votre personnel.
La stratégie de gestion du personnel à long terme d'une entreprise va bien au-delà du système de gestion de la formation qu'elle choisit. La gestion de l'expérience d'apprentissage inclut les nouvelles compétences et connaissances que les collaborateurs acquerront, ainsi qu'un mode de travail efficace et agile. Le programme de perfectionnement des compétences optimal aidera les collaborateurs à évoluer vers de nouveaux rôles tournés vers l'avenir et favorisera l'innovation à l'échelle de l'entreprise.
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