Helvetia Group : préparer les RH à l'avenir avec SAP SuccessFactors
Unifier les services RH et façonner la transformation numérique
Avec plus de 12 000 collaborateurs répartis dans six pays, la gestion des talents était un véritable défi pour Helvetia. Sans vue d'ensemble unifiée du personnel, comment affecter les bonnes personnes aux bons postes ? En remplaçant les systèmes disparates par un portail RH unique basé sur les solutions SAP SuccessFactors, Helvetia peut améliorer la transparence, renforcer l'efficacité et optimiser l'expérience collaborateur.
| Secteur | Région | Taille de l'entreprise | Partenaires |
| Assurance | Saint-Gall, Suisse (siège social) | Plus de 12 000 collaborateurs en Europe | BearingPoint et HR Campus |
d'insights sur les données collaborateurs
Transparence
Coût total de possession
Directeur des opérations RH, Helvetia Suisse
Prendre les devants
Fondée en 1858, Helvetia est devenue un important groupe d'assurance européen qui emploie plus de 12 000 collaborateurs et compte plus de 7 millions de clients. Acteur de premier plan sur le marché suisse de l'assurance, Helvetia est également présente en Autriche, en France, en Allemagne, en Italie et en Espagne.
Forte de son succès au cours de ces 165 dernières années, Helvetia sait que pour atteindre ses objectifs stratégiques, elle doit miser sur ses collaborateurs, la transformation numérique, la culture de la performance et l'excellence technique.
Du point de vue des RH, le défi était de taille, car chaque pays disposait de ses propres systèmes et processus locaux pour les core RH, la gestion des talents et d'autres applications RH. L'intégration entre ces systèmes était limitée et il était difficile d'obtenir une vue d'ensemble unifiée du personnel.
Jochen Hübner, directeur des opérations RH chez Helvetia Suisse, confirme : « Le grand nombre de systèmes disparates empêchait d'avoir une vue d'ensemble de la manière dont les échanges avec les collaborateurs et la gestion des performances étaient gérés, par exemple. Qui plus est, nombre de ces systèmes étaient anciens, avec des interfaces utilisateur obsolètes. »
Après une phase de forte croissance nationale et internationale, la nécessité d'une visibilité à l'échelle du groupe est devenue plus évidente. À mesure que le groupe se développait, il devenait de plus en plus difficile d'identifier et de développer des talents pour pourvoir les postes critiques. Pour soutenir le développement du personnel et la planification de la succession, le conseil d'administration souhaitait avoir une meilleure visibilité sur le pipeline de talents dans l'ensemble de l'entreprise.
Chargée de mettre en place une plateforme centralisée de gestion des talents, l'équipe des opérations RH a rapidement réalisé qu'elle devait aller plus loin. « Il est vite devenu évident que nous devions voir plus loin que la simple gestion des talents », explique Jochen Hübner. « Nous avions besoin de remanier en profondeur l'environnement informatique RH pour l'ensemble du groupe. Nous nous sommes donc lancés dans une transformation numérique des RH bien plus large. »
Directeur des opérations RH, Helvetia Suisse
Réinventer les RH
Dans un premier temps, l’équipe des opérations RH centrales d’Helvetia a collaboré avec ses homologues de chaque pays afin d'élaborer une vision globale pour l’avenir des RH.
« Notre vision est que les collaborateurs et les responsables puissent accéder aux systèmes, services et données RH partout et à tout moment », explique Jochen Hübner. « Pour ce faire, notre objectif est d'harmoniser et d'aligner les processus RH à l'échelle du groupe sur une plateforme unique d'ici la fin 2025. »
Après une longue période de réflexion, Helvetia a choisi SAP SuccessFactors Human Experience Management (HXM) Suite comme socle de cette nouvelle plateforme. « Nous recherchions une suite RH complète, et SAP SuccessFactors et ses modules couvrant l'ensemble du cycle de vie des collaborateurs répondaient à nos attentes », se souvient Jochen Hübner.
En collaboration avec le partenaire de mise en œuvre HR Campus, Helvetia a d'abord déployé SAP SuccessFactors Employee Central, puis les solutions SAP SuccessFactors pour le recrutement, la performance et les objectifs, la succession et le développement, la rémunération, la formation et le suivi des temps pour soutenir ses activités en Suisse.
Toujours en Suisse, Helvetia a intégré SAP SuccessFactors Employee Central à PeopleDoc, sa plateforme de services RH et de gestion de documents. « Nous utilisons PeopleDoc pour la gestion des tickets de support RH, ainsi que pour la gestion des dossiers personnels des collaborateurs, c’est donc une application essentielle pour nous », explique Jochen Hübner. « L'intégration de PeopleDoc, une application tierce, à SAP SuccessFactors Employee Central via SAP Integration Suite, qui fait partie de SAP Business Technology Platform, s'est révélée être un jeu d'enfant. Désormais, les données circulent librement entre les deux solutions. »
SAP SuccessFactors Employee Central est également déployée en France. L'équipe de projet travaille à sa mise en œuvre en Autriche, en Italie et en Espagne d'ici la fin 2023. Helvetia souhaite que tous les modules soient opérationnels dans tous les pays d'ici à la fin de l'année 2025.
