Homme suivant une formation à la conformité sur son ordinateur portable

Conformité RH et gestion des risques pour le personnel mondial

Qu'est-ce qu'un espace de travail moderne précisément ? Est-ce un bureau cloisonné ou une table de cuisine ? Est-ce dans la même ville que le siège social de l'entreprise ou dans une autre région ou même dans un autre pays ? Face à l'augmentation du personnel hybride et à distance partout dans le monde, les employeurs doivent trouver des moyens innovants pour garantir le respect des normes de bien-être et de sécurité au sein du domicile privé des collaborateurs.

Qui plus est, les entreprises opèrent dans un environnement où les risques juridiques sont accrus. En 2021, les règlements de recours collectifs liés à l'espace de travail ont atteint un sommet historique qui, selon Forbes, « …empêche les dirigeants et les conseillers juridiques des entreprises de dormir la nuit ». Et face à l'augmentation des questions de discrimination, de genre et d'équité salariale, les entreprises sont scrutées à la loupe.

Du conseil d'administration à l'atelier, les entreprises du monde entier attendent de leurs équipes RH qu'elles répondent aux normes sociales et de conformité. La bonne nouvelle, c'est que les mesures de conformité RH et de gestion des risques ont pour but premier de protéger les collaborateurs, en veillant à ce qu'ils restent motivés, protégés, respectés, récompensés et épanouis dans leur travail. Lorsque les solutions et technologies RH intelligentes peuvent contribuer à garantir la conformité et à assurer une expérience collaborateurs plus sûre et plus épanouissante, c'est un scénario gagnant-gagnant.

Qu'est-ce que la conformité RH ?

Quel que soit le lieu où se trouvent les collaborateurs ou le rôle qu'ils occupent dans une entreprise, la conformité RH vise à garantir et à vérifier le respect systématique d'un ensemble complexe de normes.

En règle générale, il existe trois dimensions différentes en matière de conformité RH, quel que soit la région ou le secteur d'activité où les entreprises opèrent.

Conformité légale
Pour la plupart, les règles et les lois de conformité légale sont établies et appliquées par l'organe directeur du pays en question. Les lois gouvernementales reflètent généralement des questions très vastes telles que l'âge minimum des travailleurs, la discrimination ou le salaire minimum. Le cas échéant, la conformité légale doit également intégrer le droit international du travail et les différentes lois régionales qui existent entre les régions ou les provinces d'un même pays. Dans certains cas, les lois internationales ou régionales peuvent différer des lois nationales. C'est à l'équipe RH de savoir quelle loi prévaut sur l'autre et de toujours être au courant des dernières modifications apportées à ces réglementations. Les enjeux sont élevés, car le non-respect de la loi peut entraîner des poursuites pénales et une atteinte grave à la réputation.
Conformité réglementaire
Les règles de conformité réglementaire sont fixées par des organismes de réglementation spécifiques (souvent publics) qui existent dans la région ou le pays en question. Par exemple, l'organisme britannique chargé de la santé et de la sécurité peut imposer diverses obligations non négociables en matière de sécurité sur le lieu de travail. D'autres organismes officiels de ce type peuvent établir des règles relatives à la formation obligatoire pour certains types de rôles ou des lignes directrices spécifiques à un secteur d'activité. Autre exemple, les organismes indépendants tels que les syndicats ou les règlements sur la gouvernance technologique telles que le RGPD peuvent imposer des règles relatives aux données sur le personnel et sur leur utilisation.
Conformité contractuelle
Les règles de conformité contractuelle sont généralement un ensemble de règles et de directives propres à l'entreprise, ainsi que de règles de conformité légale et réglementaire consolidées par un contrat. Par exemple, si les lois du travail d'un pays limitent le nombre d'heures par jour ouvré, les contrats de travail d'une entreprise peuvent contenir des clauses à cette fin, que le collaborateur doit également accepter. En pratique, les entreprises peuvent inscrire ce qu'elles veulent dans leurs accords contractuels, pour autant qu'ils soient conformes aux lois légales et réglementaires de toutes les régions dans lesquelles elles opèrent.

Quelques problèmes clés en matière de conformité RH

Pour les entreprises d'aujourd'hui, les questions de conformité évoluent rapidement. Les services RH doivent être capables de gérer à la fois les objectifs généraux de l'entreprise et être disponibles pour gérer les relations sur le lieu de travail et les divers problèmes quotidiens.

