Lorsque les prix ne correspondent pas, les quantités sont désactivées ou les références sont manquantes ; les factures s'accumulent dans les files d'attente CF à évaluer, à fixer et à renvoyer aux fournisseurs.

Mais ce modèle opérationnel est fondamentalement brisé.

Chaque facture incorrecte qui atteint la comptabilité fournisseurs est un travail qui ne devrait pas exister. La véritable opportunité n'est pas de rendre la comptabilité fournisseurs plus rapide pour corriger les erreurs ; elle empêche les factures erronées d'entrer dans le système en premier lieu.

Contrôle de la réalité : l'automatisation ne peut pas corriger la mauvaise entrée.

De nombreuses entreprises investissent massivement dans l'automatisation de la comptabilité fournisseurs au sein de l'ERP. Pourtant, les taux d'exception restent obstinément élevés. Pourquoi ?

Parce que l'automatisation n'élimine pas les erreurs, elle les traite simplement plus rapidement.

Si les fournisseurs peuvent soumettre des factures qui dépassent les tolérances de prix ou de quantité, référencer un bon de commande incorrect ou manquant, ou ignorer les données fiscales obligatoires, la comptabilité fournisseurs est forcée d'accéder à un rôle de correction réactif. Cela crée également des risques de conformité fiscale, en particulier avec des exigences croissantes telles que les mandats de facturation électronique.

Ces problèmes ne sont pas causés par l'inefficacité de la comptabilité fournisseurs, mais parce que la plupart des systèmes d'automatisation de la comptabilité fournisseurs ne sont pas conçus pour empêcher la saisie de factures incorrectes dans le processus.

Selon l'étude d'Ardent Partners* :

• 49 % des dirigeants de la comptabilité fournisseurs citent le temps nécessaire pour approuver les factures et les paiements comme un défi majeur.
• 48 % des dirigeants de la comptabilité fournisseurs identifient le volume élevé d'exceptions de facture comme un problème majeur.

La comptabilité fournisseurs moderne ne devrait pas fonctionner de cette manière.

La solution : promouvoir la proactivité avec SAP Business Network Commerce Automation

Avec SAP Business Network Commerce Automation, l'automatisation de la comptabilité fournisseurs commence avant même que la facture ne soit soumise.

Les acheteurs peuvent configurer des règles commerciales qui respectent leurs exigences et règles. Lors de la création et du remplissage d'une facture sur SAP Business Network, elle est validée en temps réel par rapport aux exigences et politiques de l'acheteur, notamment :

• Champs et références obligatoires
• Tolérances de prix et de quantité
• Alignement de la commande d'achat, de l'entrée de marchandises ou de la feuille de saisie des services
• Règles fiscales et de conformité spécifiques au pays/à la région

Si une facture ne respecte pas les règles, elle ne peut pas être soumise et le fournisseur est invité à corriger le problème. En outre, les factures créées via un « flip » de bon de commande dans SAP Business Network présentent toujours moins de problèmes pour commencer.

Le résultat est simple mais puissant : seules les factures structurellement valides, financières précises et conformes atteignent la comptabilité fournisseurs.

Avantages : moins d'exceptions, coûts opérationnels réduits, conformité assurée.

Cette mise en œuvre modifie considérablement les résultats. SAP Business Network a réalisé les objectifs suivants :

• 83 % du total des factures sont traitées sans exception
• Jusqu'à 60 % de réduction des coûts d'exploitation liés au traitement des factures
• Conformité de la facturation électronique dans plus de 40 pays/régions ayant des exigences réglementaires

Et nos clients prospèrent. Deutsche Telekom est une entreprise de télécommunications leader avec plus de 260 millions de clients dans 50 pays/régions. Ils ont réussi à :

• Plus de 92 % de traitement des factures sans intervention
• Taux de paiements ponctuels de 96 %
• Plus d'un million d'euros d'économies grâce à l'automatisation des processus métier

Points clés à retenir

Lorsque les factures sont arrêtées à la source, la comptabilité fournisseurs change fondamentalement. Les équipes abandonnent la correction et la reprise vers l'optimisation des paiements, l'analyse et l'expérience fournisseur.

C'est l 'automatisation, intégrée au processus, comme sur SAP Business Network.

Découvrez comment les règles de gestion aident les entreprises à réaliser un véritable traitement direct et sans contact des factures sur SAP Business Network.