Directeur des opérations RH, Helvetia Suisse
Un groupe, des RH unifiées
Une fois le déploiement terminé, Helvetia utilisera SAP SuccessFactors pour gérer les RH à l'échelle du groupe. En Suisse, le groupe récolte déjà les fruits d'une plateforme centralisée. Helvetia a remplacé une combinaison de solutions sur site et dans le cloud, ainsi que des processus manuels, par un portail Web en libre-service unique.
Par exemple, en Suisse, SAP SuccessFactors Time Tracking fournit désormais des services de gestion du temps et de la présence en libre-service, permettant à ses 3 800 collaborateurs suisses d'enregistrer rapidement leur temps de travail via le portail Web, une fonctionnalité qu'ils apprécient. L'intégration du suivi des temps dans SAP SuccessFactors a été très bien accueillie par les collaborateurs, car ils bénéficient d'un accès central à tous les processus RH, y compris le suivi des temps. Sachant que Helvetia encourage des modèles de travail flexibles, la possibilité de suivre le temps et la présence est essentielle pour garantir la précision et la transparence.
« Les utilisateurs nous ont donné un retour très positif sur SAP SuccessFactors Time Tracking, car la solution est tellement plus facile à utiliser que l'ancien système », confirme Jochen Hübner. « Les collaborateurs apprécient d'avoir facilement accès à leur feuille de saisie des temps, ce qui montre l'impact direct du pointage sur les heures supplémentaires et les comptes horaires. Si les collaborateurs ont besoin de travailler tard, des autorisations spécifiques sont mises en place et les responsables doivent donner leur accord au préalable, ce qui contribue à garantir le bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. »
« SAP SuccessFactors Central sert de version unique de la réalité pour les données organisationnelles et collaborateurs », indique Jochen Hübner. « Les collaborateurs ont un accès direct à leurs données personnelles, qu'ils peuvent mettre à jour à tout moment. Les responsables peuvent obtenir une vue d'ensemble instantanée de leur équipe, y compris leurs évaluations de performances et leurs objectifs, leurs échanges avec eux et leur historique de formation. Les cadres supérieurs et les membres du conseil d'administration ont une bien meilleure visibilité sur le pipeline de talents, ce qui facilite la planification de la succession et le recrutement interne. Ce qui est fantastique, c'est l'efficacité et la facilité avec laquelle les collaborateurs peuvent accéder aux données RH et les gérer. »
Il ajoute : « Le remplacement d'un tel nombre de systèmes disparates par une solution moderne dans le cloud a permis de réduire considérablement les coûts d'exploitation. Une fois que SAP SuccessFactors Employee Central sera opérationnelle dans les quatre pays restants, nous disposerons d'une solution unique avec un modèle de licence unique et bénéficierons d'économies d'échelle encore plus importantes. »
Directeur des opérations RH, Helvetia Suisse
Voir plus grand
D'ici 2025, les solutions SAP SuccessFactors seront utilisées par les collaborateurs en Suisse, en Autriche, en France, en Allemagne, en Italie et en Espagne. Helvetia prévoit également de déployer l'application SAP SuccessFactors Mobile pour rendre le libre-service RH encore plus pratique pour son personnel.
En Suisse, Helvetia œuvre d'ores et déjà à passer de sa solution SAP HCM Payroll sur site à SAP SuccessFactors Employee Central Payroll pour maximiser les synergies.
L'accès direct aux données RH a déjà considérablement augmenté la transparence, et Helvetia souhaite en tirer le meilleur parti. « Nous voulons en faire plus en matière d'analytique sur le personnel », confirme Jochen Hübner. « Nous voulons doter les équipes RH, les responsables et les cadres supérieurs de tableaux de bord, d'un reporting et d'une analytique optimisés, afin qu'ils puissent analyser plus en détail les données. Cela les aidera à prendre des décisions stratégiques mieux informées. »
À l'avenir, Helvetia prévoit d'élaborer une stratégie d'écoute des collaborateurs pour mieux comprendre leurs besoins. Le groupe prévoit de mener un projet pilote à l'aide des solutions SAP de gestion de l'expérience collaborateur par Qualtrics pour recueillir des avis et prendre des mesures éclairées par des insights, de manière à offrir une expérience collaborateur encore meilleure.
Partenaires présentés
BearingPoint est un cabinet de conseil en gestion et en technologie d'origine européenne et d'envergure mondiale, ainsi qu'un partenaire SAP Gold. Pour en savoir plus, rendez-vous sur www.bearingpoint.com
HR Campus est un partenaire SAP Gold et un partenaire certifié pour l'exploitation des solutions SAP SuccessFactors en Suisse et au Liechtenstein. Pour en savoir plus, rendez-vous sur https://www.hr-campus.ch/fr