Cybersécurité et protection des données. Les collaborateurs à distance présentent des risques uniques en matière de confidentialité et de sécurité. Les entreprises doivent s'assurer qu'elles peuvent offrir un environnement de travail qui préserve à la fois la vie privée des collaborateurs et la sécurité de l'entreprise. De plus, avec les nouveaux réseaux IoT et cloud qui connectent les travailleurs aux terminaux et aux actifs, les collaborateurs doivent suivre et comprendre clairement des protocoles de sécurité et de formation très spécifiques.
Sécurité du lieu de travail. Pendant la pandémie de COVID-19, une grande partie du personnel du monde entier a commencé à travailler de chez lui presque du jour au lendemain et les changements de politique et de conformité qui, autrement, auraient pris des années à être assimilés, ont dû être mis en œuvre en quelques jours. Les responsables RH se sont ainsi retrouvés dans l'incertitude quant aux normes des espaces de travail à domicile ou à la manière de gérer les demandes d'indemnisation des collaborateurs en télétravail.
Classification des travailleurs. Par le passé, les équipes RH n'avaient pas l'habitude de recruter des sous-traitants et des travailleurs indépendants, laissant cette tâche aux chefs de service, bien plus au fait de leurs besoins spécifiques. Toutefois, dans un contexte de complexité accrue et de litiges, les entreprises se tournent de plus en plus vers leurs équipes RH pour garantir la cohérence et la conformité en termes de classification et d'engagement de ces travailleurs contractuels. La classification erronée des sous-traitants a des conséquences de plus en plus graves pour les entreprises, non seulement aux États-Unis, mais aussi dans l'UE et dans d'autres régions du monde.
Travailleurs physiquement répartis. La propension au télétravail et au personnel hybride permet également aux travailleurs de s'éloigner de la juridiction de leur bureau à domicile. Les équipes des RH doivent ainsi gérer les différences régionales en matière de soins de santé, d'équité salariale, de retraite et d'autres normes d'emploi juridictionnelles. Cela rend également plus difficile le respect des formations obligatoires et d'autres activités d'intégration et de développement professionnel qui, auparavant, étaient probablement réalisées en présentiel.
Équité salariale, diversité et droits des travailleurs : la « grande démission » désigne le changement d'attitude et de priorités des travailleurs suite à la pandémie et a conduit à une attrition sans précédent sur le marché du travail dans de nombreuses régions du monde. Évoluant autrefois dans un « marché d'acheteurs », les travailleurs d'aujourd'hui font preuve d'une conscience et d'une sensibilité accrues à une multitude de questions sociales et professionnelles. Résultat : bon nombre des plus grands employeurs au monde ont dû revoir leurs politiques existantes, que ce soit de manière volontaire ou en raison d'une pression accrue ou d'une modification des règles et protocoles politiques, légaux et réglementaires.

Automatisation du processus de données

Un logiciel RH flexible et basé sur le cloud simplifie les tâches liées à la conformité des données RH en automatisant les tâches et services de gestion des données sur une plateforme globale unique en trois étapes.

1. Fournir les données

Pour garantir le respect de la réglementation, les entreprises doivent fournir des données aux différents organismes réglementaires, par exemple en présentant des rapports sur l'écart de rémunération entre les femmes et les hommes ou la rémunération des PDG.

2. Analyser les données

Différents ensembles de données doivent être analysés pour s'assurer que votre entreprise, partout où elle opère, respecte les règles légales et réglementaires telles que le salaire minimum, les formations obligatoires ou la conformité aux réglementations sur les prestations sociales et les retraites.

3. Protéger les données

Les données des collaborateurs doivent être protégées contre les violations de sécurité et toute mauvaise utilisation. Les mesures et protocoles de sécurité évoluent régulièrement et les lois réglementaires telles que le RGPD nécessitent une mise en application rigoureuse et des mises à jour fréquentes.

Le coût de la non-conformité et les avantages à être en conformité

Depuis près de 20 ans, le rapport annuel « Workplace Class Action Litigation » de Seyfarth retrace les recours collectifs liés au lieu de travail dans le monde entier, donnant un aperçu informatif des tendances et des évolutions dans ce domaine. Ses conclusions démontrent que 2021 a été une année sans précédent pour les litiges sur le lieu de travail, avec le plus grand nombre de recours collectifs en justice et les montants les plus élevés depuis la parution du rapport. D'autres procédures importantes ont eu lieu en 2020, avec les trois actions en justice les plus coûteuses de l'histoire, toutes concernant des cas de faute ou de harcèlement de la part de la direction, les dédommagements étant suffisamment importants pour causer de graves dommages aux entreprises.

Les cas de litige et de dédommagement les plus courants continuent de concerner des questions d'équité salariale et de classification des salariés, notamment la différence entre les collaborateurs salariés et payés à l'heure, et les heures supplémentaires. Mais depuis quelques années, les entreprises ont constaté une forte augmentation des plaintes pour divers types de discrimination, notamment avec la complexité accrue des questions liées au genre. Bien que les litiges sur le lieu de travail soient dommageables et déplaisants pour toutes les parties impliquées, les cas de discrimination ou d'inégalité ont tendance à entraîner des préjudices substantiels à la réputation des entreprises, dont elles peuvent avoir du mal à se remettre.

Bien sûr, les équipes RH se sentent probablement un peu dépassées par l'évolution des normes de conformité mais, en réalité, ces tendances et attitudes sur le lieu de travail changent partout dans le monde, et nous sommes tous dans le même bateau. Pour terminer sur une note optimiste, les entreprises n'ont jamais eu autant accès aux technologies intelligentes et à des outils efficaces pour rester au fait de la conformité RH, se protéger des risques et, plus important encore, s'assurer que leur personnel est en sécurité, bien pris en charge et capable de stimuler l'innovation et la croissance.

Comment les technologies intelligentes transforment les risques RH

Les données pertinentes sont intégrées dans toute l'entreprise. En particulier lorsqu'elles sont intégrées à des systèmes ERP modernes, les technologies RH centralisées et intelligentes permettent d'accéder à un reporting en temps réel précis, quel que soit le service ou l'endroit où se trouvent les collaborateurs dans le monde. Que ce soit pour confirmer une question de conformité informatique ou pour identifier les personnes ayant besoin d'une formation à la sécurité dans l'atelier, les équipes RH ont besoin de terminaux conviviaux qu'elles peuvent personnaliser selon les besoins, ainsi que d'accéder aux ensembles de données pertinents de chaque service, sans retard ni angle mort.
Les mises à jour de conformité sont automatisées en temps réel. Afin de maintenir la conformité, les employeurs doivent rester informés en temps réel des changements de statut des collaborateurs, ainsi que des modifications apportées aux règles et réglementations légales, réglementaires et contractuelles. Les technologies RH modernes peuvent aider à :
- Automatiser la recherche, la notification et la mise en œuvre de toute réglementation nouvelle ou en cours de modification à l'échelle mondiale.
- Utiliser des cadres de localisation et collaborer avec des experts logiciels régionaux connaissant les réglementations nationales et régionales propres à chaque pays.
- Reconnaître et informer automatiquement l'employeur de tout changement de statut des collaborateurs.
- Gérer les calendriers et les enregistrements d'achèvement des formations et certifications obligatoires pour les collaborateurs.

Optimisez la conformité réglementaire et réduisez les risques juridiques en automatisant les formations à la conformité.

La vie privée du personnel est protégée. Les droits d'utilisation des données et de protection des données du personnel varient d'une région à l'autre, et les questions de conformité en la matière peuvent être extrêmement complexes. En outre, les meilleures entreprises savent à quel point il est important de préserver la sécurité de leurs collaborateurs et d'instaurer une culture de la confiance. Les meilleurs systèmes de gestion des RH aideront les entreprises à sécuriser les données sur leur personnel et à instaurer la confiance et la sérénité grâce à une confidentialité et une transparence totales, à un respect en temps réel des dernières normes de conformité, ainsi qu'à des contrôles d'audit.
La paie est standardisée et automatisée au niveau mondial.Cela garantit que toutes les lois, règles et tous les critères de conformité dans les régions d'exploitation de l'entreprise sont standardisés et automatiquement mis à jour. Le traitement complet de la paie et les contrôles d'audit au niveau mondial contribuent à réduire les risques et les coûts opérationnels. Les systèmes de paie sont connectés à la fonction Finance via un système unifié, et le partage et la saisie manuels des données sur la paie, lents et propices aux erreurs, sont réduits, offrant ainsi une image plus solide et plus précise de la rémunération et des avantages sociaux.
Les collaborateurs vivent une expérience RH cohérente partout dans le monde. La standardisation de l'expérience collaborateurs et le soutien sans faille du personnel quel que soit l'endroit où il travaille sont des solutions clés pour fidéliser les salariés, prendre soin d'eux et réduire le risque de mécontentent et de litiges.

Vers la conformité RH à l'échelle mondiale

Il ne fait aucun doute que l'utilisation de technologies intelligentes peut contribuer à réduire le risque de non-conformité et à garantir un environnement de travail systématiquement positif dans toutes les entreprises. Bien sûr, nous savons tous ce que signifie le « H » de RH et, surtout, que les pratiques en matière de RH restent centrées sur les relations humaines, la communication et l'engagement humain. Dans le cadre de la transformation et la modernisation de votre personnel, vous devez à tout prix établir d'excellentes stratégies de gestion du changement et de les communiquer clairement à l'ensemble du personnel. Il s'agit d'abord de démanteler les silos humains et systémiques et de s'entretenir avec les chefs d'équipe de tous les domaines opérationnels, afin d'identifier les plus grands domaines de risque, ainsi que les possibilités de croissance et d'amélioration à court et à long terme les plus pertinentes.

Si vous êtes prêt à passer à l'action, recherchez une solution RH basée sur le cloud qui soit non seulement facile à utiliser, mais qui soit également conçue pour être totalement intégrée à tous les aspects de votre entreprise, quels que soient le lieu, la classification des travailleurs ou le service.

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Conformité RH : êtes-vous prêt ?

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